Piani contenuti in altri piani: progetti principali e sottoprogetti

I progetti possono espandersi molto rapidamente. Un progetto per la costruzione di un edificio può diventare, ad esempio, un insieme di progetti più piccoli che comprendono la progettazione, lo scavo, la realizzazione delle fondamenta e la strategia di marketing. Per tenere sotto controllo il progetto, può risultare utile creare direttamente progetti più piccoli in Microsoft Project 2010 e collegarli in un unico file di Project per chiarirne il ruolo all'interno del progetto principale.

Contenuto dell'articolo

Panoramica dei progetti principali

Ulteriori informazioni

Utilizzo di sottoprogetti in un progetto principale

Ulteriori informazioni

Effetti della combinazione di file sulle risorse

Altri modi per combinare file

Panoramica dei progetti principali

Un progetto principale è paragonabile a un insieme di progetti consolidati che mostra la gerarchia tra più progetti correlati. I progetti inseriti in un progetto principale sono denominati sottoprogetto.

Progetti consolidati

Callout 1 A ogni sottoprogetto inserito viene associata una piccola icona di Project per distinguerlo dalle attività di riepilogo che fanno parte del progetto principale.

Callout 2 Nel progetto principale i sottoprogetti vengono visualizzati come attività di riepilogo che possono essere disposte facilmente in una struttura.

Callout 3 Fare clic sul segno più (+) accanto a un sottoprogetto per espandere la struttura e visualizzare le attività del sottoprogetto.

Icona del pulsante Ogni sottoprogetto rappresenta una fase distinta o un altro gruppo funzionale all'interno del progetto principale.

Quando si inserisce un sottoprogetto nel progetto principale, i due progetti vengono collegati per consentire la visualizzazione di tutte le informazioni contenute nel sottoprogetto dal progetto principale.

Se si aggiorna un sottoprogetto dal progetto principale, viene aggiornato anche nel relativo file di origine. Se invece è solo necessario combinare i file per creare una relazione o stampare una visualizzazione delle informazioni dei progetti combinati, è possibile consolidare temporaneamente i file in una visualizzazione.

La creazione di un progetto principale e di sottoprogetti consente di suddividere i progetti complessi in parti più facilmente gestibili, da delegare alle risorse opportune. Per quanto riguarda la gestione dei progetti, l'assegnazione di sottoprogetti in questo modo responsabilizza le risorse che svolgono il lavoro. Per quanto riguarda Project, la creazione di sottoprogetti in un progetto principale consente ai singoli project manager di accedere alle parti della programmazione di loro competenza allo scopo di controllarle in modo più efficace.

Nella decisione circa l'opportunità di suddividere un progetto complesso in un progetto principale e in sottoprogetti, tenere presente quanto segue:

  • Il progetto è molto ampio e dettagliato.     Se il progetto contiene diverse centinaia di attività, sarà più facile da gestire se viene suddiviso in sottoprogetti. Se in alcune parti del progetto il lavoro è suddiviso in modo più dettagliato che in altre, è consigliabile trasformare ogni parte in un sottoprogetto separato. In questo modo, la maggioranza degli utenti vedrà soltanto una descrizione riassuntiva del sottoprogetto, mentre le parti interessate potranno decidere di visualizzarne i dettagli. La gestione di un unico file è in genere più rapida, ma la possibilità di focalizzare l'attenzione su una sola parte del progetto può rivelarsi molto utile.

  • L'organizzazione non è centralizzata.     In un'organizzazione decentrata o distribuita, l'utilizzo di un progetto principale e di sottoprogetti piuttosto che di un unico file di progetto permette ai dipendenti di avere un maggior controllo sul proprio lavoro.

  • Si desidera migliorare l'efficacia dei metodi di pianificazione dell'organizzazione.     Se i manager di livello inferiore sono a conoscenza delle attività necessarie per il progetto e ne sono responsabili, è più ragionevole consentire loro di pianificare il lavoro dei team e di consolidare quindi i file di progetto in un progetto principale. Anche se di norma la pianificazione procede dall'alto verso il basso, è possibile riorganizzare il piano iniziale in sottoprogetti quando viene implementato, in modo che i singoli team o project manager siano in grado di accedere alla programmazione di propria competenza al fine di controllarla in modo più efficiente.

  • Si lavora a più progetti contemporaneamente.     È possibile che i project manager lavorino contemporaneamente a più progetti, non necessariamente correlati tra loro. In tal caso, aprendo il progetto principale, si potranno aprire tutti i sottoprogetti contemporaneamente e la creazione di relazioni per più progetti risulterà più semplice. Se i progetti sono correlati, il project manager può creare più facilmente relazioni tra attività nei diversi progetti. La creazione di relazioni tra progetti consente a un project manager di determinare quali siano gli effetti del lavoro di altri project manager sulla propria programmazione.

  • Gerarchia dei progetti.     Il rapporto gerarchico tra più progetti può essere rispettato inserendo diversi progetti in altri file. La struttura di sottoprogetti risultante rifletterà le priorità e le responsabilità dei membri del team, le relazioni tra attività in diverse aree e la scadenza generale stabilita per il progetto.

  • Il progetto può essere modificato da più persone.     La proprietà, la gestione e le modifiche dei file dovrebbero essere affidate preferibilmente a un unico project manager. Spesso, tuttavia, il progetto fa parte di un programma più ampio che deve essere gestito dai manager di livello superiore. Ogni membro del team può seguire il proprio lavoro visualizzandolo in un file separato, mentre il project manager che controlla il progetto principale può coordinare tutte le programmazioni dei team di sottoprogetto.

    Può risultare utile fare in modo che tutte le attività cardine dei sottoprogetti dipendano dalle attività cardine del progetto principale, affinché le programmazioni vengano coordinate nel rispetto delle scadenze. È possibile coordinare le attività cardine creando una relazione tra di esse oppure copiando le attività cardine dal progetto principale per incollarle nei singoli sottoprogetti.

  • Più cointeressati sono coinvolti in diverse parti del progetto.     Per fare in modo che più persone possano visualizzare i dettagli di proprio interesse, i project manager possono trasferire tutti i file di progetto in un server e personalizzare visualizzazioni diverse. È possibile utilizzare uno stesso file di progetto come sottoprogetto in più progetti principali in modo da adattare le informazioni visualizzate a diverse esigenze.

  • Si desidera che i sottoprogetti siano di sola lettura.     È possibile mantenere un maggior controllo sulle parti di un progetto spostando le attività in un sottoprogetto e limitando l'accesso agli utenti autorizzati.

  • Si desidera analizzare il percorso critico per ogni singola fase oltre che per il progetto generale.     Ogni progetto contiene un percorso critico. Il consolidamento di più progetti in un progetto principale rende disponibile un quadro generale dei diversi diversi percorsi critici all'interno del progetto principale, mantenendo comunque separati i percorsi critici di ciascun sottoprogetto.

Ulteriori informazioni

Utilizzo di sottoprogetti in un progetto principale

Quando si inserisce un sottoprogetto in un progetto principale, il sottoprogetto è rappresentato come attività di riepilogo nell'elenco di attività e nel campo Indicatori viene visualizzato un'icona di Project. Il sottoprogetto viene rientrato al livello della struttura della riga in cui è stato inserito, ma è possibile applicare un rientro o un rientro negativo come per qualsiasi altra attività. Dato che il sottoprogetto è rappresentato come attività di riepilogo, non è possibile modificare le relative informazioni di riepilogo, ma è possibile espandere la struttura in modo da visualizzare le attività del sottoprogetto e modificare le informazioni del progetto nel file del progetto principale.

Nota : La formattazione applicata alle attività di riepilogo o alle barra di Gantt in un sottoprogetto non viene visualizzata nel progetto principale. I dati sulla formattazione vengono memorizzati nei singoli file e devono essere applicati separatamente al progetto principale.

Quando si salva il progetto principale, le modifiche apportate ai sottoprogetti vengono salvate anche nel file di origine del sottoprogetto. Se si desidera lavorare direttamente nel file di origine senza aprire il file di progetto principale, le modifiche apportate al file di origine del sottoprogetto verranno applicate automaticamente nel file di progetto principale.

Nota : Se non è più necessario mantenere sincronizzati il progetto principale e il sottoprogetto, è possibile scollegarli. In questo modo, se vengono apportate modifiche al sottoprogetto o al progetto principale, l'altro file rimarrà inalterato.

Ulteriori informazioni

Effetti della combinazione di file sulle risorse

Dopo avere consolidato diversi file in un file di progetto principale, le risorse di ogni file restano separate, proprio come accade per le attività di un sottoprogetto nel sottoprogetto. È possibile modificare le informazioni sulle risorse nel progetto principale, le modifiche verranno replicate nel file di origine del sottoprogetto. È possibile visualizzare contemporaneamente tutte le risorse nel progetto principale e nei sottoprogetti nella visualizzazione Elenco risorse, ma non è possibile assegnare una risorsa a un progetto diverso dal sottoprogetto da cui proviene.

Nota : Se vengono utilizzate le stesse risorse in più sottoprogetti, saranno presenti nomi di risorse duplicati perché le risorse non sono combinate. Se invece si desidera assegnare le risorse a diversi sottoprogetti e risolvere i nomi duplicati, è possibile combinare le risorse in un pool di risorse e renderle disponibili agli altri file.

Altri modi per combinare file

Consolidamento di file non correlati

Ulteriori informazioni

Creazione di un'area di lavoro

I progetti principali e i sottoprogetti consentono di creare una gerarchia di progetti che rispecchia la relazione tra di essi e, in alcuni casi, la struttura dell'organizzazione. È comunque possibile consolidare i file di progetto per altri motivi, ad esempio per combinarli temporaneamente per una verifica rapida o per la stampa.

Consolidamento di file non correlati

I file consolidati sono utili nel caso in cui si desideri semplicemente combinare più file in una finestra, indipendentemente dal fatto che i file siano correlati o meno. La combinazione di file non correlati in un progetto consolidato consente di visualizzare facilmente le informazioni di più progetti in diverse visualizzazioni e di stamparle. È possibile decidere di consolidare i file di progetto per tenere traccia di molti progetti in corso, ad esempio quando si sviluppano diversi progetti contemporaneamente. Per individuare e valutare specifiche informazioni, è possibile ordinare e raggruppare i file per nome di prodotto, scadenza del progetto e manager. È possibile ad esempio stampare una Visualizzazione Diagramma di Gantt che contenga di tutti i progetti.

Ulteriori informazioni

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Creazione di un'area di lavoro

Anziché consolidare i progetti, è possibile creare un'area di lavoro contenente i singoli file di progetto, ognuno in una finestra diversa. Utilizzare un'area di lavoro se si utilizzano frequentemente gli stessi file di progetto e non si desidera consolidarli in un unico grande progetto.

Quando i file vengono aperti e salvati come area di lavoro, Project salva i file e le relative impostazioni correnti in un unico file dell'area di lavoro. All'apertura del file dell'area di lavoro verranno aperti anche tutti i file inclusi. Passare da un progetto a un altro è molto semplice poiché a ogni progetto viene assegnato uno specifico pulsante sulla barra delle applicazioni.

Per creare un'area di lavoro, selezionare o aprire i file di progetto e quindi fare clic su Salva area di lavoro nella scheda File.

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