Organizzare le voci di un elenco

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Il modo in cui gli elenchi vengono organizzati dipende dalle esigenze del gruppo cui si appartiene e da come si preferisce memorizzare le informazioni ed eseguire le ricerche all'interno di esse.

In questo articolo

Modi per organizzare gli elenchi

Aggiungere una colonna a un elenco

Creare una visualizzazione

Selezionare un'altra visualizzazione

Aggiungere una cartella a un elenco

Modalità di organizzazione degli elenchi

Di seguito sono illustrate alcune modalità di organizzazione di elenchi e voci di elenco:

  • Aggiungere colonne    Per consentire al gruppo di identificare le voci più rilevanti, è possibile aggiungere colonne all'elenco. È consigliabile aggiungere colonne anche per raccogliere informazioni aggiuntive per ogni voce di elenco, ad esempio il nome del reparto o il nome di un dipendente.

    Se in un elenco sono presenti più voci, può risultare utile indicizzare determinate colonne per migliorare le prestazioni quando si visualizzano diverse voci o si passa da una visualizzazione all'altra. Questa caratteristica non influisce sulla modalità di organizzazione delle voci ma può semplificare alle organizzazioni la procedura di memorizzazione di un numero elevato di voci in un elenco. L'indicizzazione può, tuttavia, richiedere maggiore spazio nel database. Per ulteriori informazioni, rivolgersi all'amministratore.

  • Creare visualizzazioni    Le visualizzazioni sono utili nel caso in cui le persone appartenenti al gruppo hanno necessità di visualizzare spesso dati in un determinato modo. Nelle visualizzazioni vengono utilizzate le colonne per ordinare, raggruppare, filtrare e visualizzare dati. È inoltre possibile decidere il numero di voci che devono essere visualizzate contemporaneamente in ogni visualizzazione. Ogni utente può ad esempio sfogliare un elenco in gruppi di 25 o 100 voci per pagina, a seconda delle preferenze e della velocità di connessione di cui dispone.

    Le visualizzazioni offrono la flessibilità necessaria per memorizzare un numero elevato di voci in un elenco visualizzando al tempo stesso solo i sottoinsiemi desiderati in un momento specifico, ad esempio solo i problemi inviati nell'anno corrente oppure solo gli eventi correnti di un calendario. È possibile creare visualizzazioni personali disponibili solo per l'utente che le crea e, se si dispone dell'autorizzazione necessaria per modificare un elenco, è possibile creare visualizzazioni pubbliche disponibili per tutti.

  • Creare cartelle    È possibile aggiungere cartelle alla maggior parte dei tipi di elenco, se il proprietario dell'elenco consente la creazione di cartelle. Questa operazione risulta particolarmente utile se le voci di elenco possono essere suddivise in un certo modo, ad esempio per progetto o per gruppo. Le cartelle semplificano l'analisi e la gestione delle voci di elenco. Windows SharePoint Services 3.0 offre una visualizzazione struttura che consente di spostarsi all'interno di siti e cartelle con modalità analoghe a quelle utilizzate per spostarsi tra le cartelle del disco rigido. Ogni reparto ad esempio può avere la propria cartella.

    • Utilizzo degli elenchi in modo coerente nei vari siti    Se il gruppo funziona con diversi tipi di elenco, è possibile aggiungere la coerenza in più elenchi con i tipi di contenuto, le colonne del sito e modelli. Queste caratteristiche consentono di riutilizzare le impostazioni e struttura dell'elenco in modo efficiente. Ad esempio, è possibile creare un tipo di contenuto per un problema di servizio clienti che specifica alcune colonne (ad esempio, i contatti con la clientela) e processi aziendali per il tipo di contenuto. Un altro esempio è la creazione di una colonna del sito per i nomi di reparto che contiene un elenco a discesa di reparti. È possibile riutilizzare la colonna di più elenchi per evitare che i nomi visualizzato sempre allo stesso modo in ogni elenco.

      Nella sezione Vedere anche sono disponibili collegamenti a ulteriori informazioni sui tipi di contenuto, le colonne del sito e modelli di elenco.

Le caratteristiche degli elenchi hanno varie modalità di utilizzo che dipendono dalla dimensione e dal numero degli elenchi di cui si dispone, nonché dalle esigenze dell'organizzazione.

Memorizzazione di molte voci in un unico elenco

Può risultare utile utilizzare un unico elenco di grandi dimensioni per soddisfare esigenze diverse. È il caso ad esempio di un numero elevato di problemi tecnici di cui tenere traccia che possono riguardare più progetti e gruppi nell'ambito dell'organizzazione.

Utilizzare un unico elenco quando:

  • Il gruppo ha necessità di visualizzare informazioni riepilogative sulle voci di elenco o di aprire visualizzazioni diverse dello stesso gruppo di voci. È il caso ad esempio di un responsabile che abbia necessità di visualizzare lo stato di avanzamento di tutti i problemi tecnici relativi a un'organizzazione oppure di tutti i problemi archiviati nello stesso periodo di tempo.

  • Gli utenti preferiscono esaminare i problemi ed eseguire ricerche nella stessa posizione in un sito.

  • Si desidera applicare le stesse impostazioni agli elementi dell'elenco, ad esempio il controllo delle versioni o la richiesta di approvazione.

  • I gruppi che utilizzano l'elenco condividono caratteristiche simili, ad esempio gli stessi livelli di autorizzazione. Alle specifiche voci di elenco è possibile applicare autorizzazioni univoche, tuttavia se le variazioni tra i livelli di autorizzazione sono significative, è consigliabile utilizzare più elenchi.

  • Si desidera analizzare informazioni relative all'elenco o ricevere aggiornamenti consolidati per l'elenco. È possibile ricevere avvisi quando le voci di elenco vengono modificate o visualizzare le modifiche in un elenco utilizzando la tecnologia RSS. I feed RSS consentono ai membri del gruppo di lavoro di visualizzare un elenco consolidato delle informazioni che sono state modificate.

Creazione di più elenchi

Quando tra le voci di elenco da gestire o tra i gruppo di utenti che gestiscono tali voci esistono differenze nette, è consigliabile l'utilizzo di più elenchi.

Utilizzare più elenchi quando:

  • Non si prevede che gli utenti abbiano necessità di disporre di riepiloghi comprensivi di tutte le voci.

  • Le informazioni vengono utilizzate da gruppi di utenti distinti che dispongono di livelli di autorizzazione diversi.

  • Si ha necessità di applicare impostazioni diverse, ad esempio il controllo delle versioni o l'approvazione, a più gruppi di voci.

  • Non è necessario analizzare le voci insieme o ricevere aggiornamenti consolidati sull'elenco.

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Aggiungere colonne a un elenco

Negli elenchi le informazioni sono memorizzate in colonne, ad esempio Titolo, Cognome o Società. Se si ha necessità di memorizzare informazioni aggiuntive relative alle voci di elenco, è possibile aggiungere colonne che consentano di ordinare, raggruppare e creare visualizzazioni multiple dell'elenco. È ad esempio possibile ordinare un elenco in base alla data di scadenza o raggruppare le voci in base al nome del reparto.

Sono disponibili diverse opzioni per il tipo di colonna che viene creato, tra cui una singola riga di testo, un elenco a discesa di opzioni, un numero calcolato da altre colonne o addirittura il nome e la fotografia di un utente del sito.

Nota : La procedura riportata di seguito inizia dalla pagina dell'elenco a cui si desidera aggiungere la colonna. Se l'elenco non è già aperto, fare clic sul rispettivo nome sulla barra di avvio veloce. Se il nome dell'elenco non viene visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi fare clic sul nome dell'elenco.

  1. Nel menu Impostazioni menu impostazioni , fare clic su Crea colonna.

  2. Nella sezione Nome e tipo digitare il nome desiderato nella colonna Nome colonna.

  3. In Tipo di informazioni nella colonna selezionare il tipo di informazioni che si desidera visualizzare nella colonna.

  4. Nella sezione Impostazioni aggiuntive colonna digitare una descrizione nella casella Descrizione per offrire agli utenti informazioni sullo scopo della colonna e sui dati contenuti. La descrizione è facoltativa.

  5. A seconda del tipo di colonna selezionato, potrebbero venire visualizzate ulteriori opzioni nella sezione Impostazioni aggiuntive colonna. Selezionare le impostazioni aggiuntive desiderate.

  6. Per aggiungere la colonna alla visualizzazione predefinita, gli utenti del sito visualizzano automaticamente quando si apre un elenco o raccolta, fare clic su Aggiungi alla visualizzazione predefinita.

  7. Scegliere OK.

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Creare una visualizzazione

Le visualizzazioni consentono di mostrare le voci di un elenco che hanno maggiore rilevanza o che meglio si adattano a uno scopo specifico. È ad esempio possibile creare visualizzazioni delle ultime voci create, delle voci che si applicano a un reparto specifico o di tutte le voci create dalla stessa persona.

Visualizzazioni nel menu Visualizza

Nella maggior parte degli elenchi visualizzati è possibile ordinare o filtrare temporaneamente le voci scegliendo il nome di una colonna e quindi facendo clic sulla freccia visualizzata. Questa operazione può risultare utile quando si ha necessità di visualizzare le voci di elenco in un determinato modo una sola volta. Alla successiva visualizzazione dell'elenco, sarà necessario ripetere i passaggi.

Ordinamento di voci in un elenco o una raccolta

Se si prevede di visualizzare l'elenco in un determinato modo frequentemente, è possibile creare una visualizzazione. È possibile utilizzare questa visualizzazione ogni volta che si lavora con l'elenco. Quando si crea una visualizzazione, viene aggiunto per il menu visualizzazione immagine del menu di un elenco.

Gli elenchi possono presentare visualizzazioni personali e visualizzazioni pubbliche. Chiunque può creare una visualizzazione personale per mostrare gli elenchi in un determinato modo oppure per filtrare solo le voci di elenco che si desidera visualizzare. Se si dispone dell'autorizzazione per la progettazione di un sito, è possibile creare una visualizzazione pubblica che tutti potranno utilizzare quando visualizzano l'elenco. È inoltre possibile impostare come predefinita la visualizzazione pubblica in modo che venga visualizzata automaticamente quando viene aperto l'elenco.

Inoltre, quando si progetta un sito, è possibile collegare diverse visualizzazioni o le pagine di progettazione con le Web part che utilizzano le diverse visualizzazioni. Ad esempio, un team può essere utile creare un collegamento a una visualizzazione di un elenco che vengono visualizzati solo i documenti che sono stati creati dai membri del team.

Se i membri del gruppo visualizzeranno un elenco su un dispositivo mobile, è possibile creare visualizzazioni per le versioni mobili che prevedono dei limiti, quale il numero di elementi visualizzati, consentendo di ottenere risultati ottimali tenendo conto della larghezza di banda e delle limitazioni dei dispositivi. Per ulteriori informazioni sulla creazione di visualizzazioni, utilizzare i collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

  1. Se l'elenco non è già aperto, fare clic su relativo nome sulla barra di avvio veloce.

    Se il nome dell'elenco non è disponibile, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi fare clic sul nome dell'elenco.

  2. Nel menu Impostazioni menu impostazioni , fare clic su Crea visualizzazione.

  3. Nella sezione Selezionare un formato di visualizzazione fare clic sul tipo di visualizzazione che si desidera creare. Per molte situazioni sarà utile creare una Visualizzazione standard ma è possibile scegliere altre visualizzazioni per situazioni specifiche ad esempio per la creazione di un calendario o di una visualizzazione Gantt.

  4. Nella casella Nome visualizzazione digitare un nome per la visualizzazione, ad esempio ordinato in base al cognome.

  5. Se si desidera impostare la visualizzazione predefinita, selezionare la casella di controllo Imposta la visualizzazione predefinita. È possibile impostare la visualizzazione predefinita solo se si tratta di una visualizzazione pubblica e, se si è autorizzati a modificare la struttura di un elenco.

  6. Nella sezione gruppo di destinatari in Gruppo di destinatari visualizzazione, selezionare se si desidera creare una visualizzazione personale utilizzabili solo o una visualizzazione pubblica agli altri utenti.

  7. Nella sezione Colonne è possibile visualizzare o nascondere colonne selezionando le caselle di controllo appropriate. Accanto al nome della colonna, immettere il numero per l'ordinamento della colonna nella visualizzazione.

  8. Nella sezione Ordinamento scegliere se e come si desidera ordinare le voci di elenco. È possibile utilizzare due colonne per l'ordinamento, ad esempio prima per cognome e poi per nome.

  9. Nella sezione Filtro scegliere se e come si desidera filtrare le voci di elenco. Una visualizzazione filtrata mostra una selezione più ridotta dell'elenco, ad esempio solo le voci create da un reparto specifico o con stato approvato.

  10. Nella sezione Raggruppa per è possibile raggruppare gli elementi con lo stesso valore nella loro sezione, ad esempio una sezione espandibile per i documenti di un dato autore.

  11. Nella sezione Totali è possibile visualizzare il numero totale di elementi presenti in una colonna, ad esempio il numero totale di problemi. In alcuni casi è possibile riassumere o distillare informazioni aggiuntive come le medie.

  12. Nella sezione Stile selezionare lo stile per la visualizzazione, ad esempio l'elenco ombreggiato, con le righe ombreggiate a righe alterne.

  13. Se nell'elenco sono presenti cartelle, è possibile creare una visualizzazione che non include le cartelle, talvolta definita visualizzazione non strutturata. Per visualizzare tutte le voci di elenco allo stesso livello, fare clic su Mostra tutti gli elementi senza cartelle.

  14. È possibile limitare il numero di voci che è possibile visualizzare nell'elenco o il numero di voci che è possibile visualizzare nella stessa pagina. Queste impostazioni sono particolarmente importanti se si intende creare una visualizzazione per un dispositivo mobile. Nella sezione Limite elementi selezionare le opzioni desiderate.

  15. Per visualizzare l'elenco su un dispositivo mobile, selezionare le opzioni desiderate nella sezione Mobile.

  16. Scegliere OK.

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Selezionare una visualizzazione diversa

Per alcuni elenchi sono disponibili più visualizzazioni e non è possibile crearne altre. Se sono disponibili visualizzazioni diverse, è possibile passare da una visualizzazione all'altra utilizzando il menu Visualizza.

  1. Se l'elenco non è già aperto, fare clic su relativo nome sulla barra di avvio veloce.

    Se il nome dell'elenco non è disponibile, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi fare clic sul nome dell'elenco.

  2. Scegliere il menu visualizzazione immagine del menu , la visualizzazione che desidera.

    Suggerimento : Per apportare modifiche alla visualizzazione esistente, fare clic sul menu Visualizza e quindi su Modifica visualizzazione.

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Aggiungere una cartella a un elenco

L'aggiunta di cartelle è utile per consentire una migliore organizzazione di un elenco nel caso in cui siano presenti più tipi di voci.

  1. Se l'elenco non è già aperto, fare clic su relativo nome sulla barra di avvio veloce.

    Se il nome dell'elenco non è disponibile, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi fare clic sul nome dell'elenco.

  2. Nella finestra di menu immagine menu di Nuovo, fare clic su Nuova cartella.

    Il comando Nuova cartella non è disponibile se l'utente che ha creato l'elenco ha specificato che nell'elenco non è possibile creare cartelle.

  3. Digitare un nome per la cartella e fare clic su OK.

Suggerimento : Se sono presenti più elenchi con cartelle o se i membri del gruppo preferiscono spostarsi all'interno di un elenco con modalità analoghe a quelle con cui si spostano nel disco rigido, è possibile che il gruppo abbia attivato la visualizzazione struttura. Tale visualizzazione consente di espandere, comprimere ed esplorare le cartelle.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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