Obiettivo della gestione del progetto: aggiungere persone e assegnarle alle attività

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Aggiungere risorse al progetto

Quando si aggiungono persone al progetto, tenere a mente quanto segue:

  1. È necessario aggiungere persone alla programmazione di progetto prima di...

  2. È possibile assegnare le persone alle attività.

Questa differenza è spesso motivo di confusione quando si usa qualsiasi software per la gestione di progetti.

Per trovare altri articoli in questa serie di guide informative sulla gestione dei progetti, consultare la Guida di orientamento alla gestione dei progetti.

Suggerimenti iniziali per la gestione dei progetti

Se l'utente non ha esperienza di gestione di progetti Se l'utente non ha esperienza di gestione di progetti, potrebbe rendersi conto che ci sono più questioni da prendere in considerazione oltre all'aggiunta di attività, ad esempio quante persone assegnare a ogni attività, come considerare le vacanze e come e dove inserire le informazioni personali, quali numeri di telefono, indirizzi di posta elettronica e informazioni sugli stipendi.

Di seguito sono illustrati alcuni suggerimenti per iniziare.

  • Verificare i tipi di risorse da assegnare alle attività    Dopo aver raccolto le informazioni necessarie sulle attività di progetto, identificare i tipi di risorse necessarie.

    • Risorse utenti    Queste sono le risorse che lavorano sulle attività. Talvolta i project manager le chiamano risorse lavorative in contrapposizione ai materiali e alle attrezzature.

    • Risorse dell'organizzazione    Queste risorse sono risorse lavorative gestite e condivise dall'organizzazione. Le risorse dell'organizzazione vengono usate con Project Professional.

    • Risorse materiali    Queste risorse includono i computer e i macchinari usati per completare il lavoro sulle attività.

    • Risorse generiche    Queste risorse specificano i requisiti in termini di personale per le attività e persone non specifiche, ad esempio falegnami o sviluppatori.

  • Considerare in che modo il numero di risorse influisce sulla durata Quando si aggiungono più risorse a un'attività, ci si aspetterebbe che la durata dell'attività diminuisca. Tuttavia, in molti casi, l'aggiunta di persone a un'attività può avere il risultato opposto. Può aggiungere costi extra, comunicazioni extra e altre inefficienze. Ad esempio, la progettazione di un nuovo ponte a pedaggio probabilmente non andrà più veloce se si raddoppia il numero di architetti sul progetto. Project consente di controllare cosa succede alla durata delle attività se si aggiungono risorse alle attività.

  • Considerare in che modo le capacità di una persona influiscono sulla durata dell'attività L'esperienza di una persona può influire direttamente sulla durata dell'attività: una persona con cinque anni di esperienza dovrebbe essere in grado di completare un'attività in meno tempo rispetto a una persona con due anni di esperienza.

Se l'utente è un project manager esperto Quando i progetti diventano più complessi, aumentano i fattori da prendere in considerazione: è necessario pensare di usare risorse in altri reparti, assumere fornitori, monitorare il lavoro di centinaia di persone, generare report per i dirigenti e molte altre complicazioni ancora sconosciute. Fortunatamente Microsoft Project include tutti gli strumenti necessari.

Di seguito sono illustrati alcuni suggerimenti per migliorare le competenze.

  • Rivedere e ottimizzare la stima della durata    Usare le informazioni raccolte relative al progetto corrente e ai progetti simili per perfezionare la stima di durata. La precisione delle stime per i requisiti delle risorse e, alla fine, dei costi del progetto dipende molto dalla precisione delle previsioni della durata dell'attività.

  • Verificare l'avanzamento delle risorse    Verificare che le risorse che lavorano al progetto inviino aggiornamenti regolari sullo stato delle attività. Le visualizzazioni e i report di Microsoft Project consentono di tenere sempre sotto controllo le attività di tutte le risorse.

  • Individuare i problemi di sovrassegnazione delle risorse    Project permette di individuare quando le risorse lavorano su troppe attività contemporaneamente.

  • Tenere sotto controllo le previsioni   

  • Le previsioni forniscono un'istantanea del progetto in modo da confrontare l'avanzamento corrente con le previsioni iniziali.

  • Distribuire il lavoro livellando le risorse    Se le risorse lavorano su troppe attività contemporaneamente, Project può modificare le assegnazioni in carichi di lavoro più realistici. Il livellamento delle assegnazioni delle risorse è un modo per uniformare il carico di lavoro.

  • Esportare i dati del progetto in Excel per ulteriori analisi Excel può risultare utile quando occorre eseguire ulteriori analisi delle informazioni di Project. È ad esempio possibile esportare informazioni sull'attività e sulla risorsa in Excel per creare rapporti avanzati sul costo realizzato e quindi visualizzare le informazioni tramite grafici sparkline per vedere come si comportano i costi relativamente alla quantità di lavoro completato.

    Usare grafici sparkline nella gestione del progetto

    Formare i dipendenti con nuove competenze    Le organizzazioni di grandi dimensioni investono tempo e denaro nella formazione dei propri dipendenti con nuove competenze e per lavorare in ambienti diversi. La formazione dei dipendenti correnti può rappresentare una soluzione economia per migliorare le prestazioni piuttosto che assumere nuove persone.

Passaggio 1: aggiungere persone al progetto

Aggiungere persone al progetto

È necessario aggiungere persone e altre risorse prima di assegnarle alle attività. Le altre risorse possono includere risorse materiali, ad esempio cemento o vernice, o risorse costi, ad esempio le tariffe aeree e i ristoranti.

Modificare i giorni lavorativi per il calendario di progetto

Dopo aver aggiunto le persone a un progetto, modificare i calendari lavorativi aggiungendo il relativo orario di lavoro. Project presuppone che la settimana lavorativa standard per la maggior parte delle persone vada da lunedì a venerdì dalle 8.00 alle 17.00. Non è tuttavia necessario attenersi a questa programmazione

Aggiungere giorni di vacanza

Tutti hanno bisogno di vacanze, tutti si ammalano e tutti vogliono godere delle festività. È possibile ottenere altre informazioni su come tenere conto di questo tempo non programmato aggiungendolo alla programmazione.

Condividere le persone usando un pool di risorse

È possibile aggiungere persone al progetto da un pool di risorse. Un pool di risorse permette di tenere tutte le informazioni sulle persone in un unico file di Project usato come parte dei progetti principali.

Nascondere una colonna con informazioni riservate

È possibile aggiungere a un progetto informazioni riservate, quali i compensi e i numeri di telefono, ma nascondere queste informazioni dalle visualizzazioni senza perderle.

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Passaggio 2: assegnare persone e altre risorse alle attività

Assegnare persone allo svolgimento di attività

Dopo aver aggiunto attività alla programmazione, è possibile iniziare ad assegnare delle persone allo svolgimento di tali attività.

Visualizzare i nomi delle attività accanto alle barre del diagramma di Gantt

È possibile interpretare in modo più semplice le barre del diagramma di Gantt se vengono visualizzati anche i nomi delle attività. Questa visualizzazione è utile nei report e nelle riunioni.

Immettere i costi per il personale e i materiali

Quando si aggiungono persone a un progetto, si aggiungono i relativi costi. Dopo aver assegnato le persone alle attività, Microsoft Project calcola automaticamente il costo del progetto.

Controllare gli aggiornamenti dello stato

Dopo che le persone hanno inserito lo stato del loro lavoro, è possibile vedere le modifiche alla programmazione in Project.

Rimuovere una persona dal progetto

Può capitare di dover rimuovere una risorsa da un progetto per vari motivi, ad esempio perché ha lasciato il progetto o la società, oppure perché si è scritto il nome in modo errato e quindi in realtà la risorsa non è mai esistita.

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Passaggio 3: gestire persone e altre risorse

Scegliere la visualizzazione appropriata per la visualizzazione delle risorse

Dopo aver assegnato le persone alle attività e dopo che il lavoro è iniziato, usare le diverse visualizzazioni di Project per monitorare lo stato delle attività e modificare la programmazione.

Modificare la durata di un'attività

Un modo per gestire i problemi di carico di lavoro è ridurre la durata delle attività.

Distribuire il lavoro per ridurre il carico di lavoro del personale

Se le persone di un progetto lavorano su troppe assegnazioni contemporaneamente, Project può distribuire il lavoro più equamente.

Modificare l'impostazione basata sulle risorse per i tipi di attività

Quando si aggiungono o rimuovono persone da un'attività, Project allunga o accorcia la durata dell'attività. Questo metodo è detto programmazione basata sulle risorse. Se non si desidera modificare la durata, è possibile modificare l'impostazione basata sulle risorse dell'attività.

Verificare l'avanzamento della programmazione

Tenere traccia del lavoro in un progetto non solo è fondamentale per assicurare che il progetto si concluda puntualmente, ma consente anche di apprendere dagli errori e dai successi di un progetto.

Salvare una previsione

Quando un responsabile chiede come sta procedendo il progetto rispetto al piano originario, è inaccettabile rispondere "Non lo so". Per evitarlo, è possibile impostare una previsione, ovvero uno snapshot della programmazione originaria prima dell'inizio delle attività del progetto.

Comunicare con il team

Dopo aver modificato la programmazione di una persona, comunicare le modifiche per non perdere le informazioni.

Visualizzare un report di progetto sullo stato di avanzamento del personale

Creare e personalizzare report grafici dell'avanzamento del progetto. È possibile visualizzare i report in Project o esportarli in altre applicazioni, quali PowerPoint, Word o Excel.

Chat di messaggistica istantanea con un membro del team di progetto tramite Lync

Se sorgono domande in merito a un'attività, Project offre ora diversi modi per ottenere subito una risposta. Passare il puntatore del mouse su un nome e fare clic su Invia messaggio istantaneo per iniziare una sessione di messaggistica istantanea in Lync.

Tornare alla Guida di orientamento alla gestione dei progetti

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