Ostacoli accidentali: ciò che Outlook non può fare

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È successo sicuramente a tutti di trovarsi nella situazione in cui il computer non consente di eseguire un'azione fondamentale per completare un'attività. Quando succede, si cerca per qualche secondo una possibile spiegazione, poi si guarda accigliati verso il monitor e ci si chiede "Perché non posso farlo?"

Nella maggior parte dei casi, il problema è semplicemente un errore di procedura. Ma talvolta un'operazione non si può fare semplicemente perché non è consentita.

Outlook offre molti vantaggi. Alcune persone usano Outlook per gestire quasi tutti gli aspetti della propria vita, tramite le funzionalità di comunicazione e di pianificazione. In realtà, tuttavia, alcune operazioni non possono essere eseguite in Outlook. In alcuni casi, ciò dipende dalla progettazione. A volte si tratta invece di una situazione imprevista dal team di designer e pianificatori di Outlook. Questi ostacoli alla produttività non sono molti e ne verranno esaminati alcuni. È possibile che si trovi qui una spiegazione per l'impossibilità di eseguire una determinata operazione nel computer.

Situazioni in cui Outlook si blocca

Organizzazione di riunioni

Visualizzazioni e cartelle

Liste di distribuzione e posta elettronica

Siamo consapevoli dei disagi

Organizzazione di riunioni

Outlook è incentrato principalmente su struttura e organizzazione. Si aspetta quindi determinate cose dai partecipanti a una riunione e soprattutto dagli organizzatori della riunione.

  • Il ruolo dell'organizzatore non è trasferibile.

    Quando un utente ha organizzato una riunione, avrà il ruolo di organizzatore fino al termine della riunione. Altri utenti non possono assumere il ruolo di organizzatore della riunione se l'organizzatore originale non può partecipare. L'unica soluzione alternativa consiste nell'eliminare la riunione originale e inviare nuovi inviti. Si tratta di un problema importante e complesso, a livello di progettazione e di programmazione necessarie per risolverlo.

  • La riunione rimane nel calendario dell'organizzatore.

    La riunione non può essere eliminata dal calendario dell'organizzatore, anche se l'organizzatore non può partecipare, perché l'organizzatore è l'unico che può modificare la riunione. Questa barriera è stata progettata in modo specifico e implementata in Outlook 2007.

  • Le riunioni rifiutate non esistono.

    Se si rifiuta una riunione, la riunione scomparirà dal calendario. Se si vuole tenere traccia di tutte le riunioni del gruppo, sarà necessario trovare una soluzione alternativa per includere le riunioni rifiutate.

  • Un invito a una riunione è costituito da un messaggio di posta elettronica separato.

    Non è attualmente possibile rispondere a un messaggio di posta elettronica con una convocazione riunione. Ciò risulta frustrante per molti utenti.

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Visualizzazioni e cartelle

Outlook offre molte opportunità di personalizzazione, ma in alcune aree la personalizzazione è attualmente limitata.

  • Gli elenchi di cartella sono ordinati alfabeticamente.

    Nel riquadro di spostamento all'estrema sinistra di Outlook è possibile ridisporre liberamente le "Cartelle preferite" nella posta e i pulsanti di scelta rapida nella parte inferiore, che consentono di spostarsi tra le funzioni di Outlook. L'elenco visualizzato in "Cartelle di posta" ed "Elenco cartelle", incluse le cartelle Posta in arrivo, Bozze, Posta inviata e Posta eliminata, oltre alle cartelle organizzative create, viene ordinato alfabeticamente e non può essere modificato. Se si vuole, è possibile rinominare le cartelle, ma occorre prestare attenzione alle funzionalità di Outlook, evitando ad esempio di rinominare la "Posta in arrivo", e ad eventuali regole configurate.

  • Ogni cartella ha la propria visualizzazione.

    La visualizzazione delle cartelle personali è modificabile. Ad esempio, si può impostare la cartella Posta in arrivo in modo che il suo aspetto sia diverso da quello della posta inviata o delle cartelle personali. Tuttavia, è possibile modificare la visualizzazione solo di una cartella alla volta, non è possibile applicare una modifica a più cartelle contemporaneamente.

  • Il riquadro di spostamento è invariabile.

    Lo stile, le dimensioni e il colore dei caratteri dell'elenco di cartelle non possono essere modificati. Siamo spiacenti.

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Liste di distribuzione e posta elettronica

Il mondo odierno si basa sulla posta elettronica, che è uno dei punti forti di Outlook. Alcune caratteristiche desiderate dall'utente, tuttavia, non sono ancora disponibili.

  • Le liste di distribuzioni derivano dai Contatti.

    Sarebbe utile potere inserire il mittente di un messaggio direttamente in una lista di distribuzione, ad esempio un utente che risponde a un'offerta di una newsletter tramite posta elettronica. Outlook, tuttavia, preferisce che si creino liste di distribuzione dai Contatti, quindi è prima di tutto necessario aggiungere il mittente a una rubrica nei Contatti. Se si preferisce non mischiare i contatti, è possibile creare una rubrica specifica per questo scopo, creando una nuova cartella nella cartella Contatti.

  • I contatti sono persone singole.

    Come accennato in precedenza in questo articolo, è necessario prima di tutto aggiungere i mittenti di messaggi di posta elettronica a Contatti prima di poterli inserire in una lista di distribuzione. Sarebbe quindi molto comodo se fosse possibile cercare i mittenti e aggiungerli in massa ai Contatti, ovviamente. In Outlook tuttavia è necessario aggiungere individualmente i mittenti di messaggi di posta elettronica ai Contatti.

  • Ogni messaggio viene inviato solo una volta.

    Alcuni utenti vorrebbero configurare un messaggio ricorrente, ad esempio per inviare promemoria. Outlook non consente questa operazione, ma sono disponibili componenti aggiuntivi di terze parti che abilitano questa funzione.

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Siamo consapevoli dei disagi

Siamo consapevoli del fatto che queste situazioni siano frustranti. Il team di pianificazione e progettazione di Outlook ha ascoltato i reclami e i commenti relativi a questi problemi e alcuni elementi potrebbero essere presi in considerazione per modifiche alle future versioni di Outlook. Nel frattempo, ci auguriamo che questo articolo consenta di evitare alcuni problemi e alcune situazioni frustranti.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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