Pianificare una riunione in un calendario di gruppo in Outlook

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Ultimo aggiornamento: Novembre 2017

All'interno dei gruppi dell'area di lavoro è un calendario condiviso in cui si ogni membro del gruppo possono pianificare e vedere riunioni future.

Tutte le riunioni create nel calendario di gruppo vengono inviate alla cassetta postale del gruppo e posta in arrivo personale di tutti i membri del gruppo. A ogni membro del gruppo è possibile modificare le riunioni, vale a dire che se l'organizzatore dell'evento malattia o decide di eseguire un giorno di ferie e si dimentica di annullare la riunione, che nessun altro nel gruppo annullarla per loro. Nessuna autorizzazione aggiuntiva necessaria.

Gruppi è disponibile in Outlook sul Web e Outlook 2016. Vengono fornite istruzioni per l'uso di calendario di gruppo per entrambi. Selezionare la scheda che si applica alla versione di Outlook. Se non si sa quale versione si usa?

Si tratta in Outlook sul web

Si tratta in Outlook 2016

Si tratta di è simile all'intestazione di gruppo in Outlook sul web

Si tratta di è simile all'intestazione di gruppo in Outlook 2016

Aprire un calendario di gruppo in Outlook sul web

  1. Accedi a Office 365.

  2. Nell'icona di avvio delle app selezionare Calendario.

    icona di avvio delle app con il pulsante Calendario evidenziato

  3. Nel riquadro di spostamento selezionare Gruppi e quindi il proprio gruppo.

    Se sono aperti più calendari, verranno visualizzati gli eventi per ognuno di essi. Le schede colorate presenti nella parte superiore indicano quali eventi allineare per ogni gruppo.

    Calendario di gruppo
  4. Selezionare Giorno, Settimana lavorativa o Mese per cambiare la visualizzazione Calendario.

Aggiunta di una riunione a un gruppo di calendario è molto simile all'aggiunta di uno al calendario personale e gli inviti inviati a tutti i membri del gruppo. Quando si crea una riunione in un calendario di gruppo, viene visualizzato come organizzati in base al gruppo. Si viene aggiunti automaticamente come un partecipante e l'evento viene aggiunto al calendario personale.

Ecco un video che illustra in modo dettagliato il processo.

  1. Da calendario di gruppo, selezionare l'ora in cui è necessario pianificare la riunione.

  2. Immettere un titolo della riunione, la posizione e l'ora di fine nella finestra dei dettagli.

    Calendario di gruppo con schermata di aggiunta rapida

  3. Per impostazione predefinita, l'invito alla riunione verrà inviata alla posta in arrivo ogni membro del gruppo. Se si desidera, deselezionare la casella di controllo o selezionare altri dettagli per specificare gli invitati.

  4. Seleziona Salva.

Se si vuole aggiungere una vacanza o un periodo fuori sede al calendario di gruppo, vedere di seguito.

  1. Da calendario di gruppo, fare doppio clic sulla riunione per aprirla.

  2. Apportare le modifiche desiderate e selezionare Invia.

Le notifiche tramite e-mail come "Accetta", "Provvisorio" e "Rifiuta" possono distrarre e ingombrare la posta in arrivo. Quando si usa un calendario di gruppo per pianificare l'evento, è possibile vedere facilmente gli utenti che parteciperanno, quelli che non lo faranno e quelli che non hanno ancora risposto.

  1. Da calendario di gruppo, fare doppio clic sulla riunione per aprirla.

  2. In Partecipanti vedere lo stato (Accettato, Nessuna risposta, Provvisorio, Rifiutato) sotto il nome di ciascun invitato.

    Evento del calendario con l'elenco dei partecipanti evidenziato

Creazione di una riunione nel calendario di gruppo, chiunque nel gruppo di annullarla.

  1. Da calendario di gruppo, fare doppio clic sulla riunione per aprirla.

  2. Fare clic su Annulla e selezionare l'opzione di annullamento appropriata.

    Opzioni di annullamento di riunione

Pianificare una riunione in un calendario di gruppo

  1. In Outlook 2016, scegliere un gruppo dall'esplorazione a sinistra

    Gruppi nella barra di spostamento sinistra

  2. Selezionare Calendario sulla barra multifunzione.

    Selezionare Calendario

  3. Selezionare Nuova riunione Skype o Nuova riunione. Se si imposta una riunione Skype, i dettagli della chiamata verranno aggiunti al corpo del messaggio. Per informazioni sulle riunioni Skype, vedere Guida alle riunioni di Skype for Business.

    Nuova riunione

  4. Si noterà che l'alias del gruppo viene immessa automaticamente nella riga a . Immettere un oggetto, luogo e ora di inizio e fine per la riunione.

  5. Digitare un'agenda nell'area della riunione. Se si sta organizzando una riunione Skype, prestare attenzione a non modificare le informazioni sulla riunione online.

  6. Selezionare Assistente Pianificazione nella barra multifunzione per assicurarsi di che avere impostato l'orario migliore per la riunione.

  7. Selezionare Invia.

La riunione viene visualizzata nel calendario di gruppo, come il calendario di ogni membro del personale. (Se si pianifica un appuntamento invece di una riunione, il appoinment verranno mostrati solo il calendario di gruppo e non i singoli calendari di ogni membro del gruppo.)

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