Portare il team online con la tecnologia Windows SharePoint Services

Si applica a

Tecnologia Microsoft Windows® SharePoint® Services

Questa situazione sembra familiare?

  • Il team ha bisogno di comunicare e condividere documenti e idee.

  • L'organizzazione vuole passare da documenti cartacei, telefonate, messaggi di posta elettronica e cartelle condivise alla collaborazione in linea con la tecnologia Windows SharePoint Services.

  • Si è proprietari di un nuovissimo sito di SharePoint e non si è sicuri sul da farsi.

Se ciò descrive la propria situazione, si sta provando a collaborare online. Lo spostamento online del team può sembrare una procedura complessa e probabilmente non si sa da dove cominciare. Ecco come iniziare quando il team passa online con un sito di SharePoint.

Passaggio 1: ottenere un sito

La società potrebbe già aver configurato un sito da usare: in tal caso, è possibile iniziare direttamente da quello. In caso contrario, è necessario creare un sito per iniziare a spostare il contenuto online. Quando si crea un sito, è possibile usare il modello Sito del team per la massima flessibilità. Il modello include tutti i tipi di raccolta elenchi e raccolta documenti predefiniti, quindi la scelta è molto ampia.

Se non si ha ancora un sito, crearne uno adottando uno dei metodi seguenti.

  • Creare un sito Web principale usando la creazione siti in modalità self-service

    Procedura

    1. Passare al sito principale nella raccolta siti.

      Nota : Questo annuncio viene visualizzato solo nel sito principale della raccolta siti nella directory radice del server virtuale. Se ci si trova in una diversa raccolta siti, il collegamento non sarà visibile. Provare la procedura successiva, "Creare un sito in un altro sito di SharePoint".

      Se ci si trova in un sito secondario, fare clic sul collegamento Vai a nome_sito_padre sulla barra dei collegamenti superiore per passare al sito padre. Ripetere questo passaggio fino a raggiungere il sito principale.

    2. Nella home page del sito principale fare clic su Annunci.

    3. Fare clic sull'annuncio dal titolo Creazione siti in modalità self-service.

      Nota : Se l'annuncio non è nell'elenco, contattare l'amministratore del server per ottenere l'indirizzo (URL) della pagina Creazione siti in modalità self-service.

    4. Nell'area del corpo del messaggio fare clic sul collegamento alla pagina Crea sito Web.

    5. Nella sezione Titolo e descrizione digitare un nome e una descrizione per il nuovo sito.

    6. Nella sezione Indirizzo del sito Web digitare l'indirizzo Web (URL) che gli utenti useranno per passare al nuovo sito.

      La prima parte dell'indirizzo viene fornita automaticamente.

    7. Nella sezione Indirizzo di posta elettronica digitare l'indirizzo di posta elettronica al quale ricevere gli avvisi relativi a questo sito.

    8. Nella sezione Lingua selezionare la lingua da usare per il nuovo sito Web.

    9. Fare clic su OK.

    10. Nella pagina Selezione del modello fare clic sul modello Sito del team, quindi fare clic su OK.

    Nota : Affinché la procedura funzioni correttamente, è necessario abilitare la creazione di siti in modalità self-service e avere i diritti appropriati per usarla.

  • Creare un sito in un altro sito di SharePoint

    Procedura

    1. Nella barra dei collegamenti superiore fare clic su Crea.

    2. Nella sezione Pagine Web fare clic su Siti e aree di lavoro.

    3. Nella sezione Titolo e descrizione digitare un nome e una descrizione per il nuovo sito.

    4. Nella sezione Indirizzo del sito Web digitare l'indirizzo Web (URL) che gli utenti useranno per passare al nuovo sito.

      La prima parte dell'indirizzo viene fornita automaticamente.

    5. Nella sezione Autorizzazioni specificare se si vuole che il sito usi le stesse informazioni su account e gruppi del sito Web corrente.

    6. Fare clic su Crea.

    7. Nella pagina Selezione del modello fare clic sul modello Sito del team, quindi fare clic su OK.

      Nota : Se si abilitano autorizzazioni univoche, una copia degli account utente e dei gruppi del sito padre resterà nel sito secondario. Sarà quindi possibile eliminare eventuali account e gruppi del sito non desiderati e aggiungerne di nuovi in base alle esigenze. Il sito secondario conserverà anche le impostazioni del gruppo del sito per gli utenti anonimi (ospiti) identiche a quelle del sito padre, se non si specifica un gruppo del sito diverso.

    Nota : Per completare questa procedura, è necessario essere un membro di un gruppo del sito con l'autorizzazione Creazione siti secondari, inclusa per impostazione predefinita nel gruppo del sito Amministratore.

Passaggio 2: calcolare le esigenze del team

La creazione di un sito è una procedura veloce: è decidere cosa inserire nel sito che richiede tempo. Come membro del team, probabilmente si conoscono le informazioni a disposizione del team e la relativa collocazione. È opportuno dedicare del tempo alla valutazione dei propri contenuti e di cosa è meglio inserire online.

Si potrebbe considerare di inserire online alcune di queste informazioni:

  • Documenti (documenti di progetto, piani, proposte, presentazioni, offerte: tutto ciò che il team deve leggere o a cui deve contribuire).

  • Pianificazioni del team (pianificazioni festività, pianificazioni lavoro e per le ferie individuali, pianificazioni progetti e così via). È possibile registrare gli eventi condivisi nel sito e quindi visualizzarli nella visualizzazione Calendario.

  • Informazioni di contatto (membri del team, partner, clienti, fornitori e rivenditori e così via). È possibile creare elenchi di contatti separati per i contatti interni ed esterni oppure combinarli usando i campi che è possibile ordinare e filtrare.

  • Attività o assegnazioni (chi esegue cosa?).

  • Collegamenti di uso frequente ad altri siti Web (tra cui siti sui progetti o team correlati).

  • Annunci o notizie importanti da portare a conoscenza dell'intero team.

Questi sono solo alcuni suggerimenti sul tipo di informazioni che possono essere necessarie online. Chiedere al team quali sono i loro requisiti. Se il team richiede informazioni che non corrispondono a uno degli elenchi predefiniti nel proprio sito di SharePoint, nessun problema: si può sempre creare un elenco personalizzato per contenerle.

Passaggio 3: creare il sito in base alle esigenze del team

Il passaggio online implica un cambiamento della modalità collaborativa del team; dunque, per ottenere un buon risultato, è necessario creare un sito invitante, organizzato e soprattutto pertinente per il proprio team.

Nota : Per completare le procedure descritte in questa sezione è necessario essere un membro del gruppo del sito Designer Web o Amministratore per il proprio sito.

Per creare il sito, iniziare dal sito predefinito e quindi:

Personalizzare il sito

È possibile personalizzare gli elementi predefiniti per adattarli al team. Se ad esempio si vuole che gli eventi vengano visualizzati in un Calendario, basta passare alla visualizzazione Calendario.

Personalizzare la home page in modo da visualizzare il logo dell'organizzazione oppure applicare un tema per aggiungere un tocco personalizzato all'intero sito. Per i singoli elenchi, aggiungere o rimuovere colonne per visualizzare i dati desiderati. Se si vuole che l'elenco Contatti includa partner interni ed esterni, ad esempio, è possibile aggiungere una colonna per interni ed esterni. È anche possibile modificare le visualizzazioni per tale elenco in modo da includere solo le colonne usate oppure visualizzare i dati in modo più significativo per il team. Ad esempio, è possibile modificare l'elenco Eventi in modo da visualizzarlo in un formato di calendario anziché di elenco.

  • Modificare l'immagine nella home page

    Procedura

    1. Nella home page del sito fare clic su Modifica pagina condivisa, scegliere Modifica web part condivise, quindi fare clic su Immagine sito.

    2. Nel campo Collegamento immagine del riquadro dello strumento Immagine sito digitare l'indirizzo Web completo del file di immagine da usare e quindi fare clic su OK.

  • Applicare un tema

    Sono disponibili molti temi diversi tra cui scegliere. Ad esempio, il tema Bussola è simile al seguente:

    Anteprima del tema Compass

    Ad esempio, il tema Dune rosse è simile al seguente:

    Anteprima del tema Sonora

    Procedura

    1. Nella barra dei collegamenti superiore fare clic su Impostazioni sito. Nella sezione Personalizzazione della pagina Impostazioni sito fare clic su Applica tema al sito.

    2. Nella pagina Applica tema al sito selezionare un tema, quindi fare clic su Applica.

  • Aggiungere o modificare una colonna

    Procedura

    1. Nella pagina che visualizza l'elenco, la raccolta documenti o l'area discussioni, fare clic su Modifica impostazioni e colonne.

    2. Nella sezione Colonne fare clic sul nome della colonna per modificarla. Per aggiungere una colonna fare clic su Aggiungi una nuova colonna.

    3. Compilare il modulo e quindi fare clic su OK.

    Nota : Non è possibile convertire alcuni tipi di dati quando si modifica un tipo di colonna. Ad esempio, se si modifica una colonna con più righe di testo in una colonna numerica, i dati di testo esistenti vengono persi.

  • Eliminare una colonna

    Procedura

    1. Nella pagina che visualizza l'elenco, la raccolta documenti o l'area discussioni, fare clic su Modifica impostazioni e colonne.

    2. Nell'elenco Colonna (fare clic per modificare) della sezione Colonne fare clic sul nome della colonna da eliminare.

    3. Nella parte inferiore della pagina fare clic su Elimina.

    Alcune colonne predefinite, come ad esempio Titolo, non possono essere eliminate.

  • Cambiare la visualizzazione predefinita in modo da includere una nuova colonna

    Procedura

    1. Nella pagina che visualizza l'elenco, fare clic su Modifica impostazioni e colonne.

    2. Nella sezione Visualizzazioni fare clic sul nome della visualizzazione (ad esempio, nell'elenco Contatti, la visualizzazione predefinita è Tutti i contatti) nella colonna Visualizzazione (fare clic per modificare).

    3. Nella sezione Colonne selezionare la casella di controllo Visualizza accanto al nome della nuova colonna.

    4. Nella parte inferiore della pagina fare clic su OK.

  • Creare una visualizzazione Calendario per un elenco

    Per impostazione predefinita, l'elenco Eventi contiene una visualizzazione Calendario, in modo che non sia necessario creare una visualizzazione Calendario per tale elenco. Se si vuole creare una visualizzazione Calendario per qualsiasi altro elenco che contenga le informazioni di data e ora, è possibile farlo facilmente.

    Una visualizzazione Calendario è simile alla seguente:

    Visualizzazione Calendario

    Procedura

    1. Nella pagina che visualizza l'elenco, fare clic su Modifica impostazioni e colonne.

    2. Nella sezione Visualizzazioni fare clic su Crea nuova visualizzazione.

    3. Nella pagina Nome elenco: Crea visualizzazione fare clic su Visualizzazione Calendario.

    4. Compilare il modulo, specificando su quali colonne basare il calendario e se mostrare i dati in una visualizzazione giornaliera, settimanale o mensile, quindi fare clic su OK.

      Gli elenchi Basa il calendario su e Basa il calendario sull'intervallo seguente vengono generati estraendo eventuali colonne contenenti informazioni su data/ora. Ad esempio, l'elenco Contatti contiene per impostazione predefinita due colonne, che a loro volta contengono informazioni sulla data: Data modifica e Data creazione. È possibile basare il calendario su una di queste colonne o visualizzare un intervallo tra i valori nella colonna.

Creare il sito

Se gli elementi predefiniti non fossero sufficienti, è sempre possibile creare gli altri elementi necessari, ad esempio elenchi personalizzati, raccolte documenti aggiuntive, siti secondari per progetti speciali e così via. Ad esempio:

  • Se servono più calendari, crearne un altro. È possibile creare nuove istanze di una delle raccolte o degli elenchi predefiniti del sito.

    Procedura

    1. Nella barra dei collegamenti superiore del sito fare clic su Crea.

    2. Fare clic sul nome dell'elenco che si vuole creare.

    3. Compilare il modulo e quindi fare clic su Crea.

  • Se è necessario visualizzare dati che non rientrano in un elenco standard, creare un elenco personalizzato.

    Procedura

    1. Nella barra dei collegamenti superiore del sito fare clic su Crea.

    2. Nella sezione Elenchi personalizzati fare clic su Elenco personalizzato.

    3. Compilare il modulo e quindi fare clic su Crea.

    4. Nella sezione Azioni della pagina Nome_elenco, fare clic su Modifica impostazioni e colonne.

    5. Nella sezione Colonne scegliere Aggiungi una nuova colonna per creare le colonne necessarie nell'elenco. Quindi, nell'elenco Visualizzazioni, fare clic su Tutti gli elementi e aggiungere le colonne a tale visualizzazione.

  • Se è necessaria un'intera pagina Web, creare una pagina web part per contenere dati di elenco e codice HTML personalizzati.

    Sono disponibili diversi layout di pagina web part tra cui scegliere. Ad esempio, il layout Colonna destra, Intestazione, Piè di pagina, Riga superiore, 3 colonne produce una pagina con aree dall'aspetto seguente:

    Layout di pagina web part

    Procedura

    1. Nella barra dei collegamenti superiore del sito fare clic su Crea.

    2. Nella sezione Pagine Web fare clic su Pagina web part.

    3. Compilare il modulo e quindi fare clic su Crea.

      Nota : Le pagine web part vengono create all'interno delle raccolte documenti, ma è possibile collegarsi alla pagina web part da qualsiasi posizione, inclusa la barra di avvio veloce se la si personalizza in un editor per pagine Web compatibile con la tecnologia Windows SharePoint Services, ad esempio Microsoft Office FrontPage 2003. Per altre informazioni, vedere "Personalizzare la barra di avvio veloce" più avanti in questo articolo.

  • Se è necessario organizzare i documenti, creare cartelle nella raccolta documenti per tenere raggruppati tutti i documenti correlati.

    Le cartelle nelle raccolte documenti hanno un aspetto molto simile a quello delle cartelle nel file system:

    Cartelle in una raccolta documenti

    Procedura

    1. Nella raccolta documenti che si vuole modificare, sulla barra degli strumenti, fare clic su Nuova cartella.

    2. Nella casella Nome digitare un nome per la cartella, quindi fare clic su Salva e chiudi.

  • Se ci sono progetti collaterali, creare dei siti secondari.

    Procedura

    1. Nella barra dei collegamenti superiore del sito fare clic su Crea.

    2. Nella sezione Pagine Web fare clic su Siti e aree di lavoro.

    3. Compilare il modulo e quindi fare clic su Crea.

Riorganizzare il sito

È possibile personalizzare la home page in modo da visualizzare solo le informazioni desiderate. Non è necessario mantenerne il contenuto per impostazione predefinita, ma è consigliabile presentare le informazioni più importanti per il team. La home page è semplicemente un'altra pagina web part, in cui è possibile aggiungere, rimuovere e ridisporre web part per modificare facilmente ciò che appare nella pagina.

  • Aggiungere una web part alla home page

    Procedura

    1. Nel sito fare clic su Impostazioni sito.

    2. Nella sezione Personalizzazione della pagina Impostazioni sito fare clic su Personalizza home page.

    3. Nel riquadro Aggiungi web part, sfogliare per individuare la web part per l'elenco, la raccolta documenti o un altro elemento da aggiungere.

    4. Fare clic sul nome della web part da aggiungere e trascinarla nel punto della home page in cui deve essere visualizzata.

      È anche possibile fare clic sul nome della web part, quindi nella casella Aggiungi a del riquadro Aggiungi web part, selezionare l'area in cui visualizzare la web part e scegliere OK.

    5. Dopo aver aggiunto le web part, fare clic su Chiudi Pulsante Chiudi nel riquadro Aggiungi Web part.

  • Spostare le web part nella home page

    Procedura

    1. Nella home page fare clic su Modifica pagina condivisa e quindi fare clic su Progetta pagina per accedere alla modalità di modifica.

      Se invece di Modifica pagina condivisa si vede Modifica pagina personale è necessario passare alla visualizzazione condivisa. Fare clic su Modifica pagina personale e quindi su Visualizzazione condivisa. Quindi, continuare con questa procedura.

    2. Fare clic sulla barra del titolo della web part che si vuole spostare e quindi trascinare la web part nella nuova posizione.

    3. Al termine, fare clic su Modifica pagina condivisa e quindi fare di nuovo clic su Progetta pagina per tornare alla modalità di visualizzazione.

  • Rimuovere una web part dalla home page

    Procedura

    1. Nella home page fare clic su Modifica pagina condivisa e quindi fare clic su Progetta pagina per accedere alla modalità di modifica.

      Se invece di Modifica pagina condivisa si vede Modifica pagina personale è necessario passare alla visualizzazione condivisa. Fare clic su Modifica pagina personale e quindi su Visualizzazione condivisa. Quindi, continuare con questa procedura.

    2. Sulla barra del titolo della web part da rimuovere, scegliere il pulsante Menu Web part pulsante del menu web part , quindi scegliere Chiudi.

      Nota : Assicurarsi di fare clic su Chiudi, anziché Elimina.

    3. Al termine, fare clic su Modifica pagina condivisa e quindi fare di nuovo clic su Progetta pagina per tornare alla modalità di visualizzazione.

  • Personalizzare la barra di avvio veloce

    È possibile personalizzare la barra di avvio veloce usando Microsoft Office FrontPage 2003 o un altro editor per pagine Web compatibile con SharePoint. In FrontPage, aprire la home page (default.aspx) per il sito e quindi fare clic in una delle categorie (Documenti, Immagini, Elenchi, Discussioni, Sondaggi) per aggiungere un collegamento. Per altre informazioni, vedere l'argomento "Modificare la barra di avvio veloce di Windows SharePoint Services usando FrontPage 2003" nel sistema di Guida di FrontPage.

Eliminare il sito

Naturalmente, è possibile eliminare tutti gli elementi predefiniti di cui non si ha bisogno. Gli Annunci non sono necessari? È possibile eliminarli. È sempre possibile creare un altro elenco Annunci se si cambia idea in un secondo momento.

Gli elenchi predefiniti possono tutti essere ricreati facilmente dalla pagina Crea. A questo punto, è possibile eliminare tutti gli elenchi predefiniti non necessari, senza doversi preoccupare se saranno necessari in un secondo momento. Tenere presente che ciò vale solo per gli elenchi predefiniti (Collegamenti, Annunci, Contatti, Eventi, Attività e Problemi). Non è possibile creare facilmente di nuovo qualsiasi elenco che contiene già informazioni o che sia stato personalizzato, quindi, prestare attenzione e controllare che non siano più necessari prima di eliminarli.

Nota : Se si elimina un elenco predefinito che contiene uno o più elementi, è consigliabile eseguirne prima il backup. A tale scopo, è possibile esportare l'elenco in un foglio di calcolo o salvarlo come modello di elenco e includere il contenuto. Per altre informazioni sul salvataggio di un elenco come modello, vedere l'argomento "Gestire modelli di elenco" nel sistema di Guida di Windows SharePoint Services.

  • Eliminare un elenco predefinito

    Procedura

    1. Dalla home page o dalla pagina Documenti ed elenchi, fare clic sull'elenco predefinito che si vuole eliminare.

    2. Verificare che l'elenco non contenga dati.

      Nota : Gli elenchi predefiniti spesso contengono un solo elemento, solo come esempio o come punto di partenza. Ad esempio, l'elenco Annunci contiene un elemento denominato "Guida introduttiva a Windows SharePoint Services". È possibile eliminare l'elemento assieme all'elenco, perché può essere creato nuovamente se si crea un nuovo elenco. Non è possibile eliminare l'elenco Annunci e tutti gli annunci qualora siano quelli creati dai membri del team.

    3. Nell'elenco Azioni fare clic su Modifica impostazioni e colonne.

    4. Nella sezione Impostazioni generali della pagina Personalizza elenco fare clic su Elimina l'elenco.

    5. Nella finestra di messaggio visualizzata che richiede se si è certi che si vuole eliminare l'elenco, fare clic su OK per eliminare l'elenco o su Annulla per lasciarlo nel sito.

    Windows SharePoint Services non include una funzionalità di annullamento dell'eliminazione. Se si elimina un elenco personalizzato o qualsiasi dato, elemento o documento da un elenco o da una raccolta documenti, tale elenco o dato andrà irrimediabilmente perso, a meno che non si abbia un backup del server da cui ripristinarlo.

Proteggere il sito

L'amministratore per il sito è responsabile di stabilire chi ha accesso al sito. Può controllare chi può leggere, aggiungere e modificare i dati nel sito. Può controllare l'accesso degli utenti al sito aggiungendoli come membri del sito e assegnando loro dei diritti, attraverso gruppi del sito (usati per concedere l'accesso all'intero sito) oppure conferendo diritti individuali per uno specifico elenco.

Alcuni aspetti da tenere presenti nel valutare la sicurezza del sito:

  • Di quali diritti hanno bisogno gli utenti del sito?

    Per iniziare, è consigliabile assegnare agli utenti il livello minimo di accesso (ad esempio, il gruppo del sito Lettore) e concedere diritti più avanzati (ad esempio, i gruppi del sito Collaboratore o Designer Web) a coloro che ne hanno davvero bisogno. È consigliabile aggiungere gli utenti e concedere loro diritti attraverso i gruppi del sito.

    Procedura

    1. Nel sito fare clic su Impostazioni sito.

    2. Nella sezione Amministrazione fare clic su Gestisci utenti.

    3. Nella pagina Gestisci utenti fare clic su Aggiungi utenti.

    4. Seguire i passaggi della procedura guidata per aggiungere gli utenti e assegnarli a un gruppo del sito.

  • Se tutti gli utenti devono avere lo stesso livello di accesso a tutti gli elenchi, assicurarsi di proteggere le informazioni sensibili o riservate.

    Se si ha un elenco a cui devono accedere solo alcuni utenti, è possibile usare le autorizzazioni elenco per limitare chi può leggere o scrivere nell'elenco.

    Procedura

    1. Nell'elenco Azioni della pagina dell'elenco, fare clic su Modifica impostazioni e colonne.

    2. Nella pagina Personalizza Nome_elenco fare clic su Modifica autorizzazioni per l'elenco.

    3. Nella pagina Modifica autorizzazioni: Nome_elenco, eseguire una delle operazioni seguenti:

      • Per aggiungere gli utenti con autorizzazioni specifiche per l'elenco, fare clic su Aggiungi utenti e seguire i passaggi della procedura guidata per aggiungere gli utenti e assegnare le relative autorizzazioni.

      • Per rimuovere un utente, selezionare la casella di controllo accanto al suo nome, quindi selezionare Rimuovi utenti selezionati.

      • Per modificare le autorizzazioni per un utente, selezionare la casella di controllo accanto al suo nome, quindi selezionare Modifica autorizzazioni utenti selezionati.

  • Ci sono raccolte di documenti per cui è necessario richiedere l'approvazione del nuovo contenuto prima che venga aggiunto?

    In questo caso, è possibile usare la funzionalità di approvazione del contenuto per definire quale contenuto viene aggiunto alla raccolta documenti.

    Procedura

    1. Nell'elenco Azioni della pagina della raccolta documenti, fare clic su Modifica impostazioni e colonne.

    2. Nella pagina Personalizza Nome_elenco fare clic su Modifica impostazioni generali.

    3. Nella sezione Approvazione contenuto della pagina Impostazioni raccolta documenti: Raccolta, in Approvazione del contenuto necessaria per gli elementi inviati: fare clic su .

    4. Fare clic su OK.

L'obiettivo consiste nel conoscere e controllare gli accessi al sito, perciò prima di implementarlo assicurarsi di aver aggiunto gli utenti corretti e di aver assegnato loro i diritti appropriati per il sito.

Passaggio 4: provare il sito

Dopo aver creato il sito, assicurarsi che il funzionamento sia quello previsto. Aggiungere alcune informazioni reali o temporanee agli elenchi. Caricare uno o due documenti. Verificare che le informazioni necessarie appaiano nel modo desiderato. Rimuovere informazioni non desiderate e aggiungere le informazioni mancanti. Spostare gli elementi nella home page. Provare le varie visualizzazioni. Per assistenza con tutte queste attività, vedere Passaggio 3: Creare il sito in base alle esigenze del team e il sistema di Guida di Windows SharePoint Services.

Dopo aver stabilito che il sito funziona nel modo desiderato, è possibile procedere coinvolgendo altre persone a partecipare.

Passaggio 5: presentare il sito agli utenti

È giunto il momento dell'implementazione. In questa fase, è possibile terminare di aggiungere tutti gli utenti al sito e concedere loro i diritti appropriati. Al termine, inviare un messaggio di posta elettronica agli utenti per pubblicizzare il sito. Se gli utenti non sono già stati aggiunti, usare la procedura guidata di aggiunta utenti per inviare il messaggio di posta elettronica. Nel messaggio, indicare l'indirizzo del nuovo sito e informare gli utenti su cosa possono aspettarsi. La home page personalizzata dovrebbe essere un ottimo punto di partenza ed è inclusa per impostazione predefinita nel messaggio di posta elettronica di aggiunta utenti.

È anche possibile iniziare a raccogliere commenti e suggerimenti: Il sito è come se lo aspettavano? È ciò di cui avevano bisogno? È consigliabile offrire agli utenti un modo per fornire commenti e suggerimenti sul sito e comunicare le proprie esigenze. Alcuni modi per creare un ciclo di feedback includono:

  • Creare una "scatola dei suggerimenti" sotto forma di elenco.

    Suggerimento : Creare un elenco personalizzato e includere campi come Suggerito da, Suggerimento e Follow-up (o Stato). Chiamare l'elenco "Scatola dei suggerimenti" e assicurarsi che compaia nella barra di avvio veloce.

  • Usare la web part Modulo per creare un modulo per commenti e suggerimenti nella home page.

    Se si ha familiarità con i linguaggi HTML e JavaScript, è possibile programmare il modulo in modo da ricevere una notifica automatica o registrare i suggerimenti in un elenco.

  • Aggiungere un indirizzo di posta elettronica per commenti e suggerimenti alla home page.

    Usare la web part Editor contenuto per aggiungere il testo "Contattaci:", quindi includere un collegamento ipertestuale all'indirizzo di posta elettronica.

  • Inviare un sondaggio

    Usare la pagina Crea per creare un sondaggio con cui richiedere l'opinione degli utenti. Assegnare al sondaggio il nome "Commenti e suggerimenti sul sito" e includerlo nella barra di avvio veloce, in modo che gli utenti possano vederlo quando visualizzano la home page.

È possibile che non si ricevano molti commenti e suggerimenti, ma potrebbero esserci alcune sorprese. Certamente, si vorrà sapere se il collegamento ad alcuni contenuti che sono stati spostati non funziona più oppure se qualcuno non riesce a trovare un documento che è stato pubblicato solo un giorno prima.

Passaggio 6: mantenere il sito aggiornato

Dopo l'implementazione, non sono necessarie altre importanti operazioni; tuttavia, ogni sito ha bisogno di un po' di manutenzione. Ecco alcuni suggerimenti per mantenere il sito sempre aggiornato:

  • Verificare il sito periodicamente, assicurandosi che i contenuti importanti siano ancora visualizzati nella home page. Se il team è cambiato (nell'appartenenza o nello scopo), verificare che ciò si rifletta nel sito.

  • Usare il ciclo di commenti e suggerimenti per stabilire quali elementi devono essere aggiornati o rinnovati in base alle esigenze. Se gli utenti continuano a chiedere chi si occuperà del rinfresco per la riunione del prossimo martedì, forse è tempo di aggiungere una "Pianificazione rinfreschi".

  • Osservare i dati relativi all'analisi dell'utilizzo per determinare quale parte del sito è più consultata e quale lo è di meno. Se un contenuto non è stato usato da 6 mesi, è necessario tenerlo o è possibile archiviarlo?

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