Organizzare file in una raccolta

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Il modo in cui si organizzano i file in una raccolta dipende dalle esigenze del gruppo e da come si preferisce memorizzare le informazioni e cercarle. Per individuare la struttura più funzionale per la propria organizzazione, può essere utile una certa pianificazione.

In Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono disponibili differenti raccolte e modelli di raccolta già pronti per l'uso. Queste raccolte e questi modelli costituiscono un valido punto di partenza per organizzare i file.

In questo articolo

Modelli di raccolte e raccolte di SharePoint Server 2007 Office

Modi per organizzare i file

Aggiungere una colonna in una raccolta

Creare una visualizzazione

Creare una cartella in una raccolta

Raccolte e modelli di raccolta di Office SharePoint Server 2007

Quando si installa Office SharePoint Server 2007, vengono create automaticamente varie raccolte, che consentono di mantenere ben organizzata la raccolta siti. La configurazione della raccolta siti determina quali raccolte vengono create. Ad esempio, le raccolte siti per cui sono state configurate le caratteristiche per la pubblicazione contengono le raccolte seguenti:

  • Documenti     Questa raccolta viene creata per ogni sito e serve a memorizzare i documenti che vengono utilizzati nelle pagine del sito.

  • Immagini     Questa raccolta viene creata per ogni sito e serve a memorizzare le immagini che vengono utilizzate nelle pagine del sito.

  • Pagine     Questa raccolta viene creata per ogni sito e serve a memorizzare le pagine che vengono utilizzate nel sito.

  • Documenti raccolta siti     Questa raccolta viene creata per memorizzare i documenti che vengono utilizzati nella raccolta siti.

  • Immagini raccolta siti     Questa raccolta viene creata per memorizzare le immagini che vengono utilizzate nella raccolta siti.

  • Raccolta stili     Questa raccolta viene creata per memorizzare stili XSL e fogli di stile CSS personalizzati.

Raccolta modelli sono un altro modo tale Office SharePoint Server 2007 consente di organizzare i file. Con i modelli di raccolta, è possibile creare con facilità raccolte in cui sono state progettate per supportare determinati tipi di file e abilitare particolari funzioni. Per ulteriori informazioni sui modelli di raccolte Office SharePoint Server 2007, vedere l'articolo modelli di raccolte disponibili in Microsoft Office SharePoint Server 2007.

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Modi per organizzare i file

Le raccolte includono diverse caratteristiche che consentono di lavorare su più file in una sola raccolta. Tuttavia, a seconda delle esigenze dell'organizzazione, potrebbe essere utile servirsi di più raccolte.

Memorizzazione di molti documenti in una sola raccolta

Può essere utile avere una sola raccolta di grandi dimensioni che assolve a varie funzioni. Si supponga, ad esempio, che uno stesso gruppo si occupi di diversi progetti o che più gruppi lavorino allo stesso progetto.

Può essere utile optare per una sola raccolta nei seguenti casi:

  • Il gruppo deve poter vedere informazioni di riepilogo sullo stesso gruppo di file oppure avere visualizzazioni diverse dello stesso gruppo di file. Ad esempio, un manager potrebbe voler vedere tutti i file raggruppati per reparto o per data di scadenza.

  • Le persone desiderano poter cercare in una sola posizione nel sito.

  • Si desidera applicare le stesse impostazioni ai file, ad esempio la funzionalità di traccia delle versioni dei file o la richiesta di approvazione.

  • I gruppi che lavorano con la raccolta condividono caratteristiche simili, ad esempio lo stesso livello di autorizzazioni.

    Nota : È possibile applicare a file specifici livelli di autorizzazioni univoci, ma se i livelli di autorizzazioni variano molto, è consigliabile valutare l'opportunità di utilizzare più raccolte.

  • Si desidera analizzare informazioni sui file in un foglio di calcolo o ricevere aggiornamenti consolidati sui file.

    Nota : È possibile utilizzare la tecnologia RSS per essere avvisati quando vengono apportate modifiche a una raccolta, ad esempio quando cambiano i file memorizzati nella raccolta. I feed RSS consentono ai membri del gruppo di lavoro di vedere un elenco consolidato dei file che sono cambiati.

Di seguito sono descritti alcuni modi in cui è possibile visualizzare e gestire file in una stessa raccolta:

  • Aggiungere colonne    Per consentire al gruppo di identificare i dati più importanti e visualizzare i dati in modi diversi, è possibile aggiungere colonne a una raccolta. Colonne vengono visualizzati nella parte superiore della pagina della raccolta come titoli, ad esempio "Nome reparto" o "Data di scadenza". È possibile utilizzare le intestazioni di colonna per ordinare e filtrare i file in una raccolta.

  • Creare visualizzazioni    Se le persone a un gruppo di frequente per visualizzare i dati in un determinato modo, è possibile utilizzare le visualizzazioni. Nelle visualizzazioni, le colonne vengono utilizzate per ordinare, raggruppare, filtrare e visualizzare i dati.

  • Creare cartelle    Se una raccolta contiene molti file che possono essere raggruppati in modo logico, è possibile utilizzare le cartelle per creare tali gruppi nella raccolta. Le cartelle consentono alle persone di gestire i file in modo familiare. In Office SharePoint Server 2007 è disponibile una visualizzazione struttura, utilizzabile per spostarsi tra i siti e le cartelle così come ci si sposta tra le cartelle di un disco rigido.

  • Configurare più modelli    Se in una raccolta sono configurati più tipi di contenuto, è possibile creare tipi diversi di modelli predefiniti, ad esempio contratti di vendita, presentazioni commerciali e fogli di lavoro di preventivi, all'interno della stessa raccolta. I tipi di contenuto consentono flessibilità e coerenza nell'ambito di più raccolte.

Creazione di più raccolte

Può essere utile creare più raccolte se vi sono differenze nette tra i gruppi di file da memorizzare e gestire o tra i gruppi di persone che lavorano con i file.

È consigliabile utilizzare più raccolte nei seguenti casi:

  • I tipi di file che si desidera memorizzare e gestire sono distinti e non si prevede che gli utenti visualizzeranno spesso riepiloghi dei file o eseguiranno ricerche nei file contemporaneamente.

  • I gruppi di persone che utilizzano i file sono diversi e hanno livelli di autorizzazioni nettamente diversi.

  • È necessario applicare a gruppi di file diversi impostazioni diverse, ad esempio per il controllo delle versioni o le approvazioni.

  • Non è necessario analizzare i file insieme o ricevere aggiornamenti consolidati sui file.

  • Si desidera fornire set diversi di opzioni per la creazione di nuovi file o si desidera che i comandi del menu Nuovo di una raccolta compaiano con un ordine diverso.

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per lavorare con più raccolte in modo efficiente:

  • Configurare colonne e modelli di sito     Se l'organizzazione intende eseguire impostazioni uniformi in tutte le raccolte, può configurare colonne e modelli di sito. È possibile condividere le impostazioni in più raccolte evitando di crearle ogni volta.

  • Inviare file ad altre raccolte     Se si desidera che un file sia disponibile in più raccolte, è possibile memorizzarlo in una raccolta, quindi inviare una copia alle altre raccolte. È possibile attivare un promemoria, in modo da ricordarsi di aggiornare le copie in caso di modifiche all'originale.

  • Creare modelli di raccolta     Se si desidera definire impostazioni omogenee per le raccolte o riutilizzare caratteristiche in più raccolte, è possibile salvare una raccolta come modello. I modelli di raccolta diventano disponibili quando si sceglie Crea dal menu Azioni sito.

Nota : Se si aggiungono file a una raccolta contenente file di un progetto precedente, può essere difficile decidere se creare una nuova raccolta o aggiungerli a quella esistente. Ogni situazione è diversa, ma se si prevede di dover analizzare o gestire tutti i file insieme, può essere utile aggiungere i file alla raccolta esistente. È possibile utilizzare colonne, filtri e visualizzazioni, in modo che nella visualizzazione predefinita compaiano solo i file più recenti.

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Aggiungere una colonna a una raccolta

Per impostazione predefinita, nelle raccolte viene tenuta traccia del nome del file, nonché di informazioni sullo stato, ad esempio la data di archiviazione. È possibile specificare ulteriori colonne per poter categorizzare i file, ad esempio per nome di reparto o numero di progetto. Aggiungendo colonne è possibile sfruttare al meglio la possibilità di creare molteplici visualizzazioni diverse della raccolta.

È possibile creare diversi tipi di colonna, ad esempio colonne con una sola riga di testo, con un elenco a discesa di opzioni, con un numero calcolato in base ad altre colonne o persino con il nome e l'immagine di una persona.

Nota : La procedura riportata di seguito inizia dalla pagina della raccolta a cui si desidera aggiungere la colonna. Se la raccolta non è già aperta, fare clic sul rispettivo nome sulla barra di avvio veloce. Se il nome della raccolta non viene visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi fare clic sul nome della raccolta.

  1. Nel menu Impostazioni menu impostazioni , fare clic su Crea colonna.

  2. Nella sezione Nome e tipo digitare il nome desiderato nella colonna Nome colonna.

  3. In Tipo di informazioni nella colonna selezionare il tipo di informazioni che si desidera visualizzare nella colonna.

  4. Nella sezione Impostazioni aggiuntive colonna digitare una descrizione nella casella Descrizione per offrire agli utenti informazioni sullo scopo della colonna e sui dati contenuti. La descrizione è facoltativa.

  5. A seconda del tipo di colonna selezionato, potrebbero venire visualizzate ulteriori opzioni nella sezione Impostazioni aggiuntive colonna. Selezionare le impostazioni aggiuntive desiderate.

  6. Per aggiungere la colonna alla visualizzazione predefinita, gli utenti del sito visualizzano automaticamente quando si apre un elenco o raccolta, fare clic su Aggiungi alla visualizzazione predefinita.

  7. Scegliere OK.

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Creare una visualizzazione

È possibile utilizzare visualizzazioni per i file più rilevanti o per quelli che meglio si adattano a uno scopo specifico. Si possono creare, ad esempio, visualizzazioni degli ultimi file creati, dei file di un reparto specifico o dei file creati da un particolare utente. Dopo aver creato una visualizzazione, questa è sempre disponibile nella raccolta.

Visualizzazioni nel menu Visualizza

Quando si osservano i file di una raccolta, è possibile ordinare o filtrare temporaneamente i file posizionando il puntatore del mouse sul nome di una colonna, quindi facendo clic sulla freccia in giù accanto al nome. Questa procedura è utile quando occorre vedere i file in un determinato modo, tuttavia deve essere ripetuta ogni volta che si visualizza la raccolta.

Ordinamento di voci in un elenco o una raccolta

Se si prevede di visualizzare i file in un determinato modo spesso, è possibile creare una visualizzazione. È possibile utilizzare questa visualizzazione ogni volta che si lavora con la raccolta. Quando si crea una visualizzazione, viene aggiunto per il menu visualizzazione immagine del menu della raccolta.

Le raccolte possono avere visualizzazioni personali e visualizzazioni pubbliche. Chiunque può creare una visualizzazione personale per mostrare i file in un determinato modo oppure per filtrare solo i file che si desidera visualizzare. Se si dispone dell'autorizzazione per la progettazione di un sito, è possibile creare una visualizzazione pubblica che tutti potranno utilizzare quando visualizzano la raccolta. È inoltre possibile impostare come predefinita la visualizzazione pubblica in modo che venga visualizzata automaticamente quando viene aperta la raccolta.

Inoltre, quando si progetta un sito, è possibile collegare diverse visualizzazioni o le pagine di progettazione con le Web part che utilizzano le diverse visualizzazioni.

Se i membri del gruppo visualizzano le raccolte in un dispositivo mobile, è possibile creare visualizzazioni mobili con limiti ottimali per la larghezza di banda e le caratteristiche tecniche dei dispositivi, ad esempio per quanto riguarda il numero di elementi visualizzabili in una visualizzazione. Per ulteriori informazioni sulla creazione di visualizzazioni, vedere la sezione Vedere anche.

La procedura riportata di seguito consente di creare un tipo di visualizzazione standard. Le opzioni tra cui è possibile scegliere variano in base al tipo di visualizzazione ma i passaggi di base per la creazione di una visualizzazione sono simili.

  1. Se la raccolta non è già aperta, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.

    Se il nome della raccolta non viene visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi fare clic sul nome della raccolta.

  2. Nel menu Impostazioni menu impostazioni , fare clic su Crea visualizzazione.

  3. In Scegliere uno stile di visualizzazione fare clic sul tipo di visualizzazione che si desidera creare. In molti casi è adatta l'opzione Visualizzazione Standard, ma è possibile scegliere altre visualizzazioni per situazioni specifiche, ad esempio per creare una report.

  4. Nella casella Nome visualizzazione digitare un nome per la visualizzazione, ad esempio ordinato in base al cognome.

  5. Se si desidera impostare come predefinita per la raccolta la visualizzazione creata, selezionare la casella di controllo Imposta come visualizzazione predefinita. È possibile impostare la visualizzazione come predefinita solo se si tratta di una visualizzazione pubblica.

  6. Nella sezione gruppo di destinatari in Gruppo di destinatari visualizzazione, selezionare se si desidera creare una visualizzazione personale utilizzabili solo o una visualizzazione pubblica agli altri utenti.

  7. Nella sezione Colonne è possibile visualizzare o nascondere colonne selezionando le caselle di controllo appropriate. Accanto al nome della colonna, immettere il numero per l'ordinamento della colonna nella visualizzazione.

  8. Nella sezione Ordina selezionare le opzioni desiderate per l'ordinamento dei file. È possibile utilizzare due colonne. Ad esempio, è possibile ordinare prima per autore, quindi per nome di file per ogni autore.

  9. Nella sezione Filtro selezionare le opzioni relative alla modalità di filtraggio dei file. Una visualizzazione filtrata mostra una selezione più ridotta dei file, ad esempio solo i file creati da un reparto specifico oppure solo i file con stato approvato.

  10. Nella sezione Raggruppamento è possibile raggruppare gli elementi di una sezione che presentano lo stesso valore, ad esempio una sezione per i documenti di ogni autore, che è possibile espandere o comprimere.

  11. Nella sezione Totali è possibile visualizzare il numero totale di elementi presenti in una colonna, ad esempio il numero totale di problemi. In alcuni casi è possibile riassumere o distillare informazioni aggiuntive come le medie.

  12. Nella sezione Stile selezionare lo stile per la visualizzazione, ad esempio l'elenco ombreggiato, con le righe ombreggiate a righe alterne.

  13. Se la raccolta presenta delle cartelle, è possibile creare una visualizzazione che non include le cartelle, talvolta denominata visualizzazione non strutturata. Per visualizzare tutti i file allo stesso livello, fare clic su Mostra tutti gli elementi senza cartelle nella sezione Cartelle.

  14. È possibile limitare il numero di file che è possibile visualizzare nella raccolta o il numero di file che è possibile visualizzare nella stessa pagina. Queste impostazioni sono particolarmente importanti se si intende creare una visualizzazione per un dispositivo mobile. Nella sezione Limite elementi selezionare le opzioni desiderate.

  15. Per visualizzare la raccolta su un dispositivo mobile, selezionare le opzioni desiderate nella sezione Mobile.

  16. Fare clic su OK.

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Creare una cartella in una raccolta

Se si dispone di documenti di tipi diversi o se in una raccolta sono presenti contenuti diversi, è possibile creare cartelle per organizzare il contenuto.

  1. Se la raccolta non è già aperta, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.

    Se il nome della raccolta non viene visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi fare clic sul nome della raccolta.

  2. Nella finestra di menu immagine menu di Nuovo, fare clic su Nuova cartella.

    Nota : È possibile che l'utente che ha creato la raccolta abbia specificato che nella raccolta non è possibile creare le cartelle. In questo caso, il comando Nuova cartella non sarà disponibile.

  3. Digitare un nome per la cartella e fare clic su OK.

Suggerimento : Se sono presenti più raccolte con cartelle e i membri del gruppo desiderano esplorare una raccolta con modalità analoghe all'esplorazione del disco rigido, il gruppo può abilitare il sito per l'utilizzo della visualizzazione struttura. Tale visualizzazione consente di espandere, comprimere ed esplorare le cartelle in modo semplice. Se si dispone dell'autorizzazione per la progettazione di siti, è possibile attivare la visualizzazione struttura in Opzioni riquadro di spostamento nella pagina Impostazioni sito.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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