Obiettivo della gestione del progetto: gestire i rischi del progetto

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I rischi in un progetto dipendono da due fattori:

  1. Il risultato negativo di un'attività di progetto.

  2. La probabilità di ottenere il risultato desiderato.

Ovvero Rischio=Impatto x probabilità

Un project manager può ad esempio ritenere che la stampa di un report finale sul progetto implichi il rischio di un'interruzione della corrente prima della stampa. Ma, poiché si tratta di un'eventualità poco probabile, il rischio può essere ignorato. Un rischio più ragionevole da considerare potrebbe essere la non disponibilità di una tipografia per un report di qualità elevata e più complesso per gli azionisti. Per questo rischio il project manager deve pianificare un tempo maggiore per la stampa del report.

Per trovare altri articoli in questa serie di guide informative sulla gestione dei progetti, consultare la Guida di orientamento alla gestione dei progetti.

Suggerimenti iniziali per la gestione dei progetti

Esempi di attività ad alto rischio

Di seguito sono elencate alcune attività ed eventi critici che possono aumentare i rischi in un progetto.

Attività rischiosa

Descrizione

Attività critiche

Prestare particolare attenzione alle attività del percorso critico. Sono più rischiose perché hanno un impatto molto elevato sulla data di fine del progetto.

Attività dei fornitori

Quando si stabilisce un accordo con un fornitore, è importante richiedere report sull'avanzamento dei lavori più frequenti e dettagliate di quanto non si farebbe con i membri del proprio team.

Le attività dei fornitori previste alla fine di un progetto sono più rischiose di quelle appartenenti ad altre fasi. Per fornitori si intendono i collaboratori esterni all'azienda e i dipendenti appartenenti ad altri reparti dell'azienda. Poiché entrambi non sono sotto il diretto controllo del manager, in termini di rischio per il risultato del progetto devono essere trattati allo stesso modo.

Membri del team inesperti

L'assegnazione di attività a lavoratori inesperti alla fine del progetto mette a rischio la data di fine del progetto perché tali lavoratori potrebbero richiedere più tempo per organizzarsi. Per ridurre al minimo il rischio, pianificare un tempo di preparazione sufficiente per i nuovi lavoratori.

Progetti con una durata superiore a un anno

I progetti con una durata superiore a un anno comportano un maggior numero di imprevisti, quindi hanno un rischio maggiore legato alla disponibilità delle risorse, ai cambiamenti della tecnologia e del mercato e così via.

Troppe attività simultanee

Verificare la presenza di un numero eccessivo di attività pianificate nello stesso momento. Anche se queste attività vengono eseguite da persone diverse, se sono troppe a essere eseguite simultaneamente il rischio del progetto cresce, in particolare nelle fasi finali.

Progettazione di una programmazione nell'ordine corretto

I project manager principianti spesso fanno l'errore di collegare le attività prima di definirle. Questo può portare a una situazione di confusione e alla necessità di operazioni di backtracking. Quando si inizia un nuovo progetto, è consigliabile elencare e raggruppare le attività in modo da poter vedere l'intero ambito del progetto e dei relativi risultati finali. A questo punto, sarà possibile iniziare a collegare le attività per ottenere la programmazione ideale.

Ignorare il passato

Se non si prende nota degli errori di un progetto, sicuramente questi si ripeteranno in futuro. Spesso il progetto finisce con documenti di chiusura, allo scopo di ridurre al minimo il rischio di ripetere gli errori nei progetti futuri.

Come gestire i rischi

Ecco i trucchi del mestiere che i project manager esperti usano per gestire i rischi dei progetti.

Evitare il rischio   

Se un'attività di progetto può portare a conseguenze gravi, è consigliabile evitarla. Ad esempio l'uso di un processo di produzione contemporaneamente per due risultati finali può influire negativamente sui tempi del progetto. Il project manager può evitare questo rischio usando il processo di produzione in sequenza.

Mitigare il rischio   

È importante trovare soluzioni per ridurre la probabilità di un rischio. È ad esempio possibile decidere di utilizzare un processo semplificato e noto se un processo più innovativo e costoso richiede troppo tempo per essere implementato.

Trasferire il rischio   

È possibile controllare il rischio trasferendolo a un fornitore esterno. Se ad esempio la documentazione di un sottosistema per computer ha un ambito troppo grande per essere completata in tempo dalle risorse interne, è possibile affidarne alcune parti a un fornitore esterno.

Imparare dai rischi   

Non tutti i rischi sono negativi. I rischi possono anche aprire le porte a nuove opportunità. Se ad esempio dopo aver esaminato i rischi di un progetto, si capisce che un sottosistema software in fase di sviluppo come parte di un processo di produzione più grande è commerciabile da solo, è possibile decidere di riassegnare i tecnici migliori per approfondire lo sviluppo del sottosistema. Lo spostamento dei tecnici esperti da un progetto crea un rischio aggiuntivo, ma in questo caso può essere bilanciato dall'opportunità guadagnata.

Gestire i rischi

Verificare l'avanzamento della programmazione

Visualizzare gli aggiornamenti delle attività dei membri del team per capire quali sono i problemi. È possibile controllare rapidamente i progressi usando il diagramma di Gantt oppure eseguire un'analisi complessa del costo realizzato.

Visualizzare il percorso critico del progetto

Mostrare le attività che hanno il maggiore impatto sulla data di fine del progetto. Controllare prima queste attività per risolvere i problemi della programmazione.

Scegliere la visualizzazione corretta per la programmazione del progetto

I rischi di un progetto non sono visibili se si adotta un'unica prospettiva. È importante esplorare i rischi di un progetto sotto vari punti di vista.

Trovare i problemi usando l'analisi del costo realizzato

Il costo realizzato consente di rispondere a domande quali "In base al lavoro che è stato completato finora, quanto avremmo dovuto spendere?" o "Finiremo in tempo?"

Informazioni sui compromessi nella gestione di un progetto

Quando si gestiscono i rischi di un progetto, occorre spostare le attività nella programmazione. Qualsiasi modifica in un progetto ha un impatto su tempo, costi o ambito.

Programmazione delle attività in Project

Quando si analizzano i rischi e si mette a punto la programmazione, è possibile che in Project le attività vengano spostate in modo imprevisto. Di seguito è possibile trovare una risposta ai principali quesiti che riguardano il potente motore di programmazione di Project.

Trovare i rischi associati ai costi

Dopo avere immesso i costi del progetto, esaminarli per controllare di non aver creato rischi per il budget.

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