Personalizzazione delle attività per una più facile gestione degli impegni

È possibile personalizzare le attività di Outlook per una migliore gestione degli impegni personali. Si possono aggiungere promemoria, utilizzare funzionalità di controllo dello stato, impostare elementi ricorrenti e suddividere le attività in categorie.

Per saperne di più

Impostazione di un'attività ricorrente

Aggiunta di un promemoria

Verifica dello stato delle attività

Assegnazione di categorie a colori

Collegamento di attività a un contatto

Contrassegno delle attività come private

Registrazione di informazioni su indennità di trasferta, ore di lavoro e fatturazione

Impostazione di un'attività ricorrente

È possibile impostare attività ricorrenti per date specifiche oppure ricreare automaticamente particolari attività con intervalli specifici tra ogni occorrenza.

Differenza tra attività ricorrente e attività ricreata

Utilizzare attività ricorrenti per attività con frequenza fissa e orari regolari, ad esempio nel caso dell'invio di un rapporto di stato al responsabile tutti i venerdì nel pomeriggio.

Le attività ricreate rappresentano la scelta ottimale quando non si desidera impostare il promemoria successivo per un'attività fino al completamento della precedente. Quando si contrassegna come completata un'attività impostata per essere ricreata con frequenza mensile, ad esempio, verrà creata l'occorrenza successiva con scadenza a un mese dalla data di completamento.

  1. In un'attività aperta, passare al gruppo Opzioni della scheda Attività e fare clic su Ricorrenza.

    Comando Ricorrenza nella barra multifunzione

  2. Nella finestra di dialogo Ricorrenza attività selezionare la frequenza di ricorrenza (Giornaliera, Settimanale, Mensile o Annuale) dell'attività, quindi eseguire una delle attività seguenti:

    • Modifica dell'attività per renderla ricorrente in base a intervalli regolari     Nella sezione Criterio ricorrenza selezionare le opzioni per l'intervallo di frequenza desiderato. Se si desidera che l'attività ricorra a intervalli regolari, non selezionare Ricrea nuova attività dopo.

    • Modifica dell'attività per renderla ricorrente in base alla data di completamento     Selezionare Ricrea nuova attività dopo e digitare nella casella il tempo dopo il quale deve essere generata una nuova attività.

      Finestra di dialogo Ricorrenza attività

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Aggiunta di un promemoria

È possibile personalizzare data e ora di visualizzazione dei promemoria, nonché specificare se deve essere riprodotto un suono insieme al promemoria.

  1. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Nella visualizzazione Attività     Fare clic sull'attività per cui si desidera aggiungere un promemoria. Nel gruppo Categorie della scheda Home fare clic su Completa e quindi su Aggiungi promemoria.

      Comando Aggiungi promemoria nella barra multifunzione

      In alternativa, è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sull'attività, scegliere Completa e quindi fare clic su Aggiungi promemoria.

    • In un'attività aperta     Selezionare la casella di controllo Promemoria.

  2. Immettere la data e l'ora in cui si desidera visualizzare il promemoria.

  3. Per specificare un suono personalizzato da riprodurre con il promemoria, fare clic su Icona del pulsante e su Sfoglia, selezionare il file audio da riprodurre, fare clic su Apri e infine fare clic su OK. In questo modo si modificherà il suono del promemoria solo per questa attività.

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Verifica dello stato delle attività

È possibile tenere traccia dello stato di completamento di ogni attività di Outlook.

  • In un'attività aperta, digitare o selezionare i valori desiderati nelle caselle Stato, Priorità e % completamento.

    I campi Stato e % completamento sono dipendenti, nel senso che quando si modifica il valore in un campo, il valore dell'altro verrà modificato automaticamente di conseguenza.

Stato

% completamento

Non iniziate

0

In corso

1-99

Completata

100

In attesa

0-100

Rinviata

0-100

Suggerimento :  È possibile inviare un messaggio di posta elettronica come rapporto dello stato indicato da queste caselle. Nel gruppo Gestisci attività della scheda Attività fare clic su Invia rapporto di stato. Verrà aperto un nuovo messaggio in cui è possibile aggiungere eventuali ulteriori dettagli a supporto dei dati indicati sullo stato di avanzamento dell'attività.

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Assegnazione di categorie a colori

L'assegnazione di categorie a colori è utile per semplificare il controllo di attività simili o correlate oppure per collegare le attività ad altri elementi di Outlook categorizzati, come i contatti o i messaggi di posta elettronica. Eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Nella visualizzazione Attività     Nel gruppo Categorie della scheda Home fare clic su Categorizza e quindi sul colore desiderato. Per visualizzare altre categorie a colori, fare clic su Tutte le categorie.

  • In un'attività aperta     Nel gruppo Categorie della scheda Attività fare clic su Categorizza e quindi sul colore desiderato. Per visualizzare altre categorie a colori, fare clic su Tutte le categorie.

    Comando Tutte le categorie nella barra multifunzione

La prima volta che si utilizza una categoria a colori, viene richiesto di specificare un nome per la categoria.

Suggerimento :  Per rimuovere tutte le categorie a colori assegnate a un elemento, nell'attività aperta fare clic con il pulsante destro del mouse sul colore o sul nome della categoria a colori e quindi scegliere Cancella "nome categoria" oppure Cancella tutte le categorie.

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Collegamento di attività a un contatto

Se l'attività coinvolge una persona o un'organizzazione nei Contatti, è possibile creare un collegamento con il contatto.

Nota :  I collegamenti dei contatti devono essere attivati.

Attivazione dei collegamenti dei contatti

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su Opzioni.

  3. Fare clic su Contatti.

  4. In Collegamento selezionare la casella di controllo Mostra contatti collegati all'elemento corrente.

  • In un'attività aperta, nella parte inferiore della finestra fare clic su Contatti, selezionare un contatto e quindi fare clic su OK.

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Contrassegno delle attività come private

  • In un'attività aperta, passare al gruppo Categorie della scheda Attività e fare clic su Privato.

    Comando Privato nella barra multifunzione

Registrazione di informazioni su indennità di trasferta, ore di lavoro e fatturazione

  • In un'attività aperta, passare al gruppo Mostra della scheda Attività e fare clic su Dettagli. Digitare le informazioni desiderate nelle caselle di testo.

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