Panoramica dei criteri di conservazione

Per la maggior parte delle organizzazioni, il volume e la complessità dei dati aumentano giorno dopo giorno, per via di posta elettronica, documenti, messaggi istantanei e altro ancora. La gestione o il controllo efficace di queste informazioni è importante perché è necessario:

  • Conformarsi in modo proattivo alle normative del settore e ai criteri interni che richiedono di conservare il contenuto per un periodo di tempo minimo, ad esempio la norma Sarbanes-Oxley Act richiede che alcuni tipi di contenuto vengano conservati per sette anni.

  • Ridurre i rischi in caso di controversie legali o di violazioni della sicurezza eliminando definitivamente i contenuti obsoleti che non è più necessario mantenere.

  • Aiutare l'organizzazione a condividere le informazioni in modo efficace e a essere più flessibile assicurando che gli utenti usino solo contenuti aggiornati e pertinenti.

I criteri di conservazione in Office 365 consentono di raggiungere tutti questi obiettivi. La gestione dei contenuti in genere richiede due azioni:

  • Conservare il contenuto in modo che non possa essere eliminato definitivamente prima del termine del periodo di conservazione.

  • Eliminare il contenuto in modo permanente alla fine del periodo di conservazione.

Con i criteri di conservazione è possibile:

  • Decidere proattivamente se conservare il contenuto, eliminarlo o entrambe le cose, ovvero conservarlo ed eliminarlo successivamente.

  • Applicare un singolo criterio all'intera organizzazione oppure solo a posizioni o utenti specifici.

  • Applicare i criteri a tutti i contenuti o solo al contenuto che soddisfa determinate condizioni, ad esempio che contiene parole chiave specifiche o tipi specifici di informazioni riservate.

Quando si impostano criteri di conservazione per il contenuto, gli utenti possono continuare a modificare e usare il contenuto come sempre perché il contenuto viene mantenuto nella posizione originale. Se però qualcuno modifica o elimina il contenuto soggetto ai criteri, ne viene salvata una copia in una posizione sicura dove viene conservata finché restano in vigore i criteri.

È infine possibile che alcune organizzazioni debbano conformarsi a normative come la regola 17a-4 della SEC (Securities and Exchange Commission), in base alla quale i criteri di conservazione attivati non possono essere disattivati o resi meno restrittivi. Per soddisfare questo requisito, è possibile usare la caratteristica Protezione dell'archiviazione. Dopo aver bloccato i criteri, nessuno, incluso l'amministratore, può disattivarli o renderli meno restrittivi.

I criteri di conservazione vengono creati e gestiti nella pagina Conservazione del Centro sicurezza e conformità di Office 365.

Pagina Conservazione del Centro sicurezza e conformità

Nota : Per includere una cassetta postale di Exchange Online nei criteri di conservazione, alla cassetta postale deve essere assegnata una licenza di Exchange Online Piano 2. Se a una cassetta postale è assegnata una licenza di Exchange Online Piano 1, è necessario assegnare un'altra licenza di Archiviazione Exchange Online per includerla nei criteri di conservazione.

Sommario

Funzionamento dei criteri di conservazione con il contenuto presente

Quando si include una posizione, ad esempio un sito o una cassetta postale, nei criteri di conservazione, il contenuto rimane nella posizione originale. Gli utenti possono continuare a lavorare normalmente con i propri documenti o messaggi di posta elettronica. Tuttavia, se modificano o eliminano il contenuto incluso nei criteri, viene conservata una copia del contenuto al momento dell'applicazione dei criteri.

Per i siti, una copia del contenuto originale viene conservata nella raccolta di archiviazione quando gli utenti modificano o eliminano il contenuto. Per la posta elettronica e le cartelle pubbliche, la copia viene conservata nella cartella Elementi ripristinabili. Queste posizioni sicure e il contenuto conservato non sono visibili alla maggior parte degli utenti. Con i criteri di conservazione, non è neanche necessario che gli utenti sappiano che il contenuto è soggetto a criteri.

Note:

  • Il contenuto Skype è archiviato in Exchange, dove i criteri sono applicati in base al tipo di messaggio (posta elettronica o conversazione).

  • I criteri di conservazione applicati a un gruppo di Office 365 includono sia la cassetta postale del gruppo che il sito.

Contenuto negli account di OneDrive e nei siti di SharePoint

I criteri di conservazione vengono applicati a livello di sito. Quando si include un sito di SharePoint o un account di OneDrive nei criteri di conservazione, viene creata una raccolta di archiviazione, se non ne esiste già una. Questa raccolta è visibile a tutti gli utenti, ma solo agli amministratori della raccolta siti.

Se un utente prova a modificare o eliminare il contenuto in un sito soggetto a criteri di conservazione, prima di tutto viene verificato se il contenuto è stato modificato dal momento dell'applicazione dei criteri. Se si tratta della prima modifica dall'applicazione dei criteri di conservazione, il contenuto viene copiato nella raccolta di archiviazione prima di consentire all'utente di modificare o eliminare il contenuto originale. Tutto il contenuto del sito può essere copiato nella raccolta di archiviazione, anche se non corrisponde alla query usata dai criteri di conservazione.

Un processo timer pulisce quindi la raccolta di archiviazione. Questo processo viene eseguito periodicamente e confronta tutto il contenuto della raccolta di archiviazione con le query usate dai criteri di conservazione nel sito. A meno che il contenuto non corrisponda ad almeno una delle query, il processo timer elimina definitivamente il contenuto dalla raccolta di archiviazione.

Quanto descritto in precedenza vale per il contenuto esistente al momento dell'applicazione dei criteri di conservazione. Inoltre, tutto il nuovo contenuto creato o aggiunto al sito dopo che è stato incluso nei criteri verrà conservato dopo l'eliminazione. Il nuovo contenuto non viene però copiato nella raccolta di archiviazione alla prima modifica, ma solo quando viene eliminato. Per conservare tutte le versioni di un file, è necessario attivare il controllo delle versioni, come descritto nella relativa sezione.

Si osservi che, se si prova a eliminare una raccolta, un elenco, una cartella o un sito soggetti a criteri di conservazione, viene visualizzato un messaggio di errore. Un utente può eliminare una cartella se prima di tutto sposta o elimina gli eventuali file nella cartella soggetta ai criteri.

Diagramma del flusso di conservazione in SharePoint e OneDrive

Dopo che i criteri di conservazione vengono assegnati a un account di OneDrive o a un sito di SharePoint, il contenuto può seguire uno dei due percorsi seguenti:

  1. Se il contenuto viene modificato o eliminato durante il periodo di conservazione, una copia del contenuto originale al momento dell'assegnazione dei criteri di conservazione viene creata nella raccolta di archiviazione. In questa raccolta a intervalli regolari viene eseguito un processo timer che identifica i messaggi il cui periodo di conservazione è scaduto. Questi elementi vengono eliminati definitivamente entro sette giorni dalla data di fine del periodo di conservazione.

  2. Se il contenuto non viene modificato o eliminato durante il periodo di conservazione, viene spostato nel Cestino di primo livello alla fine del periodo di conservazione. Se un utente elimina il contenuto da questa posizione o svuota questo Cestino, il documento viene spostato nel Cestino di secondo livello. Il periodo di conservazione per i Cestini di primo e secondo livello è di 93 giorni, dopo i quali il documento viene eliminato definitivamente dal Cestino, sia di primo che di secondo livello. Il Cestino non è indicizzato, quindi la ricerca non rileva alcun contenuto al suo interno. Ciò significa che un blocco di eDiscovery non può rilevare contenuto da bloccare nel Cestino.

Contenuto in cassette postali e cartelle pubbliche

Per la posta elettronica, il calendario e altri elementi di un utente, i criteri di conservazione vengono applicati a livello di cassetta postale. Per una cartella pubblica i criteri di conservazione vengono applicati a livello di cartella e non di cassetta postale. Per conservare gli elementi sia di una cassetta postale che di una cartella pubblica si usa la cartella Elementi ripristinabili. Solo gli utenti a cui sono state assegnate autorizzazioni di eDiscovery possono visualizzare gli elementi nella cartella Elementi ripristinabili di un altro utente.

Per impostazione predefinita, quando un utente elimina un messaggio in una cartella diversa dalla cartella Posta eliminata, il messaggio viene spostato nella cartella Posta eliminata. Quando un utente elimina un elemento dalla cartella Posta eliminata, il messaggio viene spostato nella cartella Elementi ripristinabili. Un utente può anche eliminare temporaneamente un elemento (MAIUSC+CANC) in qualsiasi cartella. Con questa operazione la cartella Posta eliminata viene ignorata e l'elemento viene inserito direttamente nella cartella Elementi ripristinabili.

Un processo verifica periodicamente gli elementi nella cartella Elementi ripristinabili. Se un elemento non corrisponde alle regole specificate in almeno un criterio di conservazione, viene eliminato definitivamente dalla cartella Elementi ripristinabili.

Quando un utente prova a modificare determinate proprietà di un elemento della cassetta postale, ad esempio, l'oggetto, il corpo, gli allegati, i mittenti, i destinatari o la data di invio o di ricezione di un messaggio, una copia dell'elemento originale viene salvata nella cartella Elementi ripristinabili prima che la modifica diventi effettiva. Questa procedura si applica anche alle modifiche successive. Al termine del periodo di conservazione, le copie presenti nella cartella Elementi ripristinabili vengono eliminate definitivamente.

Se un utente lascia l'organizzazione e la sua cassetta postale è inclusa nei criteri di conservazione, la cassetta postale diventa inattiva quando viene eliminato l'account di Office 365 dell'utente. Il contenuto di una cassetta postale inattiva è comunque soggetto ai criteri di conservazione applicati alla cassetta postale prima della sua disattivazione ed è disponibile per una ricerca eDiscovery. Per altre informazioni, vedere Cassette postali inattive in Exchange Online.

Diagramma del flusso di conservazione nella posta elettronica e nelle cartelle pubbliche

Dopo che i criteri di conservazione vengono assegnati a una cassetta postale o a una cartella pubblica, il contenuto può seguire uno dei due percorsi seguenti:

  1. Se l'elemento viene modificato o eliminato definitivamente dall'utente, con MAIUSC+CANC o eliminandolo da Posta eliminata, durante il periodo di conservazione l'elemento viene spostato o copiato, in caso di modifica, nella cartella Elementi ripristinabili. In questa raccolta a intervalli regolari viene eseguito un processo che identifica i messaggi il cui periodo di conservazione è scaduto. Questi elementi vengono eliminati definitivamente entro 14 giorni dalla data di fine del periodo di conservazione. 14 giorni è l'impostazione predefinita, ma può essere configurato un valore fino a 30 giorni.

  2. Se l'elemento non viene modificato o eliminato durante il periodo di conservazione, lo stesso processo viene eseguito periodicamente in tutte le cartelle della cassetta postale e identifica i messaggi il cui periodo di conservazione è scaduto. Questi elementi vengono eliminati definitivamente entro 14 giorni dalla data di fine del periodo di conservazione. 14 giorni è l'impostazione predefinita, ma può essere configurato un valore fino a 30 giorni.

Funzionamento dei criteri di conservazione con le versioni del documento in un sito

Con i criteri di conservazione non vengono conservate automaticamente tutte le versioni di un documento in un account di OneDrive o in un sito di SharePoint. Per farlo, è necessario attivare il controllo delle versioni per le raccolte documenti del sito. Per altre informazioni, vedere Abilitare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

Se un documento viene eliminato da un sito conservato e il controllo delle versioni è attivato per la raccolta, verranno conservate tutte le versioni del documento eliminato.

Se il controllo delle versioni del documento non è attivato e un elemento è soggetto a diversi criteri di conservazione, la versione che viene conservata è quella valida al momento dell'applicazione dei singoli criteri. Ad esempio, se la versione più recente di un elemento quando il sito viene conservato per la prima volta è la 27 ed è la 51 quando il sito viene conservato per la seconda volta, verranno conservate le versioni 27 e 51.

Conservare il contenuto per un periodo di tempo specifico

Grazie ai criteri di conservazione è possibile conservare il contenuto per un periodo di tempo indefinito o per un numero specifico di giorni, mesi o anni. Il calcolo relativo al periodo di conservazione del contenuto è basato sulla data di modifica del contenuto e non sulla data di applicazione dei criteri di conservazione. È possibile scegliere se calcolare questo periodo a partire dalla creazione del contenuto o, per OneDrive e SharePoint, dalla data dell'ultima modifica.

Se ad esempio si vuole conservare il contenuto di un sito per sette anni dall'ultima modifica e un documento presente in questo sito non è stato modificato per sei anni, il documento verrà conservato solo per un altro anno, se non viene modificato. Se il documento viene nuovamente modificato, il periodo di conservazione verrà ricalcolato in base alla nuova data di modifica e il documento verrà conservato per altri sette anni.

Analogamente, se si vuole conservare il contenuto di una cassetta postale per sette anni e un messaggio è stato inviato sei anni fa, il messaggio verrà conservato solo per un altro anno. Per il contenuto di Exchange, il periodo si basa sempre sulla data di ricezione o di invio, che corrispondono. La conservazione del contenuto in base all'ultima modifica si applica solo al contenuto del sito di OneDrive e SharePoint.

È possibile scegliere se eliminare definitivamente il contenuto alla fine del periodo di conservazione. I criteri di conservazione possono anche eliminare semplicemente il vecchio contenuto senza conservarlo. Vedere la sezione successiva.

Pagina Impostazioni di conservazione

Eliminazione di contenuto antecedente a una data specifica

I criteri di conservazione possono conservare e quindi eliminare il contenuto successivamente o semplicemente eliminare il contenuto obsoleto senza conservarlo.

Se i criteri di conservazione eliminano il contenuto, è importante tenere presente che il periodo di tempo specificato per i criteri di conservazione viene calcolato dal momento in cui il contenuto è stato creato o modificato, non dal momento dell'assegnazione dei criteri.

Impostazioni di eliminazione

Ad esempio, si supponga di creare criteri di conservazione che eliminano il contenuto dopo tre anni e quindi di assegnarli a tutti gli account di OneDrive, che includono grandi quantità di contenuti creati quattro o cinque anni fa. In questo caso, molti contenuti verranno eliminati subito dopo la prima assegnazione dei criteri di conservazione. Per questo motivo, i criteri di conservazione che eliminano il contenuto possono avere un impatto notevole.

Prima di assegnare criteri di conservazione a un sito per la prima volta, è quindi consigliabile considerare il tempo trascorso dalla creazione del contenuto esistente e l'impatto dei criteri sul contenuto. È anche opportuno comunicare l'introduzione dei nuovi criteri agli utenti prima di assegnarli, in modo che possano valutarne l'impatto. Questo avviso viene visualizzato quando si rivedono le impostazioni per i criteri di conservazione prima di crearli.

Avviso sull'eliminazione del contenuto

Impostazioni avanzate che applicano i criteri solo a contenuti che soddisfano determinate condizioni

I criteri di conservazione possono essere applicati a tutto il contenuto nelle posizioni incluse oppure solo al contenuto che contiene parole chiave specifiche o tipi specifici di informazioni riservate.

Opzioni di conservazione avanzata

Conservare il contenuto che include parole chiave specifiche

È possibile applicare i criteri di conservazione solo al contenuto che soddisfa determinate condizioni e quindi eseguire azioni di conservazione solo su tale contenuto. Le condizioni disponibili ora supportano l'applicazione di criteri di conservazione al contenuto che include parole o frasi specifiche. È possibile perfezionare la query usando operatori di ricerca come AND, OR e NOT. Per altre informazioni sugli operatori, vedere Query con parola chiave e condizioni di ricerca per la ricerca di contenuto.

Il supporto delle proprietà disponibili per le ricerche (ad esempio, subject:) sarà disponibile a breve.

Si noti che i criteri di conservazione basati su query usano l'indice di ricerca per identificare il contenuto.

Editor di query

Conservare il contenuto che include informazioni riservate

È possibile applicare i criteri di conservazione anche solo al contenuto che contiene tipi specifici di informazioni riservate. Ad esempio, è possibile scegliere di applicare requisiti di conservazione univoci solo al contenuto che contiene informazioni personali come codici identificativi dei singoli contribuenti, codici di previdenza sociale o numeri di passaporto.

Pagina Tipi di informazioni riservate

Note:

  • I criteri di conservazione avanzati per le informazioni riservate non si applicano alle cartelle pubbliche di Exchange o a Skype for Business perché queste posizioni non supportano i tipi di informazioni riservate.

  • Exchange Online, infatti, usa le regole di trasporto per identificare le informazioni riservate, quindi funziona solo per i messaggi in transito, non per tutti gli elementi già archiviati in una cassetta postale. Per Exchange Online, questo significa che i criteri di conservazione possono identificare le informazioni riservate e possono eseguire azioni di conservazione solo nei messaggi ricevuti dopo l'applicazione dei criteri alla cassetta postale. I criteri di conservazione basati su query descritti nella sezione precedente non hanno questa limitazione perché usano l'indice di ricerca per identificare il contenuto.

Applicazione di criteri di conservazione a un'intera organizzazione o a posizioni specifiche

È possibile applicare facilmente i criteri di conservazione a un'intera organizzazione, a intere posizioni oppure a posizioni o utenti specifici.

Criteri a livello di organizzazione

Una delle caratteristiche più efficaci dei criteri di conservazione riguarda la possibilità di applicare automaticamente i criteri alle posizioni in Office 365, tra cui:

  • Posta elettronica di Exchange

  • Siti di SharePoint

  • Account di OneDrive

  • Gruppi di Office 365. Si applica al contenuto della cassetta postale, dei siti, dei file, di OneNote e delle conversazioni del team del gruppo. Il supporto per il contenuto in Planner, Yammer e CRM sarà disponibile a breve.

  • Cartelle pubbliche di Exchange

Opzioni Tutte le posizioni

Altre caratteristiche importanti di un criterio di conservazione a livello di organizzazione includono:

  • Non sono previsti limiti al numero di cassette postali o di siti inclusi nel criterio.

  • Per Exchange, le nuove cassette postali create dopo l'applicazione del criterio ereditano automaticamente il criterio.

Esiste però un limite di 10 criteri a livello di organizzazione e criteri per intere posizioni, combinati (vedere la sezione seguente) per tenant.

Criteri validi per intere posizioni

Quando si scelgono le posizioni, è possibile includere o escludere facilmente un'intera posizione, ad esempio la posta elettronica di Exchange o gli account di OneDrive. A questo scopo, è sufficiente attivare o disattivare la Stato di tale posizione.

Come per i criteri a livello di organizzazione, un criterio applicabile a una qualsiasi combinazione di posizioni complete può includere un numero illimitato di cassette postali o siti. Ad esempio, se un criterio include tutta la posta elettronica di Exchange e tutti i siti di SharePoint, verranno inclusi tutti i siti e tutte le cassette postali, indipendentemente dal numero. E, per Exchange, le nuove cassette postali create dopo l'applicazione del criterio ereditano automaticamente il criterio.

Esiste però un limite di 10 criteri a livello di organizzazione e criteri per intere posizioni, combinati per tenant.

Pagina Seleziona posizioni

Criteri con specifiche inclusioni o esclusioni

È anche possibile applicare i criteri di conservazione a specifici utenti. A questo scopo, attivare lo Stato di tale posizione e quindi usare i collegamenti per includere o escludere determinati utenti, gruppi di Office 365 o posizioni.

Si noti però che sono previsti i limiti seguenti per i criteri di conservazione che includono o escludono più di 1.000 utenti specifici:

  • I criteri di conservazione di questo tipo non possono contenere più di 1.000 cassette postali e 100 siti.

  • Un tenant non può contenere più di 1.000 criteri di conservazione di questo tipo.

Anche se questi limiti esistono, è importante sapere che possono essere superati applicando criteri a livello di organizzazione o criteri validi per intere posizioni.

Posizioni Skype

A differenza della posta elettronica di Exchange, non è possibile semplicemente attivare lo stato della posizione Skype per includere tutti gli utenti, ma è possibile attivare la posizione e quindi scegliere manualmente gli utenti di cui si vogliono conservare le conversazioni.

Quando si scelgono gli utenti di Skype for Business, è possibile includere rapidamente tutti gli utenti selezionando la casella Nome nell'intestazione di colonna. Tuttavia, è importante tenere presente che ogni utente viene conteggiato come una specifica inclusione nei criteri. Di conseguenza, se si includono più di 1.000 utenti, si applicano i limiti indicati nella sezione precedente. La selezione di tutti gli utenti di Skype da questa posizione non coincide con la procedura che prevede l'inclusione predefinita di tutti gli utenti di Skype con i criteri a livello di organizzazione.

Pagina per la scelta di utenti Skype

Si noti che Cronologia conversazioni, una cartella di Outlook, è una caratteristica che non ha nulla a che fare con l'archiviazione di Skype. Cronologia conversazioni può essere disattivata dall'utente finale, mentre l'archiviazione per Skype avviene memorizzando una copia delle conversazioni di Skype in una cartella nascosta che è inaccessibile all'utente ma disponibile per eDiscovery.

Blocco dei criteri di conservazione

È possibile che alcune organizzazioni debbano conformarsi alle regole definite da enti normativi, come la regola 17a-4 della SEC (Securities and Exchange Commission), in base alla quale i criteri di conservazione attivati non possono essere disattivati o resi meno restrittivi. La caratteristica Protezione dell'archiviazione consente di bloccare i criteri in modo che nessuno, incluso l'amministratore, possa disattivarli o renderli meno restrittivi.

Dopo il blocco dei criteri, nessuno può disattivarli, né rimuovere le posizioni dai criteri. Inoltre, non è possibile modificare o eliminare contenuti soggetti ai criteri durante il periodo di conservazione. Se i criteri sono stati bloccati, l'unico modo per modificarli è aggiungere posizioni oppure prolungarne la durata. I criteri bloccati possono essere aumentati o prolungati, ma non ridotti o disattivati.

Prima di bloccare i criteri di conservazione è quindi essenziale conoscere i requisiti di conformità dell'organizzazione e non bloccare i criteri a meno che non sia strettamente necessario.

Pagina Protezione dell'archiviazione

Principi di conservazione: cosa ha la precedenza?

È possibile, o addirittura probabile, che al contenuto siano applicati più criteri di conservazione con azioni (conservare, eliminare o entrambi) e periodi di conservazione diversi. Cosa ha la precedenza? Al livello più alto, un contenuto che viene conservato in base a un particolare criterio non può essere eliminato definitivamente da un altro criterio.

Diagramma dei principi di conservazione

Per comprendere in che modo i diversi criteri di conservazione vengono applicati al contenuto, tenere presente questi principi di conservazione:

  1. La conservazione prevale sull'eliminazione. Si supponga di avere un criterio di conservazione che indica di eliminare la posta elettronica di Exchange dopo tre anni e un altro criterio di conservazione che indica di conservare la posta elettronica di Exchange per cinque anni e quindi eliminarla. Il contenuto che supera i tre anni verrà eliminato e nascosto agli utenti, ma comunque conservato nella cartella Elementi ripristinabili fino a raggiungere i cinque anni, quando verrà eliminato definitivamente.

  2. Prevale il periodo di conservazione più lungo. Se un contenuto è soggetto a più criteri di conservazione, verrà mantenuto fino al termine del periodo di conservazione più lungo.

  3. L'inclusione esplicita prevale sull'inclusione implicita. Questo significa che:

    1. Se un utente assegna manualmente un'etichetta con impostazioni di conservazione a un elemento, ad esempio un messaggio di posta elettronica di Exchange o un documento di OneDrive, l'etichetta ha la precedenza sui criteri assegnati a livello di sito o di cassetta postale e su un'etichetta predefinita assegnata tramite la raccolta documenti. Ad esempio, se l'etichetta esplicita indica di conservare per dieci anni, ma i criteri assegnati dal sito indicano di conservare solo per cinque anni, l'etichetta ha la precedenza. Si noti che le etichette applicate automaticamente sono considerate implicite e non esplicite, perché vengono applicate automaticamente da Office 365.

    2. Se un criterio di conservazione include una posizione specifica, ad esempio la cassetta postale o l'account di OneDrive for Business di un particolare utente, il criterio ha la precedenza su un altro criterio di conservazione applicato alle cassette postali o agli account di OneDrive for Business di tutti gli utenti, ma che non include specificamente la cassetta postale di quell'utente.

  4. Prevale il periodo di eliminazione più breve. Analogamente, se un contenuto è soggetto a più criteri di eliminazione (senza conservazione), verrà eliminato alla fine del periodo di conservazione più breve.

I principi di conservazione funzionano come un flusso di risoluzione di conflitti dall'alto verso il basso: se le regole applicate da tutti i criteri o le etichette sono le stesse in un determinato livello, il flusso si sposta verso il basso al livello successivo per determinare la priorità di applicazione di ogni regola.

Infine, un criterio o un'etichetta di conservazione non può eliminare definitivamente qualsiasi contenuto che si trovi in stato di blocco per eDiscovery. Quando il blocco viene rilasciato, il contenuto torna idoneo per il processo di pulizia descritto in precedenza.

Usare i criteri di conservazione invece di queste caratteristiche

Un singolo criterio di conservazione può essere facilmente applicato a un'intera organizzazione e alle posizioni in Office 365, tra cui Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business e Gruppi di Office 365. Se si vuole conservare o eliminare il contenuto in una posizione qualsiasi di Office 365, è consigliabile usare i criteri di conservazione. È anche possibile usare le etichette con impostazioni di conservazione. Per altre informazioni, vedere Panoramica delle etichette.

Per conservare o eliminare il contenuto in Office 365 in passato sono state usate diverse altre caratteristiche, elencate di seguito, che continueranno a funzionare insieme ai criteri di conservazione e alle etichette creati nel Centro sicurezza e conformità. In futuro, tuttavia, per la governance dei dati si consiglia di usare i criteri di conservazione o le etichette invece di queste caratteristiche. I criteri di conservazione sono l'unica caratteristica che può sia conservare che eliminare il contenuto in Office 365.

Exchange Online

SharePoint Online e OneDrive for Business

Se in passato sono stati usati blocchi di eDiscovery per la governance dei dati, per garantire una conformità proattiva ora si devono usare invece i criteri di conservazione. È consigliabile usare un blocco creato nel Centro sicurezza e conformità solo per eDiscovery.

I criteri di conservazione sostituiscono i criteri di gestione delle informazioni

Nei siti di SharePoint potrebbero essere usati criteri di gestione delle informazioni per conservare il contenuto. Se si applicano criteri di conservazione creati nel Centro sicurezza e conformità a un sito che già usa criteri per il tipo di contenuto o criteri di gestione delle informazioni per un elenco o una raccolta, tali criteri vengono ignorati quando sono applicati i criteri di conservazione.

Modifiche apportate ai criteri di conservazione

Se si usavano i precedenti criteri di conservazione, questi criteri ora vengono convertiti automaticamente nei nuovi criteri di conservazione che usano solo l'azione di conservazione. I criteri non eliminano il contenuto. I criteri di conservazione continueranno a funzionare e conservare il contenuto senza bisogno di interventi da parte dell'utente. Questi criteri sono disponibili nella pagina Conservazione del Centro sicurezza e conformità. È possibile modificare i criteri di conservazione per modificare il periodo di conservazione, ma non è possibile apportare altre modifiche, ad esempio l'aggiunta o la rimozione delle posizioni.

Autorizzazioni

Ai membri del team di conformità che creeranno criteri di conservazione è necessario assegnare autorizzazioni per il Centro sicurezza e conformità. Per impostazione predefinita, l'amministratore del tenant avrà accesso a questa posizione e potrà fornire ai responsabili della conformità e ad altre persone l'accesso al Centro sicurezza e conformità, senza concedere tutte le autorizzazioni di un amministratore del tenant. A questo scopo, è consigliabile accedere alla pagina Autorizzazioni del Centro sicurezza e conformità, modificare il gruppo di ruoli Amministratore conformità e aggiungere membri a tale gruppo di ruoli.

Per altre informazioni, vedere l'articolo Concedere agli utenti l'accesso al Centro sicurezza e conformità di Office 365.

Queste autorizzazioni sono necessarie solo per creare e applicare i criteri di conservazione. L'applicazione dei criteri non richiede l'accesso al contenuto.

Trovare i cmdlet di PowerShell per i criteri di conservazione

Per usare i cmdlet dei criteri di conservazione, è necessario:

  1. Connettersi al Centro sicurezza e conformità di Office 365 usando una sessione remota di PowerShell

  2. Usare questi cmdlet del Centro sicurezza e conformità di Office 365

Altre informazioni

Amplia le tue competenze
Esplora i corsi di formazione
Ottieni in anticipo le nuove caratteristiche
Partecipa al programma Office Insider

Queste informazioni sono risultate utili?

Grazie per i tuoi commenti e suggerimenti

Grazie per il tuo feedback! Potrebbe essere utile metterti in contatto con uno dei nostri operatori del supporto di Office.

×