Organizzare i documenti e siti in Office 365

Una delle problematiche più comuni nella vita lavorativa di tutti i giorni è tenere traccia dei documenti e dei siti rilevanti. Questo articolo illustra come tenere i documenti e i siti importanti a portata di mano.

Archiviare documenti in OneDrive for Business o nella raccolta del sito del team

OneDrive for Business è la raccolta documenti personale in Office 365. I file archiviati in OneDrive for Business sono privati per impostazione predefinita, ma è possibile condividerli in base alle necessità. Il sito del team è un sito condiviso da persone specifiche all'interno dell'organizzazione. In caso di dubbi su quale raccolta scegliere, vedere

Nota   OneDrive for Business è diverso da OneDrive, che è destinato all'archiviazione personale separatamente dal luogo di lavoro.

È possibile archiviare fino a 1 TB di dati in OneDrive for Business. Per altre informazioni sui limiti di archiviazione, vedere SharePoint Online: limiti del software.

Per passare a OneDrive for Business o alla raccolta del sito del team, accedere a Office 365 e quindi:

  • Selezionare OneDrive nell'intestazione.

  • Selezionare Siti nell'intestazione, selezionare il riquadro Sito del team e quindi selezionare Documenti nella barra delle azioni rapide.

Per avviare attività in OneDrive for Business o nella raccolta documenti del sito del team, usare le opzioni disponibili nella barra dei comandi rapidi:

Barra dei comandi rapidi in OneDrive for Business

È possibile:

  • Creare nuovi documenti.

  • Caricare documenti dal computer.

  • Sincronizzare OneDrive for Business con il computer per l'accesso locale ai file.

  • Modificare un file selezionato nella relativa applicazione.

  • Gestire file: visualizzazione e modifica delle proprietà, estrazione, cronologia versioni, flussi di lavoro, download ed eliminazione.

  • Condividere file.

Trovare documenti

La maggior parte delle aziende crea un numero formidabile di documenti, quindi può essere molto difficile trovare quelli di cui si ha bisogno, persino quelli creati personalmente. Office 365 offre una varietà di modi per trovare rapidamente i documenti desiderati.

La modalità di ricerca di un documento dipende in genere dalle informazioni a disposizione sul documento stesso. Ad esempio, ci sono posizioni specifiche in cui cercare se si sta seguendo un documento, se un documento è stato condiviso da un altro utente o se si sa che un documento è archiviato in OneDrive for Business o in una raccolta del sito del team.

In altre circostanze è possibile cercare un documento in base al nome o addirittura in base a un termine che si ritiene sia contenuto nel documento. In questo caso è possibile usare la casella di ricerca in OneDrive for Business per cercare:

  • Documenti in OneDrive for Business.

  • Documenti condivisi da un altro utente.

  • Documenti archiviati in un sito seguito.

La casella di ricerca è disponibile nell'angolo superiore sinistro di OneDrive.

Casella di ricerca in OneDrive

Per un riepilogo delle modalità di ricerca di documenti in Office 365, vedere Trovare un file in Office 365.

Seguire i documenti per trovarli più facilmente in seguito

Quando si segue un documento, questo viene visualizzato nell'elenco Documenti seguiti in OneDrive for Business.

Visualizzare i documenti seguiti

Inoltre, se si sono immesse informazioni personali nel profilo, come parole chiave nei campi Interessi e Fammi domande su, nell'elenco Documenti seguiti vengono visualizzati suggerimenti sui documenti che potrebbero interessare. Selezionare Segui sotto uno dei documenti suggeriti per aggiungerlo all'elenco Documenti seguiti.

Documenti suggeriti da iniziare a seguire Per seguire un documento in OneDrive for Business o in una raccolta siti:

  1. Selezionare il menu Altro (...) accanto al documento che si vuole iniziare a seguire.

    Selezionare l'icona dei puntini di sospensione Altro per aprire la scheda al passaggio del mouse del documento
  2. Nel callout del documento selezionare il menu Altro (...) e quindi selezionare Segui.

    Comando Segui nel menu HoverCard.

Visualizzare i documenti condivisi con l'utente da altre persone

I documenti condivisi da altre persone nello specifico con l'utente corrente sono elencati nella visualizzazione Condivisi con me in OneDrive for Business. I documenti condivisi con tutti non sono invece elencati in questa visualizzazione.

Collegamento Condivisi con l'utente corrente di OneDrive for Business
  1. In Office 365 selezionare OneDrive nell'intestazione.

  2. Selezionare Condivisi con me nella barra delle azioni rapide.

Visualizzare un elenco dei documenti aperti di recente

OneDrive for Business elenca i documenti aperti di recente in Office 365 e archiviati nella raccolta di OneDrive for Business o in una raccolta del sito del team.

Nota   Per visualizzare documenti recenti è necessario che Office 2013 sia in esecuzione.

Impostare gli avvisi sui documenti per tenere traccia delle modifiche

È possibile impostare un avviso su un documento per ricevere una notifica ogni volta che il documento viene modificato e anche quando viene eliminato. Si può specificare se ricevere gli avvisi tramite posta elettronica o SMS e con quale frequenza.

Per impostare un avviso:
  1. Selezionare il documento nella raccolta.

  2. Selezionare File > Invia avviso > Imposta avviso per questo documento.

  3. Selezionare le opzioni desiderate nella finestra di dialogo Nuovo avviso e scegliere OK.

Per altre informazioni sull'impostazione degli avvisi, vedere Creare un avviso o sottoscrivere un feed RSS

Seguire i siti per trovarli facilmente in seguito

Se si è membri di diversi siti del team nell'organizzazione, è possibile iniziare a seguirli per accedervi più rapidamente. Quando si segue un sito del team, questo viene elencato nella pagina Siti. Le raccolte dei siti seguiti sono facilmente accessibili da OneDrive for Business, come descritto nella prossima sezione.

Per iniziare a seguire un sito:
  1. Accedere al sito che si vuole iniziare a seguire.

  2. Selezionare Segui nell'intestazione.

    Seguire un sito da elencare nella pagina Siti

Per altre informazioni, vedere Video: Seguire un sito di SharePoint.

Accedere alle raccolte documenti nei siti del team seguiti

In OneDrive for Business è possibile visualizzare un elenco dei siti del team seguiti in Office 365 e quindi passare alle relative raccolte documenti.

  1. Nella barra delle azioni rapide selezionare Cartelle del sito. Verrà visualizzato un elenco di tutti i siti seguiti:

    Selezionare Cartelle del sito nella barra azioni rapide
  2. Selezionare un sito nell'elenco per visualizzare le relative raccolte documenti.

    Raccolta documenti in un sito del team seguito

Si applica a: SharePoint Server 2013 Preview, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Online



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