Personalizzare il sito del team di Office 365 per l'archiviazione e la condivisione dei file

Collaboratori: Tom Werner Diane Faigel
Ultimo aggiornamento 1 marzo 2017

Per le piccole imprese con pochi dipendenti, uno dei modi migliori per configurare la condivisione di file e la collaborazione consiste nell'usare contemporaneamente OneDrive for Business e un sito del team di Office 365. Personalizzare quindi il sito del team di Office 365 in modo da usufruire di altre funzionalità di archiviazione e collaborazione.

Questa esercitazione include istruzioni dettagliate per la personalizzazione del sito del team di Office 365 e la condivisione di file con utenti esterni all'azienda. È possibile eseguire tutte le procedure o scegliere solo le procedure rilevanti per il caso specifico.

Se si eseguono tutte le procedure nell'ordine indicato, si inizierà con una home page di base del sito del team di Office 365 con aspetto analogo al seguente:

Immagine del sito del team di base

È anche possibile personalizzarla, in modo che abbia un aspetto simile al seguente, con collegamenti a cartelle condivise di OneDrive for Business e un sito secondario:

Screenshot di un sito del team personalizzato con un sito secondario

Passaggio 1: Personalizzare l'archiviazione di file nel sito del team di Office 365

Tempo stimato per completare la procedura: 15 - 20 minuti

Questo passaggio illustra come aggiungere altre raccolte documenti al sito del team di Office 365 per organizzare i file. Illustra quindi come aggiungere un elenco di contatti, che può essere connesso all'elenco di contatti disponibile in Outlook. Si tratta di due funzionalità molto usate nei siti del team.

Aggiungere altre raccolte documenti al sito del team

Il sito del team di Office 365 include già una raccolta documenti ed è possibile iniziare subito a usarla. Se la raccolta documenti predefinita non è sufficiente per le esigenze specifiche, è possibile aggiungere con facilità altri contenitori di archiviazione al sito del team. Occorre prima di tutto stabilire un criterio per il raggruppamento dei file nel sito del team di Office 365 e definire i nomi da assegnare ai contenitori di archiviazione per facilitare l'individuazione dei file. Se la quantità di informazioni da organizzare è elevata, vedere le indicazioni disponibili in Pianificare i contenuti del sito del team.

Ecco come creare altre raccolte documenti con nomi specifici per la propria azienda.

  1. Passare al sito del team di Office 365. Nella home page di Office 365 scegliere Siti > Sito del team.

  2. Nella home page del sito del team scegliere il riquadro Aggiungere elenchi, raccolte e altre app.

    Per aggiungere un nuovo contenitore di archiviazione al sito, scegliere il riquadro Aggiungere elenchi, raccolte e altre app.

  3. Nella pagina App dell'utente scegliere Raccolta documenti.

    Per aggiungere un nuovo contenitore di archiviazione documenti, nella pagina App personali scegliere il riquadro Documenti.

  4. Digitare un nome per la nuova raccolta documenti, quindi scegliere Crea.

    Digitare un nome per la raccolta documenti, quindi scegliere Crea.

    La nuova raccolta documenti viene visualizzata nel menu di spostamento a sinistra in Recenti.

    Segnaposto elemento grafico SmartArt

  5. Per aggiungere altri contenitori di archiviazione di documenti, scegliere di nuovo aggiungere un'app > Raccolta documenti.

  6. Per eliminare una raccolta documenti, passare il mouse sul riquadro relativo alla raccolta, scegliere il pulsante Altro(. . .) e quindi Rimuovi.

    Registrazione azioni utenteche mostra un accesso a Office 365 in un unico passaggio alle 12.07 e 47 secondi.

  7. Per rinominare una raccolta documenti, scegliere Impostazioni, quindi Nome elenco, descrizione e spostamento. Nella casella Nome digitare un nuovo nome e scegliere Salva. Scegliere Contenuto del sito per continuare ad aggiungere altre raccolte documenti.

  8. Al termine dell'aggiunta di altre raccolte documenti, scegliere il collegamento ipertestuale Home nella parte superiore della pagina per tornare alla home page.

    La home page del sito del team avrà un aspetto simile al seguente, con collegamenti alle nuove raccolte documenti nel riquadro di spostamento di sinistra. Nell'esempio sono stati aggiunti contenitori per agende, file client, progetti e istruzioni.

    Messaggio di firma di posta elettronica di Outlook sul Web

Aggiungere elenchi per organizzare i dati (contatti, attività, eventi del calendario)

Il sito del team include un set di app predefinite, utili per creare nuove pagine per il sito Web interno. Il funzionamento delle app è molto simile a quello dei modelli di documento di Word. Quando si aggiunge un'app al sito del team, l'app crea automaticamente una pagina in cui è possibile immettere informazioni in un formato specifico.

Nel passaggio successivo viene usata l'app Contatti per creare una pagina con un elenco di informazioni sui contatti, ad esempio informazioni sui conta per fornitori, clienti e così via. L'elenco viene quindi connesso ad Outlook, in modo che i contatti vengano visualizzati quando il team usa i propri account di posta elettronica di Office 365 in Outlook.

Ecco come usare l'app Contatti.

  1. Nella pagina Home del sito del team scegliere il riquadro Aggiungere elenchi, raccolte e altre app.

    Scegliere il riquadro Aggiungere elenchi, raccolte e altre app

  2. Nella pagina App dell'utente scegliere Contatti.

    Scegliere l'app Contatti

  3. Digitare un nome per l'elenco di contatti, ad esempio Fornitori, quindi scegliere Crea. Il nome verrà visualizzato nella parte superiore della pagina dei contatti e nel riquadro di spostamento a sinistra.

  4. Scegliere la nuova pagina nella pagina Contenuto del sito. In questo esempio il nome della nuova pagina è Fornitori.

  5. Scegliere + nuovo elemento per aggiungere un contatto.

    Scegliere nuovo elemento per aggiungere un contatto

  6. Immettere le informazioni per il primo contatto. È possibile immettere informazioni in alcune o in tutte le caselle. Al termine, scegliere Salva.

    Immettere le informazioni nel modulo contatto.

    Per impostazione predefinita, nella pagina dei contatti vengono visualizzate le caselle Cognome, Nome, Società, Telefono ufficio, Telefono abitazione e Indirizzo di posta elettronica. Ecco l'aspetto della pagina dopo l'aggiunta di alcuni contatti.

    Screenshot che mostra diversi contatti aggiunti alla pagina

  7. Per visualizzare questo elenco di contatti con i propri account di posta elettronica di Office 365 in Outlook, nella parte superiore della pagina scegliere Elenco > Connetti a Outlook.

    Scegliere Connetti a Outlook per sincronizzare l'elenco di contatti con Outlook

  8. Nelle finestre di dialogo relative alla sicurezza scegliere due volte Consenti e quindi . È possibile che vengano visualizzate altre richieste relative alla sicurezza per l'immissione delle informazioni di accesso di Office 365 per l'account di posta elettronica. Se le richieste vengono visualizzate, immettere l'indirizzo di posta elettronica e la password di Office 365.

  9. Per la visualizzazione delle informazioni dei contatti dal sito del team in Altri contatti in Outlook sono necessari circa 5 - 10 minuti. In Outlook scegliere Invia e ricevi per aggiornare la visualizzazione. Le informazioni sui contatti verranno visualizzate in Outlook.

    Screenshot dei contatti del sito del team visualizzati in Outlook

    Si noti che eventuali contatti immessi in Outlook non verranno visualizzati nell'elenco di contatti sul sito del team.

    Dopo la configurazione del sito del team per la connessione a Outlook, ogni volta che si aggiornano i contatti nel sito del team, gli aggiornamenti verranno visualizzati automaticamente anche in Outlook.

Nel sito del team sono disponibili anche altre app. Ad esempio, è possibile usare l'app Calendario per creare una pagina con un calendario per tenere traccia di eventi importanti oppure si può usare l'app Attività per verificare e gestire le attività per un progetto in una sequenza temporale. Queste app, tuttavia, non si connettono a Outlook.

Passaggio 2: Personalizzare la home page del sito del team di Office 365

Tempo stimato per completare la procedura: 30 - 40 minuti

È possibile personalizzare la home page del sito del team per facilitare il recupero rapido delle informazioni necessarie da parte dell'utente e dei propri dipendenti. Ad esempio, è possibile includere collegamenti alle cartelle di OneDrive for Business di un dipendente, collegamenti a documenti, contatti, attività, calendari e un blocco appunti di OneNote per l'archiviazione di agende e note relative alle riunioni.

Questo passaggio illustra come creare collegamenti a pagine importanti e riorganizzare le informazioni nel sito per semplificarne l'accesso.

Ecco come iniziare.

Rimuovere i riquadri introduttivi e il newsfeed (3 minuti)

Quando i collegamenti introduttivi non sono più necessari, è possibile rimuoverli dalla home page. È comunque possibile continuare a personalizzare il sito. Tutte le opzioni per la personalizzazione del sito sono sempre disponibili dal menu Modifica e dall'area Impostazioni sito del sito.

  1. Nella parte superiore della pagina Home del sito del team scegliere Pagina > Modifica.

    Fare quindi clic su Modifica.

  2. Scegliere Layout testo > Tre colonne con intestazione e piè di pagina, in modo da visualizzare il numero massimo di opzioni possibile per il layout di pagina usato.

    Immagine che mostra come scegliere Layout testo per il disegno della home page.

  3. Passare il mouse sulla casella Feed sito e premere Elimina per rimuoverla. Scegliere Rimuovi questo per rimuovere i riquadri introduttivi.

    Formattazione condizionale con colori di sfondo delle celle e set di icone

  4. In Messaggio dalla pagina Web, scegliere OK.

    Aggiunta di una colonna personalizzata

    La home page è ora completamente libera e può essere organizzata e personalizzata.

    Esempio di diagramma causa-effetto

Aggiungere un messaggio di benvenuto alla home page (10 minuti)

  1. Se si è usciti dalla modalità di modifica, riattivarla. Nella parte superiore della pagina Home del sito del team scegliere Pagina > Modifica.

  2. Nella casella in alto digitare un messaggio di benvenuto, ad esempio Benvenuti al sito interno di Contoso! Scegliere la scheda Formato testo e quindi usare i controlli relativi al tipo di carattere per formattare il testo. Se viene visualizzato un messaggio relativo all'impossibilità di visualizzare la web part, ignorarlo.

    Usare i controlli del gruppo Carattere nella parte superiore della pagina per formattare il messaggio di benvenuto

  3. Al termine, scegliere Salva.

Spostare il contenitore di archiviazione di documenti nel lato sinistro della pagina (5 minuti)

  1. Tornare alla modalità di modifica. Nella parte superiore della pagina Home del sito del team scegliere Pagina > Modifica.

  2. Trascinare la casella Documenti nella parte sinistra della pagina. È possibile che la selezione di questa casella sia difficile e che lo spostamento possa richiedere qualche tentativo. Se viene visualizzato un messaggio relativo all'impossibilità di visualizzare la web part, ignorarlo.

    Spostare la web part Documenti

  3. Cambiare il titolo della raccolta documenti. Scegliere Modifica web part.

    Cambiare il titolo della raccolta documenti.

  4. Nella casella nella parte destra dello schermo espandere la sezione Aspetto. Nella casella Titolo digitare Documenti del team. Scorrere l'elenco e scegliere OK per salvare.

    Cambiare il titolo della raccolta documenti predefinita in Documenti team

Aggiungere collegamenti alle cartelle di OneDrive for Business dei dipendenti (10 minuti)

  1. In modalità di modifica aggiungere nella casella vuota al centro della home page un'intestazione per i collegamenti alle cartelle di OneDrive for Business dei dipendenti, ad esempio Archivio personale. Usare il menu nella parte superiore della pagina per formattare il testo.

    Tipi di criteri del contenuto

  2. Sotto l'intestazione appena aggiunta, ad esempio Archivio personale, elencare i nomi delle cartelle di OneDrive for Business dei dipendenti, specificando un nome che ne semplifichi l'identificazione. Nel passaggio successivo i nomi verranno trasformati in collegamenti.

    Simbolo matematico

  3. Evidenziare il nome della cartella di OneDrive for Business di un dipendente e scegliere Inserisci > Collegamento > Da indirizzo.

    Gestire e modificare le scorte

  4. Immettere l'URL per la cartella di OneDrive for Business di un dipendente e scegliere OK. È possibile creare l'URL usando il formato https://<società>-my.sharepoint.com/personal/<utente>_<società>_com.

    Ad esempio, se il nome della società è Contoso e l'ID utente di Office 365 del dipendente è Davide, l'URL per la rispettiva cartella di OneDrive for Business sarà https://contoso-my.sharepoint.com/personal/davide_contoso_com.

    Diapositiva con catture di schermate

  5. Dopo avere aggiunto collegamenti per tutti i dipendenti, scegliere Pagina > Salva.

    Scegliere Pagina e quindi Salva.

Dopo questa operazione l'aspetto della home page del sito sarà simile al seguente, con documenti condivisi da un lato della pagina e collegamenti alle cartelle di OneDrive_for_Business dei dipendenti al centro. In questo esempio sono stati aggiunti altri documenti al contenitore Documenti del team, in modo da consentire di vedere l'aspetto di una home page a cui sono stati aggiunti documenti.

Modificare il titolo del sito del team (10 minuti)

  1. Nel sito del team passare alla pagina Home, quindi scegliere Impostazioni Pulsante Impostazioni di Office 365 > Impostazioni sito.

    Scegliere Impostazioni nell'angolo in alto a destra, quindi Impostazioni sito.

  2. Nella pagina Impostazioni sito in Aspetto scegliere Titolo, descrizione e logo.

    Sotto l'intestazione Aspetto scegliere Titolo, Descrizione e Logo.

  3. Cambiare il titolo del sito del team, ad esempio per indicare chiaramente che è destinato a un uso interno. Se si vuole, è anche possibile aggiungere un logo e una descrizione. La descrizione viene visualizzata nei risultati di ricerche interne ed è utile solo se si creano molti siti del team. Scegliere OK.

    Immagine della finestra di dialogo Campi personalizzati

  4. Tornare alla home page del sito del team. Se si vuole che il nome del collegamento ipertestuale nella parte superiore della home page sia diverso dal titolo del sito del team, nella casella di testo nella parte superiore della pagina scegliere Modifica collegamenti e digitare un nuovo nome per il collegamento ipertestuale, ad esempio Sito del team interno.

    Per rinominare il collegamento ipertestuale nella parte superiore della home page, scegliere Modifica collegamenti.

  5. Scegliere Salva, anche appare in grigio. Le modifiche verranno salvate.

La pagina del sito del team ha ora un aspetto simile al seguente, con un titolo personalizzato (Sito del team Contoso) e un collegamento ipertestuale personalizzato nella parte superiore (Sito del team interno).

.

Passaggio 3: Aggiungere collegamenti alle pagine importanti del sito del team

Tempo stimato per completare la procedura: 30 - 60 minuti

È possibile ottenere un sito del team dall'aspetto professionale e facile da esplorare aggiungendo icone o riquadri colorati che includono collegamenti a pagine importanti del sito. Se si vuole, è anche possibile inserire collegamenti ad altri siti Web esterni. Questi collegamenti vengono definiti collegamenti alzati di livello, perché le icone o i riquadri li mettono in evidenza.

Ecco come aggiungere collegamenti alzati di livello al sito del team.

Aggiungere immagini al sito (10 - 15 minuti)

Per questo passaggio è disponibile un insieme di cinque immagini che possono essere usate come riquadri.

Immagini che verranno scaricate.

  1. Scaricare le immagini nel computer.

  2. Nel riquadro di spostamento sinistro del sito del team scegliere Contenuto del sito. Scegliere quindi Risorse del sito.

  3. Usare quindi Esplora risorse per caricare le immagini nella raccolta Risorse del sito. Scegliere Carica > Carica i file usando Esplora risorse.

    Scegliere Carica i file usando Esplora risorse.
  4. Nella finestra di dialogo relativa alla sicurezza scegliere Consenti.

  5. In Esplora risorse passare alla cartella in cui sono state archiviate le immagini. Selezionare tutte e cinque le immagini e trascinarle nella raccolta Risorse del sito.

Sono ora disponibili alcune immagini che possono essere aggiunte al sito.

Creare un elenco di URL per le immagini e i collegamenti (10 - 15 minuti)

Per associare le immagini e i collegamenti, è necessario compilare un elenco dei percorsi (URL) di entrambi. Una soluzione semplice consiste nel copiare i percorsi in Word o Blocco note, in modo che siano a disposizione più avanti quando viene richiesto di specificarli.

  1. Aprire Word o Blocco note.

  2. Passare alla raccolta Risorse del sito. Passare il mouse sull'immagine, scegliere i puntini di sospensione (...) accanto a ogni immagine e fare clic con il pulsante destro del mouse per copiarla.

    Copiare l'URL dell'immagine.

  3. Incollare l'URL in Word o Blocco note. Eseguire questa operazione per tutte le immagini.

  4. Nello stesso file di Word o Blocco note copiare e incollare tutti gli URL per le pagine del sito del team da collegare. Ad esempio, passare alla pagina Fornitori e copiare l'URL. Al termine delle operazioni dovrebbe essere disponibile un elenco di URL di immagini e delle pagine corrispondenti da collegare.

    Tabella che contiene URL di immagini e di pagine

Eseguire il mapping di immagini e collegamenti (10 - 15 minuti)

Al termine di questa procedura si otterrà un singolo set di immagini e collegamenti che costituiscono un unico gruppo di collegamenti alzati di livello.

  1. Nella home page del sito del team scegliere Contenuto del sito > aggiungi un'app. Scorrere l'elenco e scegliere Collegamenti alzati di livello.

  2. Per le finalità di questo esempio, assegnare ai collegamenti il nome Principali attività, quindi scegliere Crea. Al termine dell'esercitazione, il titolo dell'app per collegamenti alzati di livello (Principali attività) verrà visualizzato nella home page, in cui vengono inseriti i collegamenti alzati di livello.

  3. Scegliere la raccolta Principali attività. La pagina sarà vuota. Scegliere Tutti i collegamenti alzati di livello.

    Immagine dell'app Collegamenti alzati di livello.

  4. Scegliere + nuovo elemento per aggiungere un'immagine e un collegamento. A questo punto è necessario usare l'elenco di immagini e collegamenti creato in Word o Blocco note.

  5. In Titolo digitare un nome che verrà visualizzato nel riquadro. Ad esempio, digitare Fornitori.

  6. Passare al file di Word o Blocco note e copiare l'URL per l'immagine da usare per Fornitori. Incollarlo nella casella Posizione immagine di sfondo.

  7. Copiare l'URL per la pagina da collegare e incollarlo nella finestra di dialogo Percorso collegamento.

    Come compilare le informazioni per creare un collegamento alzato di livello

  8. Nella casella Comportamento avvio specificare se si vuole aprire una nuova scheda quando si seleziona l'icona (opzione consigliata per collegamenti relativi a siti Web esterni) o se si vuole rimanere nell'istanza attuale del browser, ovvero scegliere lo spostamento all'interno della pagina. Al termine, scegliere Salva.

  9. Ripetere la procedura per collegare tutte le immagini e le pagine.

    Elenco di collegamenti alzati di livello

  10. Per verificare l'aspetto dei riquadri, scegliere Elenco > Visualizzazione corrente > Riquadri.

    Immagina che mostra come vengono visualizzati i riquadri.

  11. Per cambiare l'ordine dei riquadri in qualsiasi momento o apportare altre modifiche, scegliere Elenco > Visualizzazione corrente > Tutti i collegamenti alzati di livello > modifica. Usare la colonna Ordina per specificare l'ordine dei riquadri. Scegliere Interrompi per salvare le modifiche.

    Usare la colonna Ordina per impostare l'ordine dei riquadri.

Aggiungi i collegamenti alzati di livello alla home page (3 minuti)

  1. Nella pagina Home del sito del team scegliere Modifica.

    Screenshot dell'icona Modifica nella home page del sito del team

  2. Posizionare il cursore alla fine del messaggio di benvenuto, quindi premere INVIO. Il cursore deve comunque rimanere nella stessa casella.

  3. Scegliere Inserisci > Web part > Principali attività > Aggiungi.

    Screenshot che mostra come inserire la Web part Principali attività

  4. Scegliere Salva nella parte superiore della pagina. La procedura è completata.

    Il sito del team avrà un aspetto simile al seguente.

    Sito del team con collegamenti alzati di livello nella home page

Congratulazioni! Ora si è in grado di aggiungere collegamenti alzati di livello a colori anche ad altre parti del sito del team.

Passaggio 4: Configurare un sito secondario per la condivisione di file con clienti e partner

Tempo stimato per completare la procedura: 15 - 20 minuti

È possibile configurare un sito secondario del team, che è simile a un sito Web privato, per la condivisione e la collaborazione con clienti esterni all'organizzazione. La configurazione dei siti secondari con autorizzazioni univoche permette di controllare quali utenti vengono invitati ad accedere al sito secondario, riducendo il rischio di condivisione accidentale dei file destinati a un cliente con un altro cliente.

Ad esempio, si esamini il caso di un'agenzia immobiliare. È possibile creare un sito secondario per un cliente e inserire foto di immobili da proporre al cliente. Nessun altro cliente potrà visualizzare quel sito secondario.

Ecco come creare i siti secondari per l'archiviazione dei file del cliente.

  1. Nel sito del team scegliere Contenuto del sito > + nuovo sito secondario.

    Per aggiungere un sito secondario, scegliere Contenuto del sito, quindi Nuovo sito secondario.

  2. In Contenuto del sito > pagina Nuovo sito di SharePoint digitare un nome per il sito secondario nella casella Titolo. Il cliente potrà vedere il titolo.

  3. Per Indirizzo sito Web specificare nella casella Nome URL un nome da visualizzare nell'URL per il sito secondario, ad esempio il nome dell'azienda del cliente. Il cliente potrà vedere anche questo valore.

    Nella casella Titolo digitare un nome per il sito secondario, nella casella URL immettere il nome del cliente per aggiungerlo all'URL del sito.

  4. In Selezione modello accettare i valori predefiniti.

  5. Per Autorizzazioni utenti scegliere Usa autorizzazioni esclusive.

    Nota : Questa è l'opzione più semplice da usare.

    Nella pagina Nuovo sito di SharePoint scegliere l'opzione Autorizzazioni univoche.
  6. In Spostamento eseguire queste operazioni:

    • In Visualizza il sito nella barra di avvio veloce del sito padre scegliere . La barra di avvio veloce corrisponde al riquadro di spostamento sinistro.

    • In Visualizza il sito nella barra dei collegamenti superiore del sito padre scegliere No. Se sono presenti molti siti secondari, è consigliabile che i collegamenti siano visualizzati nel riquadro di spostamento sinistro, per non ingombrare la parte superiore della pagina.

  7. In Ereditarietà della struttura scegliere No. In questo modo il sito secondario non eredita la struttura dal sito del team. Scegliere quindi Crea.

    I messaggi non letti hanno un titolo in grassetto

  8. Nella pagina Imposta gruppi per il sito aggiungere i nomi dei membri del team che devono contribuire al sito secondario, quindi fare clic su OK. Nella schermata di esempio il proprietario del sito è Giorgia Fanucci. In questa pagina verrà invece visualizzato il nome dell'utente.

    Icona del pulsante

    L'aspetto iniziale del sito secondario sarà simile al seguente.

    Aspetto di un sito secondario di base

  9. Scegliere Rimuovi questo per rimuovere i riquadri introduttivi. Se si condivide il sito secondario con i clienti, eventuali riquadri introduttivi provocherebbero solo confusione.

  10. È ora possibile personalizzare il sito secondario del cliente in base alla necessità. Ad esempio, scegliere Modifica nella parte superiore della pagina per aggiungere un messaggio di benvenuto e spostare la raccolta documenti, esattamente come per il sito del team.

  11. Un modo semplice per rendere il sito secondario del cliente diverso dal sito interno consiste nel cambiare il tema. Scegliere Impostazioni Pulsante Impostazioni di Office 365 > Cambia aspetto per provare a usare diversi temi per il sito secondario del cliente.

    Sito aperto in SharePoint Designer 2010

    Se si creano molti siti secondari per i clienti, potrebbe essere utile usare tema diverso per ogni sito secondario. Ecco un esempio di sito secondario del cliente con tema, messaggio di benvenuto e alcuni documenti.

    Immagine del possibile aspetto di un sito secondario una volta creato.

  12. Per tornare alla home page del sito del team, scegliere Siti nella parte superiore della pagina del sito secondario, quindi scegliere Sito del team. In Passaggio 6: Alzare di livello il sito del team per consentire l'accesso rapido viene illustrato come aggiungere collegamenti per semplificare il ritorno al sito del team, ma i clienti non potranno accedere al sito del team.

    Suggerimento : In qualsiasi momento è possibile eliminare un sito secondario e ricominciare da capo.

La home page del sito del team potrebbe ora avere un aspetto simile al seguente, con un collegamento ipertestuale al sito secondario del team sul lato sinistro. Questa visualizzazione semplifica l'esplorazione del sito da parte dei membri interni del team.

Il sito secondario aggiunto viene visualizzato nel menu Avvio veloce a sinistra della home page del sito del team.

Condividere file nel sito secondario con un cliente (5 minuti)

Per condividere un file in un sito secondario è ad esempio possibile creare un collegamento guest al file e quindi inviare il collegamento al cliente. Solo una persona può accedere al file usando il collegamento guest e i collegamenti guest possono essere inoltrati o condivisi con altre persone.

  1. Scegliere i puntini di sospensione ... accanto al file da condividere e quindi Condividi.

    Scegliere i puntini di sospensione accanto al file da condividere e quindi Condividi.

  2. Scegliere URL di collegamento. Per consentire al cliente di modificare il file, in Modifica scegliere Crea un collegamento.

  3. Fare clic con il pulsante destro del mouse per copiare il collegamento guest e quindi incollarlo in un messaggio di posta elettronica o in altri elementi multimediali per il cliente.

    Fare clic con il pulsante destro del mouse per copiare il collegamento guest

Fatto!

Se i clienti hanno account Microsoft, è possibile condividere l'intero sito secondario con i clienti. Ecco come:

  1. Nel sito secondario del cliente da condividere scegliere Condividi nella parte superiore della pagina.

    Scegliere l'icona Condividi per condividere un sito secondario con un cliente

  2. Digitare gli indirizzi di posta elettronica delle persone da autorizzare ad accedere al sito secondario. Includere anche il proprio indirizzo, per ricevere una copia del messaggio di posta elettronica da conservare come riferimento. Fare clic su Condividi per inviare il messaggio di posta elettronica.

    Riquadro Riepilogo contrassegni

  3. È possibile passare all'applicazione di posta elettronica per visualizzare una copia del messaggio inviato ai clienti. Avrà un aspetto simile al seguente, con un collegamento al sito secondario del cliente nella parte inferiore del messaggio.

    .

Congratulazioni! La configurazione della condivisione di file per i clienti è stata completata.

Passaggio 5: Configurare un sito secondario del team per l'archiviazione di file privati

Per configurare un sito secondario accessibile solo all'utente specifico ma non al resto del team, creare il sito seguendo la procedura illustrata in Passaggio 4: Configurare un sito secondario per la condivisione esterna dei file. Non aggiungere membri del team nella pagina Imposta gruppi per il sito. L'unico nome elencato deve essere quello dell'utente, ovvero del proprietario del sito.

Nella parte relativa alla configurazione dello spostamento scegliere No per tutte le domande, in modo che i membri del team non vedano alcun collegamento al sito secondario nella home page del team. Per visualizzare il sito secondario in futuro, dall'icona di avvio delle app scegliere Siti > sito secondario del team.

Se si vuole aggiungere un collegamento al sito secondario dalla home page del team, per facilitarne la selezione, scegliere per una delle opzioni relative allo spostamento. I membri del team non potranno visualizzare il sito secondario, ma sarà necessario fornire loro una spiegazione relativa al mancato funzionamento del collegamento in caso di selezione.

Scegliere No per nascondere il passaggio al sito secondario.

Passaggio 6: Alzare di livello il sito del team per consentire l'accesso rapido

Tempo stimato per completare la procedura: 10 - 15 minuti

Per semplificare la visualizzazione del sito del team all'utente e ai dipendenti ovunque si trovino in Office 365, è possibile aggiungerlo all'icona di avvio delle app come riquadro personalizzato.

Riquadro personalizzato nell'icona di avvio delle app di Office 365

È anche possibile aggiungere un collegamento al sito nell'intestazione di Office 365. La procedura è illustrata più avanti. Entrambe le soluzioni sono utili quando ci si trova in OneDrive for Business o in un'altra app di Office 365 e si vuole passare al sito del team.

Aggiungere un collegamento al sito del team all'intestazione di Office 365

Il collegamento può essere un logo o un'altra immagine. Deve avere dimensioni pari a 200 x 50 pixel e non deve superare i 10 KB. Per creare il logo, è possibile usare Microsoft Paint per creare uno snapshot del logo da ritagliare, ridimensionare fino a 200 x 50 pixel e salvare come file JPEG. Il file verrà compresso in modo da non superare i 10 KB.

Aggiungere un collegamento al sito del team nella parte superiore di ogni pagina in modo che gli utenti possano accedervi facilmente

  1. Nel sito del team copiare l'URL. Il formato dell'URL è https://<nome della società>.sharepoint.com.

    .

  2. Nella parte superiore della pagina selezionare l'icona di avvio delle app Icona di avvio delle app , quindi scegliere Amministratore.

    Suggerimenti per l'uso di Word Online

  3. Nel lato sinistro della pagina dell'Interfaccia di amministrazione di Office 365 scegliere Profilo società.

    Annullamento della pubblicazione di questa versione della pagina Web

  4. Scegliere Applicazione di temi personalizzati.

  5. In Logo personalizzato passare al logo o a un'altra immagine salvata nel computer che si vuole usare.

  6. In URL di un logo selezionabile incollare l'URL per il sito del team, quindi scegliere Salva.

    Scegliere il logo, immettere l'URL per il sito del team, quindi scegliere Salva.

    Il logo o l'immagine vengono visualizzati nella parte superiore di ogni pagina, anche nella posta elettronica, e gli altri membri del team nell'azienda possono selezionarlo per passare al sito del team.

    Immettere dati manualmente o mediante copia e incolla

    spazio vuoto

    Congratulazioni! L'esercitazione dettagliata per la personalizzazione del sito del team è stata completata. Questo articolo è stato utile? Lasciare un commento nell'apposita casella in fondo alla pagina. Microsoft userà il feedback degli utenti per verificare le sue procedure.

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