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È stato creato un elenco di contatti e altri dati da usare per una stampa unione di Word. Se l'origine dati è un foglio di calcolo di Excel esistente, sarà sufficiente preparare i dati per una stampa unione. Se invece l'origine dati è un file delimitato da tabulazioni (TXT) o un file con valori separati da virgola (CSV), è prima necessario importare i dati in Excel e quindi prepararlo per la stampa unione.

Passaggio 1: Configurare l'origine dati in Excel

Se si usa un foglio di calcolo di Excel come origine dati per una stampa unione in Word, saltare questo passaggio. Se l'origine dati è un file TXT o un file CSV, usare l'Importazione guidata testo per configurare i dati in Excel.

Dopo aver importato un file TXT o CSV, andare al passaggio 2.

  1. Aprire Excel.

  2. Passare a Dati > Da testo/CSV.

    Selezione di Testo/CSV dalla scheda Dati

  3. Scegliere il file con estensione .txt o .csv desiderato, quindi selezionare Importa.

  4. Nella finestra di anteprima selezionare Trasforma dati.

  5. Selezionare la colonna CAP, Codice postale o un'altra colonna da formattare.

  6. Passare a Trasforma > Tipo di dati: e selezionare Testo.

    Finestra di Power Query con Testo selezionato

  7. Selezionare Sostituisci corrente.

  8. Ripetere i passaggi da 5 a 7 in base alle esigenze.

  9. Selezionare Chiudi e carica.

  10. Passare a File > Salva con nome e salvare con un nome diverso.

  1. Aprire Excel.

  2. Excel 2016    Passare a Dati > Recupera dati esterni > Da testo.

    L'opzione Da testo è evidenziata nella scheda Dati.

  3. Scegliere il file con estensione .txt o .csv desiderato, quindi selezionare Importa.

  4. Nell'Importazione guidata testo, nel riquadro Tipo dati originali scegliere Delimitati.

    Opzione Carica dati esterni da testo di Excel, Importazione guidata testo, Passaggio 1 di 3

  5. Selezionare Dati con intestazioni sopra il riquadro Anteprima se il file contiene intestazioni e quindi scegliere Avanti.

  6. Nel riquadro Delimitatori selezionare la casella di controllo corrispondente al delimitatore (ad esempio la tabulazione o la virgola) usato nei dati e quindi scegliere Avanti.

    Le opzioni per Delimitatori sono evidenziate nell'Importazione guidata testo.

  7. In Anteprima dati scegliere la colonna che contiene CAP o codici postali e quindi in Formato dati per colonna scegliere Testo.

    L'opzione Testo per Formato dati per colonna è evidenziata nell'Importazione guidata testo.

    Nota: Ogni volta che si applica un formato dati a una colonna, ad esempio Generale, Testo o Data, il nome del formato viene visualizzato nell'intestazione di tabella per quella colonna.

  8. Ripetere il passaggio 7 come necessario, scegliere la colonna che si vuole modificare e il formato dati da applicare.

  9. Scegliere Finish.

  10. Nella finestra di dialogo Importa dati accettare l'impostazione predefinita di Foglio di lavoro esistente e l'indirizzo di cella e quindi scegliere OK.

    Nella finestra di dialogo Importa dati scegliere l'impostazione predefinita per inserire i dati in un foglio di lavoro esistente oppure scegliere di usare un nuovo foglio di lavoro

    Attenzione: L'indirizzo di cella nella finestra di dialogo Importa dati mostra la cella attualmente selezionata. I dati vengono importati a partire dall'indirizzo di cella denominato.

  11. Salvare il foglio di calcolo con un nuovo nome file.

Passaggio 2: Preparare l'origine dati

Nell'origine dati di Excel che verrà usata per una lista di distribuzione in una stampa unione di Word assicurarsi di formattare correttamente le colonne di dati numerici. Formattare una colonna di numeri, ad esempio, in modo che corrisponda a una categoria specifica, come valuta.

Se si sceglie Percentuale come categoria, tenere presente che il formato percentuale moltiplicherà il valore della cella per 100. Se si vuole evitare questo fattore di moltiplicazione, formattare una colonna di percentuali come testo.

CAP o codici postali devono essere formattati come testo per mantenere i dati durante una stampa unione. Se non è stato fatto durante l'importazione, formattarli ora. Gli zeri iniziali nei codici, ad esempio 00399, vengono eliminati durante una stampa unione se non sono formattati come testo.

  1. Scegliere la colonna che contiene i CAP, i codici postali o altri dati da formattare.

  2. Nel gruppo Numeri della scheda Home selezionare la freccia a discesa della casella Formato numero e quindi scegliere un'opzione nell'elenco, ad esempio Testo.

    In Excel, nel gruppo Numeri della scheda Home fare clic sulla freccia rivolta verso il basso nella casella Generale per scegliere il formato numerico da usare.

Assicurarsi di aggiungere il simbolo appropriato prima o dopo un campo di stampa unione. Ad esempio, ecco come vengono rappresentati i valori di valuta e percentuale se si omettono i simboli.

Documento di stampa unione che indica che la donazione è stata di 50,00 e viene offerto uno sconto del 20.

Se si specificano i simboli, i numeri sono più comprensibili.

Documento di stampa risultante che indica che la donazione è stata di € 50,00 e viene offerto uno sconto del 20%.

Nel documento di stampa unione aggiungere i simboli prima o dopo i campi unione in questo modo:

Esempio di documento di stampa unione in cui un campo denominato Donazione è preceduto dal simbolo del dollaro e un campo denominato Percentuale è seguito da un segno di percentuale.

Vedere anche

Le operazioni di configurazione e preparazione di un'origine dati costituiscono un passaggio essenziale del processo di stampa unione di Word. È possibile usare un'origine dati di Excel esistente o crearne una nuova importando un file con valori delimitati da tabulazioni (TXT) o un file con valori delimitati da virgole (CSV). Dopo avere configurato e preparato l'origine dati, è possibile eseguire una stampa unione usando Dynamic Data Exchange (DDE) con la procedura dettagliata Creazione guidata Stampa unione oppure usando un metodo di stampa unione manuale.

Se non si sta usando un'origine dati di Excel esistente per la stampa unione, è possibile usare un elenco di contatti o una rubrica in un file CSV o TXT. L'Importazione guidata testo consente di eseguire i passaggi per inserire i dati di un file TXT o CSV in Excel.

  1. Aprire Excel.

  2. Nella scheda Dati scegliere Da testo/CSV.

  3. Scegliere il file con estensione TXT o CSV desiderato e quindi scegliere Importa.

  4. Nell'Importazione guidata testo, nel riquadro Tipo dati originali scegliere Delimitati.

    Opzione Carica dati esterni da testo di Excel, Importazione guidata testo, Passaggio 1 di 3

  5. Selezionare la casella di controllo Dati con intestazioni sopra il riquadro Anteprima se il file che si sta importando contiene intestazioni e quindi scegliere Avanti.

  6. Nel riquadro Delimitatori selezionare la casella di controllo corrispondente al delimitatore (ad esempio la tabulazione o la virgola) usato nei dati e quindi scegliere Avanti.

    Le opzioni per Delimitatori sono evidenziate nell'Importazione guidata testo.

    Suggerimento: Il riquadro Anteprima dati mostra l'aspetto dei risultati in formato tabella.

  7. In Anteprima dati scegliere la colonna che contiene CAP o codici postali e quindi in Formato dati per colonna scegliere Testo.

    L'opzione Testo per Formato dati per colonna è evidenziata nell'Importazione guidata testo.

    Note: 

    • I formati disponibili sono Generale, Testo e Data. Ogni volta che si applica un formato dati a una colonna, il nome del formato viene visualizzato nell'intestazione di tabella per tale colonna.

    • Una colonna che contiene dati numerici, come una percentuale oppure un valore di valuta, può ad esempio essere formattata solo dopo l'importazione del file. Per altre informazioni, vedere la sottosezione "Formattare dati numerici in Excel" più avanti.

  8. Ripetere il passaggio 7 come necessario, scegliere la colonna che si vuole modificare e il formato dati da applicare.

  9. Scegliere Finish.

  10. Nella finestra di dialogo Importa dati accettare l'impostazione predefinita di Foglio di lavoro esistente e l'indirizzo di cella e quindi scegliere OK.

    Nella finestra di dialogo Importa dati scegliere l'impostazione predefinita per inserire i dati in un foglio di lavoro esistente oppure scegliere di usare un nuovo foglio di lavoro

    Attenzione: L'indirizzo di cella nella finestra di dialogo Importa dati mostra la cella attualmente selezionata. I dati vengono importati a partire dall'indirizzo di cella denominato.

  11. Al termine, salvare l'origine dati con un nuovo nome file.

Formattare dati numerici in Excel

Formattare i dati numerici come percentuali o valori di valuta in un'origine dati nuova o esistente in Excel che si vuole usare in una stampa unione di Word. Per mantenere i dati numerici formattati come percentuale o come valuta durante una stampa unione, seguire le istruzioni nella sezione "Passaggio 2: Usare Dynamic Data Exchange (DDE) per una stampa unione".

Nell'origine dati di Excel che verrà usata per una lista di distribuzione in una stampa unione di Word assicurarsi di formattare correttamente le colonne di dati numerici. Formattare una colonna di numeri, ad esempio, in modo che corrisponda a una categoria specifica, come valuta.

  1. Aprire l'origine dati di Excel.

  2. Scegliere la colonna da formattare.

  3. Nel gruppo Numeri della scheda Home fare clic sulla freccia rivolta verso il basso della casella Formato numero (Generale) e quindi scegliere un'opzione nell'elenco.

    In Excel, nel gruppo Numeri della scheda Home fare clic sulla freccia rivolta verso il basso nella casella Generale per scegliere il formato numerico da usare.

  4. Ripetere i passaggi 2 e 3 come necessario.

  5. Al termine, scegliere Salva.

Quando si ha un'origine dati di Excel contenente numeri formattati come valori di percentuale e valuta, alcuni dati numerici potrebbero non mantenere la formattazione durante una stampa unione. Per ottenere i risultati di stampa unione desiderati e mantenere il formato dei dati numerici in Excel, usare DDE.

Formato di dati di Excel rispetto al campo di unione a seconda che si usi o meno Dynamic Data Exchange

Nota: Se si decide di non usare DDE, seguire le indicazioni in Usare la stampa unione per inviare messaggi di posta elettronica in blocco.

  1. Aprire Word, scegliere File > Opzioni > Avanzate.

  2. In Generale selezionare la casella di controllo Conferma conversione formato file all'apertura.

    Opzione Conferma conversione formato file all'apertura

  3. Scegliere OK.

  4. Nella scheda Lettere scegliere Inizia stampa unione > Creazione guidata Stampa unione.

    In Word, Nella scheda Lettere scegliere Inizia stampa unione e quindi scegliere Creazione guidata Stampa unione

  5. Nel riquadro Stampa unione, in Seleziona destinatari scegliere Usa elenco esistente.

    Riquadro attività Stampa unione di Word che viene visualizzato quando si sceglie la Creazione guidata Stampa unione nel gruppo Stampa unione

  6. In Usa elenco esistente scegliere Sfoglia e quindi aprire il foglio di calcolo formattato.

  7. Nella finestra di dialogo Conferma origine dati selezionare la casella di controllo Mostra tutto e scegliere Fogli di lavoro MS Excel via DDE (*.xls) > OK.

    Finestra di dialogo Conferma origine dati

  8. Nella finestra di dialogo Microsoft Excel scegliere Intero foglio di calcolo > OK.

    Finestra di dialogo Microsoft Excel in Word

  9. Quando si apre la finestra di dialogo Destinatari Stampa unione, scegliere OK.

    Finestra di dialogo Stampa unione - Destinatari che mostra il contenuto di un foglio di calcolo di Excel usato come origine dati per una lista di distribuzione

  10. Prosegui con l'unione di lettere, messaggi di posta elettronica, etichette o buste.

Suggerimento: Si può evitare che Word chieda conferma ogni volta che si apre un file di dati. Dopo la connessione alla lista di distribuzione, passare a File > Opzioni > Avanzate. In Generale deselezionare la casella di controllo Conferma conversione formato file all'apertura.

Se è stato creato un elenco di contatti in un foglio di calcolo di Excel, è importante formattare CAP o codici postali come testo per evitare di perdere i dati. Se si importano contatti da un file di testo (TXT) o con valori delimitati da virgole (CSV) in un nuovo foglio di calcolo, l'Importazione guidata testo agevola l'importazione e la formattazione dei dati.

Passaggio 1: Configurare l'origine dati in Excel

Se si usa già un foglio di calcolo di Excel come origine dati per una stampa unione in Word, andare al passaggio 2 di questo argomento. Se l'origine dati è un file TXT o un file CSV contenente contatti di Gmail, ad esempio, usare l'Importazione guidata testo per configurare i dati in Excel.

  1. Aprire Excel e quindi nella scheda Dati scegliere Da testo.

    Nella scheda Dati selezionare Testo

  2. Selezionare il file CSV o TXT desiderato e quindi scegliere Dati.

  3. Nell'Importazione guidata testo scegliere Avanti.

  4. In Delimitatori selezionare la casella che corrisponde al delimitatore che separa ogni elemento dei dati, ad esempio tabulazione o virgola. Quindi scegliere Avanti.

    Suggerimento: Il riquadro Anteprima dei dati selezionati mostra l'aspetto dei risultati in formato tabella.


    Passaggio 2 dell'Importazione guidata testo
     

  5. In Anteprima dei dati selezionati scegliere la colonna che contiene i CAP o i codici postali. Quindi, in Formato dati colonna, scegliere Testo.

    Passaggio 3 dell'Importazione guidata testo
     

  6. Ripetere il passaggio 5 in base alle necessità, scegliendo la colonna che si vuole modificare e il formato dati da applicare.

    Nota: Ogni volta che si applica un formato dati a una colonna, il nome del formato viene visualizzato nell'intestazione di tabella per quella colonna.

  7. Scegliere Fine.

  8. Nella finestra di dialogo Importa dati scegliere dove si vuole che Excel inserisca i dati e quindi fare clic su OK.

    Nota: Salvare il foglio di calcolo con un nuovo nome file.

Passaggio 2: Formattare dati numerici in un foglio di calcolo di Excel

Per assicurarsi che nei codici postali oggetto della stampa unione non si perda nessuno zero, formattare la colonna contenente tali codici come testo.

  1. Aprire il foglio di calcolo e selezionare la colonna che contiene i CAP o i codici postali.

  2. Nella casella Formato della scheda Home selezionare Testo.

    Nel riquadro Formato della scheda Home selezionare Testo

A questo punto, è possibile usare i dati per una stampa unione.

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