Obiettivo della gestione del progetto: comunicare informazioni sul progetto

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Comunicare con il team

La comunicazione delle informazioni relative al progetto è spesso difficile, sia che si tratti di ottenere informazioni sullo stato dal proprio team o di comunicare lo stato del progetto ai dirigenti.

Verrà illustrato come e quando comunicare e segnalare informazioni relative al progetto. Diversamente verrebbe compromessa l'efficacia della collaborazione, mettendo a rischio il successo del progetto.

Per trovare altri articoli in questa serie di guide informative sulla gestione dei progetti, consultare la Guida di orientamento alla gestione dei progetti.

Suggerimenti iniziali per la gestione dei progetti

  • Elencare le parti interessate    Prima dell'inizio di un progetto, individuare quali sono le parti interessate. Un modo certo per bloccare un progetto è dimenticare una parte interessata critica che abbia l'autorevolezza di far procedere/non procedere il progetto.

  • Avviare per tempo un piano di comunicazione    Progettare strategie e processi di comunicazione del progetto prima che il progetto abbia inizio. Meglio ancora, fare in modo che i processi di comunicazione appaiano come un'attività nelle prime righe del progetto, così che questa parte fondamentale della collaborazione diventi un impegno per tutti.

  • Comunicare spesso    Raccogliere informazioni sullo stato delle attività una volta alla settimana può essere appropriato per eliminare i problemi ancora prima che possano aggravarsi. Una comunicazione più frequente potrebbe indurre i membri del team a sospendere l'invio di aggiornamenti a causa del tempo supplementare richiesto per la loro preparazione.

  • Cercare i problemi    Se tutto sembra procedere positivamente perché non è pervenuta alcuna comunicazione negativa, si sta probabilmente andando incontro a qualche guaio. Anche il progetto meglio gestito presenta dei problemi. È compito del responsabile individuarli prima che diventino problemi più grandi.

  • Usare la tecnologia appropriata    Comprendere le esigenze di comunicazione dei membri del team e delle parti interessate. Ad esempio, i membri del team che segnalano lo stato delle attività potrebbero voler usare la posta elettronica o Project Server, mentre un dirigente potrebbe preferire un grafico ben presentato o una tabella pivot. Ecco un elenco di programmi che possono facilitare la comunicazione.

Applicazione

Vantaggi

Svantaggi

Progetto

  • Strumenti di presentazione predefiniti per tutti i livelli di parti interessate.

  • Visualizzazioni Sequenza temporale e Pianificazione di facile comprensione.

  • Esportazione di dati in Excel e Visio per la comunicazione di dati complessi.

  • La società potrebbe non usare Project.

  • I progetti sui cui lavora l'azienda potrebbero essere troppo piccoli per sfruttare i vantaggi offerti dal potente software di programmazione.

Project Server

  • Ottimo per la comunicazione e la segnalazione di informazioni avanzate relative al progetto a livello di organizzazione.

  • Consente il confronto dello stato di più progetti o per un portfolio di progetti.

  • Le aziende di piccole dimensioni potrebbero dover ricorre all'assistenza di consulenti per installare e usare Project Server.

Excel

  • Project consente l'esportazione di dati in Excel per l'esecuzione di analisi avanzate, ad esempio ANOVA e analisi del costo realizzato.

  • Ideale per la pianificazione iniziale dei progetti o per risultati finali di alto livello che possono essere aggiunti successivamente a Project.

  • Excel manca di caratteristiche di programmazione automatiche per progetti più complessi.

Parola

  • Ideale durante la fase di avviamento, quando è necessario condividere documenti di pianificazione, come preventivi e risultati finali.

  • Non è ideale per le presentazioni visive destinate a parti interessate di livello dirigenziale. Usare invece Excel, Visio, PowerPoint o le funzionalità per la creazione di relazioni di Project.

SharePoint

  • Offre funzionalità di sincronizzazione senza Project Server. Una modifica apportata in un elenco attività verrà riflessa anche nell'altro.

  • La distribuzione in tutta l'azienda risulta costosa. Se non si dispone delle risorse aziendali per installare SharePoint, si può usare Office 365 con SharePoint Online.

Icona del pulsante

  • Ideale per presentazioni di sicuro impatto destinate a parti interessate di livello dirigenziale.

  • Analisti e ingegneri potrebbero volere grafici più dettagliati per analisi di preventivo complesse.

Zoom indietro

  • Ideale durante le fasi iniziali di un progetto nelle quali è necessario comunicare processi aziendali e di produzione con diagrammi di flusso o altri diagrammi.

  • Può presentare una quantità eccessiva di informazioni per un gruppo di destinatari di livello dirigenziale. Usare invece le funzionalità per la creazione di relazioni di Project.

Lync   

  • Ideale per team dislocati in diverse aree geografiche. Si possono condividere informazioni sul progetto tramite messaggi istantanei, voce, video o durante le riunioni online.

  • Per la distribuzione è necessario un reparto IT. Se non si dispone delle risorse aziendali per installare Lync, si può usare Office 365 con Lync Online.

Controllare gli aggiornamenti dello stato da Project Server

Se il team usa Project Server, scaricare dal server gli aggiornamenti di stato delle attività prima di comunicare con il team circa l'avanzamento del progetto.

Verificare lo stato della programmazione, da semplice a esperto

Esistono modi semplici per tenere traccia dell'avanzamento, nonché modi più complessi. Occorre scoprire il modo più adatto alle esigenze del progetto e del team.

Chat di messaggistica istantanea con un membro del team di progetto tramite Lync

Se insorge una domanda rapida mentre si lavora alla programmazione di un progetto, passare il puntatore del mouse sul nome di qualcuno per condividere un messaggio istantaneo tramite Lync.

Partecipare a una riunione Lync online

Se le persone non possono essere presenti a una riunione, usare Lync per condividere le informazioni sul progetto. Condividere le diapositive di PowerPoint, i fogli di Excel o un blocco appunti di OneNote per condividere i piani del progetto. Le persone possono partecipare alle riunioni online dal loro ufficio, da casa o sul loro dispositivo mobile.

Creare un report sul progetto

Con Project 2013 è possibile creare e personalizzare relazioni grafiche d'impatto sui dati desiderati del progetto senza usare altre applicazioni software. Se il progetto viene modificato, non è necessario aggiornare manualmente i report, in quanto questi rispecchiano automaticamente informazioni più recenti.

Sincronizzazione con un elenco attività di SharePoint

I membri del team possono così visualizzare la programmazione e aggiornare il proprio lavoro in SharePoint, mentre il project manager può visualizzare le modifiche in Project e viceversa.

Usare Office 365 con SharePoint e Lync Online

Lavorare con le specifiche preliminari del progetto usando Office 365. Se si usa un PC con una connessione Internet, è possibile lavorare sui documenti usando le versioni complete di Word, Excel, PowerPoint o OneNote su richiesta e in qualsiasi luogo.

Si può anche usare SharePoint e Lync Online se questi non sono installati nei computer degli utenti dell'azienda.

Pubblicare nel server le modifiche alle attività

Quando si apportano modifiche alle attività, pubblicare tali modifiche in Project Server in modo che tutti possano avere le informazioni giuste per continuare a lavorare.

Tornare alla Guida di orientamento alla gestione dei progetti

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