Panoramica dei criteri di eliminazione dei documenti

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Importante : Spostarsi in avanti, è consigliabile utilizzare un criterio di conservazione o etichette create sicurezza e centro conformità invece di un criterio di eliminazione del documento. Criteri di eliminazione documenti continueranno a funzionare accanto ai criteri di conservazione, ma se è necessario mantenere o eliminare il contenuto in un punto qualsiasi in Office 365, è consigliabile utilizzare un criterio di conservazione. Per ulteriori informazioni, vedere uso dei criteri di conservazione invece queste caratteristiche.

L'organizzazione potrebbe essere necessario per la conservazione di documenti per un periodo di tempo a causa di conformità legale, o ad altre esigenze aziendali. Tuttavia, se l'organizzazione tiene documenti più tempo del previsto, si creeranno rischi legali inutili. Con un criterio di eliminazione del documento, è possibile ridurre i rischi tempestiva eliminando documenti in un sito dopo un periodo di tempo specifico, ad esempio, è possibile eliminare documenti nei siti di OneDrive for Business degli utenti cinque anni dopo la creazione di documenti.

Criteri di eliminazione documenti sono potenti flessibili, ad esempio, è possibile:

  • Consentire ai proprietari del sito di scegliere tra criteri creati e gestiti centralmente. È anche possibile permettere ai proprietari dei siti di rifiutare esplicitamente qualsiasi criterio se stabiliscono che non si applica al proprio contenuto.

  • Applicare un singolo criterio obbligatorio in tutti i siti in una raccolta siti, ad esempio tutti i siti OneDrive for Business, o persino applicare i criteri in tutte le raccolte siti creati da un modello di raccolta siti specifiche, ad esempio il modello sito del Team.

  • Fornire un criterio predefinito con una regola predefinita che verrà applicata automaticamente senza alcun intervento da parte dei proprietari del sito.

  • Creare un criterio che includa numerose regole di eliminazione tra cui un proprietario del sito può scegliere.

Creare e gestire i criteri di eliminazione documento tramite il centro di criteri di eliminazione di documento, è possibile trovare un criterio di conservazione di Office 365 Centro sicurezza e conformità. In alternativa, è possibile creare il centro di criteri manualmente, creare la raccolta siti e scegliere la scheda EnterpriseCentro conformità dei criteri. Ogni tenant consentito solo un centro di criteri di eliminazione documenti e verrà creato automaticamente se si avvia da Centro sicurezza e conformità.

Home page del centro criteri di eliminazione dei documenti

Quando usare i criteri di eliminazione dei documenti

Oltre ai criteri di eliminazione documenti, Office 365 fornisce questi criteri di conservazione per il contenuto del sito:

Ogni tipo di criterio è adatto per un tipo specifico di dati o di siti. Ad esempio, è possibile che per l'organizzazione esista un sito altamente strutturato che usa tipi di contenuto, come un sito finanziario per i contratti o una knowledge base per gli articoli. In questo caso, si possono usare i criteri per il tipo di contenuto. È anche possibile che l'organizzazione sia obbligata a conservare documenti legali. In tal caso, si può usare i tipi di contenuto e un centro record per implementare un piano file.

I criteri di eliminazione dei documenti non sostituiscono i criteri per la gestione delle informazioni o dei record, più adatti a dati e tipi di contenuto strutturati. È invece consigliabile usare criteri di eliminazione dei documenti quando è necessario gestire l'eliminazione automatica di dati non strutturati, come i siti di OneDrive for Business e del team.

Diagramma che illustra le opzioni di conservazione per il contenuto del sito

Se si applicano criteri di eliminazione dei documenti a un sito che già usa criteri tipo di contenuto o criteri di gestione delle informazioni per un elenco o una raccolta, tali criteri vengono ignorati e vengono applicati i criteri di eliminazione dei documenti. Questo significa che per un sito è consigliabile pianificare l'uso solo di criteri destinati a contenuti strutturati o a contenuti non strutturati e non a entrambi i tipi. Per altre informazioni su come i criteri di eliminazione dei documenti sovrascrivono altri criteri, vedere Applicare o rimuovere criteri di eliminazione dei documenti per un sito.

A differenza di altri criteri, i criteri di eliminazione dei documenti funzionano solo con le librerie di documenti, non con gli elenchi.

Regole e criteri di eliminazione

I criteri di eliminazione dei documenti contengono una o più regole che specificano:

  • Il periodo di tempo fino all'eliminazione.

  • Se calcolare la data di eliminazione dalla data di creazione o dalla data dell'ultima modifica.

  • Se eliminare definitivamente il documento o spostarlo nel Cestino.

Se un criterio contiene più di una regola, i proprietari del sito possono selezionare la regola più adatta al proprio contenuto.

Nuova pagina della regola di eliminazione

Criteri e assegnazioni

Dopo aver creato un criterio di eliminazione del documento, è possibile assegnare a un modello di raccolta siti, ad esempio, è possibile assegnare un criterio al modello OneDrive for Business in modo che includa siti OneDrive tutti gli utenti. Quando si assegna un criterio a un modello di raccolta siti, si applica a tutte le raccolte siti già create da tale modello, oltre alle raccolte siti creati da tale modello in futuro.

Scegliere una pagina di modello con l'opzione OneDrive

È anche possibile assegnare criteri a una raccolta siti specifica, sostituendo di fatto tutti i criteri che sono stati assegnati a tale modello di raccolta siti. Ad esempio, è possibile assegnare criteri al modello Sito del team, ma poi sostituirli applicando un diverso set di criteri a una raccolta siti specifica creata da tale modello.

Un unico criterio obbligatorio o diversi criteri tra cui scegliere

Quando assegna un criterio, è possibile scegliere di renderlo obbligatorio, in modo che possa essere assegnato solo questo criterio, che poi verrà applicato a tutti i siti nella raccolta siti. I proprietari del sito non possono rifiutare un criterio obbligatorio, di conseguenza i documenti nel sito saranno soggetti al criterio di eliminazione indipendentemente da quale esso sia.

Invece di rendere obbligatorio un unico criterio, è anche possibile assegnare diversi criteri a una raccolta siti, in modo da consentire al proprietario del sito di scegliere il criterio da applicare al proprio sito o di rifiutarli tutti. Ad esempio, si può creare un criterio per documenti aziendali generici e un altro criterio per documenti finanziaria con una pianificazione di conservazione diversa. Un proprietario di sito spesso conosce bene il tipo di contenuto presente nel proprio sito e quindi sa quale sia il criterio di eliminazione dei documenti da applicare. A ogni sito può essere applicato un unico criterio.

Un'unica regola o regole diverse tra cui scegliere

A sua volta, ogni criterio può contenere molte regole, ad esempio un criterio di eliminazione per i documenti aziendali generali abbia due regole:

  • I documenti che non devono essere conservati per obblighi legali o per esigenze aziendali non devono essere conservati per più di un anno dalla creazione.

  • I documenti necessari per l'uso aziendale continuo e attivo che sono necessari per più di un anno, non devono essere conservati per più di tre anni dalla creazione.

Un proprietario di sito può stabilire se il sito contiene documenti aziendali generici, selezionare questo criterio di eliminazione e quindi selezionare la regola appropriata nel criterio. È possibile selezionare una regola solo del criterio applicato al momento al sito (non di qualsiasi criterio) e la regola verrà applicata a tutte le raccolte documenti del sito.

Relazione tra raccolte siti, criteri e regole

La relazione di base è la seguente:

A una raccolta siti o a un modello di raccolta siti possono essere assegnati uno o più criteri e ognuno di essi può includere una o più regole. Tuttavia, può essere attivo un solo criterio per sito e può esserci una sola regola di eliminazione attiva in un determinato momento per le raccolte nel sito.

Diagramma che illustra la relazione tra i criteri

Ereditarietà dei criteri di eliminazione dei documenti

Come le autorizzazioni, l'esplorazione e molte altre caratteristiche dei siti, i criteri di eliminazione dei documenti vengono ereditati. I proprietari dei siti possono selezionare un criterio di eliminazione dei documenti per il proprio sito e tutti i siti secondari erediteranno il criterio dal sito principale. Un proprietario di un sito secondario può interrompere l'ereditarietà selezionando una diversa combinazione di criteri e regole e tali criteri si applicano a tutti i siti secondari fino a quando l'ereditarietà non viene interrotta di nuovo.

Prima assegnazione dei criteri di eliminazione dei documenti

È importante tenere presente che il periodo di tempo specificato per un documento dei criteri di eliminazione indica l'ora in quanto il documento è stato creato o modificato, non l'ora, dal momento che è stato assegnato il criterio. Ad esempio, potrebbe creare un criterio di eliminazione di documento che definitivamente due anni dopo che sono stati creati i documenti e quindi assegnare i criteri a un modello di raccolta siti da cui più raccolte siti sono state create quattro o cinque anni. In questo caso, è probabile che le raccolte di siti esistente contengano molti documenti che già risalgono a due anni specificati dai criteri di eliminazione, significa che una grande quantità di contenuto verrà eliminato subito dopo l'assegnazione del criterio l'eliminazione del documento per la prima volta.

Quando si assegnano criteri per la prima volta, vengono valutati tutti i documenti nel sito e quelli che soddisfano i criteri vengono eliminati. Questo vale per tutti i documenti esistenti, non solo per i nuovi documenti creati dopo l'assegnazione dei criteri. Ricordare inoltre che il periodo di tempo fa riferimento all'età di ogni documento, non al periodo intercorso dalla prima assegnazione del criterio.

Prima di assegnare un criterio a un sito per la prima volta, è quindi consigliabile considerare il tempo trascorso dalla creazione del contenuto esistente e l'impatto del criterio su tale contenuto. È anche opportuno comunicare il nuovo criterio ai proprietari del sito prima di assegnarlo, per dare loro il tempo di valutare il possibile impatto.

Intervallo di tempo per la propagazione dei criteri

Dopo aver assegnato i criteri a una raccolta siti, i proprietari del sito usano il collegamento Criteri di eliminazione dei documenti nella pagina Impostazioni del sito per visualizzare e applicare i criteri disponibili per il sito.

Il collegamento ai Criteri di eliminazione documento non verrà visualizzata solo se sono stati assegnati criteri alla raccolta siti. Inoltre, il collegamento non viene visualizzata immediatamente dopo i criteri sono stati assegnati al sito, può impiegare fino a 24 ore da quando i criteri vengono assegnati quando viene visualizzato il collegamento di Criteri di eliminazione documenti.

Autorizzazioni

Ai membri del team di conformità che useranno il centro criteri di eliminazione dei documenti è necessario assegnare autorizzazioni sia per il centro criteri che per le raccolte siti a cui verranno applicati i criteri. È consigliabile:

  1. Creare un gruppo di sicurezza che contiene tutti gli utenti dell'interfaccia di criteri di eliminazione di documento, è probabile che il team di gestione dei criteri di conformità. Per ulteriori informazioni, vedere Gruppi di sicurezza Manage Mail-Enabled .

  2. Nell'interfaccia di criteri di eliminazione documento assegnare raccolta siti delle autorizzazioni di proprietario per il gruppo di sicurezza. Per ulteriori informazioni, vedere le autorizzazioni per gli amministratori della raccolta siti .

  3. In ogni raccolta siti alla quale è necessario assegnare criteri di eliminazione dei documenti assegnare le autorizzazioni dei proprietari delle raccolte siti al gruppo di sicurezza.

Interazione tra criteri di eliminazione dei documenti e criteri di blocco

I criteri di blocco assicurano il mantenimento di tutto il contenuto per un periodo di tempo specifico, mentre i criteri di eliminazione dei documenti garantiscono l'eliminazione di tutto il contenuto dopo un periodo di tempo specifico.

Se è necessario conservare documenti per un determinato periodo di tempo, è possibile usare i criteri di blocco congiuntamente ai criteri di eliminazione. È ad esempio possibile bloccare i documenti per tre anni dopo l'ultima modifica e quindi configurare criteri di eliminazione in modo da eliminare tali documenti una volta trascorsi tre anni dall'ultima modifica.

Si noti che un criterio di eliminazione non può sostituire uno di blocco. Se a un sito è applicato un criterio di blocco e un criterio di eliminazione elimina un documento, il documento verrà conservato nella raccolta blocco mantenimento come se fosse stato eliminato manualmente.

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

Vedere anche

Creare criteri di eliminazione dei documenti

Applicare o rimuovere criteri di eliminazione dei documenti per un sito

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