Panoramica sulle revisioni disposizione

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Quando il contenuto raggiunge la fine del periodo di conservazione, ci possono essere diversi motivi per cui è consigliabile esaminare il contenuto prima di decidere se possa essere eliminato senza problemi ("disposto"). Ad esempio, potrebbe essere necessario:

  • Sospendere l'eliminazione del contenuto pertinente in caso di controversie legali o di un controllo.

  • Rimuovere il contenuto dall'elenco di eliminazioni per archiviarlo, se tale contenuto ha un valore storico o di ricerca.

  • Assegnare un periodo di conservazione diverso al contenuto, se il criterio originale era una soluzione temporanea o provvisoria.

  • Restituire il contenuto ai clienti o trasferirlo a un'altra organizzazione.

Quando si crea un'etichetta che conserva il contenuto in Office 365, è possibile scegliere di attivare la revisione per l'eliminazione alla fine del periodo di conservazione. In una revisione per l'eliminazione:

  • Le persone prescelte ricevono una notifica di posta elettronica che indica che hanno dei contenuti da rivedere. Questi revisori possono essere singoli utenti, gruppi di distribuzione o di sicurezza oppure gruppi di Office 365. Si noti che le modifiche vengono inviate con cadenza settimanale.

  • Per la revisione del contenuto, i revisori possono andare alla pagina Eliminazione nel Centro sicurezza e conformità.

  • Per ogni documento, il revisore può:

    • Applicare un'etichetta diversa.

    • Estendere il periodo di conservazione.

    • Eliminare definitivamente il documento.

  • I revisori possono visualizzare le eliminazioni in sospeso o storiche ed esportare l'elenco come file CSV.

Le revisioni per l'eliminazione richiedono un abbonamento a Office 365 Enterprise E5.

Una revisione della disposizione possa includere contenuto in cassette postali di Exchange, i siti di SharePoint, gli account di OneDrive e gruppi di Office 365. Contenuto in attesa di una revisione dell'eliminazione in questi percorsi viene eliminato solo dopo che un revisore sceglie di eliminare definitivamente il contenuto.

Pagina Disposizione

Configurazione della revisione per l'eliminazione con la creazione di un'etichetta

Questo è il flusso di lavoro di base per la configurazione di una revisione per l'eliminazione. Questo flusso mostra un'etichetta pubblicata e quindi applicata manualmente da un utente. In alternativa, un'etichetta che attiva una revisione per l'eliminazione può essere applicata automaticamente al contenuto.

Grafico che mostra il flusso per il funzionamento delle disposizioni

È possibile usare una revisione per l'eliminazione quando si crea un'etichetta in Office 365. Questa opzione non è disponibile in un criterio di conservazione ma solo in un'etichetta con impostazioni di conservazione.

Per altre informazioni, vedere Panoramica delle etichette.

Impostazioni di conservazione per un'etichetta

Eliminazione del contenuto

Quando un revisore riceve una notifica tramite posta elettronica che indica che il contenuto è pronto per essere rivisto, può accedere alla pagina Eliminazione nel Centro sicurezza e conformità e selezionare uno o più elementi. Quindi, il revisore può:

  • Applicare un'etichetta diversa.

  • Estendere il periodo di conservazione.

  • Eliminare definitivamente l'elemento.

Un revisione può usare il collegamento per visualizzare il documento nella posizione originale, se ha le autorizzazioni necessarie per accedere al percorso. Durante una revisione per l'eliminazione, il contenuto non si sposta mai dalla posizione originale e non viene eliminato finché non lo decide il revisore.

Si noti che le notifiche di posta elettronica vengono inviate automaticamente ai revisori con cadenza settimanale. Di conseguenza, quando il contenuto raggiunge la fine del periodo di conservazione, possono trascorrere fino a sette giorni perché ai revisori venga notificato tramite posta elettronica che il contenuto è in attesa di eliminazione.

Si noti anche che tutte le azioni di eliminazione sono controllate. Per verificarlo, attivare il controllo almeno un giorno prima della prima azione di eliminazione. Per altre informazioni, vedere Eseguire ricerche nel log di controllo nel Centro sicurezza e conformità di Office 365.

Opzioni di disposizione per un documento

Autorizzazioni per l'eliminazione

Per accedere alla pagina Eliminazione, i revisori devono essere membri del ruolo di gestione delle eliminazioni e del ruolo relativo ai log di controllo di sola visualizzazione. È consigliabile creare un nuovo gruppo di ruoli denominato Revisori eliminazione, aggiungervi questi due ruoli e quindi aggiungere membri al gruppo di ruoli.

Per altre informazioni, vedere Concedere agli utenti l'accesso al Centro sicurezza e conformità di Office 365

Dopo quanto tempo viene eliminato definitivamente il contenuto disposto

Il contenuto in attesa di una revisione per l'eliminazione viene eliminato solo dopo che un revisore sceglie di eliminarlo definitivamente. Se il revisore sceglie questa opzione, il contenuto nel sito di SharePoint o nell'account di OneDrive diventa idoneo per il processo di pulizia standard descritto in questa sezione: Funzionamento dei criteri di conservazione con il contenuto presente.

Questo significa che:

  • Il contenuto in una raccolta documenti viene spostato nel Cestino di primo livello entro 7 giorni dall'eliminazione, quindi viene eliminato definitivamente dopo 93 giorni. Il Cestino non viene indicizzato dalla ricerca e, di conseguenza, il suo contenuto non è disponibile in un blocco di eDiscovery.

  • Il contenuto nella raccolta di archiviazione verrà eliminato definitivamente entro 7 giorni dall'eliminazione.

Visualizzare le eliminazioni in sospeso e completate

Nella pagina Eliminazione del Centro sicurezza e conformità è possibile visualizzare sia le eliminazioni in sospeso che quelle completate:

  • Le eliminazioni in sospeso hanno raggiunto la fine del periodo di conservazione e richiedono una revisione per l'eliminazione. Dopo aver rivisto ogni elemento, decidere se applicarvi un'etichetta diversa, estenderne il periodo di conservazione o eliminarlo definitivamente.

  • Le eliminazioni completate sono state approvate per l'eliminazione durante una revisione per l'eliminazione e stanno per essere eliminate definitivamente. Gli elementi a cui è stata applicata un'altra etichetta o è stato prolungato il periodo di conservazione durante una revisione non vengono visualizzati qui.

Filtrare le visualizzazioni delle eliminazioni

Queste visualizzazioni possono essere filtrate per etichetta o intervallo di tempo. Per le eliminazioni in sospeso, l'intervallo di tempo si basa sulla data di scadenza. Per le eliminazioni storiche, l'intervallo di tempo si basa sulla data di eliminazione.

Opzioni di filtro nella pagina Disposizione

Esportare gli elementi dell'eliminazione

Inoltre, è possibile esportare gli elementi in entrambe le visualizzazioni come file CSV che può essere aperto in Excel.

Dati esportati della disposizione in Excel

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