Perché è consigliabile eseguire l'aggiornamento delle liste di distribuzione ai gruppi di Outlook

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Per gli anni delle organizzazioni hanno affidabile gruppi di distribuzione di comunicare e collaborare con i gruppi di utenti all'interno e all'esterno della società. A questo punto, tuttavia, i gruppi in Outlook offrono una soluzione più potente per la collaborazione.

Cosa sono i gruppi?

Quando si configura un gruppo in Outlook, è possibile scegliere un gruppo di persone che si desiderano collaborare con e configurare con facilità una raccolta di risorse per tali utenti a condividere. Non è necessario preoccuparsi di assegnazione di autorizzazioni a tutte le risorse manualmente perché consente di aggiungere membri al gruppo concede automaticamente le autorizzazioni necessarie per gli strumenti del gruppo.

Queste risorse aggiuntive includono:

  • Posta in arrivo condivisa - La posizione per le conversazioni che tradizionalmente hanno luogo nelle liste di distribuzione. Questa posta in arrivo condivisa è interamente disponibile per la ricerca, pertanto crea un archivio dinamico dei messaggi del gruppo. I nuovi membri del gruppo possono eseguire ricerche o scorrere all'indietro la cronologia per aggiornarsi rapidamente sui contenuti pubblicati in precedenza nel gruppo. Vedere: Avviare una conversazione di gruppo in Outlook.

    Suggerimento : se gli utenti vogliono continuare a visualizzare i messaggi del gruppo nella posta in arrivo personale, come avveniva con la lista di distribuzione, non devono fare altro che iscriversi al gruppo facendo clic sul pulsante Appartenenza sulla barra multifunzione in Outlook.

  • Raccolta di file condivisi - il gruppo è una raccolta di file di SharePoint in cui gli utenti possono archiviare, condividere e collaborare su documenti, cartelle di lavoro, presentazioni, immagini o qualsiasi altro tipo di file che è necessario utilizzare. Vedere: condivisione di file di gruppo in Outlook 2016.

  • Calendario condiviso - Il gruppo ottiene un calendario condiviso in cui pubblicare gli eventi pertinenti. Ogni membro iscritto al gruppo viene automaticamente invitato agli eventi pubblicati nel calendario, quindi questi eventi possono essere visualizzati anche nei loro calendari personali, se lo desiderano. Vedere: Pianificare una riunione in un calendario di gruppo in Outlook 2016.

  • Blocco appunti di OneNote condiviso - Il gruppo ottiene automaticamente un blocco appunti di OneNote condiviso in cui i membri del gruppo possono raccogliere informazioni e collaborare. Molti gruppi usano il blocco appunti per creare un wiki con domande frequenti e altre risorse. Vedere: Introduzione a OneNote 2016.

  • Accesso Guest - è possibile aggiungere contatti esterni ai gruppi di distribuzione prima, ma tutti sono ottenuti è stata posta elettronica. Con i gruppi è possibile offrire l'accesso guest a conversazioni di posta elettronica, file e anche OneNote blocco appunti condiviso. Vedere: accesso Guest in gruppi di Office 365.

  • Contenuto individuabile - I gruppi in Outlook sono pubblici per impostazione predefinita, pertanto altre persone all'interno dell'organizzazione possono trovarli facilmente e iscriversi oppure esaminare i materiali del gruppo. Se il contenuto del gruppo è più riservato, è possibile impostare il gruppo come privato, in modo che il contenuto non sia visibile ai non membri e che le richieste di iscrizione debbano essere approvate dal proprietario del gruppo.

  • Creazione in modalità self-service - Non è necessario sommergere i responsabili IT di richieste di creazione di gruppi. Ogni utente può creare autonomamente il gruppo adatto alle sue esigenze. Per controllare quali utenti dell'organizzazione possono creare gruppi, vedere: Gestire la creazione di gruppi di Office 365.

Queste sono solo alcune delle caratteristiche che fanno dei gruppi una soluzione più efficace dei gruppi di distribuzione.

Amministrazione dei gruppi

Office 365 offre diversi strumenti e funzionalità utili per gestire e amministrare più facilmente i gruppi. Per altre informazioni su ognuno dei vantaggi offerti, fare clic sulle intestazioni qui sotto.

Mantenere la directory sotto controllo è una preoccupazione di ogni amministratore. Office 365 offre alcuni strumenti che agevolano questa attività:

  • Criteri di denominazione - I criteri di denominazione consentono di definire i nomi accettabili e non accettabili per i gruppi. In questo modo si impedisce agli utenti di assegnare ai gruppi nomi volgari o vietati. Si possono anche aggiungere ai nomi prefissi o suffissi standard della società.

    Appartenenza dinamica - L'appartenenza dinamica consente di impostare l'appartenenza ai gruppi in base a una regola, aggiungendo o rimuovendo membri sulla base dei metadati (come il reparto o il ruolo) nella directory attiva. Vedere Uso di attributi per la creazione di regole avanzate per altre informazioni sulla creazione di regole di appartenenza dinamica.

  • Appartenenza nascosta - Se per qualche motivo si vuole che l'appartenenza al gruppo sia riservata, ad esempio se i membri sono studenti, è possibile nasconderla alle parti esterne.

  • Autorizzazioni di creazione - All'interno dell'organizzazione potrebbero essere presenti persone a cui non si vuole consentire di creare nuovi gruppi. È possibile gestire le autorizzazioni di creazione nella directory in diversi modi. Vedere Gestire la creazione di gruppi di Office 365.

  • Log di controllo - Ora è possibile consentire agli utenti di creare gruppi e gestire l'appartenenza ai gruppi con maggiore tranquillità, poiché i log di controllo di Gruppi di Office 365 permettono di tenere traccia di chi ha creato o eliminato un determinato gruppo o ha apportato modifiche all'appartenenza al gruppo. Vedere: Eseguire ricerche nel log di controllo nel Centro sicurezza e conformità di Office 365.

Sono disponibili alcuni metodi per gestire la modalità di invio o ricezione dei messaggi da parte del gruppo, oltre a strumenti per monitorare il flusso di tali messaggi.

  • Invia come o Invia per conto di - Queste impostazioni consentono agli utenti specificati di inviare messaggi di posta elettronica come se il mittente fosse il gruppo o fossero inviati per conto del gruppo.

  • Limitazioni per il mittente - Queste impostazioni consentono di controllare chi può inviare messaggi al gruppo. Il gruppo può essere configurato in modo da accettare posta elettronica da parti esterne, ma è consigliabile limitare a parti specifiche.

  • Supporto di utenti esterni - Invitando utenti guest a partecipare al gruppo è possibile includerli nelle conversazioni tramite posta elettronica del gruppo. Vedere: Accesso guest ai gruppi di Office 365 - Guida per l'amministratore.

  • Regole di trasporto - Le regole di trasporto funzionano per i gruppi allo stesso modo che per il server Exchange. Possono cercare i messaggi che soddisfano condizioni specifiche e quindi eseguire determinate azioni su di essi.

  • Suggerimenti messaggio - I suggerimenti messaggio sono messaggi informativi visualizzati agli utenti durante la composizione di un messaggio. Possono contribuire a ridurre i rapporti di mancato recapito avvisando l'utente se il suo messaggio è indirizzato a parti esterne o supera la quota consentita.

  • Più indirizzi proxy - Un gruppo può avere più alias esattamente come la cassetta postale di un utente. Può essere utile avere indirizzi proxy aggiuntivi per accettare i messaggi inviati a questi altri alias o per facilitare l'individuazione di un gruppo che ha un nome lungo o complesso. Vedere: Supporto di più domini per Office 365 - Guida per l'amministratore.

  • Dimensioni massime di invio/ricezione - Queste quote possono ridurre i problemi relativi alla ricezione (o all'invio) di messaggi estremamente grandi per gestire meglio i requisiti di archiviazione e larghezza di banda del gruppo.

Office 365 offre anche alcuni strumenti che consentono di gestire i tipi di contenuto condivisi nel gruppo.

  • Linee guida per l'utilizzo - È possibile definire linee guida per l'utilizzo di Gruppi di Office 365, per insegnare agli utenti le procedure ottimali da eseguire per garantire l'efficienza del proprio gruppo e impartire loro una formazione sui criteri per il contenuto interno. Per un esempio, vedere: Linee guida sull'utilizzo per clienti e partner Microsoft.

  • Classificazione dei dati - È possibile creare un sistema di classificazione dei dati personalizzabile per Gruppi di Office 365 che consenta di separare i gruppi per tipo di criterio (ad esempio "non classificato", "informazioni riservate aziendali" o "top secret"). In questo modo i gruppi possono presentare i criteri di altri contenuti nell'organizzazione. I criteri estendibili consentono all'organizzazione di configurare un endpoint che viene chiamato ogni volta che un gruppo viene creato o modificato, quindi è possibile implementare criteri personalizzati per la creazione o la modifica di gruppi.

Gestione del cambiamento

Talvolta gli utenti manifestano disagio di fronte ai cambiamenti, quindi è importante comunicare con i membri delle liste di distribuzione per far sapere loro cosa aspettarsi. Ecco alcune delle informazioni da includere nella comunicazione, insieme ad alcune risposte che possono essere utili:

Cosa sono i gruppi in Outlook?

Gruppi di Office 365 in Outlook è una soluzione per la collaborazione fra team/gruppi che vogliono avere a disposizione un'area in cui condividere discussioni, file, calendari e note in un modo unificato facile da trovare.  Probabilmente la caratteristica migliore è che la posta in arrivo del gruppo mantiene una cronologia delle discussioni, facilitando la ricerca di discussioni precedenti.

Perché è stato fatto questo cambiamento?

Gli utenti hanno spesso chiesto di poter eseguire ricerche nei messaggi pubblicati nella lista di distribuzione per trovare informazioni di cui si è discusso in passato. Aggiornando la lista di distribuzione a un gruppo, gli utenti non dovranno più continuare a ripetere le stesse domande.

Inoltre il nuovo gruppo includerà un calendario per gli eventi del gruppo, una raccolta di file condivisi e un blocco appunti di OneNote in cui è possibile collaborare e raccogliere informazioni per riferimento futuro.

Occorre fare qualcosa per partecipare a questo gruppo se si era già membri della lista di distribuzione?

No, se si era già membri della lista di distribuzione si diventerà automaticamente membri del nuovo gruppo.

Come si accede al nuovo gruppo in Outlook? È possibile usare Outlook sul Web?

Per accedere al nuovo gruppo in Outlook basta passare alla categoria Gruppi nella parte inferiore del riquadro di spostamento a sinistra. Se si usa spesso questo gruppo, è consigliabile aggiungerlo come preferito facendo clic su di esso con il pulsante destro del mouse e scegliendo Mostra come preferito.

Sono inoltre disponibili client per dispositivi mobili gratuiti per Gruppi di Office 365 per ogni piattaforma (iOS, Android e così via), quindi è possibile accedere facilmente al gruppo ovunque.

È possibile continuare a usare la posta elettronica?

Sì certo. Lo stesso alias di posta elettronica usato per la lista di distribuzione ancora funziona anche per il gruppo in Outlook.

Altre informazioni

Non dimenticare di comunicare agli utenti quando avverrà il cambiamento e chi dovranno contattare in caso di ulteriori domande.

Migrazione delle liste di distribuzione

Se si è pronti per aggiornare la lista di distribuzione a un gruppo, vedere Eseguire la migrazione delle liste di distribuzione a Gruppi di Office 365 - Guida per l'amministratore.

Passaggi successivi

Dopo aver aggiornato il gruppo di distribuzione a un gruppo di Office 365, è consigliabile eseguire alcune attività di completamento per assicurarsi che funzioni correttamente.

  • Controllare l'esito con gli utenti - Contattarli subito dopo il completamento dell'aggiornamento, e ancora qualche giorno dopo, per accertarsi che sia andato a buon fine. Mostrare di ascoltare in modo reattivo le loro domande contribuirà ampiamente a renderli soddisfatti del cambiamento.

  • Monitorare i report sul coinvolgimento - Il portale di amministrazione di Office 365 offre alcuni ottimi report che mostrano quanti utenti stanno usando il gruppo, con quale frequenza e quali caratteristiche stanno usando. Questi report possono essere utili per progettare le attività di completamento e la formazione degli utenti, oltre che per evidenziare le aree in cui gli utenti stanno ottenendo il massimo valore aggiunto per il nuovo gruppo. Vedere: Report attività nell'interfaccia di amministrazione di Office 365.

  • Condividere l'esperienza - È una buona idea informare gli altri team dell'azienda che si è aggiornato il proprio gruppo di distribuzione e descrivere i passaggi eseguiti per completare l'aggiornamento. La condivisione di queste informazioni può aiutare gli altri team a seguire l'esempio eseguendo a loro volta l'aggiornamento.

Vedere anche

Eventuali domande in merito gruppi di Office 365?

Visitare la Microsoft Tech Community per Gruppi di Office 365.

Feedback

In questo articolo ultimo aggiornamento 24 maggio 2017 in seguito il feedback. Se si ha rilevato che si interattiva a informazioni utili e in particolare se non è stato, scegliere le opzioni di commenti e suggerimenti che seguono e inviarci alcuni commenti costruttivi in modo che è possibile continuare a migliorare la qualità. Grazie.

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