Piani contenuti in altri piani: progetti principali e sottoprogetti

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I progetti possono diventare rapidamente disponibili. Prima di saperlo, un semplice progetto edilizio diventa un collage di progetti più piccoli, come progettazione, scavo, lavoro di fondazione e marketing. È possibile avere un maggiore controllo sul progetto creando progetti di dimensioni ridotte in Project e quindi collegando i file in un unico file di progetto per mostrare dove si trovano nel progetto principale.

In questo articolo

Panoramica dei progetti Master

Usare i sottoprogetti in un progetto principale

Come vengono interessate le risorse quando si combinano i file

Altri modi per combinare file

Panoramica dei progetti Master

Si pensi a un progetto principale come a una raccolta di progetti consolidati che mostrano una gerarchia tra più progetti correlati. I progetti inseriti in un progetto principale sono detti sottoprogetti.

Progetti consolidati

Linea orizzontale creata con Formattazione automatica trattino Quando si inserisce un sottoprogetto, l'icona di un piccolo progetto la distingue dalle attività di riepilogo che fanno parte del progetto principale.

Icona del pulsante Nel progetto principale, i sottoprogetti vengono visualizzati come attività di riepilogo che è possibile disporre facilmente in una struttura.

Icona del pulsante Fare clic sul segno più accanto a un sottoprogetto per espandere le attività del sottoprogetto per la visualizzazione.

Icona del pulsante Ogni sottoprogetto rappresenta una fase diversa o un altro gruppo funzionale nel progetto principale.

Quando si inserisce un sottoprogetto nel progetto principale, i due progetti sono collegati ed è possibile visualizzare tutte le informazioni del sottoprogetto dal progetto master.

Quando si aggiorna un sottoprogetto dal progetto principale, viene aggiornato anche nel file di origine. Se devi semplicemente combinare i file per creare un report o stampare una visualizzazione delle informazioni di progetto combinato, puoi anche consolidarle temporaneamente in una visualizzazione.

La creazione di un progetto principale e i sottoprogetti consentono di suddividere un progetto di grandi dimensioni e di delegare le parti alle persone necessarie. In termini di gestione dei progetti, l'assegnazione di sottoprogetti in questo modo attribuisce responsabilità a coloro che operano e soddisfano l'autorità con responsabilità. In termini di progetto, la creazione di sottoprogetti in un progetto principale consente ai Project Manager di accedere e controllare le parti della pianificazione.

Per determinare se è necessario suddividere un progetto di grandi dimensioni in un progetto principale e sottoprogetti, prendere in considerazione quanto segue:

  • Il progetto è molto grande e dettagliato.    Se il progetto contiene più di qualche centinaio di attività, è possibile suddividerla in sottoprogetti per semplificare la gestione. Se alcune parti del progetto contengono un lavoro che viene suddiviso in più dettagli rispetto ad altri, può essere opportuno creare tali parti in sottoprogetti in modo che la maggior parte degli utenti visualizzi solo una descrizione del sottoprogetto, ma le parti interessate possono visualizzarla in modo più dettagliato. Un singolo file è quasi sempre l'alternativa più veloce, ma la possibilità di concentrarsi solo su una parte del progetto può essere utile per il trade-off.

  • L'organizzazione non è centralizzata.    In un'organizzazione decentralizzata o distribuita, un progetto principale e i sottoprogetti offrono ai lavoratori un maggiore controllo sul proprio lavoro rispetto a un file di progetto centralizzato.

  • Si vuole aumentare l'efficacia dei metodi di pianificazione dell'organizzazione.    Se sono responsabili i gestori di livello inferiore e sanno quali attività sono necessarie per il progetto, può essere utile consentire loro di pianificare il lavoro dei team e quindi consolidare i file di progetto in un progetto principale. Se la programmazione dall'alto verso il alto è la norma, può essere necessario riorganizzare il piano iniziale in sottoprogetti quando viene implementato in modo che singoli responsabili di progetto o team abbiano accesso e controllo sulle proprie pianificazioni.

  • Si lavora su più progetti.    I Project Manager possono avere una serie di progetti su cui lavorano sempre, indipendentemente dal fatto che i progetti siano correlati o meno. Invece di aprirli uno alla volta, è possibile aprire tutti i sottoprogetti contemporaneamente quando si apre il progetto master. Questo approccio rende anche più facile generare report su più progetti. Se i progetti sono correlati, il Project Manager può creare relazioni tra attività tra le attività in progetti diversi. La creazione di dipendenze tra i progetti rende più facile per i diversi Project Manager vedere come funzionano gli altri responsabili di progetto in base alle loro pianificazioni.

  • Alcuni progetti sono secondari ad altri.    È possibile riflettere in modo accurato la gerarchia di più progetti inserendo diversi progetti in altri file. La struttura risultante dei sottoprogetti deve riflettere le priorità e le responsabilità dei membri del team, nonché le interrelazioni tra le attività in aree diverse e la scadenza complessiva.

  • Diversi utenti possono modificare il progetto.    Idealmente, un file di progetto è di proprietà, gestione e modifica di un singolo Project Manager. Ma spesso un progetto fa parte di un programma più ampio che potrebbe essere necessario gestire i responsabili di livello superiore. I membri del team di progetto possono mantenere lo stato attivo sul proprio lavoro visualizzandolo come file separato e il responsabile del progetto che controlla il progetto master può coordinare ogni pianificazione del team del sottoprogetto.

    Può essere utile che le attività cardine del progetto master guidino tutte le attività cardine del team del sottoprogetto per mantenere coordinate le pianificazioni per una scadenza. È possibile coordinare le attività cardine creando una dipendenza tra le attività cardine oppure copiando e incollando le attività cardine del progetto master in ogni sottoprogetto.

  • Il progetto ha più parti interessate che si occupano di diverse parti del progetto.    Quando si vogliono esaminare dettagli diversi, i responsabili di progetto possono inserire tutti i file di progetto in un server e personalizzare visualizzazioni diverse per le varie parti interessate. Lo stesso file di progetto può essere usato come sottoprogetto in diversi progetti master per personalizzare le informazioni visualizzate.

  • Si vuole che i sottoprogetti siano di sola lettura.    È possibile mantenere un controllo aggiuntivo su parti di un progetto spostando le attività in un sottoprogetto e limitando l'accesso alle persone chiave.

  • Si vuole analizzare il percorso critico per ogni fase oltre al progetto globale.    Ogni singolo progetto contiene un percorso critico. Il consolidamento di più progetti in un unico progetto master consente di visualizzare facilmente l'immagine complessiva come più percorsi critici nel progetto master mantenendo i percorsi critici distinti per ogni sottoprogetto.

Altre informazioni

Usare i sottoprogetti in un progetto principale

Quando si inserisce un sottoprogetto in un progetto principale, il sottoprogetto è rappresentato come attività di riepilogo nell'elenco attività e nel campo indicatori viene visualizzato un indicatore di icona di progetto. Il sottoprogetto è rientrato a livello di struttura della riga in cui viene inserito, ma è possibile rientrare o annullare un rientro come qualsiasi altra attività. Poiché il sottoprogetto è rappresentato come attività di riepilogo, non è possibile modificarne le informazioni di riepilogo, ma è possibile espandere la struttura per visualizzare le attività del sottoprogetto e modificare le informazioni del progetto nel file di progetto principale.

Nota: Le eventuali formattazioni applicate alle attività di riepilogo o alle barre di Gantt in un sottoprogetto non vengono visualizzate nel progetto principale. Le informazioni di formattazione vengono archiviate in ogni file e devono essere applicate separatamente al progetto master.

Quando si salva il progetto principale, anche le modifiche apportate al sottoprogetto vengono salvate nel file di origine del sottoprogetto. Se si vuole lavorare direttamente nel file di origine senza aprire il file di progetto principale, le modifiche apportate al file di origine del sottoprogetto vengono aggiornate automaticamente nel file di progetto principale.

Nota: Se non è più necessario mantenere sincronizzati il progetto principale e il sottoprogetto, è possibile scollegarli. Quindi, se vengono apportate modifiche al sottoprogetto o al progetto principale, l'altro file rimarrà invariato.

Altre informazioni

Come vengono interessate le risorse quando si combinano i file

Dopo aver consolidato i file in un file di progetto principale, le risorse per entrambi i file rimarranno separate, proprio come rimangono le attività in un sottoprogetto nel sottoprogetto. È possibile modificare le informazioni sulle risorse nel progetto master e le modifiche verranno replicate nel file di origine del sottoprogetto. È possibile visualizzare tutte le risorse del progetto principale e i sottoprogetti nella visualizzazione elenco risorse , ma non è possibile assegnare una risorsa a un progetto diverso dal sottoprogetto da cui proviene.

Nota: Se le stesse risorse vengono usate in più sottoprogetti, vengono visualizzati nomi di risorse duplicati perché le risorse non vengono combinate. Tuttavia, se si vogliono assegnare le risorse in sottoprogetti diversi e risolvere i nomi di risorse duplicati, è possibile combinarli in un pool di risorse e renderli disponibili per gli altri file.

Altri modi per combinare file

Consolidare i file non correlati

Creare un'area di lavoro per i file di progetto

I progetti master e i sottoprogetti consentono di creare una gerarchia di progetti che riflettono la relazione tra di essi e, in alcuni casi, la struttura dell'organizzazione. Potresti tuttavia avere altri motivi per consolidare i file di progetto. Ad esempio, è consigliabile combinarli temporaneamente per una rapida revisione o per la stampa.

Consolidare i file non correlati

Usare i file consolidati se si hanno più file che si desidera combinare in una sola finestra, indipendentemente dal fatto che i file siano correlati. La combinazione di file non correlati in un progetto consolidato facilita la visualizzazione di informazioni provenienti da più progetti in diverse visualizzazioni e di stamparle. È possibile consolidare i file di progetto se si deve tenere traccia di molti progetti in corso, ad esempio quando si sviluppano prodotti diversi in contemporanea. È possibile ordinare e raggruppare i nomi dei prodotti, le scadenze e i responsabili del progetto per trovare e valutare le informazioni specifiche necessarie. Ad esempio, è possibile stampare un Visualizzazione Diagramma di Gantt che include tutti i progetti.

Creare un'area di lavoro

In alternativa al consolidamento dei progetti, è possibile creare un'area di lavoro contenente singoli file di progetto, ognuno aperto nella relativa finestra. Usare un'area di lavoro se si usano spesso gli stessi file di progetto e non si vuole consolidarli in un progetto di grandi dimensioni.

Quando si aprono i file e quindi vengono salvati come area di lavoro, Project Salva i file e le relative impostazioni correnti in un unico file dell'area di lavoro. Quando si apre il file dell'area di lavoro, si aprono tutti i file inclusi contemporaneamente. Ogni progetto dispone di un pulsante personalizzato sulla barra delle applicazioni, che consente di passare facilmente da un progetto a un altro.

Per creare un'area di lavoro, selezionare o aprire i file di progetto e quindi scegliere file _GT_Salva area di lavoro.

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