Panoramica: verifica dell'avanzamento

icona: Verificare l'avanzamento

Anche se Microsoft Project facilita il monitoraggio e la verifica dello stato della programmazione, è necessario eseguire alcuni passaggi prima di iniziare a monitorare l'avanzamento del progetto.

Il monitoraggio del progetto in genere può essere suddiviso in attività di revisione e di verifica dell'avanzamento del progetto. Le variazioni rispetto al piano o alla previsione originale vengono identificate e gestite per mantenere il progetto nell'ambito, nei tempi e nei costi del preventivo previsti.

Questo articolo corrisponde a uno dei molti obiettivi per la gestione dei progetti indicati nella Guida di orientamento di Project.

Esempi di gestione dei progetti

Esempio uno: Project manager inesperto   : La programmazione è stata creata, tutti stanno lavorando alle attività assegnate e si suppone che tutto proceda secondo la pianificazione.

Ecco il primo errore. Nessun progetto procede secondo la pianificazione. È probabile che si verifichino problemi, quindi è opportuno iniziare a cercarli subito. Più si procrastina questa ricerca, peggiore diventerà il problema.

Tenere presente quanto segue durante il monitoraggio dell'avanzamento della programmazione.

  • Creare una previsione per il progetto    Dopo aver creato la programmazione, valutare la creazione di una previsione. Una previsione è simile a una versione del progetto che può essere usata per il confronto per valutare l'avanzamento delle attività. La previsione consente di confrontare la programmazione originale con le versioni successive.

  • Raccolta manuale dei dati    Anche se il modo più facile e veloce per raccogliere le informazioni sullo stato di un progetto prevede l'uso di Project Server, a volte può essere preferibile raccoglierli manualmente,
    ad esempio se Project Server non è installato o se il progetto ha dimensioni ridotte e la raccolta manuale dei dati richiede poco tempo.
    Se si decide di raccogliere i dati sullo stato del progetto manualmente, ricordare di immettere manualmente anche i dati nel piano di progetto.

  • Prevedere un certo grado di resistenza Una scarsa disponibilità alla verifica formale dei dati per la gestione del progetto è normale. Per fortuna, esistono alcuni metodi che possono essere usati per ridurre questo tipo di resistenza.

Ecco tre semplici passaggi che consentono di iniziare il monitoraggio della programmazione.

  1. Creare una previsione per il progetto. Fare clic sulla scheda Progetto, quindi fare clic su Imposta previsione.

  2. Comunicare, comunicare e comunicare. Non è facile per gli utenti inviare il proprio stato di avanzamento del lavoro. Per ottenere in modo semplice questo stato, sfruttare le riunioni settimanali del team o altri tipi di riunioni. La raccolta dello stato di avanzamento a cadenza settimanale è ottimale per la maggior parte dei progetti. Una raccolta più frequente potrebbe risultare controproducente. È anche possibile impostare promemoria settimanali in Outlook 2010 per ricevere informazioni di base sullo stato di avanzamento dagli utenti.

  3. Usare Pianificazione team. La visualizzazione Pianificazione team in Project è progettata per risolvere molti dei problemi relativi all'assegnazione delle attività all'interno del team. Aprendo la visualizzazione in una riunione del team, si può velocizzare il processo di raccolta delle informazioni sullo stato di avanzamento.

Esempio due: Project manager con esperienza   : Il Project manager ha molta esperienza e ha usato software per la gestione dei progetti complessi in passato. Ora sta seguendo un progetto per il quale la sponsor richiede un attento monitoraggio per garantire il rispetto del preventivo. Il monitoraggio dei costi e dello stato di avanzamento delle attività è molto diverso dal monitoraggio delle persone.

Inoltre, la sponsor richiede relazioni a cadenza mensile. Il compito è davvero complesso.

Di seguito è riportato un elenco di ostacoli comuni relativi a monitoraggio e verifica e di suggerimenti per risolverli.

Ostacolo

Soluzione possibile

Prevedere un certo grado di resistenza

Una scarsa disponibilità alla verifica formale dei dati per la gestione del progetto è normale. Per fortuna, esistono alcuni metodi che possono essere usati per ridurre questo tipo di resistenza.

Posta elettronica mancante

Ottenere informazioni sullo stato usando la posta elettronica è uno dei modi più semplici per monitorare il progetto. Tuttavia, i messaggi di posta elettronica possono perdersi. È possibile impostare promemoria settimanali in Outlook per ricordare ai membri del team di inviare il proprio stato delle attività a intervalli regolari.

Project Server

Se si usa Project Server per monitorare lo stato di avanzamento di un lavoro, valutare di rivolgersi a un consulente per aiutare i membri del team a superare gli ostacoli associati all'invio del proprio stato di lavoro effettivo. Un consulente può anche offrire assistenza per le fasi di monitoraggio di un progetto, spesso complesse, soprattutto per i progetti di grandi dimensioni. Un MVP (Most Valued Professional) di Project potrebbe essere di aiuto.

Fornitori

Se si usano fornitori esterni per lo svolgimento di attività del progetto, assicurarsi che inviino relazioni sullo stato a cadenza settimanale. Un modo per farlo consiste nell'includere questa condizione nell'accordo o nei documenti del contratto di lavoro prima di iniziare la relazione con il fornitore.

Problemi di controllo dei costi preventivati

Tenere sotto controllo i costi preventivati è un'operazione complessa. Può essere di aiuto l'analisi del costo realizzato. Se è già stata impostata una previsione del progetto, come farebbe un professionista esperto, e vengono immessi i costi nella programmazione, il costo realizzato è l'elemento necessario per monitorare la programmazione.

Slittamento dell'ambito del progetto

Lo slittamento dell'ambito del progetto spesso è difficile da monitorare. Si verifica quando i requisiti per un risultato finale del progetto non sono compresi pienamente da tutti i membri del team. Ad esempio, un team di progettazione potrebbe decidere di usare alcune funzionalità avanzate, reputandole più adatte per un prodotto, senza consultare il Project manager per determinare se il costo di questi miglioramenti sia coperto, tenendo presente anche gli altri obiettivi generali legati alle condizioni di mercato.

Esaminare l'avanzamento delle attività prima della verifica

Creare o aggiornare una previsione o un piano provvisorio

Creare o aggiornare una previsione o un piano provvisorio in modo da poterne confrontare le informazioni con la previsione o la programmazione aggiornata in una fase successiva del progetto. Salvando una previsione è possibile identificare e risolvere le discrepanze e pianificare in modo più accurato progetti simili in futuro.

Verificare l'avanzamento della programmazione

Quando si verifica l'avanzamento nel progetto, è possibile esaminare le differenze tra il lavoro pianificato, programmato ed effettivo. In questo modo si può controllare se il lavoro sul progetto procede come previsto.

Verifica degli elementi che determinano la data di fine del progetto (percorso critico)

Testo

Uno dei primi passaggi del monitoraggio dei progetti consiste nel capire come cambia la data di fine del progetto se le attività e i requisiti relativi alle risorse vengono modificati.

Confrontare due versioni di un progetto (collegamento da inserire)

Potrebbe essere necessario creare o salvare le stime del progetto originali e i dati del progetto effettivi in modo da confrontare i dati per determinare l'avanzamento.

Monitorare i carichi di lavoro con Pianificazione team

Testo

I Project manager fanno di tutto per avere una visione chiara e veloce delle attività svolte dal team in un qualsiasi punto della programmazione del progetto. Usare Pianificazione team per rispondere rapidamente ai singoli carichi di lavoro.

Visualizzare e tenere traccia dei fattori di programmazione

Usare Controllo attività per visualizzare l'effetto delle modifiche di un'attività sulle altre attività. Quando si aggiorna lo stato di avanzamento dell'attività, prestare attenzione a questi tipi di modifiche.

Funzionamento della programmazione in Project

Comprendere la nuova funzionalità di programmazione in Project 2010. Ciò consentirà di rispondere alle modifiche mentre si monitora il progetto.

Superare la resistenza rispetto alle attività di verifica

Una scarsa disponibilità alla verifica dei dati per la gestione del progetto è normale. Ecco alcuni metodi per gestirla.

Inizio pagina

Monitorare l'avanzamento della programmazione

Aggiornare il lavoro su un progetto

Man mano che il lavoro sul progetto avanza, è possibile aggiornare il piano con le date di inizio e di fine effettive, il lavoro effettivo, la durata effettiva e la durata rimanente, la percentuale di completamento corrente e la percentuale di completamento del lavoro

Aggiornare rapidamente le attività completate

Informazioni su come aggiornare rapidamente le attività usando i controlli della barra multifunzione.

Analizzare le prestazioni del progetto con l'analisi del costo realizzato

Un'analisi del costo realizzato indica la parte dei costi preventivati che avrebbe dovuta essere spesa, considerata la quantità di lavoro svolto fino al momento attuale e il costo previsto per l'attività, l'assegnazione o le risorse.

Salvare un progetto in Project Server

Dopo aver completato il monitoraggio del progetto, è possibile salvare una versione in Project Server oppure condividerla con i membri del team e le altre parti interessate.

Creare relazioni sullo stato di avanzamento del progetto

Testo

Le relazioni grafiche consentono di visualizzare informazioni di Project graficamente usando tabelle pivot avanzate in Excel 2010 o diagrammi pivot di Visio 2010.

Tutte le novità di Project Web App

Lo strumento più efficace per tenere traccia del lavoro all'interno dell'organizzazione è Project Server 2010 con l'applicazione associata Project Web App.

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