Personalizzare i moduli di Business Contact Manager tramite campi definiti dall'utente

Con Business Contact Manager per Outlook è possibile personalizzare i moduloaccount, contatto commerciale, opportunità e progetto commerciale in modo che vengano visualizzate esattamente le informazioni di cui si desidera tenere traccia. Se, ad esempio, ci si occupa di vendite immobiliari, può essere utile registrare il tipo di bene immobiliare di interesse di un cliente. Personalizzando i moduli si ottiene la flessibilità necessaria per ottimizzare le operazioni di ordinamento, filtraggio, classificazione e analisi dei dati. Per questo scopo è possibile creare campo definito dall'utente e quindi aggiungerli o rimuoverli per progettare i moduli in base alle esigenze. 

Dopo aver creato un modulo personalizzato, esso verrà salvato in un file con estensione bcmx, che consente la condivisione con altri membri del team. È inoltre possibile importare le personalizzazioni create da altri utenti.

Per saperne di più

Creare un gruppo o un campo definito dall'utente

Personalizzare un modulo mediante campi definiti dall'utente

Eliminare un campo definito dall'utente non più necessario

Esportare e importare personalizzazioni

Creare un gruppo o un campo definito dall'utente

Per l'immissione dei dati in un modulo di Business Contact Manager per Outlook si utilizzano i campi, quali Nome account o Ufficio, presenti nel modulo. Ogni campo fa parte di un gruppo del modulo specifico. Ad esempio, i campi Nome account e Ufficio fanno entrambi parte del gruppo Account. Il nome del gruppo viene visualizzato nel modulo come sottotitolo.

Importante : Per poter includere un campo in un modulo, è necessario che faccia parte di un gruppo. Se non si specifica un gruppo, verrà creato automaticamente un gruppo predefinito.

  1. Scegliere Personalizza moduli di Business Contact Manager dal menu Business Contact Manager, quindi fare clic su una delle opzioni seguenti: Personalizza modulo Account, Personalizza modulo Contatto commerciale, Personalizza modulo Opportunità o Personalizza modulo Progetto commerciale.

  2. Nella finestra di dialogo Gestisci campi definiti dall'utente selezionare nell'elenco Pagina la pagina che a cui si desidera aggiungere un campo definito dall'utente.

  3. Fare clic su Aggiungi gruppo per creare un gruppo per i nuovi campi definiti dall'utente e, nella finestra di dialogo Aggiungi gruppo, digitare un nome per il gruppo.

  4. Selezionare il gruppo e fare clic sul pulsante Modifica per modificarne il nome.

  5. Fare clic sul pulsante Aggiungi campo.

  6. Nella finestra di dialogo Aggiungi campo digitare il nome che si desidera utilizzare per il campo, quindi selezionare un Tipo dati, ad esempio Testo, Numero o Data/ora, e un Formato per il tipo di dati selezionato.

    Nota : Si noti che dopo aver salvato il campo con il tipo di dati specificato, non sarà possibile cambiare il tipo di dati. Sarà infatti necessario eliminare il tipo di dati esistente e selezionare quello desiderato.

    Che cos'è un tipo di dati?

    Quando si crea un campo, è necessario scegliere il tipo di dati che includerà scegliendo tra le opzioni seguenti:

    Tipo di dati di origine

    Tipo di dati corrispondente

    Parole o frasi fino a 96 caratteri

    Testo

    Numeri con o senza virgola decimale (fino a 19 cifre prima o dopo la virgola decimale).

    Numero

    Percentuali

    Percentuale

    Prezzi, redditi o altri dati relativi alla valuta

    Valuta

    Risposte a semplici domande, quali Sì/No, Attivo/Disattivo o Vero/Falso

    Sì/No

    Date o informazioni relative all'ora in qualsiasi formato disponibile in Outlook

    Data/ora

    Numeri interi

    Integer

    Elenco precompilato di voci possibili per ridurre i tempi o garantire la coerenza tra i moduli.

    Elenco a discesa

Suggerimento : Se si crea un campo definito dall'utente in un modulo, sarà possibile riutilizzarlo altrove. Nella finestra di dialogo Aggiungi campo fare clic su Aggiungi campo da un'entità diversa e quindi fare clic sul campo che si desidera utilizzare.

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Personalizzare un modulo con campi definiti dall'utente

È possibile creare, modificare, spostare o eliminare campi e gruppi di campi nella finestra di dialogo Gestisci campi definiti dall'utente.

  1. Scegliere Personalizza moduli di Business Contact Manager dal menu Business Contact Manager, quindi Gestisci campi definiti dall'utente e infine Account, Contatto commerciale, Opportunità o Progetto commerciale.

  2. Nella finestra di dialogo Gestisci campi definiti dall'utente selezionare nell'elenco Pagina la pagina che si desidera personalizzare. Se in precedenza sono stati aggiunti campi definiti dall'utente, questi vengono elencati nell'ordine in cui compaiono nella pagina.

    Per gestire questi campi, eseguire una o più delle operazioni seguenti:

    • Per aggiungere un nuovo gruppo o campo al modulo, vedere Creare un gruppo o un campo definiti dall'utente.

    • Per cambiare l'ordine dei campi, selezionare il gruppo o il campo che si desidera spostare e quindi fare clic su Sposta su o Sposta giù. Per cambiare la posizione di un gruppo o campo dalla colonna sinistra o destra, selezionare l'elemento e fare clic su Sposta a sinistra  per spostare l'elemento a sinistra o  Sposta a destra  per spostare l'elemento a destra.

    • Per spostare un gruppo o un campo in un'altra pagina dello stesso modulo, fare clic su Sposta in.

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Eliminare un campo definito dall'utente non più necessario

Se un gruppo o un campo definito dall'utente non è più necessario, fare clic sul pulsante Elimina. Il gruppo o il campo verrà eliminato dalla pagina o dal modulo.

Nota : Quando si elimina un campo personalizzato da un modulo, vengono eliminate anche tutte le informazioni collegate ad esso presenti nel database Business Contact Manager. Se si prevede di riutilizzare i dati in futuro, eseguire il backup del database prima di eliminare il campo. Per eseguire il backup del database, è necessario esserne il proprietario del database.

Procedura

Se si è il proprietario del database, scegliere Strumenti database dal menu Business Contact Manager e quindi fare clic su Gestisci database. Nella scheda Backup/Ripristino della finestra di dialogo Gestisci database fare clic su Backup database.

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Esportare e importare personalizzazioni

Dopo aver creato una serie di moduli che si desidera utilizzare, è possibile condividere le personalizzazioni create con altri collaboratori.

Esportare le personalizzazioni

Le personalizzazioni, inclusi i campi definiti dall'utente, i gruppi e le relative posizioni, vengono salvate in un file con estensione bcmx.

  1. Scegliere Importa ed esporta dal menu File e quindi fare clic su Business Contact Manager per Outlook.

  2. Nella procedura guidata Importazione/Esportazione dati commerciali fare clic su Esporta file.

  3. Fare clic su Personalizzazioni di Business Contact Manager (bcmx) e quindi su Avanti.

  4. Fare clic su Sfoglia per selezionare una posizione per il file di personalizzazione.

Per garantire un'agevole condivisione del file di personalizzazione con gli altri collaboratori, selezionare una posizione accessibile a tutti.

Importare personalizzazioni di altri utenti

  1. Scegliere Importa personalizzazioni dal menu Business Contact Manager.

  2. Nella procedura guidata Importazione/Esportazione dati commerciali fare clic su Avanti.

  3. Fare clic su Sfoglia per individuare il file delle personalizzazioni (con estensione bcmx) da importare e fare clic su Avanti.

Le personalizzazioni verranno applicate ai moduli esistenti nel database.

Nota : Il file di personalizzazione viene in ogni caso applicato solo al database. È quindi necessario importare nuovamente il file ogni volta che si crea o seleziona un database diverso.

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