Pianificazione di una riunione con altre persone

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Una riunione è un appuntamento che coinvolge altre persone e può includere risorse quali le sale riunioni. Le risposte alle convocazioni di riunione vengono visualizzate nella cartella Posta in arrivo.

  1. Nel Calendario, nel gruppo Nuovo della scheda Home fare clic su Nuova riunione.

    Comando Nuova riunione sulla barra multifunzione

    Tasti di scelta rapida    Per creare una nuova convocazione riunione, premere CTRL + MAIUSC + Q.

  2. Nella casella Oggetto digitare una descrizione.

  3. Nella casella Luogo digitare una descrizione o un luogo, Se si utilizza un account di Microsoft Exchange, fare clic su Sale per selezionare una delle sale disponibili.

  4. Negli elenchi Ora inizio e Ora fine fare clic sull'ora di inizio e sull'ora di fine della riunione. Se si seleziona la casella di controllo Giornata intera, l'evento verrà visualizzato come evento di 24 ore, con durata dalla mezzanotte alla mezzanotte.

    Nota : Se si desidera pianificare le riunioni in base a un fuso orario alternativo, nel gruppo Opzioni della scheda Riunione fare clic su Fusi orari.

  5. Nel corpo della richiesta di riunione digitare le informazioni che si desidera condividere con i destinatari. È inoltre possibile allegare file.

  6. Nel gruppo Mostra della scheda Riunione fare clic su Pianificazione.

    L'opzione Regole Pianificazione consente di individuare l'orario migliore per la riunione.

  7. Scegliere Aggiungi altri, quindi Aggiungi dalla Rubrica.

  8. Nella finestra di dialogo Seleziona partecipanti e risorse immettere nella casella Cerca il nome della persona o risorsa che si desidera includere nella riunione. Se per la ricerca viene utilizzata l'opzione Altre colonne, fare clic su Vai.

  9. Fare clic sul il nome dall'elenco dei risultati e quindi fare clic su Necessari, Facoltativi o Risorse e poi su OK.

    I partecipanti necessari e facoltativi vengono visualizzati nella casella A della scheda Riunione, mentre le risorse vengono visualizzate nella casella Luogo.

    Nella griglia sono indicati i periodi di disponibilità dei partecipanti. Una linea verticale verde rappresenta l'inizio della riunione. Una linea verticale rossa rappresenta la fine della riunione.

    Griglia della disponibilità in Outlook

    Nel riquadro Ricerca sala sono indicati gli orari suggeriti ottimali per la riunione, ovvero quando la maggior parte dei partecipanti è disponibile. Per selezionare un orario per la riunione, fare clic su un suggerimento nella sezione Orari suggeriti del riquadro Ricerca sala oppure selezionare un orario nella griglia dei periodi di disponibilità.

    Riquadro Orari suggeriti per una convocazione riunione

    Note :  Se il riquadro Ricerca sala non è visualizzato, nella scheda Riunione fare clic su Ricerca sala nel gruppo Opzioni.

    Comando Ricerca sala sulla barra multifunzione

  10. Per impostare una riunione ricorrente, nel gruppo Opzioni della scheda Riunione fare clic su Ricorrenza. Scegliere le opzioni per il criterio di ricorrenza desiderato e quindi fare clic su OK.

    Quando si aggiunge un criterio di ricorrenza alla convocazione di una riunione, la scheda Riunione diventa Riunione ricorrente.

    Note : 

    • Per modificare il tempo di anticipo del promemoria della riunione, nel gruppo Opzioni della scheda riunione fare clic su promemoria e quindi fare clic su intervallo di tempo desiderato. Fare clic su Nessuno per disattivare il promemoria.

    • L'organizzatore può anche impostare l'ora del promemoria per i destinatari modificando l'ora del promemoria nella convocazione di riunione. Se non modifica l'ora predefinita nella convocazione, i destinatari utilizzeranno i propri promemoria predefiniti.

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