Preparativi per l'uso delle cassette postali del sito in Office 365

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Importante : La funzionalità di cassette postali del sito di SharePoint Online deprecata a partire da marzo, 2017. Questa caratteristica verrà rimosso completamente nelle versioni future. Nuove organizzazioni di SharePoint Online non è più disponibile per la funzionalità di cassette postali del sito. Organizzazioni di SharePoint Online esistente non è più possono creare nuove cassette postali del sito. Qualsiasi cassetta postale del sito che è stato impostato e distribuite prima di marzo, 2017 continuerà a funzionare.

Verranno fornite un processo che consente di transizione dei siti di cassette postali del sito esistenti a un gruppo di Office 365 in settembre, 2017. Se si utilizza la funzionalità di cassette postali del sito di SharePoint Online, è necessario prendere in considerazione la modifica in gruppi di Office 365 invece per supportare gli scenari di collaborazione di posta elettronica.

È possibile usare una cassetta postale del sito da un sito del team di SharePoint per archiviare e organizzare la posta elettronica del team o anche da Outlook 2013 incluso in Office 365 ProPlus o Office Professional Plus o Office Professional Plus per la posta elettronica del team e come strumento per archiviare rapidamente gli allegati e recuperare velocemente documenti dal sito del team.

Prima di usare le cassette postali del sito nell'organizzazione, in particolare se si prevede di usarle da Outlook, leggere questo articolo per informazioni sui requisiti e considerazioni per la configurazione. Vedere Domande frequenti per informazioni sulle domande che potrebbero porre gli utenti e per risolvere i problemi di accesso.

Contenuto dell'articolo

Quando e come usare una cassetta postale del sito

Autorizzazioni e requisiti

Domande frequenti sulla gestione delle cassette postali del sito

Uso delle cassette postali del sito

Uso dei documenti in Outlook

Creazione e rimozione di cassette postali del sito

Risoluzione dei problemi di accesso alle cassette postali del sito

Quando e come usare una cassetta postale del sito

Per iniziare, scoprire come una cassetta postale del sito possa essere utile per la collaborazione in team. Quando si è pronti per configurare e usare una cassetta postale del sito, vedere gli articoli seguenti:

Autorizzazioni e requisiti

Le autorizzazioni per l'uso delle cassette postali del sito vengono controllate tramite l'aggiunta degli utenti a gruppi specifici nel sito di SharePoint. La tabella seguente indica chi è autorizzato a fare cosa.

Attività

Chi è autorizzato

Inviare messaggi di posta elettronica all'indirizzo di posta elettronica della cassetta postale del sito.

Tutti.

Creare una cassetta postale del sito per il sito.

Chiunque nel gruppo dei proprietari di SharePoint per il sito.

Leggere, organizzare, rispondere o eliminare la posta elettronica nella cassetta postale del sito in SharePoint.

  • Chiunque nel gruppo dei proprietari predefiniti o dei membri predefiniti per il sito (chiunque abbia autorizzazioni di collaborazione) può usare la cassetta postale del sito da SharePoint. Gli utenti possono essere inclusi nel gruppo dei proprietari o dei membri come singoli o nell'ambito di un gruppo di sicurezza.

  • I membri esterni del team non possono accedere a una cassetta postale del sito.

  • Ogni utente deve avere una licenza sia per SharePoint che per Exchange nello stesso abbonamento a Office 365.

Usare una cassetta postale del sito da Outlook 2013 incluso in Office 365 ProPlus o Office Professional Plus o Office Professional Plus.

Importante :  Tenere presente quanto segue:

  • È necessario Outlook 2013 incluso in Office 365 ProPlus o Office Professional Plus o Office Professional Plus.

  • Nessun'altra versione di Outlook consente di usare una cassetta postale del sito come descritto qui.

  • Outlook 2013 incluso in Office 365 ProPlus o Office Professional Plus è disponibile solo in alcuni piani di abbonamento a Office 365.

  • Il nome utente del singolo utente deve essere elencato nel gruppo dei proprietari predefiniti o dei membri predefiniti di SharePoint.

  • Se si aggiunge un gruppo di sicurezza che include già l'utente al gruppo di SharePoint, non vedrà la cassetta postale del sito in Outlook, anche se potrà usarla da SharePoint.

Per le configurazioni ibride, per vedere una cassetta postale del sito in Outlook, la cassetta postale dell'utente deve essere ospitata in Exchange 2013 o in Office 365.

Inviare messaggi di posta elettronica dall'indirizzo di posta elettronica della cassetta postale del sito.

Per impostazione predefinita, la posta elettronica inviata dalla cassetta postale del sito contiene un indirizzo da di persona che invia messaggio di posta elettronica. Per consentire all'utente di utilizzare l'indirizzo di posta elettronica della cassetta postale del sito come dall'indirizzo, è possibile concedere l'autorizzazione Invia come utente per l'indirizzo di posta elettronica della cassetta postale del sito.

Domande frequenti sulla gestione delle cassette postali del sito

Queste sono le risposte alle domande comuni che potrebbero sorgere quando si iniziano a usare le cassette postali del sito nell'organizzazione.

Uso delle cassette postali del sito

In che modo un membro del sito può scoprire chi è autorizzato a vedere la cassetta postale del sito?

In Outlook fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome dell'account personale nel riquadro di spostamento e quindi scegliere Gestisci tutte le cassette postali del sito. Viene aperta una nuova finestra con l'elenco di tutte le cassette postali del sito accessibili. Fare doppio clic sulla cassetta postale del sito e quindi su utenti.

È anche possibile usare Outlook Web App. Nell'angolo in alto a destra fare clic su Impostazioni Impostazioni: aggiornare il profilo, installare il software e connetterlo al cloud , fare clic su Opzioni, su cassette postali del sito, fare doppio clic sulla cassetta postale del sito e quindi fare clic su utenti.

È possibile copiare un messaggio di posta elettronica nella cassetta postale del sito in Outlook, invece di spostarlo?

Quando si trascina un messaggio di posta elettronica dalla cassetta postale personale a quella del sito, il messaggio viene spostato. Per copiarlo, fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio di posta elettronica per trascinarlo nella cassetta postale del sito e quindi scegliere Copia.

Cosa accade se due persone tentano di caricare lo stesso documento nella cassetta postale del sito tramite Outlook?

Ogni documento deve avere un nome file univoco. Il secondo utente riceve un messaggio di posta elettronica nel quale è indicato che non è stato possibile aggiungere tale file perché ne esiste già uno con lo stesso nome. Il messaggio include l'allegato.

Cosa accade se due persone modificano contemporaneamente una bozza di messaggio nella cassetta postale del sito tramite l'App della cassetta postale del sito del sito di SharePoint?

Le modifiche della seconda persona sovrascrivono quelle della prima.

Uso dei documenti da Outlook

Un utente può estrarre un file da Outlook?

No. Per estrarre un file, è necessario passare al sito del team in SharePoint.

Se il flusso di lavoro SharePoint richiede l'estrazione dei documenti, non sarà possibile modificarli da Outlook.

Cosa accade se due persone modificano lo stesso documento da una cassetta postale del sito in Outlook?

SharePoint gestisce le revisioni e unisce le modifiche.

Come vengono impostati i metadati di SharePoint quando un utente trascina un documento o un allegato nella cassetta postale del sito?

Quando un utente trascina un allegato o un documento in una cassetta postale del sito in Outlook, vengono salvati dati sull'allegato o il documento. La tabella seguente mostra le proprietà di Outlook salvate come metadati di SharePoint.

Nome della proprietà di Outlook

Metadati di SharePoint

Oggetto

Nome file

Da

Autore ultima modifica

LastModifiedBy

Autore ultima modifica

ReceiveTime

Data ultima modifica

Dimensione documento

Dimensione documento

Estratto da

Estratto da

Se per la raccolta documenti sono necessari altri metadati e un utente trascina il documento in un sito tramite Outlook, il documento viene visualizzato come estratto in SharePoint fino a quando la stessa persona non passa a SharePoint per aggiungere i metadati richiesti.

Con quale frequenza avviene la sincronizzazione di Outlook con una cassetta postale del sito?

Quando una cassetta postale del sito è aperta in Outlook o in SharePoint, i dati vengono sincronizzati ogni 15 minuti. Le informazioni della cassetta postale del sito di Outlook vengono sincronizzate a ogni apertura di Outlook.

Se è necessaria una sincronizzazione manuale, qualsiasi utente può avviare una sincronizzazione da Outlook o Outlook Web App. In Outlook fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome dell'account personale nel riquadro di spostamento e quindi scegliere Gestisci tutte le cassette postali del sito. Viene aperta una nuova finestra con un elenco di tutte le cassette postali del sito a cui si ha accesso. Fare doppio clic sulla cassetta postale del sito, fare clic su stato sincronizzazione e quindi su avvia sincronizzazione. In Outlook Web App, nell'angolo in alto a destra, fare clic su Impostazioni Impostazioni: aggiornare il profilo, installare il software e connetterlo al cloud , fare clic su Opzioni e quindi su cassette postali del sito. Fare doppio clic sulla cassetta postale del sito, fare clic su stato sincronizzazione e quindi su avvia sincronizzazione.

Cosa succede se si trascina un allegato o un documento da Outlook alla cassetta postale del sito e SharePoint non riesce a salvare il documento?

Se un documento può essere salvato nella raccolta documenti di SharePoint viene salvato. Se il salvataggio non riesce, si riceverà un messaggio di posta elettronica con il documento salvato come allegato.

Cosa si deve fare se nella cassetta postale del sito viene visualizzata una cartella Problemi di sincronizzazione?

Una cartella Problemi di sincronizzazione viene visualizzata se una sincronizzazione non viene completata o non è possibile caricare o eliminare un documento. Se non è possibile caricare o eliminare un file da Outlook, provare a usare il sito di SharePoint per caricare o eliminare il file nel sito di SharePoint. Per accedere al sito di SharePoint, dalla cassetta postale del sito in Outlook fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella dei documenti, quindi scegliere Apri in browser.

Se un documento non viene sincronizzato dal sito di SharePoint nella cassetta postale del sito in Outlook, provare a eseguire una sincronizzazione manuale per vedere se il problema si risolve. La sincronizzazione manuale deve essere effettuata da Outlook Web App con il proprio account, non da SharePoint. In Outlook Web App fare clic su Impostazioni Impostazioni: aggiornare il profilo, installare il software e connetterlo al cloud , fare clic su Opzioni, quindi su cassette postali del sito. Fare doppio clic sulla cassetta postale del sito, fare clic su stato sincronizzazione, quindi su avvia sincronizzazione. Se l'operazione non riesce, fare clic su inviami i dettagli tramite per e-mail, risolvere il problema e contattare il Supporto Tecnico, se necessario.

Creazione e rimozione delle cassette postali del sito

È necessario assegnare una licenza all'indirizzo di posta elettronica della cassetta postale del sito?

No. L'indirizzo di posta elettronica del sito non richiede una licenza di Exchange.

Ci sono situazioni in cui è consigliabile non usare una cassetta postale del sito?

In alcuni casi potrebbe non essere appropriato usare una cassetta postale del sito:

  • Tenere conto della riservatezza. Qualsiasi messaggio di posta elettronica in una cassetta postale del sito può essere letto o inoltrato da qualsiasi membro del sito.

  • Dato che la cassetta postale del sito è un'area di lavoro condivisa, qualsiasi utente della cassetta postale del sito può ridisporre ed eliminare la posta elettronica.

È possibile rinominare una cassetta postale del sito?

Il nome visualizzato di una cassetta postale del sito è il nome visualizzato del sito del team di SharePoint. Se si modifica il nome visualizzato del sito in SharePoint, il nome viene cambiato anche in Outlook. L'indirizzo di posta elettronica del sito non viene però modificato.

È possibile aggiungere un prefisso agli indirizzi di posta elettronica delle cassette postali del sito per i nuovi siti?

È possibile utilizzare il cmdlet diWindows PowerShellExchange OnlineSet-SiteMailboxProvisioningPolicycon il parametro aliasprefix per creare un prefisso da usare con tutte le nuove cassette postali del sito.

È possibile eliminare una cassetta postale del sito?

Quando un sito viene chiuso o eliminato manualmente o in seguito all'applicazione dei criteri di chiusura dei siti, viene chiusa o eliminata anche la cassetta postale del sito.

È possibile impedire agli utenti di creare cassette postali del sito deselezionando la casella Cassette postali del mio team nei criteri di assegnazione dei ruoli predefiniti. Creare quindi una nuova cassetta postale per gli utenti che non richieda le autorizzazioni di creazione di cassette postali del sito.

È possibile automatizzare la creazione di cassette postali del sito?

Sì.

  1. Per creare una cassetta postale del sito per un sito di SharePoint esistente tramite un sistema di provisioning automatico, installare l'App della cassetta postale del sito.

  2. L'uso di Windows PowerShell con i cmdlet di Exchange Online attiva l'esecuzione del comando seguente per creare la cassetta postale del sito e impostare il nome visualizzato:

    New-SiteMailbox –DisplayName “<Site display name>” –SharePointUrl https://domain.sharepoint.com/sites/<site_name>

Ecco un esempio di come configurare una nuova cassetta postale del sito nel sito del team Marketing:

New-SiteMailbox –DisplayName “Marketing” –SharePointUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/marketing

Per ulteriori informazioni sui cmdlet usati per la gestione delle cassette postali del sito, vedere cmdlet per la condivisione e collaborazione.

Come si controllano le dimensioni massime della cassetta postale?

È possibile il cmdlet Set-SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell per controllare le dimensioni massime dei messaggi di posta elettronica che si possono ricevere, quando vengono generati avvisi relativi alle dimensioni della cassetta postale e le dimensioni massime della cassetta postale.

Sono disponibili statistiche sull'utilizzo della cassetta postale del sito?

Sì. È possibile usare i cmdlet di Windows PowerShell seguenti per ottenere informazioni sull'utilizzo:

  • Get-SiteMailbox: recupera informazioni di base su una cassetta postale.

  • Get-MailboxFolderStatistics: visualizza il numero di elementi e le dimensioni della cartella.

  • Get-MailboxStatistics: visualizza data e ora dell'ultimo accesso.

Per ulteriori informazioni sull'uso di questi cmdlet, vedere cmdlet per la condivisione e collaborazione.

Risoluzione dei problemi di accesso alle cassette postali del sito

Perché un utente non può visualizzare una cassetta postale del sito in Outlook anche se può vederla in SharePoint?

Possono esistere vari motivi per cui un utente riesce a vedere una cassetta postale del sito in SharePoint ma non in Outlook. Eseguire questi controlli:

  • Verificare che l'utente stia usando una versione supportata di Outlook.

  • Verificare che l'utente sia stato aggiunto al gruppo dei membri o dei proprietari del sito come singolo utente, anziché come parte di un gruppo di sicurezza.

  • È possibile usare solo 10 cassette postali del sito contemporaneamente in Outlook. Se un utente ha già configurato 10 cassette postali del sito e ne vuole visualizzare altre, dovrà prima nascondere alcune. Per informazioni su come deselezionare la casella di controllo Mostra in Outlook , vedere Accedere ai documenti e ai messaggi di posta elettronica di un progetto da un'unica posizione.

Perché un utente può vedere un documento in SharePoint, ma non nella cassetta postale del sito in Outlook?

Affinché un documento sia visibile nella cassetta postale del sito in Outlook, la raccolta documenti che contiene il documento deve essere bloccata sulla barra di avvio veloce del sito.

Perché un utente può vedere un documento in una cassetta postale del sito in Outlook, ma non in SharePoint?

Outlook elenca tutti i documenti, ma SharePoint elenca solo i documenti per cui l'utente dispone dell'autorizzazione di lettura. Se un utente non dispone dell'autorizzazione di lettura per un documento specifico, il nome del documento viene visualizzato nella cassetta postale del sito in Outlook, ma l'utente di Outlook non può tuttavia aprire il documento.

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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