Obiettivo dell'utente: pianificare il progetto

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Obiettivo dell'utente: pianificare il progetto

È buona norma iniziare a pianificare prima di avviare Microsoft Project.

Per raccogliere le riflessioni iniziali sugli obiettivi del progetto, usare un'applicazione come Word, Excel, OneNote o Outlook.

Dopo che le idee sono state approvate, è possibile iniziare a pianificare la programmazione con Project.

Tornare alla Guida di orientamento di Project per altri articoli sulla gestione dei progetti.

Suggerimenti iniziali per la gestione di progetti

  • Verificare di avere un progetto    Accertarsi che quello che si ha in mente sia un vero progetto. Un progetto ha tre caratteristiche:

    • È temporaneo ed unico    La progettazione di uno stabilimento di fabbricazione di automobili è un progetto in quanto è un'attività occasionale. La fabbricazione di auto rappresenta una serie continuativa di attività e pertanto non è un progetto.

    • Ha risultati finali ben definiti    I risultati finali definiscono i punti focali e il fine del progetto. È necessario definire con chiarezza i risultati finali in modo che gli stakeholder vedano che i loro investimenti sono stati fruttuosi.

    • Ha un inizio e una fine    Senza una data di fine del progetto, gli stakeholder e gli investitori non sfrutteranno i vantaggi del progetto che sono stati resi possibili dai loro investimenti.

      Di seguito sono illustrati alcuni esempi per capire meglio il concetto di progetto.

Attività che non sono progetti

Progetti definiti in modo chiaro

Fabbricare auto

  • Usare Project per aggiornare uno stabilimento di produzione e aumentare l'efficienza.

  • Usare Project per individuare uno stabilimento di produzione più vicino alle strutture di produzione.

Ridurre i rischi inerenti la concorrenza

  • Usare Project per sostituire il software di sicurezza.

  • Usare Project per selezionare specialisti del rischio del settore.

  • Identificare i vincoli del progetto    I vincoli sono fattori che limitano le opzioni a disposizione del project manager per ideare e gestire un progetto. La maggior parte dei progetti ha tre vincoli:

    • Intervallo di tempo limitato    In genere le date di fine per i risultati finali principali fissano la durata del progetto.

    • Limite di personale e altre risorse    In genere i project manager hanno a disposizione un numero limitato di persone per svolgere un'attività su un progetto oppure un budget limitato.

    • Ambito ristretto    In genere un progetto viene limitato dal numero di attività che il team riesce a eseguire. Se il progetto ha troppi risultati finali o caratteristiche, potrebbe non esserci abbastanza tempo nella programmazione per raggiungere tutti gli obiettivi.

Una modifica apportata a un vincolo influisce in genere sugli altri due e può avere effetto sulla qualità complessiva. Ad esempio, se si diminuisce la durata del progetto, il project manager dovrà prendere delle decisioni riguardo al numero di persone necessarie per completare i risultati finali del progetto. Se non ci sono abbastanza persone, l'abbreviazione del progetto potrebbe causare altri compromessi, ad esempio la riduzione dell'ambito del progetto.

  • Identificare gli stakeholder nella fase iniziale    Uno dei danni maggiori per un progetto è sbagliare a identificare chi sono gli stakeholder critici e come comunicare al meglio con loro. Se si sbaglia a identificare uno stakeholder critico dopo l'inizio di un progetto, il progetto può interrompersi o sforare il preventivo quando vengono presentati i nuovi obiettivi del progetto e i relativi metodi.

Passaggio 1: Raccogliere le riflessioni iniziali

Acquisire idee iniziali in OneNote

Prendere appunti sul progetto e sui relativi obiettivi usando OneNote. Le note possono contenere messaggi di posta elettronica, collegamenti a siti Web, video o specifiche preliminari.

Importare dati di Excel in Project

Talvolta i progetti iniziano come semplici elenchi in Excel. Quando diventano più complessi, importarli in Project in cui è possibile organizzare e programmare le attività in modo più efficiente.

Usare Office 365 in qualsiasi PC per acquisire le note di Project ovunque

Lavorare con le specifiche preliminari del progetto usando Office 365. Se si lavora su un PC con una connessione Internet, è possibile lavorare sui documenti usando le versioni complete di Word, Excel, PowerPoint o OneNote su richiesta e in qualsiasi luogo.

Usare Office Online in un Web browser

Usare Office per il Web senza Office 365. Con un account Microsoft è possibile usare le versioni Web di Word, Excel, PowerPoint o OneNote per raccogliere le idee preliminari sul progetto.

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Passaggio 2: Comunicare con gli stakeholder

Creare report sullo stato iniziale

Indipendentemente dalla fase di pianificazione del progetto, un report ben presentato consente di ottenere l'approvazione degli stakeholder per i risultati finali del progetto.

Partecipare a una riunione online

Se gli stakeholder non possono essere presenti, usare le riunioni online per collegarsi con loro. Condividere le diapositive di PowerPoint, i fogli di Excel o le note di OneNote per discutere delle pianificazioni iniziali del progetto. Gli utenti possono partecipare alle riunioni online di Microsoft Teams nel proprio ufficio, in viaggio o sul dispositivo mobile.

Chattare con un membro del team di progetto

Quando le domande vengono elaborate mentre si lavora alla programmazione di un progetto, è possibile chattare con loro online con i team.

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Passaggio 3: Iniziare un progetto

Copiare e incollare da Word, Outlook o PowerPoint in Project

Copiare un elenco di attività in Word, Outlook o PowerPoint e incollarlo in Project per avviare rapidamente una pianificazione. Project manterrà la struttura e la formattazione della struttura (solo in Project 2013 e versioni successive).

Creare un nuovo progetto da un altro progetto o da un modello

Creare un nuovo progetto basato su un modello prepopolato con attività di progetti simili. Questi modelli sono stati creati da esperti del settore e sono utili per iniziare.

Importare dati di Excel in Project

Spostare in Project un elenco di attività iniziato in Excel. Project mantiene la struttura e la formattazione.

Importare un elenco attività di SharePoint come un progetto iniziale

I progetti a volte iniziano come elenchi di attività in SharePoint per la condivisione con persone senza Project. Quando l'elenco di attività supera una certa dimensione, spostarlo in Project per continuare a lavorarci.

Obiettivo della gestione del progetto: creare la programmazione di un nuovo progetto

Dopo aver avviato il progetto in Project, è possibile iniziare ad aggiungere attività, organizzarle, collegarle, aggiungere persone e così via.

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