Personalizzare una notifica tramite posta elettronica per un'attività di flusso di lavoro SAP

Quando viene assegnata un'attività di flusso di lavoro SAP, Duet Enterprise per Microsoft SharePoint e SAP invia automaticamente un messaggio di posta elettronica con una notifica per l'attività all'utente o al gruppo assegnato. È possibile personalizzare il contenuto del messaggio di notifica tramite posta elettronica inviato da Duet Enterprise. Si possono aggiungere, ad esempio, collegamenti a informazioni correlate oppure informazioni aggiuntive sull'attività.

Il messaggio di notifica fa parte della definizione interna di un particolare flusso di lavoro. Ciò significa che a tutte le singole attività di uno specifico flusso di lavoro è associato lo stesso messaggio di notifica tramite posta elettronica. Per modificare tale messaggio è in effetti necessario modificare il flusso di lavoro per il tipo di attività.

Importante :  Per eseguire le procedure descritte in questo articolo, è necessario disporre delle autorizzazioni di proprietario del sito

Contenuto dell'articolo

Passaggio 1 - Accedere al modello di messaggio di notifica per l'attività

Aprire il sito del flusso di lavoro in SharePoint Designer

Accedere alle impostazioni per il messaggio di notifica

Passaggio 2 - Modificare il contenuto di una notifica di attività

Specificare i destinatari del messaggio di notifica di attività

Modificare il testo statico nel messaggio

Aggiungere un collegamento ipertestuale al messaggio

Aggiungere contenuto dinamico al messaggio

Passaggio 3 - Pubblicare le modifiche

Passaggio 1 - Accedere al modello di messaggio di notifica per l'attività

Aprire il sito del flusso di lavoro in SharePoint Designer

È possibile personalizzare un messaggio di notifica per l'attività. Il messaggio di notifica fa parte della definizione del flusso di lavoro. Per modificarlo, aprire il sito del flusso di lavoro in Microsoft SharePoint Designer 2010.

  1. Dal menu Start di Windows fare clic per avviare SharePoint Designer 2010 e quindi fare clic su Apri sito.

  2. Nella casella URL sito della finestra di dialogo Apri sito immettere l'URL per il flusso di lavoro che si desidera utilizzare. Verrà aperta la pagina Informazioni sito per il flusso di lavoro.

  3. Nel pannello Spostamento fare clic su Flussi di lavoro per aprire la pagina in cui è possibile gestire le impostazioni del flusso di lavoro.

  4. Nel pannello Flussi di lavoro individuare la sezione Flusso di lavoro elenco e il nome del tipo di attività per il messaggio di notifica. La figura seguente, ad esempio, illustra questa pagina per l'attività di tipo Test.

    In SharePoint Designer, è possibile passare a un nuovo flusso di lavoro di Duet

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Accedere alle impostazioni per il messaggio di notifica

Duet Enterprise invia un messaggio di notifica per ogni singola attività. Per modificare il messaggio, è necessario modificare la modalità di gestione di ogni singola attività nel flusso di lavoro.

Per modificare il messaggio per ogni attività:

  1. Fare doppio clic sul nome del tipo di attività per aprire la pagina del flusso di lavoro in cui è possibile visualizzare e gestire le impostazioni.

  2. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro fare clic su Modifica flusso di lavoro Il pulsante Modifica flusso di lavoro apre una pagina con le opzioni per la modifica del flusso di lavoro per aprire l'editor del flusso di lavoro.

  3. Nel riquadro dell'editor individuare Passaggio 1 e quindi fare clic su Approvazione.

  4. Nella pagina Approvazione fare clic su Modifica il comportamento di un'unica attività per aprire la pagina Comportamenti attività.

    Per modificare il contenuto di una notifica tramite posta elettronica è necessario modificare il comportamento di una singola attività

  5. Nel riquadro Per attività in sospeso della pagina Comportamenti attività fare clic su Attività corrente:Assegnata a.

    Nella figura seguente le azioni indicano a Duet Enterprise di registrare l'attività nell'elenco della cronologia del flusso di lavoro e quindi di inviare un messaggio di notifica dell'attività all'utente a cui viene assegnata.

    Nel riquadro Per attività in sospeso viene definito il comportamento di una singola attività non completata

Passaggio 2 - Modificare il contenuto di una notifica di attività

È possibile utilizzare le opzioni nella finestra Definisci messaggio di posta elettronica per modificare il contenuto di un messaggio di notifica di attività. Il contenuto del messaggio può includere sia informazioni statiche (testo normale e collegamenti ipertestuali) che informazioni dinamiche (variabili). Duet Enterprise recupera le informazioni dinamiche ogni volta che compone un messaggio specifico.

In questa figura, ad esempio, vengono utilizzate le seguenti informazioni statiche: un elenco numerato, testo con carattere in grassetto e due collegamenti ipertestuali, ovvero riassegnare l'attività e informazioni dettagliate. Nella figura sono inoltre illustrati alcuni esempi di variabili che contengono informazioni dinamiche: Attività corrente:Assegnata a, %Variable:MailSubject%, %Variable:WFInitiatorUser% e così via.

È possibile personalizzare un messaggio di notifica di attività nella finestra di dialogo Definisci messaggio di posta elettronica

Specificare i destinatari del messaggio di notifica di attività

Per impostazione predefinita, Duet Enterprise utilizza una forma dinamica di indirizzo di posta elettronica per il messaggio di notifica di attività, ovvero una variabile denominata Attività corrente: Assegnata a. Quando invia la notifica di attività, Duet Enterprise cerca l'utente o il ruolo SAP corretto, quindi invia la notifica a tale indirizzo.

Per modificare l'indirizzo del destinatario:

  1. Nella riga A della finestra Definisci messaggio di posta elettronica fare clic sul pulsante Rubrica.

  2. Nella finestra di dialogo Seleziona utenti immettere un nome nella casella Digitare il nome o l'indirizzo di posta elettronica oppure selezionare un destinatario nell'elenco disponibile, quindi fare clic su Aggiungi.

…NOTA…

Importante :  Se si specifica un indirizzo statico, per ogni modifica sarà necessario aprire il flusso di lavoro in SharePoint Designer 2010 e modificare manualmente il destinatario.

È possibile selezionare i destinatari per un messaggio di notifica di attività nella finestra di dialogo Seleziona utenti

  1. Per rimuovere un nome dall'elenco dei destinatari, selezionare il nome del destinatario che si desidera rimuovere nella casella Utenti selezionati e quindi fare clic su Rimuovi.

  2. Dopo aver completato la selezione degli utenti fare clic su OK per tornare alla finestra Definisci messaggio di posta elettronica.

Modificare il testo statico nel messaggio

È possibile includere informazioni statiche nel messaggio che rappresenteranno il testo standard in ogni istanza del messaggio di notifica di attività creata dal flusso di lavoro.

Per includere informazioni statiche:

  • Nella finestra Definisci messaggio di posta elettronica posizionare il cursore nel punto in cui si desidera visualizzare il testo e quindi digitare le informazioni direttamente nel corpo del messaggio o nella riga dell'oggetto.

Aggiungere un collegamento ipertestuale al messaggio

È possibile includere un collegamento ipertestuale statico, ovvero un collegamento che consente di accedere sempre allo stesso indirizzo o allo stesso percorso, nel corpo del messaggio di notifica di attività del flusso di lavoro utilizzando il tag di ancoraggio HTML (<a> e </a>) con l'attributo href e specificando l'indirizzo di destinazione come valore dell'attributo href.

È possibile aggiungere, ad esempio, un collegamento ai dettagli dell'attività con il testo e il collegamento ipertestuale seguenti.

È possibile accedere a <a href="http://URLFlussoDiLavoro.com/">informazioni dettagliate</a> su questa attività in SharePoint. 

Nel messaggio risultante il testo racchiuso tra i tag di ancoraggio verrà visualizzato come collegamento ipertestuale all'indirizzo specificato.

È possibile aggiungere un collegamento ipertestuale al contenuto di un messaggio di notifica di attività

Aggiungere contenuto dinamico al messaggio

In una notifica di attività risulta spesso utile utilizzare informazioni che cambiano in modo dinamico. Si potrebbero includere, ad esempio, commenti da altri utenti del flusso di lavoro o l'ID del client in modo che l'utente sia certo di riferimenti specifici. Per l'aggiunta di contenuto dinamico si utilizza in genere il valore di un campo nell'elemento corrente, ovvero l'attività corrente nel flusso di lavoro.

Per aggiungere contenuto dinamico in un messaggio di notifica di attività:

  1. Nella finestra di dialogo Definisci messaggio di posta elettronica fare clic su Aggiungi o modifica ricerca per aprire la finestra di dialogo Cerca Stringa .

    È possibile utilizzare le opzioni nella finestra di dialogo Cerca Stringa per aggiungere contenuto dinamico per una notifica di attività

In SharePoint Designer 2010, una ricerca è una funzionalità che consente di recuperare dati da un'origine dati durante l'esecuzione di un flusso di lavoro. Il flusso di lavoro potrà quindi utilizzare i dati recuperati per eseguire altre azioni.

  1. Nell'elenco a discesa Origine dati selezionare l'origine dati per le informazioni dinamiche che si desidera aggiungere alla notifica. I flussi di lavoro utilizzano frequentemente contenuto dinamico da un'origine dati Elemento corrente o Variabili e parametri flusso di lavoro. Se non si conosce l'origine dati da selezionare, contattare l'amministratore del flusso di lavoro.

  2. Nell'elenco Campo dall'origine selezionare il campo che si desidera utilizzare.

    Le opzioni visualizzate nell'elenco Campo dall'origine dipendono dal valore selezionato in Origine dati e dipendono dal fatto che il progettista del flusso di lavoro abbia creato o meno Proprietà aziendali estese per il flusso di lavoro.

    Nell'elenco seguente sono disponibili informazioni aggiuntive sui campi predefiniti nell'origine dati Elemento corrente e nell'origine dati Variabili e parametri flusso di lavoro. Per visualizzare ulteriori informazioni sui campi da queste origine dati, espandere uno o più elementi nell'elenco.

    Campi per l'origine dati Elemento corrente.

    L'origine dati Elemento corrente fa riferimento all'attività corrente nel flusso di lavoro. Se si sceglie questa opzione viene consentita la selezione di un valore da tale attività. L'origine dati Elemento corrente, ad esempio, include campi come Stato approvazione, Commenti archiviazione e altri valori che consentono di fornire informazioni su una specifica attività attiva nel flusso di lavoro. L'elenco dei campi validi per Elemento corrente, inoltre, includerà tutte le proprietà configurate come Proprietà aziendali estese.

    L'origine dati Elemento corrente contiene troppi campi per poterli elencare in questo articolo. L'elenco seguente include comunque alcuni dei campi più comuni.

    • Stato approvazione

    • Commenti responsabile approvazione

    • Commenti archiviazione

    • ID client

    • Autore

    • ID

    • Nome

    • Percorso

    • Collegamento modello

    • Percorso URL

Campi per l'origine dati Variabili e parametri flusso di lavoro

Nella tabella seguente sono illustrati i valori utilizzabili nell'elenco a discesa Campo dall'origine quando si seleziona Variabili e parametri flusso di lavoro.

Nome campo

Descrizione

Variable:Comments

Questa variabile contiene gli eventuali commenti forniti dall'utente che ha creato l'attività SAP.

Variable:DueDateForAllTasks

Questa variabile contiene la data di scadenza per il completamento di tutte le attività nel flusso di lavoro.

Variable:MailSubject

Questa variabile contiene la riga dell'oggetto per il messaggio di notifica di attività.

Variable:NotificationMessage

Questa variabile contiene un messaggio di notifica dall'utente che ha creato l'attività SAP.

Variable:StartDeadline

Questa variabile contiene la data di inizio per tutte le attività.

Variable:TaskPriority

Questa variabile contiene la priorità per l'attività.

Variable:TaskTypeName

Questa variabile contiene il nome del tipo dell'attività.

Variable:WFInitiatorUser

Questa variabile contiene il nome dell'utente che ha avviato il flusso di lavoro.

.

  1. Fare clic su OK per accettare il valore di ricerca e tornare alla finestra di dialogo Definisci messaggio di posta elettronica.

  2. Fare clic su OK per confermare le modifiche al messaggio di notifica di attività.

Passaggio 3 - Pubblicare le modifiche

Nella barra multifunzione della pagina di impostazioni dell'attività fare clic su Pubblica. Il messaggio di posta elettronica risultante includerà le modifiche apportate per tutte le attività future.

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