Obiettivo della gestione del progetto: Comunicare le informazioni sul progetto

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Immagine panoramica scenario

La comunicazione è l'elemento più importante per il successo di un progetto. Fortunatamente, la comunicazione delle informazioni di progetto è diventata molto più semplice con Project 2010, sia che si tratti di comunicare in un piccolo team che lavora a un unico progetto, sia che si tratti di un'organizzazione di grandi dimensioni con esigenze di comunicazione globali che riguardano svariati progetti.

Inoltre, Project si integra ora con SharePoint per facilitare la condivisione delle informazioni di progetto, anche senza Project Server.

In questo articolo è uno dei molti obiettivi di gestione di progetto nella mappa di progetto.

Esempi di gestione dei progetti...

Esercizio: È necessario gestire un nuovo progetto e comunicare con le parti interessate regolarmente, non semplicemente con il proprio responsabile. Bisogna comunicare con tutte le parti interessate nel progetto, dal responsabile, ai fornitori esterni e magari anche all'amministratore delegato dell'organizzazione. Non sono solo le parti interessate più importanti ad avere bisogno delle informazioni sull'andamento del progetto, anche il team le deve conoscere. A questo punto, la comunicazione inizia farsi complicata.

Partendo dall'inizio, è importante analizzare le esigenze di comunicazione delle parti interessate. Non basta un atteggiamento volonteroso, occorre anche conoscere i diversi modi per comunicare in modo efficace. Si può usare Excel per creare un grafico a quadranti per definire i livelli di influenza e interesse e chiarire chi deve sapere che cosa e in quale misura. Come si può vedere dal grafico, è importante soddisfare le esigenze di comunicazione della persona con la maggiore influenza sia sul risultato del progetto che durante il suo svolgimento.

immagine della griglia di excel

Se Microsoft Project 2010 è stato installato in tutta l'organizzazione, è possibile sfruttarne le affidabili caratteristiche per la comunicazione. I project manager più esperti dell'organizzazione possono fornire informazioni di base sulla gestione dei progetti e validi consigli sulle caratteristiche avanzate per la creazione di report e verifiche di Project per il lavoro del team. È un'attività logorante inviare continuamente messaggi per raccogliere informazioni sui progetti e sul loro stato di avanzamento.

Dopo aver condotto un'analisi delle parti interessate, potrebbe risultare che una sola applicazione di Office è la soluzione più adatta per il tipo di informazioni da inviare. Ecco un elenco di applicazioni di Office e dei relativi vantaggi e svantaggi riscontrati, a seconda delle esigenze delle parti interessate.

Applicazione

Vantaggi

Svantaggi

Excel

Importare dati da Project per avanzate di analisi, ad esempio ANOVA e del costo realizzato. Informazioni su altre informazioni su Project avanzate di analisi.

È troppo semplice per creare grafici complicati quando è più appropriato un livello maggiore di dettaglio.

Word

Documenti di Word possono essere utilizzati tramite il ciclo di vita del progetto, in particolare durante la fase di avvio quando documenti specifiche di pianificazione è necessario creare e condividere. Ulteriori informazioni sull'utilizzo di creazione di documenti di Word durante l'avvio del progetto (video).

Alcune parti interessate vogliono una presentazione visiva delle prestazioni dei progetti in corso, che possono essere rappresentate meglio in Excel, Project o Visio.

Project

Microsoft Project con strumenti di presentazione predefiniti per tutti i livelli di parti interessate, tra cui una sequenza temporale, funzionalità e dati di pianificazione team Esporta funzionalità. Ulteriori informazioni su come visualizzare e presentare le informazioni del progetto.

Project potrebbe non essere installato nel computer delle parti interessate oppure la complessità dei dati potrebbe essere eccessiva. È consigliabile usare le caratteristiche di creazione di report di Project, come le sequenze temporali e i report visivi per comunicare le informazioni ai dirigenti interessati.

SharePoint

Se è stato avviato con un elenco di attività di SharePoint, è possibile importare in Project. Una modifica nell'elenco a un'attività verrà riportata nell'elenco attività. Ulteriori utilizzando SharePoint con Project.

Richiede un reparto IT o un fornitore IT che possa investire beni aziendali per la distribuzione. Tuttavia, è possibile ridurre i problemi di amministrazione di SharePoint mediante la distribuzione dal cloud.

Project Server

Per le comunicazioni aziendali e la segnalazione, soprattutto a livello portfolio Project Server con avanzati comunicazione e la segnalazione strumenti. Ulteriori informazioni su Project Server.

Per le piccole aziende con pochi dipendenti, la distribuzione di Project Server può essere problematica. Per usare Project Server in modo efficiente, l'organizzazione deve comprendere i propri processi aziendali, le metodologie, le funzionalità di gestione dei progetti e come configurare e gestire il passaggio dalla condizione attuale alla situazione desiderata per ottenere il massimo dalla versione server.

PowerPoint

Ideale per presentazioni di sicuro impatto destinate alle parti interessate di alto livello. Ulteriori informazioni su come usare PowerPoint per presentazioni efficaci.

Per i fornitori, gli analisti e i tecnici, un'applicazione come Excel potrebbe essere più adatta per la creazione di grafici dettagliati.

Visio

Ideale per fasi iniziali di un progetto in cui è utile flusso processi di fabbricazione e creazione di grafici di business. Informazioni su altri diagrammi di flusso creazione per la comunicazione di progetto tramite Visio.

Può contenere troppe informazioni sui processi se presentato a un pubblico di dirigenti.

Lync Server

Abilita un'esperienza di team connesso che consente di trasformare tutte le comunicazioni in un'interazione collaborativa, interessanti e accessibili ovunque.

Richiede un reparto IT o un fornitore di servizi IT in grado di sfruttare le risorse aziendali per la distribuzione.

Office Online programmi (Cloud)

Soluzione semplice e accattivante per visualizzare le informazioni del progetto nella pagina web dell'azienda mediante codice del foglio di lavoro incorporata da Excel Online. Visualizzare un esempio dal blog di Excel:.

La sicurezza può essere un problema per alcune aziende. Assicurarsi che i fogli di lavoro con codice incorporato vengano aperti in un sito Web sicuro o da una cartella di OneDrive privata (non pubblica).

Social network

Twitter, Facebook e altri social network consentono di gestire progetti e team, in particolare durante la fase di avvio di un progetto. Altre informazioni sull'uso di social networking nella gestione dei progetti

I membri del team possono essere riluttanti a condividere informazioni in un ambiente meno sicuro di un server SharePoint.

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Comunicare le informazioni sul progetto

Esaminare i problemi di pianificazione da comunicare

Per comunicare correttamente le informazioni ai membri del team e alle parti interessate, è molto importante stabilire quali sono i problemi di pianificazione.

Comunicare le informazioni sul costo realizzato

L'acquisizione di informazioni sui costi realizzati è un passaggio più avanzato e molto utile per scoprire i punti di forza e i punti deboli nelle prestazioni di un progetto. I dati di livello generale acquisiti sono le informazioni adatte per le parti interessate.

Sincronizzare le attività di progetto con un elenco di attività di SharePoint

Se è disponibile un progetto già creato, è possibile sincronizzare il relativo elenco di attività con un elenco attività di SharePoint. Le modifiche apportate in un elenco attività verranno riflesse anche nell'altro.

Esportare un elenco di SharePoint in un elenco di attività di progetto

Se si parte da un elenco attività di SharePoint, è possibile importarlo in Project. Le modifiche apportate in un elenco attività verranno riflesse anche nell'altro.

Creare e gestire un elenco di attività del progetto di SharePoint

Se in SharePoint è stato impostato un elenco attività, è possibile aggiungere attività, assegnare persone a tali attività e gestire il lavoro senza Project Server.

Visualizzazione delle informazioni di progetto senza Project 2010

Esistono altri modi per visualizzare le informazioni di progetto senza Project e SharePoint. È possibile esportare le informazioni di Project in vari formati e con diversi strumenti.

Novità di Project Web App

Guardare questi video per informazioni di base su come Project Server e Project Web App possono risultare utili per un'organizzazione.

Utilizzare Outlook 2010 per comunicare con il team

Procedure consigliate per usare Outlook per sfruttare al massimo l'efficacia dei messaggi di posta elettronica inviati al team. I problemi vanno risolti, non creati.

Incorporare una cartella di lavoro di Excel in una pagina web

Informazioni su come visualizzare una cartella di lavoro incorporata in un sito Intranet in modo che le parti interessate possano vedere le informazioni di progetto più aggiornate. La cartella di lavoro è archiviata in un percorso pubblico, come Windows Live OneDrive

Creare diagrammi di Visio

Visio 2010 può risultare utile per la creazione di grafici professionali per comunicare informazioni generali sul progetto alle parti interessate.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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