Pianificazione di una riunione con altre persone

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Inviare una convocazione per definire l'orario di una riunione e tenere traccia degli utenti che accettano di partecipare.

  1. Nel calendario fare clic su Nuova riunione.

    Comando Nuova riunione sulla barra multifunzione

  2. Nella casella Oggetto specificare l'oggetto della riunione.

  3. Nella casella Luogo indicare ai destinatari dove si terrà la riunione. Se si utilizza un account di Microsoft Exchange fare clic su Sale per verificare la disponibilità e prenotare una sala.

  4. Negli elenchi Ora inizio e Ora fine fare clic sugli orari di inizio e di fine della riunione. Se si seleziona la casella Giornata intera, l'evento verrà visualizzato come evento di 24 ore, con durata da mezzanotte a mezzanotte.

  5. Nella convocazione riunione digitare tutte le informazioni che si vuole condividere con i destinatari. È anche possibile allegare file.

  6. Fare clic su Assistente Pianificazione. Assistente Pianificazione per gli account di Exchange consente di individuare l'orario migliore per la riunione analizzando la disponibilità di destinatari e risorse, ad esempio le sale.

    Se non si utilizza un account di Exchange, fare clic su Pianificazione.

  7. Fare clic su Aggiungi partecipanti e quindi digitare i nomi dei destinatari, indirizzi di posta elettronica o i nomi delle risorse (separati da punti e virgola) nelle caselle necessari, facoltativi o risorse.

    Se non si usa un account di Exchange, fare clic su Aggiungi altri >Aggiungi da Rubrica.

    Per cercare i partecipanti, digitarne il nome nella casella Cerca e quindi fare clic su Vai. Fare clic sul nome nell'elenco dei risultati e quindi su Necessari, Facoltativi o Risorse.

    Righe verticali rappresentano le ore di inizio e fine della riunione. È possibile selezionare e trascinare le righe in un nuovo inizio e data/ora fine. Per gli account di Exchange, griglia della disponibilità Mostra la disponibilità dei partecipanti.

  8. Per gli account di Exchange, nel riquadro Ricerca sala sono indicati gli orari suggeriti ottimali per la riunione, ovvero quando la maggior parte dei partecipanti è disponibile. Per selezionare un orario per la riunione, fare clic su un suggerimento nella sezione Orari suggeriti del riquadro Ricerca sala oppure selezionare un orario nella griglia dei periodi di disponibilità.

  9. Dopo aver aggiungo i partecipanti, fare clic su Appuntamento sulla barra multifunzione per tornare alla convocazione della riunione.

  10. Se non si desidera specificare una riunione ricorrente, fare clic su Invia.

Impostazione di una riunione ricorrente

  1. Fare clic su Riunione > Ricorrenza.

    Comando Ricorrenza sulla barra multifunzione

    Tasto di scelta rapida    Per pianificare la riunione a ricorrenza periodica, fare clic su CTRL+G.

  2. Scegliere le opzioni per il criterio di ricorrenza desiderato e quindi fare clic su OK.

    Quando si aggiunge un criterio di ricorrenza a una convocazione di riunione, la scheda riunione diventa Serie di riunioni.

  3. Per inviare la convocazione della riunione, fare clic su Invia.

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