Prenotare una risorsa in un calendario di gruppo

Il calendario di gruppo consente la prenotazione di risorse, come sale riunioni e attrezzature audiovisive. Durante la pianificazione di una riunione è ad esempio possibile scoprire la disponibilità di una sala riunioni e prenotarla oppure semplicemente prenotare una risorsa, come l'apparecchiatura per una teleconferenza.

Nota :  Per modificare un elenco è necessario disporre almeno delle autorizzazioni che si ottengono con l'aggiunta al gruppo di SharePoint predefinito Membri di <nome sito> per il sito.

Pianificare un evento e prenotare una risorsa

  1. Nel calendario fare clic sulla freccia in giù accanto a Nuovo evento nella scheda Eventi sulla barra multifunzione e quindi fare clic su Pianificazione e prenotazioni. Se si desidera prenotare solo risorse, ad esempio l'attrezzatura per una teleconferenza, fare clic su Prenotazioni.

    Nuovo evento del calendario

    Nota :  Se queste opzioni non sono visualizzate è possibile che la prenotazione delle risorse non sia abilitata per il calendario. Contattare l'amministratore.

  2. Nella finestra di dialogo Calendario – Nuovo elemento digitare il Titolo per l'evento.

  3. In Ubicazione digitare il luogo in cui si terrà l'evento. Se l'ubicazione è rappresentata da una risorsa da prenotare, ignorare questo passaggio per il momento.

  4. Impostare Ora inizio e Ora fine.

  1. In Partecipanti digitare o selezionare gli utenti e i gruppi che si desidera invitare all'evento.

  2. In Risorse fare clic sulla freccia in giù e selezionare il gruppo di risorse necessario, ad esempio Sale riunioni. Selezionare le risorse necessarie per l'evento e fare clic su Aggiungi. È possibile tenere premuto CTRL per selezionare più risorse contemporaneamente.

    Suggerimento :  Se si desidera scoprire se un tipo di risorsa è disponibile, ad esempio le sale riunioni, aggiungerle tutte alla riunione per individuare quelle disponibili nella data e ora desiderate.

  3. In Controlla doppia prenotazione fare clic su Controlla per aggiornare le informazioni in Disponibilità.

  4. La disponibilità delle persone e delle risorse viene visualizzata in Disponibilità.
    Nell'esempio seguente Lucio sta pianificando una riunione con Silvia e Stefano per le 11. La sala riunioni 100 è occupata in tale orario, ma le sale 200 e 300 sono disponibili. Luca rimuove quindi le sale riunioni 100 e 200 dalla riunione.
    Creazione di un elemento di calendario

  5. Se la risorsa è rappresentata dal luogo in cui si terrà l'evento, ad esempio una sala riunioni, digitare il nome della sala in Ubicazione.

  6. Compilare le informazioni per le restanti proprietà dell'evento in base alle specifiche esigenze e quindi fare clic su Salva.

Quello che segue è un esempio della visualizzazione giornaliera del calendario di gruppo del team. Si noti la riunione pianificata da Luca per le 11 nella sala riunioni 300.

Calendario di gruppo con risorse

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