Obiettivo dell'utente: Gestire i costi

costi del progetto

In questo articolo sono disponibili informazioni dettagliate su come tenere traccia delle informazioni relative ai costi. È possibile scoprire come e dove immettere i vari dettagli per i costi, in modo da poter visualizzare e analizzare periodicamente i costi totali, man mano che il progetto avanza.

La disponibilità di informazioni accurate sulle destinazioni dei costi sarà di grande aiuto per prendere decisioni migliori per completare il progetto nel rispetto del preventivo.

Queste istruzioni sono specifiche per Microsoft Project 2016, 2013 e 2010.

Suggerimenti iniziali per la gestione dei costi

Questo articolo corrisponde a uno dei molti obiettivi per la gestione dei progetti indicati nella Guida di orientamento alla gestione dei progetti.

  • Stima dei costi del progetto   Per iniziare e per evitare errori costosi, può essere utile fare riferimento ai dati storici sui costi per progetti simili a quello da pianificare. Se l'organizzazione può contare su esperti del PMO (Project Management Office), può essere una buona idea discutere con loro dei propri piani per costi e preventivi oppure rivolgersi a un membro del team esperto e competente per richiedere una revisione delle stime dei costi per attività e risorse. La stima dei costi è un'attività complessa e le organizzazioni di più grandi dimensioni spesso si attengono alle linee guida PMO o assumono professionisti esperti.

  • Conoscenza dei tipi di costi registrati in Project   La maggior parte dei costi di un progetto deriva dalle risorse lavoro, ovvero le persone che lavorano alle attività assegnate o i materiali e le apparecchiature necessari per completare un progetto. I costi delle risorse sono solitamente basati su tariffe orarie o unitarie, ma può trattarsi anche di costi una tantum, come nel caso di costi per consulenze, forniture o viaggi. I costi non associati alle risorse vengono di solito immessi come costi fissi per attività specifiche o per il progetto nel suo complesso.

  • Immissione dei costi   I costi delle risorse vengono immessi nella visualizzazione Elenco risorse per i collaboratori pagati a ore, i dipendenti, gli appaltatori, i costi dei materiali o altri costi una tantum, come assicurazioni o cauzioni. I costi per le attività vengono immessi in una tabella dei costi che è possibile aggiungere a qualsiasi elenco di attività.

  • Visualizzazione dei totali dei costi    Project calcola il totale per qualsiasi tipo di costi immesso, in modo da poter controllare velocemente lo stato dei costi del progetto e condividere le informazioni sui costi con gli stakeholder che potrebbero averne bisogno.

  • Impostazione del preventivo    Quando i costi totali sono vicini al preventivo stabilito per il progetto insieme agli altri stakeholder, il salvataggio di una previsione consente di confermare tali costi totali come preventivo per il progetto. Questa operazione viene in genere eseguita dopo aver immesso tutte le informazioni necessarie per il progetto e prima che inizi il lavoro effettivo. Una previsione di preventivo di questo tipo è necessaria se si prevede di tenere traccia dei costi e di gestirli, in particolare se si eseguirà l'analisi del costo realizzato per esaminare le variazioni dei costi nel progetto. Per altre informazioni, vedere Impostare e salvare una previsione.

  • Esecuzione di analisi dei costi   Esportare i dati dei costi in Excel per eseguire analisi approfondite tramite tabelle pivot, grafici e altre caratteristiche di Excel, come la formattazione condizionale e i grafici sparkline, come illustrato nella figura seguente.

    Gestione del costo realizzato in Excel con grafici sparkline
    In alternativa, si possono usare le relazioni grafiche in Project per visualizzare un grafico pivot del costo realizzato (comunemente noto come curva a S).
    Tabella del valore realizzato in Excel
    È possibile spingersi ancora oltre e creare un'analisi avanzata dei dati di Project tramite le caratteristiche di analisi ANOVA disponibili negli strumenti di analisi in Excel. Non esistono in effetti veri e propri limiti per l'analisi dei costi di Project.

Immissione dei costi nel progetto

Immettere i costi basati su tariffa per persone e materiali

Prima di tutto è necessario immettere le tariffe delle persone che svolgeranno il lavoro e le tariffe unitarie per il materiale necessario per completare il progetto.

Immettere i costi delle apparecchiature e altre risorse costo

È poi necessario immettere i costi "fissi" per le apparecchiature e gli eventuali costi una tantum di cui si vuole tenere traccia nel progetto.

Immettere i costi fissi per le attività

A questo punto è possibile aggiungere i costi una tantum e vari per attività specifiche oppure per l'attività di riepilogo del progetto che rappresenta l'intero progetto.

Visualizzare i costi totali del progetto

Dopo avere immesso i costi per risorse, attività o entrambe, esaminare i totali per verificare se è necessario modificarli per raggiungere gli obiettivi di costo.

Scegliere la relazione giusta

A un certo punto, sarà necessario preparare una relazione delle informazioni sui costi del progetto da presentare ad altre persone dell'organizzazione. È possibile usare una relazione predefinita sui costi, come la relazione Flusso di cassa o Costo realizzato oppure visualizzare immediatamente i dati dei costi in una relazione grafica, come un grafico pivot di Excel o un diagramma pivot di Visio.

Gestire i costi del progetto

Impostare e salvare una previsione

Dopo aver immesso le stime per i costi, salvarle insieme alla previsione per definire il preventivo. In questo modo sarà possibile confrontare i costi pianificati con quelli effettivi nel corso del progetto e prevedere se i costi rimarranno entro il preventivo o meno.

Verificare lo stato della programmazione, da semplice a esperto

Controllare lo stato di avanzamento delle attività e i costi accumulati, per stabilire se sarà possibile rispettare il preventivo del progetto o se esistono rischi di superarlo.

Immettere manualmente i costi effettivi

Project calcola automaticamente i costi effettivi in base al lavoro effettivo accumulato o ai materiali consumati per le attività. Se necessario, tuttavia, è possibile immettere manualmente i costi effettivi per qualsiasi attività assegnata e completata.

Analisi del costo realizzato

Eseguire l'analisi del costo realizzato in qualsiasi momento durante il progetto per scoprire se i costi sostenuti sono in linea con il lavoro eseguito e corrispondono alla previsione impostata per attività, risorse e assegnazioni.

Principi avanzati dell'analisi del costo realizzato (blog)

Informazioni su come esportare la programmazione in un formato conforme a UN/CEFACTA (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business).

Queste istruzioni sono specifiche per Microsoft Project 2007.

Per saperne di più

Quali tipi di costo sono disponibili in Project 2007?

Come si creano i preventivi e come si fa a confrontare i costi rispetto ai preventivi?

Cosa sono i costi basati su tariffa e come vengono calcolati?

Cosa sono i costi per uso e come vengono calcolati?

Cosa sono i costi fissi e come vengono calcolati?

Cosa sono le risorse costi e come vengono calcolate?

Come si può regolare il flusso di cassa?

Quali tipi di costo sono disponibili in Project 2007?

I costi rappresentano un aspetto importante della pianificazione e del controllo dei progetti. Project 2007 fornisce vari tipi di costi. Usando Project 2007 è possibile inserire e tenere traccia dei tipi di costo seguenti:

  • Costo basato su tariffa, un costo che viene calcolato in base alle tariffe specificata per una risorsa e sulla quantità di lavoro eseguito dalla risorsa selezionata.

  • Costo per uso, un costo sostenuto ogni volta che viene utilizzata una risorsa oppure per ogni attività completata a cui la risorsa è assegnata.

  • Costo fisso, un costo applicato a un'attività e non a una risorsa. Un costo fisso rimane invariato, indipendentemente dalla durata dell'durata o dal lavoro eseguito sull'attività da una risorsa.

  • Risorsa costo, una risorsa che consente di accumulare costi una tantum o periodici che appartengono a un'attività. Le risorse costi possono includere alloggio o biglietti aerei. In genere si tratta di un costo una tantum per attività, ma se è stato installato l'Aggiornamento dell'infrastruttura per Project 2007, l'assegnazione di una risorsa costo può essere personalizzata in base alla durata dell'attività.

  • Risorsa preventivo, una risorsa applicato al progetto nel suo complesso. Le risorse preventivo rappresentano le capacità massime di un progetto in termini di costi, lavoro o materiali. Tuttavia, questo non significa che un progetto non può superare il preventivo. Le risorse preventivo sono state pensate per poter confrontare le cifre preventivate con i costi correnti effettivi.

    • È possibile immettere più tipi di costo per ogni risorsa lavoro. Ad esempio, è possibile immettere una tariffa oraria per il lavoro della risorsa, ma anche un costo per uso per i tempi di viaggio o altre spese.

    • I vari tipi di costo funzionano in modo diverso a seconda del fatto che la risorsa sia una risorsa lavoro (una persona), una risorsa materiale (ad esempio il cemento o il materiale per l'armatura), o una risorsa costo (ad esempio una tariffa aerea). Per le risorse lavoro, la tariffa viene applicata per unità di tempo. Per le risorse materiali e le risorse costi viene applicata la tariffa per altre unità di misura specificate (ad esempio tonnellate, chilometri o le unità di una valuta selezionata).

Come si creano i preventivi e come si fa a confrontare i costi rispetto ai preventivi?

È possibile creare e tenere traccia dei preventivi in due direzioni: con un metodo di stima dal basso verso l'alto o dall'alto verso il basso. Project 2007 li supporta entrambi.

Creazione di un preventivo con il metodo dal basso verso l'alto

In un approccio dal basso verso l'alto, vengono stimati le tariffe di base o i costi per uso delle risorse e i costi fissi o risorse costo per le singole attività. Project 2007 calcola i totali dei costi per le risorse, le attività e l'intero progetto. Questo metodo (noto anche come stima dal basso verso l'alto) consente di ottenere risultati accurati e attendibili.

Quando si crea un preventivo dal basso verso l'alto in Project 2007:

  • Prima di tutto, immettere le tariffe, i costi per uso, i costi fissi e le risorse costi.

  • Successivamente, immettere il lavoro stimato o la durata stimata per ogni attività.

  • Infine, assegnare risorse alle attività.

Nota : Le risorse preventivo sono più adatte per la pianificazione dall'alto verso il basso. Possono essere applicate a livello di progetto solo assegnando una risorsa preventivo all'attività di riepilogo del progetto.

Project 2007 calcola quindi il totale dei costi stimati per il completamento di tutte le attività nel progetto. Se il totale non è in linea con il preventivo, è necessario rettificare le tariffe, le assegnazioni delle risorse e così via.

Dopo avere ridefinito i costi stimati, è possibile salvare una previsione, fissando così un preventivo per il progetto.

Dopo avere creato un preventivo, è possibile confrontare le spese effettive con quelle previste e quindi apportare le modifiche necessarie per rispettare il preventivo. Nella maggior parte dei casi è sufficiente immettere gli importi dei costi effettivi per ogni attività. Project 2007 calcola il costo dell'attività in base allo stato di avanzamento del progetto. Se necessario, si possono anche immettere costi specifici.

È possibile visualizzare i totali dei costi a scopo di verifica in tre modi: nella finestra di dialogo Riepilogo informazioni, nelle visualizzazioni di Project (in particolare nelle visualizzazioni Gestione attività e Uso risorse) o in una relazione. Relazioni grafiche consente anche di esportare queste informazioni sui costi in altri programmi, come Microsoft Office Excel 2007 e Microsoft Office Visio 2007.

Creazione di un preventivo con il metodo dall'alto verso il basso

Quando si crea un preventivo con un approccio dall'alto verso il basso, i costi complessivi riferiti a risorse, attività e progetto vengono stimati in base all'esperienza precedente in progetti simili. Se si ha a disposizione un importo massimo fisso da spendere in un progetto, è preferibile usare un metodo dall'alto verso il basso anziché dal basso verso l'alto.

Quando si crea un preventivo dall'alto verso il basso per il progetto:

  • Prima di tutto, creare risorse preventivo che rappresentano l'importo totale disponibile per il progetto, incluse le risorse preventivo per costi, manodopera e materiali.

  • In secondo luogo, assegnare le risorse preventivo all'attività di riepilogo del progetto. In questo modo, i preventivi vengono applicati all'intero progetto.

  • In terzo luogo, immettere valori per le risorse preventivo.

  • Quarto, identificare le altre risorse nel progetto di cui tenere traccia e da misurare a fronte delle risorse preventivo complessive. A questo scopo si usa un campo personalizzato per tutte le risorse nel progetto e quindi si attribuisce una categoria a ognuna delle risorse (incluse le risorse preventivo), specificando nel campo personalizzato un valore che indica il tipo di preventivo rispetto al quale viene valutata la risorsa.

  • Infine, dopo avere attribuito una categoria a tutte le risorse in base al tipo di preventivo, è possibile raggruppare le risorse per confrontarle con il preventivo del progetto.

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Cosa sono i costi basati su tariffa e come vengono calcolati?

I costi delle risorse basati su tariffa sono costi delle risorse lavoro, ad esempio persone o apparecchiature a noleggio, a cui si assegnano tariffe standard e (se appropriato) tariffe straordinario, in genere valutate su base oraria. Quando si assegna una risorsa a un'attività, Project 2007 calcola il costo totale della risorsa usando le tariffe orarie specificate per la risorsa e il tempo (o durata) necessario per completare l'attività.

Nota : Per impostazione predefinita, Project 2007 usa le tariffe standard delle risorse per calcolare i costi per l'intera quantità di lavoro impiegato per completare un'attività. Project 2007 non calcola automaticamente le ore aggiuntive come lavoro straordinario, a meno che non vengano assegnate espressamente come tali.

Dato che il lavoro rappresenta sempre la quantità totale di lavoro completato, il lavoro straordinario vi è incluso, non aggiunto. Ad esempio, se la pianificazione prevede che una persona lavori per 40 ore su quattro giorni, suddivise in 8 ore di lavoro ordinario e 2 ore di lavoro straordinario al giorno, si assegnano 10 ore di lavoro al giorno e quindi si designano 2 di quelle 10 ore come lavoro straordinario. Project 2007 calcola il costo delle ore specificate come lavoro straordinario in base alla tariffa specificata per gli straordinari. Le ore rimanenti vengono calcolate alla tariffa standard.

I costi dei materiali basati su tariffa sono i costi delle risorse di consumo, come materiali o forniture per edilizia, a cui si assegnano tariffe standard (ma in genere non tariffe orarie). Per assegnare i costi per le risorse materiali, impostare la tariffa per unità di materiale, ad esempio una tariffa al metro o una tariffa a tonnellata. Quando si assegna una risorsa materiale a un'attività, Project 2007 calcola i totali dei costi dei materiali moltiplicando la tariffa della risorsa materiale specificata per il numero di unità materiali usate per completare l'attività.

Per il calcolo dei costi, a volte viene applicata una tabella tariffe alle risorse lavoro. Una tabella tariffe è una raccolta di tariffe e costi per uso per le risorse lavoro e materiale. In Project 2007 sono disponibili cinque tabelle tariffe, denominate da A a E (i nomi non sono modificabili), per cui se una risorsa applica tariffe separate per determinati tipi di lavoro, è possibile assegnare fino a cinque set di tariffe a tale risorsa. Ad esempio, se un falegname applica una tariffa superiore per il lavoro di rifinitura rispetto alla posa dell'intelaiatura, è possibile applicare una tabella tariffe all'incarico di rifinitura e un'altra all'incarico di posa dell'intelaiatura.

In ogni tabella tariffe sono disponibili fino a 25 righe che è possibile usare per immettere future variazioni tariffarie, ad esempio gli aumenti di tariffa o le variazioni di costo dei materiali. Per ogni variazione tariffaria, specificare la data di entrata in vigore. Ad esempio, se si è certi che una risorsa riceverà un aumento salariale tra sei mesi, è possibile impostare Project 2007 in modo da iniziare automaticamente a usare la nuova tariffa a partire da quel momento.

Se si usa Microsoft Office Project Professional 2007 e si lavora con risorse dell'organizzazione, l'organizzazione può scegliere di applicare restrizioni alle tabelle tariffe. Può ad esempio assegnare la tabella tariffe A alle tariffe fatturate e la tabella tariffe B alle tariffe non fatturabili. Per altre informazioni, contattare il proprio amministratore.

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Cosa sono i costi per uso e come vengono calcolati?

I costi per uso sono tariffe una tantum per l'uso di una risorsa, ad esempio apparecchiature. I costi per uso non dipendono mai dalla quantità di lavoro svolto. Si tratta di costi una tantum sostenuti ogni volta che viene usata la risorsa. Anche se il costo per uso di una risorsa lavoro dipende dal numero di unità di assegnazione usate, il costo per uso di una risorsa materiale viene applicato una sola volta. Ad esempio, se un muratore ha un costo per uso di € 100 (anziché una tariffa oraria) e sono necessari tre muratori per completare un'attività, il costo è di € 300. Un costo di consegna per uso di € 100 per una risorsa materiale come il cemento, tuttavia, viene applicato solo una volta per consegna, che si tratti di 10 tonnellate o 100.

I costi per uso si impostano nella scheda Costi della finestra di dialogo Informazioni risorsa.

Cosa sono i costi fissi e come vengono calcolati?

I costi fissi sono i costi per un'attività che rimangono costanti indipendentemente dalla durata dell'attività, dalla quantità di lavoro svolto dalla risorsa e dal numero di unità di assegnazione.

Nota : Al contrario dei costi delle risorse basati su tariffa, i costi fissi non possono aumentare quando un'attività richiede più tempo del previsto. Ad esempio, se un falegname rappresenta una risorsa basata su tariffa (vale a dire se è pagato a ore) e la pianificazione prevede che completi un'attività in cinque giorni, ma in effetti ne impiega sette, il falegname verrà pagato più di quanto preventivato. Se al falegname viene pagato un costo fisso per il lavoro, tuttavia, il costo rimane lo stesso, indipendentemente dal tempo necessario per completare l'attività.

È possibile assegnare costi fissi a un'attività a cui sono assegnati anche costi delle risorse basati su tariffa. Se, ad esempio, se a risorsa basata su tariffa a cui è assegnata un'attività sostiene anche costi di viaggio, è possibile aggiungere i costi di viaggio alla stessa attività come importo fisso. I costi fissi vengono inclusi nei costi totali, sia delle fasi del progetto (nelle attività di riepilogo), sia dell'intero progetto.

È possibile impostare i costi fissi in una visualizzazione attività (ad esempio un diagramma di Gantt) applicando la tabella tariffe appropriata e quindi impostando l'importo nel campoCosti fissi.

Cosa sono le risorse costi e come vengono calcolate?

A differenza dei costi fissi e dei costi per uso, le risorse costi (come alloggio o biglietti aerei) vengono create come tipo di risorsa e quindi assegnate a un'attività. A differenza di quanto avviene per le risorse lavoro, alle risorse costi non può essere applicato un calendario. L'importo delle risorse costi non dipende dalla quantità di lavoro svolto su un'attività.

Se è stato installato l'Aggiornamento dell'infrastruttura per Project 2007, le risorse costi possono incidere sulla data di inizio o di fine di un'attività. Ad esempio, se un'attività inizia il 1 agosto e termina il 15 agosto e si assegna una risorsa costo con un valore di € 500 il 21 agosto, la data di fine per l'attività viene estesa al 21 agosto per considerazione l'assegnazione della risorsa costo.

Le risorse costi si usano per applicare (a una singola attività) più costi una tantum separati, indipendenti dalla quantità di lavoro svolto per l'attività. Ad esempio, a un dirigente che lavora a una nuova proposta di progetto potrebbero essere applicate tre risorse costi separate: una per i biglietti aerei, una per i pasti e una per l'hotel. In questo modo è possibile applicare a una singola attività più costi "fissi". A differenza di quanto avviene per le risorse lavoro e materiali, alle risorse costi non è possibile applicare tariffe.

Le risorse costi si creano nell'Elenco risorse. Nella scheda Generale della finestra di dialogo Informazioni risorsa fare clic su Costo nell'elenco Tipo. Dopo aver creato la risorsa costo, è possibile assegnarla alle attività in base alle esigenze. Una volta assegnata la risorsa costo a un'attività, è possibile impostare l'importo del costo usando la finestra di dialogo Informazioni attività per l'attività, la finestra di dialogo Informazioni assegnazione per l'attività oppure la visualizzazione Gestione attività a cui è applicata la tabella Costo.

Come si può regolare il flusso di cassa?

Quando si assegnano i costi ad attività e risorse, è possibile specificare quando attribuire i costi. Se il flusso di cassa è un fattore essenziale per il progetto, è consigliabile modificare il metodo di attribuzione dei costi per le singole attività, per assicurarsi che vengano attribuiti solo quando sono presenti fondi sufficienti per pagarle.

Con l'eccezione dei costi per uso, che vengono sempre attribuiti all'inizio di un'attività, Project 2007 ripartisce i costi per impostazione predefinita e calcola l'attribuzione dei costi in base alla percentuale di completamento dell'attività, distribuendo l'attribuzione per l'intera durata dell'attività. Tuttavia, è anche possibile attribuire i costi all'inizio di un'attività (se esiste una somma forfettaria da pagare all'inizio) oppure alla fine dell'attività (se il pagamento verrà effettuato solo dopo il completamento del lavoro).

Il metodo di attribuzione può essere impostato in vari modi, a seconda del tipo di costo. Il metodo di attribuzione per la maggior parte dei tipi di risorse, incluse le risorse lavoro, materiali e costi e anche i costi per uso, si imposta nella scheda Costi della finestra di dialogo Informazioni risorsa. Per i costi fissi, impostare il metodo di attribuzione usando il campo Attribuzione costi fissi.

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