Pianificazione di una riunione

Le riunioni del client Microsoft Office Live Meeting 2007 sono molto simili alle riunioni convenzionali tenute in una sala conferenze. Grazie al Componente aggiuntivo per conferenze per Outlook, è possibile pianificare una riunione che utilizzi il client Microsoft Office Live Meeting 2007 nello stesso modo in cui si pianifica una riunione in cui i partecipanti si raccolgono in una sala conferenze.

È inoltre possibile convertire un appuntamento Office Outlook pianificato in precedenza in un appuntamento con il client Live Meeting. In tal caso, è anche possibile aggiungere partecipanti alla riunione, indicare i partecipanti come relatori o partecipanti e impostare opzioni per la riunione in modo identico a quando si crea una riunione utilizzando il Componente aggiuntivo per conferenze per Microsoft Office Outlook.

I delegati possono anche pianificare una conferenza Live Meeting o una conferenza telefonica per conto del proprio responsabile. Per ulteriori informazioni sulla delega, vedere l'argomento della guida Consentire ad altri utenti di gestire la propria posta e il proprio calendario. Il supporto per i delegati è disponibile solo in Office Communications Server 2007 R2.

Per creare l'invito a una riunione mediante Office Communications Server 2007 R2

  1. Per creare l'invito a una riunione, effettuare una delle seguenti operazioni:

    1. Nel menu Servizi di conferenza, selezionare Pianificare una conferenza Live Meeting, Office Communications Server.

    2. Nella barra degli strumenti di Outlook, selezionare Pianificare una conferenza Live Meeting, Office Communications Server.

    3. Nel menu Servizi di conferenza o nella barra degli strumenti di Outlook, selezionare Pianificare una conferenza Live Meeting.

  2. Nella scheda Appuntamento, digitare una descrizione della riunione nella riga Oggetto.

  1. Per aggiungere utenti all'invito, effettuare una delle seguenti operazioni:

    1. Nella scheda Appuntamento, digitare gli indirizzi di posta elettronica completi delle persone che si desidera invitare nella casella A.

    2. Nella scheda Appuntamento fare clic su A, quindi selezionare gli invitati dalla rubrica.

  2. Per specificare gli invitati con il ruolo di relatore, a seconda della versione di Microsoft Office Outlook in esecuzione, nella richiesta di riunione, nella barra degli strumenti di Live Meeting, fare clic su Partecipanti/Responsabili, Partecipante/Relatori oppure su Relatori. Nell'elenco Partecipanti, fare clic sui nomi e sugli indirizzi di posta elettronica appropriati. Fare clic su Aggiungi per spostare i nomi selezionati nell'elenco Relatori, quindi scegliere OK.

  3. Per controllare la disponibilità dei partecipanti alla riunione, se questa operazione non è stata ancora effettuata, nella scheda Pianificazione, trovare un'ora in cui tutti i partecipanti sono disponibili, quindi fare clic su quell'ora. Trascinare le barre che indicano l'ora di inizio e l'ora di fine della riunione per specificare il periodo desiderato.

  4. Per scegliere il tipo di audio per la riunione:

    1. Nella barra degli strumenti della finestra di richiesta della riunione di Live Meeting, fare clic su Audio.

    2. Selezionare Usa audio del computer per consentire ai partecipanti di connettersi a una comunicazione bidirezionale tramite Internet.

      Nota : Per connettersi alla conferenza telefonica i partecipanti dovranno disporre di un computer con cuffia auricolare oppure con un microfono e degli altoparlanti. In caso di partecipanti che si trovano all'esterno della rete aziendale, è opportuno utilizzare la conferenza telefonica con accesso esterno.

    3. In alternativa, per consentire ai partecipanti di connettersi all'audio della riunione tramite un computer dotato di cuffia auricolare oppure di microfono e altoparlanti, o di accedere dall'esterno tramite il numero per le conferenze telefoniche, fare clic su Usa audio del computer oppure accedi dall'esterno da un telefono qualsiasi, quindi selezionare l'area per il numero di telefono della conferenza telefonica. Per abilitare un passcode di accesso alla riunione, fare clic su Richiedi passcode per accedere alla riunione.

      Nota : La conferenza telefonica con accesso esterno è una nuova opzione audio per le audioconferenze ospitate su Office Communications Server 2007 R2. Per ulteriori informazioni sulla conferenza telefonica con accesso esterno, vedere .

    4. In alternativa, selezionare Accedi alla riunione dall'esterno tramite un servizio di conferenza telefonica per consentire ai partecipanti di accedere dall'esterno a una conferenza telefonica.

    5. Nella casella di testo Provider, digitare il nome del provider della conferenza telefonica.

    6. Nella casella Numero verde, digitare l'indicativo città oppure l'indicativo di località e il numero di telefono locale del telefono gratuito della riunione (+1-8001234567). Nella casella di testo Numero a pagamento, digitare l'indicativo città o l'indicativo località e il numero di telefono locale del telefono a pagamento della riunione.

    7. Nelle caselle di testo Partecipante e Codici responsabili, digitare il codice di un partecipante e il codice di un responsabile che i partecipanti alla riunione dovranno utilizzare per identificarsi come partecipante o responsabile nel momento in cui eseguono l'accesso alla conferenza audio. Il codice responsabile non viene mai rivelato ai partecipanti alla riunione.

  1. Una volta impostate le opzioni audio, scegliere OK nella finestra di dialogo Opzioni audio di Live Meeting.

  2. Per scegliere le impostazioni di controllo dell'accesso:

    Importante : Invita anonimo è l'impostazione predefinita e indica che chiunque disponga del numero della conferenza telefonica e dell'ID conferenza può accedere alla conferenza. Se si desidera limitare l'accesso dei partecipanti alla conferenza telefonica, configurare le opzioni di accesso avanzate indicate di seguito quando si pianifica la conferenza.

    1. Nella finestra di richiesta della riunione, nella barra degli strumenti di Live Meeting, fare clic su Autorizzazioni.

    2. Scegliere Invita all'interno della rete per consentire l'accesso alla riunione solo i partecipanti con un account utente nello stesso Office Communications Server.

    3. Scegliere Invita all'interno della rete (con restrizioni) per consentire l'accesso alla riunione solo ai partecipanti invitati.

    4. Scegliere Invita anonimo per consentire a chiunque di accedere alla riunione.

  3. Se si desidera, è possibile digitare un messaggio che verrà ricevuto da tutti i destinatari. Nella scheda Appuntamento, digitare il messaggio sulla linea tratteggiata nella casella di testo fornita.

  4. Dopo avere predisposto l'invito per la riunione come desiderato, fare clic su Invia nella barra degli strumenti Standard.

Per creare l'invito a una riunione utilizzando il servizio Live Meeting

  1. Per creare l'invito a una riunione, effettuare una delle operazione seguenti:

    • Nel menu Servizi di conferenza, selezionare Pianificare una conferenza Live Meeting, Servizio Live Meeting.

    • Nella barra degli strumenti di Outlook, selezionare Pianificare una conferenza Live Meeting, Servizio Live Meeting.

    • Nel menu Servizi di conferenza o nella barra degli strumenti di Outlook, selezionare Pianificare una conferenza Live Meeting.

  1. Per aggiungere utenti all'invito, effettuare una delle seguenti operazioni:

    • Nella casella A della scheda Appuntamento, digitare gli indirizzi di posta elettronica completi delle persone che si desidera invitare, separati da un punto e virgola.

    • Nella scheda Appuntamento fare clic su A, quindi selezionare gli invitati dalla rubrica.

  2. Per specificare gli invitati con il ruolo di relatore, a seconda della versione di Microsoft Office Outlook in esecuzione, nella richiesta di riunione, nella barra degli strumenti di Live Meeting, fare clic su Partecipanti/Responsabili, Partecipante/Relatori oppure su Relatori. Nell'elenco Partecipanti, fare clic sui nomi e gli indirizzi di posta elettronica appropriati. Fare clic su Aggiungi per spostare i nomi selezionati nell'elenco Relatori, quindi scegliere OK.

  3. Per controllare la disponibilità dei partecipanti alla riunione, se questa operazione non è stata ancora effettuata, nella scheda Pianificazione, trovare un'ora in cui tutti i partecipanti sono disponibili, quindi fare clic su quell'ora. Trascinare le barre che indicano l'ora di inizio e l'ora di fine della riunione per specificare il periodo desiderato.

  4. Se si desidera, è possibile digitare un messaggio che verrà ricevuto da tutti i destinatari. Nella scheda Appuntamento, digitare il messaggio sulla linea tratteggiata nella casella di testo fornita.. Non è necessario fornire l'URL della riunione, l'ID della riunione o la chiave della riunione. Tali informazioni vengono fornite automaticamente.

    Importante : Per gli inviti del servizio Live Meeting non digitare alcun testo sotto la linea tratteggiata. Il testo che viene visualizzato verrà sostituito dalle informazioni necessarie ai partecipanti per accedere alla riunione.

  5. Nella barra degli strumenti della finestra di richiesta della riunione di Live Meeting, fare clic su Opzioni riunione. Per ulteriori informazioni su come impostare le opzioni per la riunione, vedere Impostazione delle opzioni per la riunione pianificata.

  6. Dopo avere predisposto l'invito per la riunione come desiderato, fare clic su Invia nella barra degli strumenti Standard.

Per convertire una richiesta di riunione Outlook standard in un invito di Live Meeting

  1. Nel Calendario di Outlook fare doppio clic sulla riunione per aprire il modulo di richiesta.

  2. Nella barra degli strumenti Servizi di conferenza, fare clic su Live Meeting oppure su Trasforma in un invito di Live Meeting, quindi scegliere Office Communications Server oppure Servizio Live Meeting.

  3. Seguire le istruzioni fornite in precedenza per terminare la pianificazione di una riunione o .

Per pianificare una conferenza Live Meeting per conto di un'altra persona

  1. Aprire il calendario dell'altra persona ed effettuare una delle seguenti operazioni:

    • Selezionare la data e l'ora della riunione, quindi nella barra degli strumenti Servizi di conferenza, fare clic su Pianificare una conferenza Live Meeting oppure fare clic su Pianificare una conferenza Live Meeting e scegliere Office Communications Server.

    • Convertire una riunione Outlook esistente in una conferenza Live Meeting. Nella barra degli strumenti Servizi di conferenza, fare clic su Live Meeting oppure fare clic su Live Meeting e scegliere Office Communications Server.

  2. Seguire le istruzioni fornite in precedenza per terminare la pianificazione di una riunione .

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