Pianificazione delle riunioni con FindTime

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FindTime è un componente aggiuntivo di Outlook che semplifica la pianificazione delle riunioni consentendo agli invitati di votare per gli orari appropriati.

Per pianificare una riunione in Outlook con FindTime:

  1. Creare un nuovo messaggio di posta elettronica o selezionare un messaggio di posta elettronica a cui rispondere.

  2. Elencare gli invitati a una riunione obbligatoria e facoltativi invitati CC

  3. Nella scheda Home selezionare Rispondi con sondaggio riunione.

    FindTime > Rispondi con il sondaggio delle riunioni

  4. Selezionare le impostazioni della riunione

    : Durata della riunione FindTime

    • Durata: selezionare una durata nell'elenco.

      • Selezionare 8 ore per una riunione di intera giornata.

      • Usare Custom per impostare il proprio tempo. La durata massima è di 23 ore 59 minuti.

        Durata personalizzata di FindTime

    • Ore lavorative: verificare di limitare gli orari di riunione suggeriti solo ai giorni lavorativi e alle ore.


      Ore lavorative FindTime
      Nota: le ore lavorative usate per impostazione predefinita vengono recuperate dalle impostazioni dell'Organizzatore e non sono presenti nelle impostazioni di Exchange. Le impostazioni predefinite sono da 8 a 5 PM se non viene trovata alcuna impostazione.

    • Fuso orario: selezionare Icona fusi orari per cambiare il fuso orario per la riunione.

      Modifica fuso orario
       

      Note: 

      • Il fuso orario usato viene recuperato dalle impostazioni dell'organizzatore, ma è possibile selezionarne uno nuovo nell'elenco.

      • Viene preso in considerazione l'ora legale e le riunioni dopo che l'interruttore annuale Mostra l'ora esatta

  5. FindTime analizza le pianificazioni degli invitati (se disponibili) e suggerisce orari di riunione adeguati.

    Nota: FindTime usa l'account aziendale di Office 365 per accedere al calendario e ai calendari dei partecipanti dell'organizzazione per determinare la disponibilità. I calendari non associati a un account di Office 365 non sono supportati.


    Usare i collegamenti per ordinare le opzioni della riunione.

    • Disponibilità: elenca le opzioni migliori (ora in cui tutti gli invitati obbligatori sono gratuiti) per primo. I fattori usati per determinare le opzioni migliori includono il numero di partecipanti gratuiti, il numero di partecipanti facoltativi e quelli obbligatori, se i partecipanti in conflitto hanno impegni provvisori o impegnati nel loro calendario.

      Opzioni di riunione ordinate per disponibilità

    • Ora: elenca le opzioni in ordine cronologico.


      Opzioni di riunione ordinate in base al tempo
      Nota: è possibile scorrere i giorni e i mesi usando le frecce. I giorni disponibili sono sottolineati in verde. Il verde più scuro indica i giorni con la maggior parte delle opzioni e il verde e il rosso più chiari indicano la maggior parte dei conflitti. I giorni del fine settimana sono contrassegnati come disponibili se l' orario di lavoro non è selezionato.

    • Le icone persone indicano se sono necessari gli invitati e la loro disponibilità.

      • Sottolineatura blu: obbligatorio

      • Verde: disponibile

      • Giallo: può essere occupato

      • Rosso: occupato

      • Grigio:

        Tasto icone persone sconosciuto

    • Puoi usare le icone per accedere ad altre informazioni.

      • Selezionare Icona stato degli invitati per aprire il vassoio di stato degli invitati.

        Vassoio di stato degli invitati

      • Posizionare il puntatore del mouse su ogni icona di una persona o visualizzare le informazioni sulla disponibilità.

      • Selezionare Icona Calendario per visualizzare il calendario.

        Calendario dell'organizzatore

  6. Selezionare alcuni orari di riunione appropriati.

    • La casella ora diventa verde quando è selezionata.

    • È possibile selezionare un massimo di 20 volte.

      Opzioni di riunione selezionate

  7. Scegliere Avanti.

  8. Immettere il luogo della riunione.

    • Le riunioni online sono abilitate per impostazione predefinita. Selezionare la casella di controllo riunione online per disattivarla. 


      Screenshot del riquadro nuovo sondaggio riunione
      Quando è selezionata la riunione online , FindTime programmerà una riunione di Skype for Business o Microsoft Teams. FindTime userà quello impostato dall'organizzazione come canale di riunione online predefinito. 

      Nota: Se è stata salvata un'impostazione di Skype for Business nel dashboard, FindTime utilizzerà quella invece di Microsoft Teams. Se si vuole usare Microsoft Teams, eliminare l'impostazione Skype for Business nel dashboard.

  9. Selezionare Impostazioni riunione e attivare o disattivare le opzioni.

    • Notifiche: le notifiche di posta elettronica verranno ricevute quando gli invitati votano.

    • Pianificazione automatica: la riunione verrà pianificata automaticamente nel calendario quando tutti gli invitati necessari hanno votato per un'opzione di riunione. Per altre informazioni, vedere come funziona la pianificazione automatica.

    • Blocchi Aggiunge un appuntamento provvisorio al calendario per ogni opzione di riunione selezionata. Le esenzioni vengono rimosse quando la riunione è programmata o è stata annullata.

      Nota: è comunque possibile eliminare gli orari di riunione selezionati a questo punto selezionando X nell'elenco orari selezionati .

      Eliminare gli orari delle riunioni

  10. Selezionare Inserisci per inviare messaggi di posta elettronica.

  11. FindTime inserisce gli orari di riunione suggeriti nel messaggio di posta elettronica. Selezionare modifica opzioni per modificare le impostazioni della riunione, se necessario.

    Opzioni di modifica nella posta elettronica
    Nota: se si apportano modifiche e si reinseriscono gli orari delle riunioni, è necessario eliminare manualmente l'invito originale.

  12. Selezionare Invia per inviare gli inviti alla riunione e avviare il processo di voto.

  13. Si riceverà un collegamento diretto alla pagina di voto per la riunione.

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