Passaggio dalla modalità fuori rete alla modalità in rete e viceversa

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Microsoft Office Outlook 2007 offre flessibilità di utilizzo in rete o fuori rete con il server di posta, sia automaticamente che tramite un'impostazione manuale.

In questo articolo

Informazioni sull'utilizzo fuori rete

Utilizzo di un account di Microsoft Exchange

Utilizzo di un account Exchange in modalità cache

Utilizzo di un account POP3, IMAP o HTTP

Informazioni sull'utilizzo fuori rete

Quando si lavora in rete con Outlook e server di posta elettronica, si riceve posta in arrivo come arriva e i messaggi inviati viene inviato immediatamente. Esistono tuttavia volte quando si lavora in rete non sono applicabili. Ad esempio, può essere volte quando una connessione di rete non è disponibile a causa la posizione dell'utente. Sono disponibili anche le istanze quando anche se una connessione potrebbe essere disponibile, non si desidera utilizzare per evitare di incorrere tariffe di connessione.

Se l'account in uso si connette a Exchange, i messaggi verranno salvati nella cassetta postale del server. Quando si è connessi al server e si lavora in rete è possibile utilizzare tutte le funzionalità di Outlook, ad esempio aprire elementi, spostarli tra cartelle diverse ed eliminarli. Quando si lavora fuori rete, invece, non è possibile accedere ad alcun elemento nel server. In questo caso risultano utili le cartelle fuori rete, che vengono salvate in un file delle cartelle fuori rete (ost) nel computer in uso.

Il file con estensione ost è una replica o copia della cassetta postale di Exchange. Quando l'utente è online, questo file con estensione ost vengono sincronizzato automaticamente con il server in modo che entrambe le copie sono le stesse e vengono apportate modifiche apportate in una copia a altra. È possibile configurare Outlook per l'avvio automatico fuori rete se non è possibile stabilire una connessione a Exchange. Manualmente, è possibile spostarsi tra gli stati di connessione online e offline e scegliere le cartelle di Exchange vengono aggiornate in locale nel computer in uso.

Se si dispone di un account di Exchange, è consigliabile utilizzarlo in modalità cache per eliminare, nella maggior parte dei casi, la necessità di lavorare fuori rete. Tale modalità consente di ovviare alla mancanza di una connessione di rete, in quanto è possibile continuare a utilizzare gli elementi desiderati.

Per impostazione predefinita, tramite la modalità cache viene creato e utilizzato un file delle cartelle fuori rete (ost) e viene quindi scaricata e mantenuta una copia sincronizzata degli elementi contenuti in tutte le cartelle della cassetta postale. È possibile utilizzare le informazioni presenti nel computer, che vengono sincronizzate automaticamente con il server.

In questo modo, le variazioni e la disponibilità della rete non rappresentano alcun problema per il lavoro in ufficio, a casa o in viaggio. Se infatti viene interrotta la connessione al computer che esegue Exchange, è possibile continuare a utilizzare i dati necessari. Quando la connessione viene ripristinata, le modifiche vengono sincronizzate automaticamente e le cartelle e gli elementi presenti nel server e nel computer risultano nuovamente identici. La gestione della connessione al server e l'aggiornamento dei dati vengono eseguiti automaticamente in Outlook, senza dover passare all'utilizzo fuori rete e tentare ripetutamente di ristabilire la connessione al server. 

La modalità cache consente inoltre di evitare l'impostazione manuale dei gruppi di invio/ricezione, in quanto la selezione delle cartelle che si desidera siano disponibili fuori rete e la relativa sincronizzazione vengono eseguite automaticamente.

L'unico caso in cui può risultare comunque utile scegliere la modalità fuori rete è quando si desidera esercitare un controllo maggiore sugli elementi scaricati nella copia locale della cassetta postale di Exchange, ad esempio se si utilizza un servizio o una periferica di connessione i cui costi dipendono dalla quantità di dati trasferiti. La modalità cache consente di mantenere aggiornati tutti i dati, mentre lo stato fuori rete consente di utilizzare i gruppi di invio/ricezione per definire in modo più dettagliato il tipo e la quantità di informazioni da sincronizzare.

Cosa fare se non si utilizza un account di Exchange? Molti utenti utilizzano un account POP3 o IMAP dal loro provider di servizi Internet (ISP) o un account HTTP, ad esempio Microsoft Windows Live Mail. Quando l'utente è online, significa che è disponibile una connessione al server di posta e Outlook inviati e ricevuti immediatamente per gli account di posta elettronica di Exchange, IMAP e HTTP. Per gli account di posta elettronica POP3, i messaggi vengono inviati immediatamente se la casella di controllo Invia immediatamente alla connessione è selezionata nella scheda Configurazione della posta (comando Opzioni del menuStrumenti ). Quando si è offline, tutti gli account di usano l'ora di invio/ricezione programmazione nella finestra di dialogo Gruppi di invio/ricezione. Inoltre, per gli account di posta elettronica IMAP, le cartelle non sono disponibili offline.

In modalità fuori rete, la connessione al server di posta viene eseguita solo manualmente e pertanto Outlook non tenta di connettersi al server di posta per controllare l'arrivo di nuovi messaggi, scaricare le intestazioni contrassegnate per il download o inviare messaggi.

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Utilizzo di un account di Microsoft Exchange

È necessario riavviare Outlook per passare dalla modalità in rete alla modalità fuori rete e viceversa. Per garantire una maggiore flessibilità durante il passaggio da uno stato di connessione all'altro, è consigliabile utilizzare la modalità cache.

Il modo più rapido per lavorare fuori rete consiste nell'utilizzo delle impostazioni predefinite di Outlook. Se si desidera personalizzare le impostazioni, ad esempio la posizione in cui salvare il file delle cartelle fuori rete (ost), seguire le istruzioni della sezione Impostazione personalizzata.

Impostazione rapida

  1. Scegliere Lavora fuori rete dal menu File.

    Spostamento tra le modalità affiancata e sovrapposta dei calendari tramite le frecce nella parte superiore dei calendari

  2. Per configurare un file delle cartelle Offline (. ost), fare clic su OK.

    Per impostazione predefinita, sia selezionata la casella di controllo Richiedi conferma all'avvio in modo che può scegliere di lavorare offline o online. Se si desidera utilizzare Outlook sempre online quando è disponibile una connessione, deselezionare questa casella di controllo.

Dopo la creazione del file ost, all'uscita da Outlook e al riavvio è necessario sincronizzare la cassetta postale di Exchange con tale file. Il modo più rapido per eseguire tale operazione è il seguente: scegliere Invia/Ricevi dal menu Strumenti e quindi Invia/Ricevi tutti.

Impostazione personalizzata

Per personalizzare le impostazioni del file delle cartelle fuori rete (ost), ad esempio la posizione in cui salvare il file nel computer in uso, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Creare un file delle cartelle fuori rete (ost), se non ne è stato già creato uno.

    Creazione di un file delle cartelle fuori rete (ost)

    1. Scegliere Impostazioni account dal menu Strumenti.

    2. Nella scheda Posta elettronica selezionare l'account di Exchange, quindi fare clic su Cambia.

    3. Fare clic su Altre impostazioni.

    4. Fare clic sulla scheda Impostazioni avanzate e quindi su Impostazioni file cartelle fuori rete.

    5. Nella casella File digitare il percorso del file che si desidera utilizzare come file ost.

      Il nome di file predefinito è Outlook.ost. Se questo file esiste già, verrà richiesto di specificare un altro nome.

  2. Scegliere Impostazioni account dal menu Strumenti.

  3. Nella scheda Posta elettronica selezionare l'account di Exchange, quindi fare clic su Cambia.

  4. Fare clic su Altre impostazioni.

  5. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    1. Avviare sempre Outlook in modalità offline     Fare clic su Verifica manualmente lo stato della connessione e quindi su Avvia sessione offline con Connessione remota.

    2. Scegliere se lavorare in modalità offline o online a ogni avvio di Outlook     Fare clic su Verifica manualmente lo stato della connessione e quindi selezionare la casella di controllo Scegli il tipo di connessione all'avvio.

    3. Connettersi sempre in rete     Fare clic su Verifica manualmente lo stato della connessione e quindi su Connetti tramite rete.

    4. Rilevare automaticamente se è disponibile una connessione al server     Fare clic su Rileva automaticamente lo stato della connessione. Se non è possibile stabilire una connessione al server di posta, Outlook viene avviato automaticamente in modalità fuori rete.

      Nota : Per specificare il tempo di attesa per una risposta del server prima di ricevere una notifica in cui viene chiesto se effettuare un nuovo tentativo o lavorare fuori rete, digitare un numero nella casella secondi al timeout della connessione al server.

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Utilizzo di un account Exchange in modalità cache

  • Scegliere Lavora fuori rete dal menu File.

    Spostamento tra le modalità affiancata e sovrapposta dei calendari tramite le frecce nella parte superiore dei calendari

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Utilizzo di un account POP3, IMAP o HTTP

  • Scegliere Lavora fuori rete dal menu File.

    Spostamento tra le modalità affiancata e sovrapposta dei calendari tramite le frecce nella parte superiore dei calendari

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