Obiettivo: impostare un progetto per la verifica

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Anche se Microsoft Office Project 2007 facilita la verifica, sono disponibili diverse operazioni da eseguire prima di iniziare l'avanzamento del progetto. Stabilire innanzitutto il metodo di verifica da usare e gli elementi da tenere traccia, ad esempio inizio e fine date, lavoro e i costi delle risorse. Accertarsi che il team è impostato per il metodo di verifica che si è scelto.

Suggerimento : Questo documento fa parte di un serie di articoli inclusi nella Mappa di progetto, in cui viene descritta un'ampia gamma di attività di gestione dei progetti. Queste attività vengono definite "obiettivi", in quanto sono organizzate in base al ciclo di vita della gestione dei progetti, ovvero creazione di un piano, verifica e gestione di un progetto e chiusura di un progetto.

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Telescopio che osserva la luna

Numero 1 Preparare l'ambiente per confrontare le informazioni del progetto nel tempo    Potrebbe essere necessario creare o salvare le stime di progetto originale e dati di progetto effettivo, confrontare per determinare lo stato di avanzamento. 

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  • Creare o aggiornare una previsione o un piano provvisorio in modo che in un secondo momento è possibile confrontare le informazioni del previsione o il piano provvisorio alla programmazione aggiornata o previsto in un punto successivo del progetto. Salvare una previsione consente di individuare e risolvere eventuali differenze e pianificare in modo più accurato per i progetti futuri simili.

  • Per salvare versioni diverse di un progetto che l'amministratore di project per il confronto, di modellazione e archiviazione, salvare una versione di un progetto in Project Server .

  • Confrontare due versioni di un progetto per esaminare le differenze tra una versione corrente e una versione precedente del progetto stesso in un rapporto dettagliato, senza utilizzare Microsoft Office Project Server 2007.

numero 2 Preparare l'ambiente per raccogliere dati manualmente    Sebbene il modo più semplice e rapido per raccogliere informazioni sullo stato del progetto consiste nell'utilizzare Project Server 2007, si potrebbe o raccogliere le informazioni manualmente. 

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Si potrebbe ad esempio non disporre di un sistema di posta elettronica o di accesso a una rete Intranet o a Internet oppure il progetto potrebbe essere così piccolo che per raccogliere i dati è sufficiente poco tempo.

Quando si decide di raccogliere i dati sullo stato del progetto manualmente, ricordarsi che sarà anche necessario immettere tali dati nel piano di progetto manualmente. Tenere presenti le considerazioni seguenti:

  • Decidere quali informazioni di progetto che si desidera tenere traccia e aggiornare    Ad esempio, è possibile aggiornare e date di fine delle attività, percentuali di completamento delle attività e dei costi.

  • Identificare e raccogliere dati da origini delle informazioni    Ad esempio, per aggiornare l'inizio e data di fine, raccogliere date effettive da risorse assegnati alle attività. Per raccogliere dati relativi ai costi, potrebbe essere necessario ottenere i costi effettivi dal contabile personale.

  • Stabilire il metodo di raccolta dei dati    È possibile raccogliere attivamente i dati telefonando alle fonti o andando direttamente da loro oppure è possibile chiedere alle risorse di compilare un modulo e di consegnarlo.

  • Stabilire una programmazione realistica per la raccolta e rispettarla    Stabilire la frequenza con cui è necessario o si desidera raccogliere e aggiornare le informazioni sul progetto, ad esempio una volta alla settimana o una volta al mese. Scegliendo una frequenza comoda e appropriata alla programmazione si aumentano le probabilità di raccogliere le informazioni sullo stato del progetto e di integrarle nel piano di progetto.

  • Stabilire l'intervallo di tempo in base al quale si desidera integrare i dati effettivi nel piano di progetto    È ad esempio possibile integrare il costo effettivo per mese, per settimana, per giorno o per ora. Utilizzando le visualizzazioni rapportato alla scala cronologica disponibili in Project 2007, ovvero la visualizzazione Gestione attività e la visualizzazione Uso risorse, è possibile modificare la scala cronologica e aggiornare i dati effettivi con il livello di dettaglio necessario.

Se si mantiene il metodo di verifica dello stato del progetto il più semplice possibile per quanto consentito dal progetto stesso, è più probabile ottenere informazioni tempestive.

Numero 3 Preparazione per la raccolta di dati    Scegliere un sistema manuale o elettronico per raccogliere le informazioni sullo stato delle attività necessarie per verificare l'avanzamento del progetto. 

Fare clic nel seguente ordine:

  1. Visualizzare o modificare l'URL per la connessione a Project Server in modo che i membri del team possono utilizzare questo URL nel browser per accedere alla home page Microsoft Office Project Web Access.

  2. Pubblica il piano più recente e le assegnazioni del team per chiedere che un' attività assegnazione un membro del team. È possibile utilizzare lo stato reporting disponibili in Office Project Web Access per rilevare e aggiornare lo stato di avanzamento delle attività.

numero 4 Preparare l'ambiente per tenere traccia dello stato di approvvigionamento    È consigliabile eseguire il monitoraggio quanto si è prossimi per ottenere i prodotti e servizi che è necessario completare le attività del progetto. 

Quando si approvvigionare prodotti e servizi, è possibile seguirne lo stato per tutto il processo di approvvigionamento. È almeno necessario sapere, ad esempio, se un prodotto o un servizio è pronto per una gara d'appalto, in via di valutazione o sotto contratto, nonché il nome del fornitore scelto.

Con Project 2007, è possibile avanzamento approvvigionamento inserendo i campi che necessari nelle visualizzazioni elenco attività e la verifica dello stato di avanzamento.

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