Preparare l'origine dati di Excel 2016 per una stampa unione di Word

Preparare l'origine dati di Excel 2016 per una stampa unione di Word

È stato creato un elenco di contatti e altri dati da usare per una stampa unione di Word. Se l'origine dati è un foglio di calcolo di Excel esistente, sarà sufficiente preparare i dati per una stampa unione. Se invece l'origine dati è un file delimitato da tabulazioni (TXT) o un file con valori separati da virgola (CSV), è prima necessario importare i dati in Excel e quindi prepararlo per la stampa unione.

Nota : In alcune versioni precedenti di Excel era possibile usare Dynamic Data Exchange (DDE) insieme alla Creazione guidata Stampa unione in Word. Excel non supporta più DDE. Se si ritiene che possa essere utile includere questa funzionalità nella prossima versione di Excel, lasciare un commento nella casella di suggerimenti di Excel.

Passaggio 1: Configurare l'origine dati in Excel

Se si usa già un foglio di calcolo di Excel come origine dati per una stampa unione in Word, andare al passaggio 2 di questo argomento. Se l'origine dati è un file TXT o un file CSV contenente contatti di Gmail, ad esempio, usare l'Importazione guidata testo per configurare i dati in Excel.

  1. Aprire Excel.

  2. Nella scheda Dati scegliere Carica dati esterni > Da testo.

    L'opzione Da testo è evidenziata nella scheda Dati.

  3. Scegliere il file con estensione TXT o CSV desiderato e quindi scegliere Importa.

  4. Nell'Importazione guidata testo, nel riquadro Tipo dati originali scegliere Delimitati.

    Opzione Carica dati esterni da testo di Excel, Importazione guidata testo, Passaggio 1 di 3

  5. Selezionare la casella di controllo Dati con intestazioni sopra il riquadro Anteprima se il file che si sta importando contiene intestazioni e quindi scegliere Avanti.

  6. Nel riquadro Delimitatori selezionare la casella di controllo corrispondente al delimitatore (ad esempio la tabulazione o la virgola) usato nei dati e quindi scegliere Avanti.

    Le opzioni per Delimitatori sono evidenziate nell'Importazione guidata testo.

    Suggerimento : Il riquadro Anteprima dati mostra l'aspetto dei risultati in formato tabella.

  7. In Anteprima dati scegliere la colonna che contiene CAP o codici postali e quindi in Formato dati per colonna scegliere Testo.

    L'opzione Testo per Formato dati per colonna è evidenziata nell'Importazione guidata testo.

    Nota : Ogni volta che si applica un formato dati a una colonna, ad esempio Generale, Testo o Data, il nome del formato viene visualizzato nell'intestazione di tabella per quella colonna.

  8. Ripetere il passaggio 7 come necessario, scegliere la colonna che si vuole modificare e il formato dati da applicare.

  9. Scegliere Finish.

  10. Nella finestra di dialogo Importa dati accettare l'impostazione predefinita di Foglio di lavoro esistente e l'indirizzo di cella e quindi scegliere OK.

    Nella finestra di dialogo Importa dati scegliere l'impostazione predefinita per inserire i dati in un foglio di lavoro esistente oppure scegliere di usare un nuovo foglio di lavoro

    Attenzione : L'indirizzo di cella nella finestra di dialogo Importa dati mostra la cella attualmente selezionata. I dati vengono importati a partire dall'indirizzo di cella denominato.

  11. Salvare il foglio di calcolo con un nuovo nome file.

Dopo aver importato un file TXT o CSV, andare al passaggio 2.

Passaggio 2: Preparare l'origine dati

Nell'origine dati di Excel che verrà usata per una lista di distribuzione in una stampa unione di Word assicurarsi di formattare correttamente le colonne di dati numerici. Formattare una colonna di numeri, ad esempio, in modo che corrisponda a una categoria specifica, come valuta.

Se si sceglie Percentuale come categoria, tenere presente che il formato percentuale moltiplicherà il valore della cella per 100. Se si vuole evitare questo fattore di moltiplicazione, formattare una colonna di percentuali come testo. Inoltre, una colonna che contiene CAP o codici postali deve essere formattata come testo per mantenere i dati durante una stampa unione. Gli zeri iniziali nei codici, ad esempio 00399, vengono eliminati durante una stampa unione se non sono formattati come testo.

  1. Aprire l'origine dati Excel e scegliere la colonna che contiene i CAP o codici postali.

  2. Nel gruppo Numeri della scheda Home fare clic sulla freccia rivolta verso il basso della casella Formato numero (Generale) e quindi scegliere un'opzione nell'elenco.

    In Excel, nel gruppo Numeri della scheda Home fare clic sulla freccia rivolta verso il basso nella casella Generale per scegliere il formato numerico da usare.

Assicurarsi di aggiungere il simbolo appropriato prima o dopo un campo di stampa unione. Ad esempio, ecco come vengono rappresentati i valori di valuta e percentuale se si omettono i simboli.

Documento di stampa unione che indica che la donazione è stata di 50,00 e viene offerto uno sconto del 20.

Se si specificano i simboli, i numeri sono più comprensibili.

Documento di stampa risultante che indica che la donazione è stata di € 50,00 e viene offerto uno sconto del 20%.

Nel documento di stampa unione aggiungere i simboli prima o dopo i campi unione in questo modo:

Esempio di documento di stampa unione in cui un campo denominato Donazione è preceduto dal simbolo del dollaro e un campo denominato Percentuale è seguito da un segno di percentuale.

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