Passare dalla modalità offline alla modalità online

Passare dalla modalità offline alla modalità online

Outlook offre la flessibilità di lavorare online o offline con il server di posta.

Come si stabilisce se si sta lavorando in modalità online oppure offline in Outlook? Esistono alcuni segnali visivi, a partire dalla barra di stato nella parte inferiore della finestra di Outlook. Se è visualizzato uno degli indicatori di stato seguenti, significa che Outlook non è connesso al server della posta.

stato modalità offline o stato disconnesso

Non è possibile inviare o ricevere posta elettronica finché non ci si riconnette.

Stato: Modalità Offline

La Modalità offline in genere è una scelta. Tornare alla modalità di lavoro online è un processo semplice.

  • In Outlook scegliere Offline nella scheda Invia/Ricevi per riconnettersi.

    Opzione Modalità offline nella scheda Invia/Ricevi

Note : 

  • Se lo sfondo del pulsante Offline è ombreggiato, come illustrato nell'immagine precedente, non si è connessi. Se invece lo sfondo è chiaro, si è connessi.

  • Se il pulsante Offline non è visualizzato e l'account di posta elettronica è un account di Microsoft Exchange Server, è possibile che Modalità cache sia disattivata. Per informazioni su come riattivarla, eseguire la procedura in Attivare la modalità cache di Exchange. In alternativa, contattare la persona che gestisce il server Exchange dell'organizzazione.

Stato: Disconnesso

I motivi per cui si è disconnessi da Outlook possono essere diversi. Di seguito sono riportati solo alcuni esempi di qualche possibile causa.

  • Se la connessione Internet funziona correttamente, è possibile che il problema dipenda dal server della posta.

  • Se è possibile accedere alla posta elettronica da un sito Web, ad esempio da http://outlook.com, verificare se si possono ricevere e inviare messaggi in questo modo. Se la posta elettronica non funziona nel sito Web, contattare il supporto tecnico dell'organizzazione o il provider di servizi di posta elettronica per assistenza.

  • Se invece è possibile ricevere e inviare messaggi nel sito Web, il server della posta funziona correttamente. È però possibile che si debbano installare aggiornamenti nel computer o che si sia verificato un problema con le impostazioni dell'account.

Suggerimenti per riconnettersi ad Outlook

Ecco alcuni modi suggeriti di riconnettersi ad Outlook.

Reimpostare lo stato Offline

  • Nella scheda Invia/RIcevi scegliere Offline e verificare la barra di stato. Se lo stato indica Offline, ripetere l'operazione fino a quando diventa Connesso.

Controllare gli aggiornamenti

Creare un nuovo profilo

Per eliminare la possibilità che ci sia un errore nel profilo di Outlook corrente, creare un nuovo profilo. Se si apre Outlook usando il nuovo profilo e si è ancora disconnessi, provare a rimuovere l'account e a raggiungerlo.

  1. Nel riquadro Cartella fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome dell'account e quindi scegliere Rimuovi < nome dell'account >.

  2. Per procedere, eseguire le operazioni per aggiungere di nuovo l'account.

Se la barra di stato nella parte inferiore della finestra di Microsoft Outlook mostra modalità offline attiva, significa che Outlook non è connesso al server della posta. Non è possibile inviare o ricevere posta elettronica finché non ci si riconnette.

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La prima cosa da controllare è la connessione a Internet provando a connettersi a un sito Web. Se la connessione a Internet funziona, provare a riconnettersi al server di posta. Ecco come:

  1. Fare clic su Invia/Ricevi.

    Si noti che quando Outlook è impostato su Offline, il pulsante risulta evidenziato.

    Comando Offline sulla barra multifunzione che indica che è attivo lo stato Offline

  2. Fare clic su Offline per tornare a lavorare in modalità online.

    Dopo la riconnessione al server, il pulsante Offline presenta uno sfondo semplice:

    Comando Offline sulla barra multifunzione che indica lo stato Online

Se il problema persiste ma è possibile usare l'account di posta elettronica da un sito Web, ad esempio Outlook.com, provare a ricevere e inviare messaggi da quel sito. Se non si riesce, contattare il supporto tecnico dell'organizzazione o il provider di servizi di posta elettronica per assistenza.

Se invece è possibile ricevere e inviare messaggi, il server della posta funziona correttamente. È però possibile che sia necessario installare aggiornamenti di Outlook o che si sia verificato un problema con le impostazioni dell'account di posta elettronica. Se si usa un account di Exchange, verificare se sono disponibili aggiornamenti e installare quelli eventualmente necessari. È sempre consigliabile disporre degli aggiornamenti più recenti.

In casi estremi, potrebbe essere necessario un intervento più radicale sull'account di posta elettronica. Provare a creare un nuovo profilo di posta elettronica.

Quando è preferibile lavorare offline

Quando si lavora online con Outlook e il server di posta elettronica, si ricevono i nuovi messaggi non appena arrivano e la posta viene inviata immediatamente. In alcune circostanze, però, la modalità online non è praticabile, ad esempio quando non è disponibile una connessione di rete. Oppure, anche se è disponibile una rete, si preferisce non connettersi perché si è già superata la soglia prevista dal proprio piano tariffario o perché verrebbe addebitato un costo.

In Outlook è possibile decidere di lavorare online o offline, attivando la modalità corrispondente in modo automatico o manuale. Se si sceglie di lavorare offline, ma si vuole avviare manualmente un'operazione di invio/ricezione, fare clic su Invia/Ricevi > Invia/Ricevi in tutte le cartelle.

Immagine della barra multifunzione di Outlook

Lavorare offline con un account di Microsoft Exchange Server.

Se si usa un account di l'account di Microsoft Exchange Server, i messaggi vengono salvati nella cassetta postale sul server. Quando si è connessi al server e si lavora online si possono usare tutte le funzionalità di Outlook, ad esempio aprire elementi, spostarli in cartelle diverse ed eliminarli. Quando si lavora offline, invece, non è possibile accedere ad alcun elemento sul server. In questo caso risultano utili le cartelle offline, che vengono salvate in un file di dati di Outlook offline (con estensione ost) nel computer.

Il file di dati di Outlook offline (OST) è una replica o copia della cassetta postale di Exchange. In modalità online, questo file viene sincronizzato automaticamente con il server in modo che entrambe le copie siano identiche e le modifiche apportate in una copia vengano applicate anche all'altra. È possibile configurare Outlook per l'avvio automatico in modalità offline se non è possibile stabilire una connessione a Exchange. Si può anche passare manualmente dallo stato di connessione online a quello offline o viceversa e scegliere le cartelle di Exchange da mantenere aggiornate localmente nel computer.

Se si dispone di un account di Exchange, è consigliabile utilizzarlo in modalità cache per eliminare, nella maggior parte dei casi, la necessità di lavorare fuori rete. Tale modalità consente di ovviare alla mancanza di una connessione di rete, in quanto è possibile continuare a utilizzare gli elementi desiderati.

Per impostazione predefinita, con la modalità cache viene creato e usato un file di dati di Outlook offline (OST) e viene quindi scaricata e mantenuta una copia sincronizzata degli elementi contenuti in tutte le cartelle della cassetta postale. Man mano che si usano le informazioni nel computer, Outlook le sincronizza con il server.

In questo modo, le variazioni e la disponibilità della rete non rappresentano alcun problema per il lavoro in ufficio, a casa o in viaggio. Se infatti viene interrotta la connessione al computer che esegue Exchange, è possibile continuare a utilizzare i dati necessari. Quando la connessione viene ripristinata, le modifiche vengono sincronizzate automaticamente e le cartelle e gli elementi presenti nel server e nel computer risultano nuovamente identici. La gestione della connessione al server e l'aggiornamento dei dati vengono eseguiti automaticamente in Outlook, senza dover passare all'utilizzo fuori rete e tentare ripetutamente di ristabilire la connessione al server. 

La modalità cache consente inoltre di evitare l'impostazione manuale dei gruppi di invio/ricezione, in quanto la selezione delle cartelle che si desidera siano disponibili fuori rete e la relativa sincronizzazione vengono eseguite automaticamente.

L'unico caso in cui può risultare comunque utile scegliere la modalità fuori rete è quando si desidera esercitare un controllo maggiore sugli elementi scaricati nella copia locale della cassetta postale di Exchange, ad esempio se si utilizza un servizio o una periferica di connessione i cui costi dipendono dalla quantità di dati trasferiti. La modalità cache consente di mantenere aggiornati tutti i dati, mentre lo stato fuori rete consente di utilizzare i gruppi di invio/ricezione per definire in modo più dettagliato il tipo e la quantità di informazioni da sincronizzare.

Molti utenti, però, non usano un account di Exchange ma un account POP3 o IMAP del provider di servizi Internet (ISP) oppure un account basato sul Web come Outlook.com (in precedenza Hotmail).

Il modo più rapido per lavorare offline consiste nell'usare le impostazioni predefinite di Outlook. Se si vuole personalizzare le impostazioni, ad esempio la posizione in cui salvare il file di dati di Outlook offline (OST), seguire le istruzioni fornite nella sezione Impostazione personalizzata.

Impostazione rapida

  1. Nel gruppo Preferenze della scheda Invia/Ricevi fare clic su Offline.

  2. Per configurare un file di dati di Outlook offline (OST), fare clic su OK.

    Per impostazione predefinita, la casella di controllo Richiedi conferma all'avvio se lavorare fuori rete o in rete è selezionata. Se si desidera utilizzare Outlook sempre in rete quando è disponibile una connessione, deselezionare la casella di controllo.

Dopo avere creato il file di dati di Outlook offline (OST), quando si chiude e si riavvia Outlook è necessario sincronizzare la cassetta postale di Exchange con il nuovo file. Il modo più rapido per eseguire questa operazione è il seguente: Nel gruppo Invio e ricezione della scheda Invia/Ricevi fare clic su Invia/Ricevi in tutte le cartelle.

Impostazione personalizzata

Per personalizzare le impostazioni del file di dati di Outlook offline (OST), ad esempio il percorso in cui viene salvato nel computer, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Se non è già stato fatto, creare un file di dati di Outlook offline (OST).

    Creare un file di dati di Outlook offline (OST)

    1. Fare clic sulla scheda File.

    2. Fare clic su Impostazioni account e quindi su Impostazioni account.

    3. Nella scheda Posta elettronica fare clic sull'account di posta elettronica di Exchange e quindi su Cambia.

    4. Fare clic su Altre impostazioni.

    5. Fare clic sulla scheda Impostazioni avanzate e quindi su Impostazioni file cartelle fuori rete.

    6. Nella casella File digitare il percorso del file che si desidera utilizzare come file ost.

      Il nome di file predefinito è Outlook.ost. Se questo file esiste già, verrà richiesto di specificare un altro nome.

  2. Fare clic sul menu File.

  3. Fare clic su Impostazioni account e quindi su Impostazioni account.

  4. Nella scheda Posta elettronica selezionare l'account di Exchange, quindi fare clic su Cambia.

  5. Fare clic su Altre impostazioni.

  6. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    1. Avviare sempre Outlook in modalità offline     Fare clic su Verifica manualmente lo stato della connessione e quindi su Avvia sessione offline con Connessione remota.

    2. Scegliere se lavorare in modalità offline o online a ogni avvio di Outlook     Fare clic su Verifica manualmente lo stato della connessione e quindi selezionare la casella di controllo Scegli il tipo di connessione all'avvio.

    3. Connettersi sempre in rete     Fare clic su Verifica manualmente lo stato della connessione e quindi su Connetti tramite rete.

    4. Rilevare automaticamente se è disponibile una connessione al server     Fare clic su Rileva automaticamente lo stato della connessione. Se non è possibile stabilire una connessione al server di posta, Outlook viene avviato automaticamente in modalità fuori rete.

      Nota : Per specificare il tempo di attesa per una risposta del server prima di ricevere una notifica in cui viene chiesto se effettuare un nuovo tentativo o lavorare fuori rete, digitare un numero nella casella secondi al timeout della connessione al server.

Inizio pagina

Informazioni sull'utilizzo fuori rete

Quando Outlook 2007 e il server di posta vengono usati in modalità online, i nuovi messaggi vengono ricevuti subito all'arrivo e la posta in uscita viene inviata immediatamente. In alcuni casi, tuttavia, non è pratico lavorare online e in alcuni luoghi una connessione di rete potrebbe non essere disponibile. Anche quando è disponibile una connessione, potrebbe inoltre essere consigliabile non usarla per evitare i costi di connessione.

Se l'account in uso si connette a Exchange, i messaggi verranno salvati nella cassetta postale del server. Quando si è connessi al server e si lavora in rete è possibile utilizzare tutte le funzionalità di Outlook, ad esempio aprire elementi, spostarli tra cartelle diverse ed eliminarli. Quando si lavora fuori rete, invece, non è possibile accedere ad alcun elemento nel server. In questo caso risultano utili le cartelle fuori rete, che vengono salvate in un file delle cartelle fuori rete (ost) nel computer in uso.

Il file ost è una replica o copia della cassetta postale di Exchange. In modalità in rete, il file ost viene sincronizzato automaticamente con il server in modo che entrambe le copie siano identiche e le modifiche apportate in una copia vengono apportate anche all'altra. È possibile configurare Outlook per l'avvio automatico fuori rete se non è possibile individuare una connessione al computer che esegue Exchange. È inoltre possibile passare manualmente dallo stato di connessione in rete a quello fuori rete o viceversa e scegliere le cartelle di Exchange da mantenere aggiornate localmente nel computer in uso.

Se si dispone di un account di Exchange, è consigliabile utilizzarlo in modalità cache per eliminare, nella maggior parte dei casi, la necessità di lavorare fuori rete. Tale modalità consente di ovviare alla mancanza di una connessione di rete, in quanto è possibile continuare a utilizzare gli elementi desiderati.

Per impostazione predefinita, tramite la modalità cache viene creato e utilizzato un file delle cartelle fuori rete (ost) e viene quindi scaricata e mantenuta una copia sincronizzata degli elementi contenuti in tutte le cartelle della cassetta postale. È possibile utilizzare le informazioni presenti nel computer, che vengono sincronizzate automaticamente con il server.

In questo modo, le variazioni e la disponibilità della rete non rappresentano alcun problema per il lavoro in ufficio, a casa o in viaggio. Se infatti viene interrotta la connessione al computer che esegue Exchange, è possibile continuare a utilizzare i dati necessari. Quando la connessione viene ripristinata, le modifiche vengono sincronizzate automaticamente e le cartelle e gli elementi presenti nel server e nel computer risultano nuovamente identici. La gestione della connessione al server e l'aggiornamento dei dati vengono eseguiti automaticamente in Outlook, senza dover passare all'utilizzo fuori rete e tentare ripetutamente di ristabilire la connessione al server. 

La modalità cache consente inoltre di evitare l'impostazione manuale dei gruppi di invio/ricezione, in quanto la selezione delle cartelle che si desidera siano disponibili fuori rete e la relativa sincronizzazione vengono eseguite automaticamente.

L'unico caso in cui può risultare comunque utile scegliere la modalità fuori rete è quando si desidera esercitare un controllo maggiore sugli elementi scaricati nella copia locale della cassetta postale di Exchange, ad esempio se si utilizza un servizio o una periferica di connessione i cui costi dipendono dalla quantità di dati trasferiti. La modalità cache consente di mantenere aggiornati tutti i dati, mentre lo stato fuori rete consente di utilizzare i gruppi di invio/ricezione per definire in modo più dettagliato il tipo e la quantità di informazioni da sincronizzare.

Molti utenti non dispongono tuttavia di un account di Exchange ma utilizzano un account POP3 o IMAP del provider di servizi Internet (ISP) oppure un account HTTP, ad esempio Microsoft Windows Live Mail. In modalità in rete, è disponibile una connessione al server di posta e in Outlook vengono inviati e ricevuti immediatamente i messaggi per gli account di posta elettronica di Exchange, IMAP e HTTP. Per gli account di posta elettronica POP3, i messaggi vengono inviati immediatamente se è selezionata la casella di controllo Invia immediatamente alla connessione della scheda Configurazione della posta accessibile scegliendo il comando Opzioni dal menu Strumenti. In modalità fuori rete, tutti gli account utilizzano l'intervallo di tempo di invio/ricezione pianificato nella finestra di dialogo Gruppi di invio/ricezione. Le cartelle non sono inoltre disponibili in modalità fuori rete per gli account di posta elettronica IMAP.

In modalità fuori rete, la connessione al server di posta viene eseguita solo manualmente e pertanto Outlook non tenta di connettersi al server di posta per controllare l'arrivo di nuovi messaggi, scaricare le intestazioni contrassegnate per il download o inviare messaggi.

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Utilizzo di un account di Microsoft Exchange

È necessario riavviare Outlook 2007 per passare dalla modalità online alla modalità offline e viceversa. Per garantire una maggiore flessibilità durante il passaggio da uno stato di connessione all'altro, è consigliabile usare la modalità cache.

Il modo più rapido per lavorare fuori rete consiste nell'utilizzo delle impostazioni predefinite di Outlook. Se si desidera personalizzare le impostazioni, ad esempio la posizione in cui salvare il file delle cartelle fuori rete (ost), seguire le istruzioni della sezione Impostazione personalizzata.

Impostazione rapida

  1. Scegliere Lavora fuori rete dal menu File.

    Spostamento tra le modalità affiancata e sovrapposta dei calendari tramite le frecce nella parte superiore dei calendari

  2. Per impostare un file delle cartelle fuori rete (ost), fare clic su OK.

    Per impostazione predefinita, la casella di controllo Richiedi conferma all'avvio se lavorare fuori rete o in rete è selezionata. Se si desidera utilizzare Outlook sempre in rete quando è disponibile una connessione, deselezionare la casella di controllo.

Dopo la creazione del file ost, all'uscita da Outlook e al riavvio è necessario sincronizzare la cassetta postale di Exchange con tale file. Il modo più rapido per eseguire tale operazione è il seguente: scegliere Invia/Ricevi dal menu Strumenti e quindi Invia/Ricevi tutti.

Impostazione personalizzata

Per personalizzare le impostazioni del file delle cartelle fuori rete (ost), ad esempio la posizione in cui salvare il file nel computer in uso, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Creare un file delle cartelle fuori rete (ost), se non ne è stato già creato uno.

    Creazione di un file delle cartelle fuori rete (ost)

    1. Scegliere Impostazioni account dal menu Strumenti.

    2. Nella scheda Posta elettronica selezionare l'account di Exchange, quindi fare clic su Cambia.

    3. Fare clic su Altre impostazioni.

    4. Fare clic sulla scheda Impostazioni avanzate e quindi su Impostazioni file cartelle fuori rete.

    5. Nella casella File digitare il percorso del file che si desidera utilizzare come file ost.

      Il nome di file predefinito è Outlook.ost. Se questo file esiste già, verrà richiesto di specificare un altro nome.

  2. Scegliere Impostazioni account dal menu Strumenti.

  3. Nella scheda Posta elettronica selezionare l'account di Exchange, quindi fare clic su Cambia.

  4. Fare clic su Altre impostazioni.

  5. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    1. Avviare sempre Outlook in modalità offline     Fare clic su Verifica manualmente lo stato della connessione e quindi su Avvia sessione offline con Connessione remota.

    2. Scegliere se lavorare in modalità offline o online a ogni avvio di Outlook     Fare clic su Verifica manualmente lo stato della connessione e quindi selezionare la casella di controllo Scegli il tipo di connessione all'avvio.

    3. Connettersi sempre in rete     Fare clic su Verifica manualmente lo stato della connessione e quindi su Connetti tramite rete.

    4. Rilevare automaticamente se è disponibile una connessione al server     Fare clic su Rileva automaticamente lo stato della connessione. Se non è possibile stabilire una connessione al server di posta, Outlook viene avviato automaticamente in modalità fuori rete.

      Nota : Per specificare il tempo di attesa per una risposta del server prima di ricevere una notifica in cui viene chiesto se effettuare un nuovo tentativo o lavorare fuori rete, digitare un numero nella casella secondi al timeout della connessione al server.

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Utilizzo di un account Exchange in modalità cache

  • Scegliere Lavora fuori rete dal menu File.

    Spostamento tra le modalità affiancata e sovrapposta dei calendari tramite le frecce nella parte superiore dei calendari

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Utilizzo di un account POP3, IMAP o HTTP

  • Scegliere Lavora fuori rete dal menu File.

    Spostamento tra le modalità affiancata e sovrapposta dei calendari tramite le frecce nella parte superiore dei calendari

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