Personalizzazione delle attività per una più facile gestione degli impegni

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Per gestire meglio l'elenco di cose da fare, è possibile personalizzare le attività di Outlook. È possibile aggiungere promemoria, fare clic su tracciabilità stato, verificare gli elementi ricorrenti e categorizzare le attività.

Per saperne di più

Impostare un'attività come ricorrente

Aggiungere un promemoria

Tenere traccia dell'avanzamento delle attività

Assegnare categorie a colori

Collegamento di attività a un contatto

Segna attività come privata

Tenere traccia delle chilometraggio, ore e informazioni di fatturazione

Impostare un'attività come ricorrente

È possibile impostare determinate date attività ricorrenti o rigenerare attività con un'ora tra le occorrenze specificata.

Che cos'è differenza tra una ricorrente e un componente attività?

Se si dispone di un'attività con i tempi di fissi, regolari, ad esempio l'invio di una relazione sullo stato al project manager ogni venerdì pomeriggio, usare le attività ricorrente.

Attività di rigenerazione sono la scelta migliore quando non si desidera il promemoria successivo per un'attività impostare fino a quella precedente viene contrassegnata come completata. Ad esempio, se si contrassegna un rata mensile rigenerazione oggi attività completata, viene creato l'occorrenza successiva e scadenza di un mese dalla data odierna.

  1. In un'attività aperta, nel gruppo Opzioni della scheda attività fare clic su ricorrenza.

    Comando Ricorrenza nella barra multifunzione

  2. Nella finestra di dialogo Ricorrenza attività selezionare la frequenza di ricorrenza (Giornaliera, Settimanale, Mensile o Annuale) dell'attività, quindi eseguire una delle attività seguenti:

    • Impostare l'attività ricorrente a intervalli fissi     Nella sezione ricorrenza, selezionare le opzioni per l'intervallo di frequenza desiderata. Non selezionare Ricrea nuova attività o l'attività non ricorrerà a intervalli regolari.

    • Modifica dell'attività per renderla ricorrente in base alla data di completamento     Selezionare Ricrea nuova attività dopo e digitare nella casella il tempo dopo il quale deve essere generata una nuova attività.

      Finestra di dialogo Ricorrenza attività

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Aggiungere un promemoria

È possibile personalizzare i promemoria vengono visualizzati e se il promemoria include riprodotto un suono.

  1. Eseguire una di queste operazioni:

    • Nella visualizzazione attività    fare clic sull'attività a cui si desidera allegare un promemoria. Nel gruppo categorie della scheda Home fare clic su Completa e quindi fare clic su Aggiungi promemoria.

      Comando Aggiungi promemoria nella barra multifunzione

      In alternativa, è possibile rapida dell'attività, fare clic su Completa e quindi fare clic su Aggiungi promemoria.

    • In un'attività aperta     Selezionare la casella di controllo promemoria.

  2. Immettere la data e ora che deve essere visualizzato il promemoria.

  3. Per specificare un segnale acustico personalizzato da riprodurre con il promemoria, fare clic su Icona del pulsante , fare clic su Sfoglia, selezionare il file audio da riprodurre, fare clic su Apri e quindi fare clic su OK. Questa operazione modificherà il suono solo per questa attività del promemoria.

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Tenere traccia dell'avanzamento delle attività

È possibile tenere traccia di stato di avanzamento verso il completamento di ogni attività di Outlook.

  • In un'attività aperta, digitare o selezionare le opzioni desiderate nelle caselle stato, priorità e % completamento.

    I campi di stato e % completamento dipendono tra loro. Se si modifica il valore in un campo, il valore nel campo other cambi.

Stato

% completamento

Non iniziata

0

In corso

1-99

Completata

100

In attesa   

0-100

Rinviata

0-100

Suggerimento: È possibile inviare un messaggio di posta elettronica dei report di stato che mostra in queste caselle. Nella scheda attività, nel gruppo Gestisci attività fare clic su Invia rapporto di stato. Verrà aperto un nuovo messaggio ed è possibile aggiungere gli eventuali dettagli supporto per lo stato di avanzamento dell'attività.

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Assegnare categorie a colori

Assegnazione di categorie a colori consente di rendere più semplice tenere traccia delle attività correlate o simili o le relazioni tra attività ad altri elementi di Outlook per categoria, ad esempio contatti o messaggi di posta elettronica. Eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Visualizzazione in attività     Nel gruppo categorie della scheda Home fare clic su Categorizza e quindi fare clic sul colore desiderato. Per altre categorie a colori, fare clic su Tutte le categorie.

  • In un'attività aperta     Nella scheda attività, nel gruppo categorie fare clic su Categorizza e quindi fare clic sul colore desiderato. Per altre categorie a colori, fare clic su Tutte le categorie.

    Comando Tutte le categorie nella barra multifunzione

Al primo utilizzo di una categoria a colori, viene chiesto di specificare un nome significativo.

Suggerimento: Per rimuovere il colore di tutte le categorie assegnate a un elemento, In attività aperta destro il colore o il nome della categoria a colori e quindi fare clic su Cancella "nome della categoria" o Cancella tutte le categorie.

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Collegamento di attività a un contatto

Se la propria attività interessa una persona o organizzazione nella cartella Contatti, è possibile creare un collegamento al contatto.

Nota: Collegamenti contatti devono essere acceso.

Come attivare i collegamenti contatti?

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su Opzioni.

  3. Fare clic su Contatti.

  4. In collegamento, selezionare la casella di controllo Mostra i contatti collegati all'elemento corrente.

  • In un'attività aperta, nella parte inferiore della finestra, fare clic su contatti, fare clic su un contatto e quindi fare clic su OK.

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Segna attività come privata

  • In un'attività aperta, nel gruppo categorie della scheda attività fare clic su privato.

    Comando Privato sulla barra multifunzione

Tenere traccia delle chilometraggio, ore e informazioni di fatturazione

  • In un'attività aperta, nel gruppo Mostra della scheda attività fare clic su Dettagli. Digitare le informazioni desiderate nelle caselle di testo.

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