Panoramica: aggiunta e utilizzo di risorse

Utilizzo delle risorse

I membri del team non includono solo gli utenti a cui sono state assegnate attività del progetto.

Nell'ambito della gestione dei progetti, gli utenti fanno parte di una categoria generale di risorse che può includere qualsiasi elemento usato per completare un progetto, ad esempio attrezzature o materiali.

Questa panoramica illustra come aggiungere e gestire persone e altre risorse per completare il progetto nei tempi previsti e raggiungendo tutti gli obiettivi.

Questo articolo corrisponde a uno dei molti obiettivi per la gestione dei progetti indicati nella Guida di orientamento di Project.

In questo articolo

Aggiungere risorse

Gestire le risorse

ESEMPI DI GESTIONE DEI PROGETTI

Esempio uno: Project manager inesperto   : Finora è andato tutto bene con Microsoft Project. Le attività sono organizzate, collegate e sono stati impostati i tempi e le scadenze corretti. È tempo di passare all'assegnazione delle attività alle risorse. Si è però preoccupati delle altre visualizzazioni che dovranno essere tenute sotto controllo e della necessità di aggiungere persone alla programmazione prima di poter assegnare loro le attività. Un altro problema riguarda la quantità di informazioni personali che verranno visualizzate, ad esempio stipendio, numeri di telefono, indirizzi di posta elettronica e così via.

Tuttavia, l'aggiunta di persone a un progetto e l'assegnazione di attività sono operazioni piuttosto semplici, purché si inizi con passaggi facili e si costruiscano lentamente le competenze.

Ecco alcuni suggerimenti per iniziare.

  • Considerare in che modo i numeri delle risorse influiscono sulla durata    Il numero di risorse assegnate a un'attività spesso influisce sulla durata dell'attività stessa. Nella maggior parte dei casi, in particolare per le attività manuali, due risorse possono completare un'attività nella metà del tempo necessario a una singola risorsa. In molti casi, tuttavia, assegnare semplicemente più persone a un'attività può avere l'effetto opposto. Nella gestione dei progetti aggiungere altre persone a un'attività per cercare di abbreviare la durata del progetto viene chiamato "crashing" di un progetto. Si tratta di un metodo rischioso per completare un progetto perché può incrementare costi, comunicazioni e altre inefficienze.
    Ad esempio, la progettazione di un nuovo ponte a pedaggio probabilmente non sarà più veloce se si raddoppia il numero di architetti che lavora al progetto.

  • Usare i social media per restare in contatto con il team    Per assicurare il successo di un progetto non basta raccogliere i valori effettivi e controllare la presenza di sovrassegnazioni delle risorse. Dare un viso alle persone assegnate alle attività del progetto è un aspetto spesso tralasciato nelle funzionalità software. In questo caso possono risultare utili i social network come Facebook e Twitter o persino YouTube, soprattutto per le piccole aziende o per le fasi iniziali dello sviluppo dei progetti.

  • Identificare i tipi di risorse e le quantità necessarie    Dopo aver raccolto tutte le informazioni necessarie per le attività del progetto, identificare i tipi di risorse, ovvero personale, attrezzature e materiali, e le quantità necessarie per le singole risorse. Identificare inoltre eventuali specifiche e presupposti da usare per posizione, competenze, esperienza, capacità, qualità o grado.

  • Considerare in che modo la capacità e la qualità delle risorse influisce sulla durata    Le capacità e l'esperienza delle risorse assegnate a un'attività possono incidere significativamente sulla durata dell'attività stessa. Ad esempio, un membro del team con cinque anni di esperienza dovrebbe completare un'attività in meno tempo rispetto a un altro membro del team con due anni di esperienza.

Ecco tre semplici passaggi per acquisire sicurezza nell'assegnazione di persone alle attività del progetto.

  1. Aggiungere persone al progetto e assegnarle in un unico passaggio. Nel diagramma di Gantt scorrere fino alla colonna Risorse e iniziare a digitare i nomi delle persone da assegnare alle attività. È anche possibile digitare nomi generici come "Team", "Consulente" o "Fornitore".
    In questo caso, i nomi degli utenti verranno visualizzati accanto alle barre di Gantt.

  2. Aggiungere dettagli al lavoro delle persone relativo a queste attività. Fare clic sulla scheda Visualizzazioni, quindi fare clic sulla visualizzazione Elenco risorse del gruppo Visualizzazioni risorse.

  3. Visualizzare tutte le attività assegnate con la prospettiva di Pianificazione team in Project 2010. Fare clic sulla scheda Visualizza, quindi scegliere Pianificazione team.

    Suggerimento :  Nascondere le colonne da mantenere private. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un'intestazione di colonna, quindi scegliere Nascondi colonna.
    Nessun timore. Le informazioni non vengono eliminate quando si nasconde la colonna. È sempre possibile visualizzare nuovamente la colonna facendo clic su Inserisci colonna.

Esempio due: Project manager con esperienza   : Si ha una solida esperienza in questo campo, ma ora un nuovo sponsor richiede informazioni su un nuovo contratto vinto dalla società che prevede un progetto più complesso rispetto a quelli a cui si è abituati, con assegnazioni a fornitori, risorse prese in prestito da altri reparti e procedure avanzate di verifica, ad esempio relative al costo realizzato. Lo scenario è preoccupante e sta per iniziare il fine settimana.

Per fortuna, Microsoft Project ha tutti gli strumenti che servono.

Tenere presente, tuttavia, che le dimensioni e la complessità dell'organizzazione influisce sul numero di operazioni e aspetti da tenere presenti quando si vanno a inserire, analizzare e controllare gli utenti del progetto.

Ecco alcune procedure consigliate da considerare.

  • Verificare l'ambito del progetto e l'elenco delle attività    Identificare i requisiti del progetto in termini di personale, attrezzature, risorse materiali e risorse costo esaminando l'ambito del progetto e l'elenco delle attività.

  • Tenere traccia dello stato di avanzamento delle risorse    Il metodo più efficace per valutare l'avanzamento del lavoro delle persone in un progetto consiste nel bilanciare i relativi carichi di lavoro e tenere traccia dell'avanzamento delle attività.

  • Identificare i problemi di assegnazione delle risorse    Esaminando le informazioni sulle risorse, ad esempio assegnazioni, sovrassegnazioni o sottoassegnazioni, costi delle risorse e variazioni tra lavoro pianificato e lavoro effettivo, è possibile verificare che le risorse siano correttamente assegnate alle attività per ottenere i risultati desiderati

  • Gestire le risorse condivise    Dopo avere aggiunto le risorse dell'organizzazione, esaminare o modificare le informazioni sulle risorse condivise per assicurare la massima flessibilità ed efficienza del progetto.

  • Rivedere e ottimizzare la stima della durata    Usare le informazioni raccolte su questo e progetti simili per perfezionare la stima della durata per le attività del progetto. La precisione delle stime per i requisiti delle risorse e, di conseguenza per i costi del progetto, dipende in larga parte dalla precisione delle previsioni della durata dell'attività.

  • Prevedere un certo grado di resistenza    Se si prevede di tenere traccia del lavoro sul progetto, mettere in conto una certa resistenza da parte delle persone. È normale che ci siano reazioni negative alla verifica formale dei dati per la gestione del progetto.

  • Ottenere informazioni cronologiche sulle risorse e sulla durata     Raccogliere informazioni da file di progetto precedenti, da database e da persone che hanno già lavorato su progetti analoghi. Esaminare in particolare le informazioni sui tipi e sul numero di risorse utilizzati, oltre che sull'effettiva durata delle attività.

  • Usare un esperto per esaminare i requisiti relativi alle risorse    Usare un membro del team esperto e informato per esaminare le stime relative alla durata delle attività e ai requisiti per le risorse. Le grandi imprese che lavorano su progetti complessi a volte possono assumere consulenti esterni.

  • Esportare i dati del progetto in Excel per ulteriori analisi   . Ad esempio, è possibile esportare informazioni dalle tabelle di costo realizzato a Excel, quindi visualizzare le informazioni usando i grafici sparkline in Excel 2010. Il costo realizzato fornisce informazioni sulla parte di costi già sostenuta e su come viene eseguito il lavoro.
    Gestione del costo realizzato in Excel con grafici sparkline

    È anche possibile usare relazioni grafiche in Project per creare un grafico pivot più sofisticato sul costo realizzato, comunemente noto come curva a S.
    Tabella del valore realizzato in Excel

  • Informazioni su alcuni aspetti del comportamento umano    Seguire l'esempio delle organizzazioni di grandi dimensioni, che spesso investono grosse somme per formare i dipendenti in modo che possano lavorare in ambienti diversi. Convincere i dirigenti sulla necessità di formare il personale chiave con competenze di leadership e comunicazione. Sono disponibili numerose tipologie di formazione, ma tutte sono incentrate sulla comprensione e l'impiego delle diverse personalità e stili di lavoro dei dipendenti. Alcuni approcci includono: Myers-Brigg e i vari metodi scaturiti dal loro lavoro, seminari di una giornata sulla comunicazione tra gruppi e così via.

Aggiungere risorse

Aggiunta di risorse al progetto

Testo

Operazioni preliminari: è necessario aggiungere alcuni utenti o risorse al progetto. Le risorse possono includere risorse materiali, ad esempio cemento o vernice, o risorse costi, ad esempio tariffe aeree e ristoranti.

Aggiungere risorse al pool di risorse dell'organizzazione

Se si ha Project Professional e si è connessi a Project Server, è possibile aggiungere persone e risorse alla raccolta di risorse in un'organizzazione o un pool di risorse dell'organizzazione.

Esportare o importare dati in Excel o Visio

A volte l'analisi dei dati del progetto richiede altri strumenti oltre Project. Le potenti capacità matematiche e statistiche di Excel consentono di analizzare ulteriormente le informazioni sulle risorse e creare dei report.

Rimuovere o sostituire l'assegnazione di una risorsa

Se la persona o un'altra risorsa selezionata non è adatta al processo, sostituirla o rimuoverla.

Immettere o modificare le informazioni sulle risorse dell'organizzazione

Dopo aver aggiunto una risorsa dell'organizzazione alla raccolta di risorse dell'organizzazione, è possibile modificare le informazioni sulla risorsa, ad esempio la tariffa, il calendario di lavoro o l'indirizzo di posta elettronica.

Gestire le risorse

Pianificazione delle risorse: guida allo studio per Project 2010

Vedere l'articolo di Gary Chefetz, MVP di Project, per i dettagli relativi alla gestione e all'ottimizzazione di persone e altre risorse all'interno del progetto

Usare Pianificazione team

La nuova visualizzazione Pianificazione team consente di assegnare il lavoro alle risorse e di spostare le attività con il trascinamento della selezione. Gestire il lavoro del team è molto più semplice in Project 2010.

Stampare una visualizzazione o un report di informazioni sulle risorse

Una delle attività più comuni nella gestione dei progetti è la stampa di informazioni sul progetto. La stampa di informazioni sul progetto è diventata molto più semplice in Project 2010.

Aggiornare il lavoro su un progetto

Tenere traccia del lavoro svolto per un progetto non solo è fondamentale per rispettare la tempistica del progetto, ma consente anche di imparare dagli errori commessi, grazie a una cronologia che raccoglie rischi, problemi e successi del progetto.

Distribuire uniformemente il lavoro del progetto (livellare le assegnazioni delle risorse)

In alcuni casi potrebbero verificarsi sovrassegnazioni, soprattutto se le persone lavorano su due attività contemporaneamente. Il livellamento delle assegnazioni delle risorse è un modo per bilanciare il carico di lavoro.

Impostare gli orari di lavoro, le ferie e le festività per il progetto

Tutti hanno bisogno di vacanze, tutti si ammalano e tutti vogliono godere delle festività. È possibile ottenere altre informazioni su come tenere conto di questo tempo non programmato aggiungendolo alla programmazione.

Modificare il formato predefinito dell'unità per le assegnazioni

Le assegnazioni di persone e altre risorse possono essere visualizzate come percentuale o come valore decimale.

Usare i siti dei social media per facilitare la gestione del team

Per assicurare il successo di un progetto non basta raccogliere i valori effettivi e controllare la presenza di sovrassegnazioni delle risorse. Dare un viso alle persone assegnate alle attività del progetto è un aspetto spesso tralasciato nelle funzionalità software.

Superare la resistenza rispetto alle attività di verifica

Una scarsa disponibilità alla verifica dei dati per la gestione del progetto è normale. Ecco alcuni metodi per gestirla.

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