Organizzare i documenti e siti in Office 365

L'organizzazione di documenti e siti di OneDrive for Business e SharePoint Online rappresenta una delle sfide più comuni nella vita lavorativa di tutti i giorni. Ecco alcuni modi in cui è possibile organizzare documenti e siti in OneDrive for Business.

Archiviare documenti in OneDrive for Business o nella raccolta del sito del team

Per informazioni sull'uso di OneDrive for Business e di siti del team in contemporanea, una scelta ideale per le piccole imprese, vedere Configurare l'archiviazione e la condivisione di file in Office 365.

OneDrive for Business è la raccolta documenti personale in Office 365. I file archiviati in OneDrive for Business sono privati per impostazione predefinita, ma è possibile condividerli in base alle necessità. Il sito del team è condiviso da persone specifiche all'interno dell'organizzazione.

Nota : OneDrive for Business è diverso da OneDrive, che è destinato all'archiviazione personale separatamente dal luogo di lavoro.

È possibile archiviare fino a 1 TB di dati in OneDrive for Business. Per altre informazioni sui limiti di archiviazione, vedere SharePoint Online: limiti del software.

Per passare a OneDrive for Business o alla raccolta del sito del team, accedere a Office 365 e quindi eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Selezionare OneDrive nell'intestazione e quindi fare clic su File nella barra di avvio veloce al lato dello schermo.

  • Selezionare Siti nell'intestazione, selezionare il riquadro Sito del team e quindi selezionare una raccolta documenti nella barra di avvio veloce al lato dello schermo.

Nota : Se il sito di SharePoint è stato personalizzato, la barra di avvio veloce potrebbe non essere visualizzata.

Per avviare attività in OneDrive for Business o nella raccolta documenti del sito del team, usare le opzioni disponibili nella barra dei comandi rapidi sopra la raccolta o con i puntini di sospensione (...) sui singoli file:

Usare la barra dei comandi rapidi in Office 365 per avviare attività in OneDrive for Business o nella raccolta documenti del sito del team di SharePoint Online.

È possibile:

Se si fa clic con il pulsante destro del mouse su un documento, viene visualizzato un elenco a comparsa di altre opzioni, ad esempio per condividere, scaricare, spostare o copiare il documento e per ottenere un collegamento al file. Per altri suggerimenti, vedere Organizzare file in una raccolta.

Trovare documenti

La maggior parte delle aziende crea un numero formidabile di documenti, quindi può essere molto difficile trovare quelli di cui si ha bisogno, persino quelli creati personalmente. Office 365 offre una varietà di modi per trovare rapidamente i documenti desiderati.

La modalità di ricerca di un documento dipende in genere dalle informazioni a disposizione sul documento stesso. Ad esempio, ci sono posizioni specifiche in cui cercare se si sta seguendo un documento, se un documento è stato condiviso da un altro utente o se si sa che un documento è archiviato in OneDrive for Business o in una raccolta del sito del team.

In altre circostanze è possibile cercare un documento in base al nome o addirittura in base a un termine che si ritiene sia contenuto nel documento. In questo caso è possibile usare la casella di ricerca in OneDrive for Business per cercare:

  • Documenti in OneDrive for Business.

  • Documenti condivisi da un altro utente.

  • Documenti archiviati in un sito seguito.

La casella di ricerca si trova nell'angolo in alto a destra o a sinistra di OneDrive for Business o del sito di SharePoint.

Schermata della casella di ricerca di OneDrive in Office 365.

In SharePoint è anche possibile usare l'opzione Trova un file sopra i documenti oppure la casella Cerca nel sito.

Per un riepilogo delle modalità di ricerca di documenti in Office 365, vedere Trovare un file in Office 365.

Seguire i documenti per trovarli più facilmente in seguito

Quando si segue un documento, questo viene visualizzato nell'elenco Documenti seguiti in OneDrive for Business.

Schermata dei documenti di OneDrive for Business che si seguono in Office 365.

Inoltre, se si sono immesse informazioni personali nel profilo, come parole chiave nei campi Interessi e Fammi domande su, nell'elenco Documenti seguiti vengono visualizzati suggerimenti sui documenti che potrebbero interessare. Selezionare Segui sotto uno dei documenti suggeriti per aggiungerlo all'elenco Documenti seguiti.

Selezionare Segui sotto uno dei documenti suggeriti per aggiungerlo all'elenco Documenti seguiti in Office 365.

Per seguire un documento in OneDrive for Business o in una raccolta siti:

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul documento che si vuole iniziare a seguire.

    Selezionare l'icona Altro con i puntini di sospensione accanto al nome del documento in OneDrive for Business per aprire la scheda al passaggio del mouse del documento
  2. Nel callout del documento selezionare Segui. Se l'opzione Segui non viene visualizzata, fare clic con il pulsante destro del mouse sul file, scegliere Avanzate e quindi fare clic su Segui.

    Selezionare il comando Segui nel menu al passaggio del mouse in OneDrive for Business

Visualizzare i documenti condivisi con l'utente da altre persone

I documenti condivisi da altre persone nello specifico con l'utente corrente sono elencati nella visualizzazione Condivisi con me in OneDrive for Business. I documenti condivisi con tutti non sono invece elencati in questa visualizzazione.

Documenti condivisi da altre persone elencati nella visualizzazione Condivisi con me in OneDrive for Business.
  1. In Office 365 selezionare OneDrive for Business nell'intestazione.

  2. Fare clic su Condivisi con me nella barra di avvio veloce a sinistra.

Visualizzare un elenco dei documenti aperti di recente

OneDrive for Business elenca i documenti aperti di recente in Office 365 e archiviati nella raccolta di OneDrive for Business o in una raccolta del sito del team. Fare clic su Recenti nella barra di avvio veloce a sinistra per visualizzare i file.

Nota : Per vedere i documenti recenti, è necessario che Office 2013 sia in esecuzione.

Impostare gli avvisi sui documenti per tenere traccia delle modifiche

È possibile impostare un avviso su un documento per ricevere una notifica ogni volta che il documento viene modificato e anche quando viene eliminato. Si può specificare se ricevere gli avvisi tramite posta elettronica o SMS e con quale frequenza.

Per impostare un avviso in SharePoint:
  1. Selezionare il documento nella raccolta.

  2. Selezionare File > Invia avviso > Imposta avviso o Pagina > Invia avviso > Imposta avviso per questo documento.

  3. Selezionare le opzioni desiderate nella finestra di dialogo Nuovo avviso e scegliere OK.

Per altre informazioni sull'impostazione degli avvisi, vedere Creare un avviso o sottoscrivere un feed RSS

Seguire i siti per trovarli più facilmente in seguito

Se si è membri di diversi siti del team nell'organizzazione, è possibile iniziare a seguirli per accedervi più rapidamente. Quando si segue un sito del team, questo viene elencato nella pagina Siti. Le raccolte dei siti seguiti sono facilmente accessibili da OneDrive for Business, come descritto nella prossima sezione.

Per iniziare a seguire un sito:
  1. Accedere al sito che si vuole iniziare a seguire.

  2. Selezionare Segui sul lato destro dell'intestazione.

    Seguire un sito di SharePoint Online e aggiungere il collegamento alla propria pagina Siti in Office 365.

Per altre informazioni, vedere Video: Seguire un sito di SharePoint.

Accedere alle raccolte documenti nei siti del team seguiti

In OneDrive for Business è possibile visualizzare un elenco dei siti del team seguiti in Office 365 e quindi passare alle relative raccolte documenti.

  1. Nella barra delle azioni rapide selezionare Cartelle del sito. Verrà visualizzato un elenco di tutti i siti seguiti:

    Selezionare Cartelle del sito nella barra azioni rapide in Office 365 per visualizzare l'elenco dei siti di SharePoint Online che si seguono.
  2. Selezionare un sito nell'elenco per visualizzare le relative raccolte documenti.

    Selezionare un sito nell'elenco Cartelle siti in Office 365 per visualizzare le relative raccolte documenti.

Vedere anche

Visualizzare e modificare il profilo personale in Office Delve

Video: Copiare o spostare file delle raccolte tramite Apri con Esplora risorse

Creare cartelle, raccolte e siti secondari

Trovare file persi o mancanti in OneDrive

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