Pianificazione di una riunione con altre persone

Pianificazione di una riunione con altre persone

È possibile inviare una convocazione riunione per una o più persone. Outlook tiene traccia di chi accetta la richiesta e blocca l'ora nel calendario per la riunione. Quando si crea una convocazione riunione, è possibile aggiungere allegati, specificare un luogo e usare Assistente Pianificazione per scegliere l'orario migliore per la riunione.

Per saperne di più

Quando si pianifica una nuova riunione, è possibile impostare un argomento per la riunione, scegliere i partecipanti e specificare dove e quando avrà luogo la riunione. Le risposte alle convocazioni riunione vengono visualizzate nella Posta in arrivo.

  1. Nel gruppo Nuovo della scheda Home eseguire una di queste operazioni:

    • Dalla Posta in arrivo scegliere Nuovi elementi > Nuova riunione.

      Per pianificare una riunione, nel gruppo Nuovo della scheda Home scegliere Nuovi elementi, quindi Riunione.

    • Nel calendario fare clic su Nuova riunione.

      Comando Nuova riunione sulla barra multifunzione

    Suggerimento : Per creare una nuova convocazione riunione, si può usare anche la scelta rapida da tastiera CTRL+MAIUSC+Q.

  2. Nella casella A si possono aggiungere i partecipanti.

    Nota : I partecipanti possono essere aggiunti o rimossi anche quando si usa Assistente Pianificazione nel gruppo Mostra della scheda Riunione.

  3. Nella casella Oggetto specificare l'oggetto della riunione.

  4. Nella casella Luogo indicare il luogo in cui si terrà la riunione.

    Suggerimento : Se si usa un account di Microsoft Exchange, fare clic su Sale per verificare la disponibilità e prenotare una sala.

  5. Scegliere una delle opzioni seguenti:

    • Per una specifica ora di inizio e di fine, scegliere i valori desiderati per la riunione negli elenchi Ora inizio e Ora fine.

    • Se si tratta di un evento di tipo giornata intera, selezionare la casella di controllo Giornata intera che consente di visualizzare l'evento come evento di 24 ore, da mezzanotte a mezzanotte.

    Nota :  Per pianificare le riunioni con un fuso orario alternativo, fare clic su Fusi orari nel gruppo Opzioni della scheda Riunione.

  6. Nella finestra di messaggio della convocazione riunione è possibile digitare tutte le informazioni da condividere con i destinatari.

    Suggerimento : È anche possibile allegare un file. Nella scheda Inserisci scegliere Allega file, quindi scegliere il file da aggiungere alla convocazione riunione.

  7. Fare clic su Assistente Pianificazione. Assistente Pianificazione per gli account di Exchange consente di individuare l'orario migliore per la riunione analizzando la disponibilità di destinatari e risorse, ad esempio le sale.

    Suggerimento : Se non si usa un account di Exchange, fare clic su Pianificazione.

  8. Scegliere una delle opzioni seguenti:

    • Fare clic su Aggiungi partecipanti e quindi digitare i nomi dei partecipanti, gli indirizzi di posta elettronica o i nomi delle risorse, separati da un punto e virgola, nelle caselle Necessari, Facoltativi o Risorse.

      Suggerimento : Se non si usa un account di Exchange, fare clic su Aggiungi altri > Aggiungi da Rubrica.

    • Nella casella di ricerca digitare il nome di un potenziale partecipante, fare clic su Vai, scegliere un nome nell'elenco dei risultati e quindi fare clic su Necessari, Facoltativi o Risorse.

    Note : 

    • Le linee verticali rappresentano le ore di inizio e di fine della riunione. È possibile fare clic e trascinare le linee per cambiare orario.

    • Per gli account di Exchange, la griglia mostra i periodi di disponibilità dei partecipanti. Una linea verticale verde rappresenta l'inizio della riunione. Una linea verticale rossa rappresenta la fine della riunione.

      griglia della disponibilità in outlook

  9. Per gli account di Exchange, il riquadro Ricerca sala indica gli orari suggeriti ottimali per la riunione, ovvero quando la maggior parte dei partecipanti è disponibile. Per selezionare un orario per la riunione, fare clic su un suggerimento nella sezione Orari suggeriti del riquadro Ricerca sala oppure selezionare un orario nella griglia dei periodi di disponibilità.

  10. Dopo aver aggiungo i partecipanti, fare clic su Appuntamento sulla barra multifunzione per tornare alla convocazione della riunione.

    Nota : Dopo avere impostato l'orario della riunione, se non si vuole impostare la riunione come ricorrente, scegliere Invia oppure scegliere Appuntamento se si vogliono aggiungere altre informazioni al corpo della riunione.

  11. Scegliere una delle opzioni seguenti:

  1. Fare clic su Riunione > Ricorrenza.

    Comando Ricorrenza nella barra multifunzione

    Nota : Per pianificare la riunione a ricorrenza periodica, usare la scelta rapida da tastiera CTRL+G.

  2. Scegliere le opzioni per il criterio di ricorrenza desiderato e quindi fare clic su OK.

    Nota : Quando si aggiunge un criterio di ricorrenza a una convocazione riunione, il nome della scheda Riunione diventa Serie di riunioni.

  3. Per inviare la convocazione della riunione, fare clic su Invia.

Per saperne di più

  1. Scegliere Nuovo dal menu File, quindi fare clic su Convocazione riunione.

    Nota : Per creare una nuova convocazione riunione, usare la scelta rapida da tastiera CTRL+MAIUSC+Q.

  2. Nella casella Oggetto digitare una descrizione.

  3. Nella casella Luogo digitare una descrizione o fare clic su Sale per scegliere le sale disponibili per la pianificazione automatica con Microsoft Exchange.

  4. Negli elenchi Ora inizio e Ora fine selezionare gli orari di inizio e di fine per la riunione. Se si tratta di un evento di tipo giornata intera, selezionare la casella di controllo Giornata intera.

    Un evento di tipo giornata intera dura 24 ore, da mezzanotte a mezzanotte.

    Nota : Per impostazione predefinita, per pianificare le riunioni viene usata l'impostazione del fuso orario corrente del sistema operativo del computer. Per pianificare le riunioni con un fuso orario alternativo, fare clic su Fusi orari nel gruppo Opzioni della scheda Riunione.

  5. Digitare le informazioni da condividere con i destinatari, allegare eventuali file o creare un'area di lavoro riunioni.

    Per altre informazioni sulle aree di lavoro riunioni, vedere la sezione Vedere anche.

  6. Nella scheda Riunione fare clic su Regole Pianificazione nel gruppo Mostra.

    Assistente Pianificazione consente di individuare l'orario migliore per la riunione.

  7. Fare clic su Aggiungi altri, quindi fare clic su Aggiungi da Rubrica.

  8. Nella casella di ricerca della finestra di dialogo Seleziona partecipanti e risorse immettere il nome di una persona o di una risorsa da invitare alla riunione. Se si esegue la ricerca con l'opzione Altre colonne, fare clic su Vai.

  9. Selezionare il nome nell'elenco dei risultati e fare clic su Necessari, Facoltativi o Risorse, quindi fare clic su OK.

    I partecipanti Necessari e Facoltativi vengono visualizzati nella casella A della scheda Riunione, mentre Risorse nella casella Luogo.

    Nella griglia sono indicati i periodi di disponibilità dei partecipanti. Una linea verticale verde rappresenta l'inizio della riunione. Una linea verticale rossa rappresenta la fine della riunione.

    Griglia dei periodi di disponibilità

    Il riquadro Orari suggeriti consente di individuare l'orario migliore per la riunione, ovvero l'ora in cui la maggior parte dei partecipanti è disponibile. L'orario migliore per la riunione viene visualizzato nella parte superiore del riquadro. Per selezionare uno degli orari suggeriti, fare clic sul suggerimento nel riquadro Orari suggeriti. È anche possibile selezionare manualmente un orario nella griglia dei periodi di disponibilità.

    Riquadro Orari suggeriti

  10. Se si vuole rendere ricorrente la riunione, fare clic su Ricorrenza nel gruppo Opzioni della scheda Riunione, selezionare il criterio di ricorrenza e quindi fare clic su OK.

    Quando si aggiunge un criterio di ricorrenza a una convocazione riunione, il nome della scheda Riunione diventa Riunione ricorrente.

  11. Nella scheda Riunione fare clic su Appuntamento nel gruppo Mostra.

  12. Fare clic su Invia.

  1. Aprire la riunione da modificare.

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Cambiare le opzioni per una riunione che non fa parte di una serie   

      • Modificare le opzioni desiderate, ad esempio oggetto, luogo e ora.

      • Fare clic su Invia aggiornamento.

    • Cambiare le opzioni per tutte le riunioni di una serie   

      • Fare clic su Apri la serie.

      • Modificare le opzioni desiderate, ad esempio oggetto, luogo e ora.

      • Per modificare le opzioni relative alla ricorrenza, fare clic su Ricorrenza nel gruppo Opzioni della scheda Riunione ricorrente, modificare le opzioni desiderate, ad esempio ora, criterio di ricorrenza o intervallo di ricorrenza, quindi fare clic su OK.

      • Fare clic su Invia aggiornamento.

    • Cambiare le opzioni di una singola riunione che fa parte di una serie   

      • Fare clic su Apri l'occorrenza.

      • Nella scheda Riunione ricorrente modificare le opzioni desiderate, ad esempio oggetto, luogo e ora.

      • Fare clic su Invia aggiornamento.

Suggerimento : In Calendario è possibile trascinare la riunione in una data diversa e modificare l'oggetto facendo clic sul testo descrittivo, premendo F2 e quindi immettendo le modifiche desiderate.

  1. Aprire la riunione da impostare come ricorrente.

  2. Nel gruppo Opzioni della scheda Riunione fare clic su Ricorrenza.

  3. Fare clic su Giornaliera, Settimanale, Mensile o Annuale per specificare la frequenza di ricorrenza desiderata per la riunione, quindi selezionare le relative opzioni e fare clic su OK.

  4. Fare clic su Invia aggiornamento.

  1. Creare o aprire la riunione da rendere privata.

  2. Nel gruppo Opzioni della scheda Riunione fare clic su Opzioni, quindi fare clic su Privato.

Importante : Per impedire ad altri utenti di accedere ai dettagli di una riunione, di un contatto o di un'attività, è consigliabile non fare affidamento sull'opzione Privato. Per essere certi che le altre persone non possano leggere l'elemento contrassegnato come privato, non concedere l'autorizzazione di lettura per le cartelle Calendario, Contatti e Attività. Un utente con l'autorizzazione di lettura per le cartelle può visualizzare i dettagli di un elemento privato usando codice di programmazione o altre applicazioni di posta elettronica. Usare l'opzione Privato solo quando si condividono le cartelle con utenti considerati attendibili.

Eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Per tutte le nuove riunioni create    

    • Scegliere Opzioni dal menu Strumenti.

    • Per attivare o disattivare automaticamente un promemoria per le nuove riunioni, selezionare o deselezionare la casella di controllo Promemoria predefinito.

    • Se si seleziona la casella di controllo, indicare quanto tempo prima della riunione si vuole che il promemoria venga visualizzato.

  • Per le riunioni esistenti    

    • Aprire la riunione o la serie, se la riunione è ricorrente.

    • Per attivare o disattivare un promemoria, selezionare Nessuno o un orario elencato per il promemoria nel gruppo Opzioni della scheda Riunione.

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