Personalizzare la visualizzazione dei dati tramite la creazione di un campo di ricerca

Se si desidera che in un campo di un foglio dati, di una maschera o di un report sia visualizzato un valore diverso da quello effettivamente memorizzato nel campo, è necessario creare un campo di ricerca. Un campo di ricerca è utile per visualizzare un elemento più significativo di un numero, ad esempio un ID o un altro valore di chiave esterna. Anziché visualizzare il numero ID di un contatto, ad esempio, in Microsoft Office Access è possibile visualizzare il nome del contatto. In questo esempio il numero ID del contatto è detto valore associato, ovvero rappresenta il valore memorizzato nella tabella, nella query o nell'elenco di origine. Il numero ID del contatto viene cercato automaticamente nell'origine e sostituito con il nome del contatto. Il nome del contatto è detto valore visualizzato.

Nota : La differenza tra il valore visualizzato di un campo di ricerca e il valore associato corrispondente è che il valore visualizzato viene visualizzato nella visualizzazione Foglio dati, mentre il valore associato corrisponde al valore memorizzato nel campo.

Quando un campo di ricerca è visualizzato o accessibile in un foglio dati, è detto colonna di ricerca.

I campi di ricerca possono essere semplici o complessi. I campi di ricerca semplici consentono la memorizzazione di un unico valore. I campi di ricerca complessi o multivalore consentono la memorizzazione di più valori, visualizzati in un controllo casella combinata o casella di riepilogo. Per ogni voce di un campo multivalore viene cercato un valore visualizzato in base al valore associato corrispondente. Se si forniscono diversi valori di ricerca da cui scegliere è possibile evitare errori durante l'immissione dei dati. In tale modo, infatti, i valori che è possibile immettere sono limitati.

Per saperne di più

Creare un nuovo campo di ricerca

Modificare un campo esistente in un campo di ricerca

Rimuovere la proprietà di ricerca di un campo

Impostare o modificare le proprietà dei campi di ricerca

Creare un nuovo campo di ricerca

È possibile creare un campo di ricerca per recuperare valori da una tabella o da una query oppure da un elenco di valori creato dall'utente.

Nota : Quando si crea un elenco di valori per un campo di ricerca, nel campo del record corrente i valori vengono immessi automaticamente.

Selezionare valori di ricerca da una tabella o da una query

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella che si desidera utilizzare e quindi scegliere Visualizzazione struttura.

  2. Fare clic nella cella della colonna Tipo dati che corrisponde alla colonna da definire come campo di ricerca, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso e quindi su Ricerca guidata.

  3. Nella Ricerca guidata verificare che l'opzione Ricerca valori in una tabella o query da parte della colonna di ricerca sia selezionata e quindi fare clic su Avanti.

  4. Per visualizzare e selezionare l'origine del valore del campo di ricerca, nella pagina successiva, in Visualizza, selezionare l'opzione Tabelle, Query o Entrambe e quindi fare clic su Avanti.

  5. In Campi disponibili selezionare il campo che si desidera aggiungere e quindi fare clic su Pulsante conferma selezione . Ripetere questo passaggio se si desidera aggiungere più campi e quindi fare clic su Avanti.

  6. Per specificare le opzioni di ordinamento per il campo di ricerca, nella pagina successiva della procedura guidata selezionare la freccia in giù accanto al primo campo di ordinamento e quindi fare clic sul nome del campo in base al quale si desidera ordinare i valori.

  7. Per modificare il criterio di ordinamento da crescente a decrescente, fare clic sul pulsante Crescente e quindi su Avanti.

  8. Per regolare la larghezza del campo di ricerca, nella pagina successiva della procedura guidata trascinare con il mouse la colonna fino alla larghezza desiderata e quindi fare clic su Avanti.

    Suggerimento : Lasciare selezionata la casella di controllo Nascondi colonna chiave. In tale modo per gli utenti che utilizzeranno la colonna di ricerca saranno visibili nel campo solo i valori desiderati anziché i valori nel campo chiave primaria.

  9. Nella pagina successiva della procedura guidata digitare il nome di etichetta per la colonna di ricerca.

  10. Per creare una colonna di ricerca multivalore, selezionare la casella di controllo Consenti valori multipli.

    Nota : Per abilitare la memorizzazione di valori multipli, è necessario selezionare questa casella di controllo.

    Selezione dell'opzione per la ricerca multivalore nella Ricerca guidata

  11. Fare clic su Fine.

Suggerimento : Le proprietà che si applicano a un campo di ricerca specifico sono disponibili nella scheda Ricerca, in Proprietà campo.

Utilizzo di una tabella o di una query come origine dati per un campo di ricerca

Selezionare valori di ricerca da un elenco

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella che si desidera utilizzare e quindi scegliere Visualizzazione struttura.

  2. Fare clic nella cella della colonna Tipo dati che corrisponde alla colonna da definire come campo di ricerca, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso e quindi su Ricerca guidata.

  3. Nella Ricerca guidata selezionare Immissione personalizzata e quindi fare clic su Avanti.

  4. Nella pagina successiva della procedura guidata digitare il numero di colonne desiderato per l'elenco di ricerca.

  5. Digitare i valori desiderati nell'elenco di ricerca e quindi fare clic su Avanti.

    Nota : È possibile regolare la larghezza del campo di ricerca ma se la si riduce fino al punto in cui il campo non è più visibile, questo non verrà più visualizzato nella colonna di ricerca.

  6. Se nel passaggio 4 sono state specificate più colonne, è necessario scegliere la colonna da utilizzare per identificare ogni valore in modo univoco. Nella casella Campi disponibili fare doppio clic sulla colonna che si desidera utilizzare per identificare ogni valore in modo univoco e quindi fare clic su Avanti.

    Nota : Questo passaggio non viene visualizzato se nel passaggio 4 è stata specificata una sola colonna.

  7. Nella pagina successiva della procedura guidata digitare il nome di etichetta per la colonna di ricerca.

  8. Se si desidera creare una colonna di ricerca multivalore, selezionare la casella di controllo Consenti valori multipli.

    Nota : Per abilitare la memorizzazione di valori multipli, è necessario selezionare questa casella di controllo.

  9. Fare clic su Fine e quindi su per salvare le modifiche.

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Modificare un campo esistente in un campo di ricerca

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella che si desidera utilizzare e quindi scegliere Visualizzazione struttura.

  2. Fare clic nella cella della colonna Tipo dati che corrisponde alla colonna da definire come campo di ricerca, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso e quindi su Ricerca guidata.

  3. Seguire le istruzioni per completare la procedura guidata.

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Rimuovere la proprietà di ricerca di un campo

  • Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella che si desidera utilizzare e quindi scegliere Visualizzazione struttura.

  • Selezionare il campo di cui si desidera rimuovere la proprietà di ricerca.

  • Fare clic sulla scheda Ricerca.

  • Nell'elenco a discesa Controllo visualizzazione fare clic su Casella di testo.

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Impostare o modificare le proprietà dei campi di ricerca

Quando si utilizza la Ricerca guidata, le proprietà dei campi di ricerca vengono impostate automaticamente. È tuttavia possibile modificare tali proprietà per modificare il comportamento di un campo di ricerca.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella che si desidera utilizzare e quindi scegliere Visualizzazione struttura.

  2. Fare clic sul campo di cui si desidera modificare le proprietà di ricerca.

  3. Fare clic sulla scheda Ricerca.

  4. Fare clic sulla freccia dell'elenco a discesa accanto alla proprietà che si desidera modificare e selezionare l'opzione desiderata.

    Nella tabella seguente sono elencate le proprietà che è possibile impostare o modificare.

Proprietà

Azione

Controllo visualizzazione

A seconda del tipo di controllo, è possibile impostare uno dei tipi seguenti:

  • Casella di controllo     Solo campi Sì/No

  • Casella di testo     Mostra il contenuto immesso da un utente.

  • Casella di riepilogo     Mostra un elenco di valori in una finestra aperta.

  • Casella combinata     Quando è chiusa mostra i valori selezionati. Quando è aperta mostra l'elenco dei valori disponibili.

Nota : Se si imposta la proprietà Controllo visualizzazione su Casella di testo o Casella di controllo le ricerche vengono disabilitate.

Tipo origine righe

Indicare se popolare il campo di ricerca con valori di un'altra tabella o di una query oppure con un elenco di valori immessi manualmente. È inoltre possibile scegliere di popolare l'elenco con i nomi dei campi di una tabella o query.

Origine riga

Specificare la tabella, la query o l'elenco di valori da cui sono estrapolati i valori del campo di ricerca. Se la proprietà Tipo origine righe è impostata su Tabella/query o su Elenco campi, la proprietà deve essere impostata sul nome di una tabella, query o istruzione SQL che rappresenta la query. Se la proprietà Tipo origine righe è impostata su Elenco valori, la proprietà deve contenere un elenco dei valori separati da punto e virgola.

Colonna associata

Specificare la colonna nella proprietà Origine riga che fornisce il valore memorizzato nel campo di ricerca. Questo valore può variare da 1 al numero di colonne nella proprietà Origine riga.

Numero colonne

Specificare il numero di colonne nell'origine della riga che è possibile visualizzare nella colonna di ricerca. Questa proprietà può essere un valore intero compreso tra 1 e 255.

Intestazioni colonne

Specificare se visualizzare le intestazioni delle colonne. Il valore può essere No (impostazione predefinita) o Sì.

Larghezza colonne

Immettere la larghezza di ogni colonna. Ad esempio, se non si desidera visualizzare una colonna, ad esempio il numero ID, è possibile specificare 0 per la larghezza.

Righe in elenco

Specificare il numero di righe da mostrare quando si visualizza la colonna di ricerca.

Larghezza elenco

Specificare la larghezza del controllo per la visualizzazione della colonna di ricerca.

Solo in elenco

Scegliere se consentire l'immissione di un valore non trovato nell'elenco.

Consenti valori multipli

Specificare se il campo di ricerca utilizza un campo multivalore e consente la selezione di più valori. Può essere impostato su No (impostazione predefinita) o su Sì. Se si seleziona , è consentito selezionare più valori per la proprietà Origine riga di ogni record.

Per ulteriori informazioni sui valori multipli, vedere l'articolo Introduzione ai campi multivalore.

Consenti modifiche a elenco valori

Specificare se è possibile modificare gli elementi in un campo di ricerca basato su un elenco di valori. Quando la proprietà è impostata su e si fa clic con il pulsante destro del mouse su un campo di ricerca basato su un valore di colonna singolo, verrà visualizzata l'opzione di menu Modifica voci di elenco. Se nel campo di ricerca sono presenti più colonne, la proprietà viene ignorata.

Maschera di modifica voci di elenco

Specificare una maschera esistente da utilizzare che consenta di modificare le voci di elenco in un campo di ricerca basato su una tabella o una query.

Mostra solo valori origine riga

Consente di visualizzare solo i valori corrispondenti all'origine di riga corrente quando la proprietà Consenti valori multipli è impostata su .

Per informazioni sulla ricerca di un valore in una tabella a livello di programmazione, vedere l'articolo di riferimento Funzione DLookup.

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