Obiettivo: ottimizzare il piano di progetto per rispettare il preventivo

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Dopo aver creato un piano di progetto, analizzare i costi pianificati. Se i costi previsti non rispettano il preventivo, è possibile ottimizzare il piano per rientrare nelle previsioni. Quando si modifica il preventivo, ricordare che probabilmente sarà necessario modificare la data di fine o gli obiettivi del progetto. Questa relazione tra tempo, obiettivi globali e preventivo è spesso definita triangolo del progetto.

Suggerimento : Questo documento fa parte di un serie di articoli inclusi nella Mappa di progetto, in cui viene descritta un'ampia gamma di attività di gestione dei progetti. Queste attività vengono definite "obiettivi", in quanto sono organizzate in base al ciclo di vita della gestione dei progetti, ovvero creazione di un piano, verifica e gestione di un progetto e chiusura di un progetto.

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Ottimizzare il piano di progetto per rispettare il preventivo

Numero 1 Visualizzare i costi del progetto     È possibile visualizzare i totali dei costi nel tempo o i costi in un grafico. Questa operazione può essere utile per vedere se sono riunione il budget di destinazione e se è necessario modificare i costi.

numero 2 Ottimizzare il piano per ridurre i costi     Se si determina che i costi pianificati non soddisfano il budget di destinazione, è possibile utilizzare diverse strategie per ridurre i costi.

  • Regolare le risorse e i costi per rispettare il preventivo

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    • Immettere i costi delle risorse per regolare il normale e tariffa, i costi per uso, i costi fissi o risorse costi.

    • Rimozione o sostituzione dell'assegnazione di una risorsa per ridurre i costi sostituendo una risorsa più costosa (una persona, apparecchiature, materiale o costo) con una meno cara o per ridurre il numero di risorse comparabile in una singola attività. In alcuni casi, utilizzando meno costosi risultati di risorse in compromessi corrispondenti di ambito potrebbe ridursi, pianificazione più lunga o bassa qualità. Tuttavia, è una delle immergersi strategie per ottimizzare i costi. Se si rimuove una risorsa più costosa da assegnazione, questa risorsa è gratuita allo svolgimento di altre attività o i progetti più economico.

    • Riassegnare lavoro rimanente per un'attività a controllare quali diverse risorse indica quale parte del lavoro rimanente o per specificare esattamente quando il lavoro rimanente verrà eseguito.

  • Ridurre l'ambito del progetto per rispettare il preventivo

    Scegliere gli argomenti pertinenti:

    • Determinare se si desidera modificare l'ambito o il risultato finale

      Potrebbe essere necessario ridurre gli obiettivi globali per rispettare la data di fine o il preventivo. In alternativa, dopo aver creato il piano di progetto, è possibile che si hanno più tempo o denaro tempo del previsto. In entrambi i casi, è possibile modificare l'ambito del progetto. È possibile scegliere tra modificando i risultati finali del prodotto o la modifica dell'ambito del progetto.

      • Tagliare i risultati finali del prodotto     Se si riducono gli obiettivi globali tagliando i risultati finali del prodotto, si offre ai clienti o ai cointeressati meno del previsto. Si supponga, ad esempio, di lavorare a un progetto di sviluppo di un nuovo prodotto. Per rispettare la data di fine o il preventivo, si decide di tagliare alcune funzionalità del prodotto inizialmente pianificate e approvate dai clienti. In questo caso, è probabilmente necessario ottenere l'approvazione dei clienti ed eventualmente modificare il contratto.

      • Tagliare gli obiettivi globali del progetto     Si potrebbe riuscire a garantire gli stessi risultati finali del prodotto modificandone la modalità di produzione.

        In un progetto di sviluppo di un nuovo prodotto si potrebbe ad esempio decidere di eliminare una ricerca di mercato e di ridurre la durata della fase di test del prodotto per rispettare la data di fine o il preventivo. In questo caso, il prodotto e i risultati finali non cambieranno ma viene modificato il metodo utilizzato per fornire questo prodotto finale riducendo gli obiettivi globali del progetto.

      • Utilizzare il tempo o il preventivo disponibile     Se ci si rende conto di avere più tempo o denaro del previsto, è possibile aggiungere risultati finali oppure aumentare gli obiettivi globali del progetto, creando molto probabilmente un prodotto di qualità maggiore.

      • Considerare l'impatto degli obiettivi globali sulla qualità     Per rispettare la data di fine o il preventivo, potrebbe essere necessario ridurre gli obiettivi globali. In alternativa, dopo aver creato il piano di progetto, ci si potrebbe rendere conto di avere più tempo o denaro del previsto. In questo caso, è possibile cambiare gli obiettivi globali del progetto. Tenere presente che la qualità e gli obiettivi globali sono strettamente correlati. Se si tagliano gli obiettivi globali, potrebbe essere necessario accettare un livello di qualità inferiore. Se si aumentano gli obiettivi globali, con molta probabilità si migliorano anche la qualità del progetto e il prodotto risultante.

    • Modificare la durata per ridurre la quantità di tempo in cui è pianificato per le attività. Assicurarsi che la durata ridotta consente ancora di lavoro da completare. Assicurarsi anche regolare la quantità di lavoro che è stata assegnata le risorse corrispondente.

    • Rimuovere un'attività se non è assolutamente necessaria. Prestare attenzione in quanto rimuovendo le attività si potrebbe diminuire la qualità dell'implementazione globale del progetto. Le attività necessarie devono essere presenti nel piano e solo quelle considerate facoltative possono essere rimosse.

    • Sostituire un'assegnazione di risorsa sostituendo una risorsa più costosa (una persona, attrezzature o materiale) con una meno cara. In alcuni casi, utilizzando meno costose risorse restituisce come risultato compromessi corrispondenti di ambito potrebbe ridursi, pianificazione più lunga o qualità potrebbe ridursi. Tuttavia, è una delle immergersi strategie per l'ottimizzazione dei costi.

Numero 3 Modificare il piano per usufruire di budget aggiuntive     Dopo aver creato il piano, è possibile che si dispone di più budget disponibili. È possibile scegliere di aggiornare il progetto rispetto al preventivo. Oppure è possibile aumentare l'ambito e agli obiettivi di qualità per il progetto.

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Dopo che il piano è stato creato e che tramite Microsoft Office Project 2007 sono stati calcolati la programmazione e il costo del progetto, ci si potrebbe rendere conto di disporre di più tempo o di un preventivo maggiore. È possibile scegliere di portare a termine il progetto in anticipo o risparmiando sul preventivo oppure di aumentare gli obiettivi globali migliorando la qualità del progetto.

  • Rivolgersi al cliente     Chiedere al cliente o ai stakeholder del progetto come preferiscono utilizzare il tempo o il preventivo. Essi potrebbero decidere di lasciare invariato il piano e portare a termine il progetto in anticipo o risparmiando sul preventivo.

  • Verificare il contratto    Verificare se sono presenti incentivi contrattuali, o in alcuni casi penalità, per il completamento in anticipo o con un risparmio sul preventivo. In base al tipo di contratto, ovvero a prezzo fisso, con rimborso spese o a prezzo unitario, si potrebbe determinare come sfruttare al meglio il tempo o il preventivo disponibile.

  • Aggiungi ambito     È possibile aggiungere le attività e le fasi che si desidera ma se che non si dispone di abbastanza tempo e denaro per. È possibile aumentare la durata di attività esistenti, in modo che risorse abbiano più tempo per completare le attività. Tenere presente che l'aggiunta di ambito è soggetto a aggiungere al piano di tempi e costi. Modificare l'ambito e i risultati finali, potrebbe essere implicazioni contrattuali, pertanto è necessario controllare il contratto e ottenere l'approvazione del client quando necessario.

  • Aumentare lo standard di qualità     È possibile utilizzare il tempo o il preventivo in eccesso per aggiungere attività o fasi per migliorare o controllare la qualità. È possibile aumentare la durata delle attività esistenti, in modo che le risorse dispongano di più tempo ed eseguano, di conseguenza, un lavoro migliore. Un altro metodo per migliorare la qualità consiste nell'aggiungere personale più qualificato, attrezzature più efficienti o materiale di livello più elevato. Questi tipi di risorse possono essere più costosi, ma possono rappresentare anche un buon metodo per sfruttare il preventivo in eccesso.

numero 4 Immettere una nota sulle modifiche apportate ai costi     Registrare le informazioni sulle modifiche apportate per rispettare il preventivo. Ad esempio note possono essere utile quando si sta verificare l'avanzamento effettivo, chiudere il progetto o la raccolta di dati per il progetto successivo.

Numero 5 Valutare i risultati dell'ottimizzazione dei costi     Verificare che è effettivamente ridurre i costi e che la data di fine, carico di lavoro e altri progetti non influire negativamente difficoltà queste modifiche.

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Numero 6 Comunicare le modifiche delle assegnazioni alle risorse     Se è stato assegnato nuove attività alle risorse o modificato o rimosse tutte le assegnazioni esistente, è necessario pubblicare le modifiche per le risorse interessate.

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