Panoramica dei criteri di conservazione

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Importante : Se si utilizza un criterio di conservazione, il criterio è stato convertito automaticamente a un criterio di conservazione, ovvero una nuova caratteristica che funzionalità offerte dei criteri di conservazione e altro ancora. I criteri di conservazione continuerà a utilizzare e conservare il contenuto senza eseguire alcuna modifica dall'utente. È possibile trovare questi criteri nella pagina criteri di conservazione sicurezza e centro conformità. Per ulteriori informazioni, vedere modifiche relative ai criteri di conservazione?

Per ottemperare agli obblighi previsti da normative di settore o a criteri interni, è possibile che le organizzazioni debbano mantenere il contenuto per un certo periodo di tempo. Grazie ai criteri di mantenimento in Office 365 è possibile mantenere il contenuto di siti, cassette postali e cartelle pubbliche per un periodo tempo indefinito o specifico. È anche possibile filtrare il contenuto che verrà mantenuto specificando parole chiave o un intervallo di date per limitare i risultati.

È ad esempio possibile mantenere il contenuto di cassette postali e siti specifici appartenenti al reparto vendite per sette anni e successivamente restringere l'ambito dei criteri specificando che si vuole mantenere solo il contenuto degli ultimi due anni relativo a un cliente specifico.

Quando si impostano criteri di mantenimento per il contenuto, gli utenti possono continuare a modificare e usare il contenuto come se nulla fosse cambiato perché il contenuto viene mantenuto nella posizione originale. Se però qualcuno modifica o elimina contenuto soggetto ai criteri, ne viene salvata una copia in una posizione sicura in cui viene mantenuto finché sono in vigore i criteri.

Infine, alcune organizzazioni potrebbero essere necessario rispettare le regole definite enti normativi, ad esempio Securities and Exchange Commission (SEC) regola 17a-4, che richiede che dopo un criterio di conservazione è attivato, non può essere disattivata o apportata meno restrittivo. Per soddisfare questo requisito, è possibile utilizzare il blocco di archiviazione. Dopo che un criterio di stato bloccato, nessun altro utente, incluso l'amministratore, può disattivare il criterio o renderla meno restrittivo.

Creare e gestire i criteri di conservazione nella pagina Criteri di conservazione Centro sicurezza e conformità di Office 365.

Pagina Conservazione del Centro sicurezza e conformità di Office 365

Nota : Per includere una cassetta postale Exchange Online nei criteri di conservazione, la cassetta postale deve essere assegnata una licenza di Exchange Online Piano 2. Se una cassetta postale è assegnata una licenza di Exchange Online Piano 1, è necessario assegnare una licenza distinta dell'archiviazione Online di Exchange da includere in un criterio di conservazione.

Funzionamento dei criteri di mantenimento con il contenuto presente

Quando si include un sito, una cassetta postale o una cartella pubblica nei criteri di mantenimento, il contenuto rimane nella posizione originale. Gli utenti possono continuare a usare i documenti o la posta elettronica, tuttavia verrà mantenuta una copia del contenuto nello stato in cui si trovava al momento dell'applicazione dei criteri. Per i siti il contenuto viene mantenuto nella raccolta del blocco mantenimento, mentre per le cassette postali e le cartelle pubbliche viene usata la cartella Elementi ripristinabili. Queste posizioni sicure e il contenuto mantenuto non sono visibili alla maggior parte degli utenti. Con i criteri di mantenimento non è neanche necessario che gli utenti sappiano che il contenuto è soggetto a criteri.

Diagramma che mostra come funzionano i criteri di conservazione

Contenuto di siti

I criteri di mantenimento vengono applicati a livello di sito. Quando si include un sito nei criteri di mantenimento, viene creata una raccolta del blocco mantenimento, se non ne esiste già una. Questa raccolta non è accessibile alla maggior parte degli utenti perché è visibile solo ai proprietari della raccolta siti.

Se un utente prova a modificare o eliminare contenuto in un sito soggetto a criteri di mantenimento, viene innanzitutto verificato se il contenuto è stato modificato dall'applicazione dei criteri. Se si tratta della prima modifica dall'applicazione dei criteri di mantenimento, il contenuto viene copiato nella raccolta del blocco mantenimento prima di consentire all'utente di modificare o eliminare il contenuto originale. Tutto il contenuto del sito può essere copiato nella raccolta del blocco mantenimento, anche se non corrisponde al filtro della query usata dai criteri di mantenimento.

Un processo timer pulisce quindi la raccolta del blocco mantenimento. Il processo timer viene eseguito periodicamente e confronta tutto il contenuto della raccolta del blocco mantenimento con i filtri usati dai criteri di mantenimento nel sito. A meno che il contenuto non corrisponda ad almeno uno dei filtri, il processo timer elimina definitivamente il contenuto dalla raccolta del blocco mantenimento.

Precedente si applica ai contenuti che esistono quando il criterio di conservazione. Inoltre, il nuovo contenuto che ha creato o aggiunto al sito dopo che è stato incluso nei criteri verrà mantenuto dopo l'eliminazione. Tuttavia, nuovi contenuti non vengono copiati al momento di raccolta la prima archiviazione tenere modificata, solo quando viene eliminato. Per mantenere le versioni per tutti i file, è necessario attivare il controllo delle versioni, vedere la sezione sul controllo delle versioni.

Contenuto di cassette postali e cartelle pubbliche

Per la posta elettronica ed altri elementi di un utente i criteri di mantenimento vengono applicati a livello di cassetta postale. Per una cartella pubblica i criteri di mantenimento vengono applicati a livello di cartella e non di cassetta postale. Per mantenere gli elementi sia di una cassetta postale che di una cartella pubblica, si usa la cartella Elementi ripristinabili. Solo gli utenti a cui sono state assegnate autorizzazioni di eDiscovery possono visualizzare la cartella Elementi ripristinabili di un altro utente.

Per impostazione predefinita, quando un utente elimina un messaggio da una cartella diversa dalla cartella Posta eliminata, il messaggio viene spostato nella cartella Posta eliminata. Quando un utente elimina un elemento dalla cartella Posta eliminata, il messaggio viene spostato nella cartella Elementi ripristinabili e non sarà più visibile all'utente. Un utente può inoltre eliminare temporaneamente un elemento (MAIUSC+CANC) di qualsiasi cartella. Con questa operazione la cartella Posta eliminata viene ignorata e l'elemento viene inserito direttamente nella cartella Elementi ripristinabili.

Quando una cassetta postale è inclusa in criteri di mantenimento, gli elementi eliminati vengono spostati nella cartella DiscoveryHold presente all'interno della cartella Elementi ripristinabili. Quando l'Assistente cassette postali elabora periodicamente la cassetta postale, valuta i messaggi presenti in questa cartella. A meno che il contenuto corrisponda ad almeno uno dei filtri usati dai criteri di mantenimento, l'Assistente cassette postali elimina definitivamente il contenuto dalla cartella Elementi ripristinabili.

Cartella elementi ripristinabili contiene anche una cartella versioni. Quando un utente tenta di modificare alcune proprietà di un elemento della cassetta postale, ad esempio oggetto, corpo, allegati, mittenti e destinatari, o data ricevuto o inviato un messaggio, verrà salvata una copia dell'elemento originale nella cartella versioni prima la modifica viene eseguito il commit. Si verifica questo evento per ogni modifica successiva. Dopo la rimozione di criteri di conservazione, copie nella cartella versioni vengono rimossi dall'Assistente cassette postali.

Posizione di archiviazione dei criteri di mantenimento

Quando si creano criteri di mantenimento, questi vengono archiviati in modo centralizzato nel Centro sicurezza e conformità e quindi distribuiti nelle diversi origini contenuto incluse nei criteri, ad esempio siti, cassette postali e cartelle pubbliche.

Dopo la distribuzione dei criteri di mantenimento nelle origini contenuto, il funzionamento dei criteri è analogo a quello di un blocco sul posto di eDiscovery. Per altre informazioni sui blocchi sul posto, vedere:

Confronto tra criteri di mantenimento e blocco di eDiscovery

Anche se entrambe queste caratteristiche consentono di bloccare il contenuto, è opportuno non confonderle perché vengono usate per scopi diversi:

  • Usare i criteri di mantenimento se è necessario mantenere il contenuto per soddisfare un requisito di conservazione. Se ad esempio il piano di conservazione prevede che il contenuto venga conservato per sette anni, usare i criteri di mantenimento. I criteri di mantenimento consentono di mantenere contenuto per un periodo di tempo specifico. Alla fine del periodo di tempo indicato, i criteri vengono rimossi e il contenuto viene rilasciato automaticamente. È anche possibile bloccare i criteri in modo che nessuno, incluso l'amministratore, possa disattivarli o renderli meno restrittivi. Con un blocco di eDiscovery non è possibile applicare un blocco o specificare un periodo di tempo. I criteri di mantenimento durano in genere anni, mentre un blocco di eDiscovery è temporaneo e rimane in vigore solitamente solo per la durata di un caso legale.

    È inoltre possibile creare criteri di mantenimento senza predisporre tutti i passaggi aggiuntivi eventualmente richiesti da eDiscovery, come la creazione di casi, l'aggiunta di membri o l'esecuzione di ricerche di contenuto.

  • Usare un blocco di eDiscovery se è necessario bloccare il contenuto per soddisfare un requisito legale o di eDiscovery. Se ad esempio è necessario bloccare il contenuto in posizioni come previsto da una richiesta legale, usare un blocco di eDiscovery. In eDiscovery il contenuto pertinente a un caso è in genere sensibile o privilegiato, di conseguenza i diversi casi possono essere limitati a membri diversi. eDiscovery consente inoltre di salvare, visualizzare l'anteprima e analizzare le ricerche di contenuto con Advanced eDiscovery oppure di esportarne i risultati.

    A differenza dei criteri di mantenimento, con un blocco di eDiscovery non è possibile specificare un periodo di tempo. Un blocco di eDiscovery rimane in vigore finché non viene disattivato o eliminato. Con un blocco di eDiscovery non è inoltre possibile applicare un blocco.

Funzionamento dei criteri di mantenimento con le versioni del documento in un sito

Criteri di conservazione automaticamente non vengono mantenute tutte le versioni di un documento in un sito. A tale scopo, è necessario attivare il controllo delle versioni per le raccolte documenti del sito. Per ulteriori informazioni, vedere abilitare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o raccolta.

Se un documento viene eliminato da un sito da mantenere e per la raccolta è attivato il controllo delle versioni, verranno mantenute tutte le versioni del documento eliminato.

Se il controllo delle versioni del documento non è attivato e un elemento è soggetto a diversi criteri di mantenimento, la versione che viene mantenuta è quella corrente al momento dell'applicazione dei singoli criteri. Se ad esempio la versione più recente di un elemento è la 27 quando i criteri di mantenimento vengono applicati per la prima volta al sito e la versione più recente di un elemento è la 51 quando i criteri vengono applicati per la seconda volta, verranno mantenute le versioni 27 e 51.

Applicazione di un filtro ai criteri di mantenimento

Per limitare il contenuto soggetto ai criteri di archiviazione, è possibile aggiungere parole chiave o un intervallo di date ai criteri.

Uso di parole chiave e intervalli di date come filtri quando si creano i criteri di conservazione

Applicare un filtro basato su parole chiave

Criteri di conservazione supportano Query KQL (Keyword Language). Ad esempio, è possibile utilizzare gli operatori di base like e e o, ed è possibile eseguire una ricerca in "marketing NEAR(30) sistemi" identifica i risultati nel punto in cui "sistemi" all'interno di 30 caratteri di "marketing". Una query con parole chiave consente di identificare e Mantieni solo il contenuto pertinente.

Applicare un filtro basato su un intervallo di date

È anche possibile filtrare i criteri in modo da mantenere solo il contenuto compreso in un intervallo di date specifico. Per i messaggi la data si riferisce a quella di ricezione, mentre per i documenti e i siti la data è quella di modifica. È quindi possibile mantenere contenuto che includa la posta ricevuta e i documenti modificati entro un intervallo di date specifico oppure prima o dopo la data di inizio o di fine.

Mantenere il contenuto per un periodo di tempo specifico

Grazie ai criteri di mantenimento è possibile mantenere il contenuto per un periodo di tempo indefinito o per un numero specifico di giorni, mesi o anni. Notare che il calcolo relativo al periodo di mantenimento del contenuto è basato sulla data di modifica del contenuto e non su quella data di creazione dei criteri di mantenimento.

Se ad esempio si vuole mantenere il contenuto di un sito per sette anni e un documento presente in tale sito non è stato modificato per sei anni, il documento verrà mantenuto solo per un altro anno se non viene modificato. Se il documento viene nuovamente modificato, il periodo di mantenimento verrà ricalcolato in base alla nuova data di modifica e il documento verrà mantenuto per altri sette anni.

Analogamente, se si vuole mantenere il contenuto di una cassetta postale per sette anni e un messaggio è stato inviato sei anni fa, il messaggio verrà mantenuto solo per un altro anno, a meno la data di ricezione non venga modificata. In questo caso una nuova versione del messaggio uguale a quella esistente prima della modifica verrà mantenuta nella cartella Elementi ripristinabili, il periodo di mantenimento del messaggio verrà calcolato a partire dalla nuova data di ricezione e il messaggio verrà mantenuto per altri sette anni.

Impostazione di durata per i nuovi criteri di conservazione

Blocco dei criteri di mantenimento

In alcune organizzazioni potrebbero essere necessario rispettare le regole definite enti normativi, ad esempio Securities and Exchange Commission (SEC) regola 17a-4, che richiede che dopo un criterio di conservazione è attivato, non può essere disattivata o apportata meno restrittivo. Con blocco di archiviazione, è possibile bloccare i criteri in modo che nessun altro utente, incluso l'amministratore, può disattivare il criterio o renderla meno restrittivo.

Dopo un criterio di stato bloccato, nessuno può disattivarlo o rimuovere contenuto dai criteri. E non è possibile modificare o eliminare il contenuto è soggetto a criteri di durante il periodo di conservazione. Dopo il criterio di stato bloccato, gli unici modi è possibile modificare i criteri di conservazione inclusi mediante l'aggiunta di contenuto o estendere la durata. Un criterio bloccato può essere maggiore o estesa, ma non può essere ridotta o disattivato.

Prima di bloccare i criteri di mantenimento è quindi essenziale conoscere i requisiti di conformità dell'organizzazione e non bloccare o criteri a meno che non sia strettamente necessario.

Opzione per attivare la protezione dell'archiviazione

La disattivazione dei criteri di conservazione

Se si sceglie di non bloccare i criteri di mantenimento, è possibile rilasciarli in qualsiasi momento, anche prima della fine del periodo specificato dai criteri stessi. A questo scopo, è sufficiente disattivare i criteri.

Opzione per disattivare i criteri di conservazione nella pagina Conservazione del Centro sicurezza e conformità

Tuttavia, è possibile eliminare un criterio di conservazione mentre il criterio ancora attivo del. Per eliminare un criterio di conservazione, prima di tutto disattivare e quindi eliminare il criterio.

Dopo la disattivazione dei criteri di conservazione, tutti gli elementi soggetto a tale criteri di conservazione tenere raccolta o un cartella elementi ripristinabili sono idonei per il processo di pulizia standard descritto in precedenza. Si noti che questo errore indica che elementi rilasciati da un criterio non vengono eliminati immediatamente; Se, tuttavia, rimangono nella raccolta archiviazione tenere o cartella elementi ripristinabili fino a quando il processo pulisce periodicamente la raccolta o una cartella.

Uso dei criteri di mantenimento con i criteri di conservazione e i criteri di eliminazione dei documenti

I criteri di mantenimento assicurano il mantenimento del contenuto per un periodo di tempo indefinito o specifico, mentre i criteri di conservazione per una cassetta postale e i criteri di eliminazione dei documenti per un sito garantiscono che l'eliminazione del contenuto dopo un periodo di tempo specifico. Se è necessario conservare il contenuto per un determinato periodo di tempo, è possibile usare i criteri di mantenimento congiuntamente ai criteri di conservazione ed eliminazione.

Contenuto di siti

Per un sito è possibile usare i criteri di mantenimento congiuntamente a quelli di eliminazione dei documenti. È ad esempio possibile mantenere documenti per cinque anni dopo l'ultima modifica e quindi configurare criteri di eliminazione in modo da eliminarli una volta trascorsi cinque anni dall'ultima modifica.

Il contenuto soggetto ai criteri di mantenimento verrà comunque mantenuto nella raccolta del blocco mantenimento anche se viene eliminato conformemente ai criteri di eliminazione dei documenti. Se ad esempio i criteri di mantenimento consentono di mantenere contenuto per due anni, ma in base ai criteri di eliminazione dei documenti il contenuto viene eliminato dopo un anno, l'eventuale contenuto eliminato viene comunque mantenuto. Per altre informazioni, vedere Panoramica dei criteri di eliminazione dei documenti.

Contenuto della cassetta postale

Per una cassetta postale, è possibile combinare un criterio di conservazione a un criterio di conservazione che contiene un tag di criteri predefinito singola. Ad esempio, potrebbe conservare gli elementi della cassetta postale per sette anni e quindi impostare un criterio di conservazione eliminarle sette anni dopo che sono state ricevute (per i messaggi) o creati (per gli elementi che non vengono inviati, ad esempio note). I criteri di conservazione garantisce che gli elementi eliminati ottenere vengono conservati per almeno durata specificata, mentre i criteri di conservazione garantisce che gli elementi della cassetta postale vengono eliminati alla fine del periodo in questione. Per ulteriori informazioni, vedere tag di conservazione e criteri di conservazione.

Autorizzazioni

Ai membri del team di conformità che usano il Centro sicurezza e conformità per creare criteri di mantenimento è necessario assegnare autorizzazioni per:

  • Centro sicurezza e conformità di Office 365

  • Siti con contenuto da mantenere

  • Cassette postali con contenuto da mantenere

Centro sicurezza e conformità di Office 365

Come amministratore tenant che si desidera essere in grado di fornire funzionari responsabili della conformità e altri utenti l'accesso a Centro sicurezza e conformità, senza concedere loro tutte le autorizzazioni di amministratore tenant Per ulteriori informazioni, vedere le autorizzazioni di sicurezza di Office 365 e centro conformità.

Siti

Ai membri del team di conformità che creano criteri di mantenimento è necessario assegnare autorizzazioni per le raccolte siti a cui verranno applicati i criteri. Se inoltre i responsabili della conformità creano anche criteri di eliminazione dei documenti, è necessario assegnare loro le autorizzazioni per la raccolta siti di Centro criteri di conformità in cui vengono creati e archiviati i criteri di eliminazione dei documenti. È consigliabile:

  1. Creare un gruppo di sicurezza che contiene tutti gli utenti dell'interfaccia di criteri di conformità, è probabile che il team di gestione dei criteri di conformità. Per ulteriori informazioni, vedere Gruppi di sicurezza Manage Mail-Enabled .

  2. Nell'interfaccia di criteri di conformità, aggiungere il gruppo di sicurezza al gruppo di proprietari della raccolta siti. Per ulteriori informazioni, vedere le autorizzazioni per gli amministratori della raccolta siti .

  3. In ogni raccolta siti a cui assegnare criteri di mantenimento aggiungere il gruppo di sicurezza al gruppo dei visitatori della raccolta siti, che prevede solo autorizzazioni di lettura.

Cassette postali e cartelle pubbliche

Per applicare un criterio di mantenimento a una cassetta postale, è necessario assegnare ai responsabili della conformità almeno le autorizzazioni di lettura per la cassetta postale.

Per applicare un criterio di mantenimento a una cartella pubblica, è necessario assegnare ai responsabili della conformità almeno le autorizzazioni di lettura per tutte le cartelle pubbliche.

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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