Obiettivo: Ottimizzare il piano di progetto per le risorse

Dopo avere creato il piano di progetto, è opportuno verificare l'assegnazione delle risorse. Se alcune risorse sono sovrassegnate o sottoassegnate in modo inaccettabile, è possibile ottimizzare il piano per distribuire più uniformemente il carico di lavoro. Mentre si modificano gli aspetti del piano correlati all'assegnazione delle risorse, si ricordi tuttavia che potrebbe essere modificata la data di fine o il costo del progetto.

Suggerimento: Questo documento fa parte di un serie di articoli inclusi nella Mappa di progetto, in cui viene descritta un'ampia gamma di attività di gestione dei progetti. Queste attività vengono definite "obiettivi", in quanto sono organizzate in base al ciclo di vita della gestione dei progetti, ovvero creazione di un piano, verifica e gestione di un progetto e chiusura di un progetto.

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Obiettivo: ottimizzare il piano per le risorse

Numero 1 Identificare eventuali risorse sovrassegnate o sottoassegnate     Verificare il carico di lavoro delle risorse per il piano di progetto appena creato. Anche se la sovrassegnazione o la sottoassegnazione può essere normale in determinate circostanze, questa analisi consente di stabilire se le risorse sono assegnate in modo accettabile o se è necessario apportare altre modifiche al relativo carico di lavoro.

Numero 2 Affrontare le sovrassegnazioni aggiungendo straordinari     È possibile aggiungere lavoro straordinario alle attività assegnate alle risorse sovrassegnate. Anche se lo straordinario non risolve le sovrassegnazioni, assicura che le risorse possano lavorare per il tempo rappresentato dalla sovrassegnazione. Questa è spesso la migliore strategia quando si devono risolvere sovrassegnazioni, anche se risulterà costosa.

Numero 3 Risolvere le sovrassegnazioni delle risorse     La funzionalità Livellamento di Microsoft Office Project 2007 consente di distribuire automaticamente il carico di lavoro delle risorse. In alternativa è possibile modificare manualmente la disponibilità delle risorse, i dettagli delle assegnazioni e delle attività per mitigare eventuali sovrassegnazioni e bilanciare il carico di lavoro.

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  • Distribuire uniformemente il lavoro del progetto con la funzionalità Livellamento di Project 2007. Questa funzionalità consente di riprogrammare il lavoro utilizzando il margine di margine di flessibilità disponibile, dividendo le attività e aggiungendo un ritardo finché le sovrassegnazioni non vengono risolte. Per questo motivo il livellamento causa spesso l'estensione della data di fine del progetto.

  • Specificare la disponibilità delle risorse modificando la relativa disponibilità per l'intero progetto. È possibile modificare le date di inizio e di fine del lavoro delle risorse e modificare la disponibilità di unità in periodi diversi nel corso del progetto. Ad esempio, è possibile programmare una risorsa in modo che lavori a tempo parziale da gennaio a marzo e a tempo pieno da aprile a giugno.

  • Modificare una durata riducendo il tempo pianificato per l'attività sovrassegnata. Assicurarsi che la durata ridotta continui a riflettere una condizione reale. Quando si modifica una durata è necessario modificare la corrispondente quantità di lavoro assegnata.

  • Ritardare un'attività finché la risorsa disporrà del tempo per lavorare sull'attività, ovvero finché la risorsa non sarà più sovrassegnata. Se l'attività è collegata, il relativo ritardo potrebbe modificare la programmazione delle eventuali attività successore.

  • Sospendere lo svolgimento di un'attivitàdividendo un'attività che dovrà essere terminata quando la risorsa sovrassegnata, o anche una risorsa diversa, disporrà del tempo per completare il lavoro rimanente. Se l'attività è collegata, la sua divisione potrebbe modificare la programmazione delle attività successore.

  •  Modificare un'assegnazione per risolvere le sovrassegnazioni

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    • Assegnare una risorsa a un'attività per attenuare il carico di lavoro di una risorsa sovrassegnata dedicata all'attività.

    • Sostituire l'assegnazione di una risorsa per una risorsa sovrassegnata con un'altra che abbia tempo disponibile, al fine di bilanciare il carico di lavoro per assegnazioni specifiche.

    • Rimuovere l'assegnazione di una risorsa se si dispone di altre risorse analoghe già assegnate all'attività.

    • Programmare il lavoro rimanente per un'attività per alleviare una risorsa sovrassegnata. È possibile ridurre la quantità di lavoro a cui è assegnata una risorsa in una o più attività. Il lavoro rimanente può anche essere riassegnato a risorse aggiuntive.

Numero 4 Risolvere eventuali sottoassegnazioni delle risorse    È possibile modificare la disponibilità delle risorse, i dettagli delle assegnazioni e delle attività per bilanciare il carico di lavoro e ottimizzare le risorse del progetto sottoassegnate. Le sottoassegnazioni sono spesso valide e temporanee, in quanto si basano sulla disponibilità e sulle competenze delle risorse, sui vincoli dell'attività e molti altri fattori che rientrano nella programmazione di un progetto.

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  • Calcolare i costi del lavoro straordinario se viene assegnato durante il periodo di sottoassegnazione di una risorsa. In questo modo è possibile risolvere le sovrassegnazioni, in quanto il lavoro può essere distribuito nei normali orari di lavoro, e di conseguenza ridurre i costi.

  • Modificare la durata di un'attività per risolvere eventuali sottoassegnazioni modificando la quantità di tempo pianificata per l'attività sottoassegnata. L'aumento della durata può inoltre contribuire a migliorare la qualità dei risultati dell'attività.

  •  Modificare un'assegnazione per risolvere le sottoassegnazioni

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    • Assegnare una risorsa sottoassegnata a più attività per il periodo della sottoassegnazione. Questa opzione può essere particolarmente utile se la risorsa sottoassegnata ne può alleviare una sovrassegnata.

    • Sostituire l'assegnazione di una risorsa con un'analoga risorsa sottoassegnata per bilanciare il carico di lavoro per assegnazioni specifiche.

    • Rimuovere l'assegnazione di una risorsa se questa risulta talmente sottoassegnata da poterla liberare in modo che possa lavorare su altri progetti. In alternativa si potrebbero rimuovere più risorse analoghe da un'assegnazione se la risorsa sottoassegnata è disponibile per completare da sola l'intera attività.

    • Riprogrammare il lavoro rimanente per un'attività per alleviare una risorsa sovrassegnata. È possibile ridurre la quantità di lavoro a cui è assegnata una risorsa in una o più attività. Il lavoro rimanente può inoltre essere riassegnato a risorse aggiuntive.

Numero 5 Valutare i risultati dell'ottimizzazione delle risorse     Verificare che siano stati effettivamente risolti tutti i problemi relativi all'assegnazione e che le modifiche non abbiano un impatto negativo su data di fine, costi pianificati e altri progetti.

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  • Verificare il carico di lavoro delle risorse per controllare se le sovrassegnazioni e le sottoassegnazioni che si desiderava correggere sono state risolte e se ora altre risorse sono sovrassegnate o sottoutilizzate.

  • Determinare se la data di fine del progetto è cambiata qualora sia stata definita una previsione per il progetto e si desidera verificare la differenza di tempo tra la previsione e la data di fine attualmente programmata.

  • Visualizzare il percorso critico in modo da verificare se, in conseguenza della risoluzione di eventuali sovrassegnazioni e sottoassegnazioni, il percorso critico è stato modificato. È possibile che risultino associate al percorso critico date, attività e risorse diverse.

Numero 6 Comunicare le modifiche delle assegnazioni     Se sono state assegnate nuove attività alle risorse o se le assegnazioni esistenti sono state modificate o rimosse in conseguenza dell'ottimizzazione del carico di lavoro delle risorse, darne comunicazione alle risorse interessate elettronicamente o mediante la stampa delle relazioni sulle assegnazioni.

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