Pianificazione di una riunione con altre persone

Pianificare una riunione

1. Creare una convocazione riunione in uno dei seguenti modi:

   • Nella cartella Posta in arrivo, selezionare Nuovi elementi > Riunione o usare la combinazione di tasti CTRL + MAIUSC + Q.

     

   • Nel calendario, selezionare Nuova riunione o usare la combinazione di tasti CTRL + MAIUSC+ Q.

     

   • In un messaggio di posta elettronica nella Posta in arrivo, selezionare il pulsante Riunione.

     

2. Aggiungere i partecipanti in uno di questi due modi:

   • Aggiungere i partecipanti nella riga A della convocazione riunione, e andare al passaggio 4.

   • Se si usa unMicrosoft 365 o un account di Exchange, usare Assistente Pianificazione per visualizzare le pianificazioni dei partecipanti.

3. In Assistente pianificazione, fare clic sulla casella sotto il proprio nome e scrivere il nome o l'indirizzo di posta elettronica del partecipante, oppure fare clic sul pulsante Aggiungi partecipanti per aprire la rubrica.

   Fare clic sull'icona accanto al nome del partecipante in Assistente pianificazione per contrassegnare un partecipante specifico come un Partecipante richiesto ,Partecipante, o una Risorsa. Quando si inizia a scrivere il nome di un partecipante, Outlook fornisce suggerimenti in base alle persone che l'utente ha incontrato o a cui ha inviato della posta elettronica di recente. Scegliere un nome dall'elenco per aggiungere un partecipante.

   

4. Aggiungere l'oggetto, l'ora di inizio e l'ora di fine, e il luogo della riunione.

   In Outlook 2016 (o versioni successive) e Outlook per Microsoft 365, è possibile iniziare a digitare il nome di una località, ad esempio Fourth Coffee Shop o Sala riunioni 23, e Outlook cercherà le corrispondenze della posizione. Selezionare uno dei suggerimenti per scegliere una posizione, o continuare a scrivere per immettere una posizione diversa.

   Suggerimento: Se si usa un account di Microsoft Exchange o un account di posta elettronica di Microsoft 365, fare clic su Assistente pianificazione, quindi selezionare Ricerca sala per verificare la disponibilità e prenotare le sale. Per altre informazioni, vedere Usare Assistente pianificazione e Ricerca sala per le riunioni in Outlook.

5. Per allegare un file a una convocazione riunione, nel menu Inserisci , selezionare Allega file e scegliere il file che si vuole aggiungere.

6. Se non si vuole impostare la riunione come ricorrente, fare clic su Invia. Altrimenti, vedere Impostare una riunione come ricorrente.

Se si usa Outlook per iOS, il dispositivo mobile può notificare quando è necessario uscire per non arrivare in ritardo ai propri appuntamenti.

Attivare È ora di andare

1. In Outlook per iOS, selezionare Impostazioni > È ora di andare.

2. Selezionare un account supportato, quindi usare il dispositivo di scorrimento per abilitare È ora di andare.

Terminare anticipatamente le riunioni

Se si usa Outlook per Microsoft 365, ora Outlook può interrompere le riunioni con alcuni minuti di anticipo. Ciò può essere utile per compensare il tempo di spostamento tra le riunioni. Si può scegliere una durata differente per le riunioni da meno di un'ora e quelle che durano più di un'ora.

1. Selezionare File > Opzioni > Calendario > Opzioni calendario

2. Spuntare la casella Termina appuntamenti e riunioni in anticipo.

   

3. Usare gli elenchi a discesa per selezionare il numero di minuti per le riunioni che durano meno di un'ora e quelle da più di un'ora, quindi selezionare OK.