Obiettivo: Identificare i rischi e creare un piano di emergenza

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Per rischio si intende la possibilità che un evento o una condizione, se concretizzata, abbia un impatto negativo su un progetto. Dopo l'avvio di un progetto, eventi difficili da prevedere potrebbero creare nuovi rischi. Ad esempio, un clima eccezionalmente piovoso per la stagione potrebbe compromettere la data di completamento di un progetto di costruzione.

La pianificazione, l'identificazione e la riduzione del rischio in varie fasi del progetto possono contribuire a rispettare le scadenze del progetto e il preventivo.

Suggerimento : Questo documento fa parte di un serie di articoli inclusi nella Mappa di progetto, in cui viene descritta un'ampia gamma di attività di gestione dei progetti. Queste attività vengono definite "obiettivi", in quanto sono organizzate in base al ciclo di vita della gestione dei progetti, ovvero creazione di un piano, verifica e gestione di un progetto e chiusura di un progetto.

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Numero 1 Preparare un piano di emergenza     Come parte di un piano appropriata del rischio, è necessario definire le azioni da intraprendere se si verificano eventi di rischio, in modo che è possibile rispondere agli eventi rapido ed efficace. 

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Un piano di progetto completo e dettagliato può guidare l'utente nella gestione degli eventi previsti del progetto, ma è necessario considerare anche gli eventi imprevisti, specialmente quelli che costituiscono un rischio per il progetto.

Un piano di gestione dei rischi consente di gestire velocemente e in modo efficiente la maggior parte dei rischi che possono verificarsi e dovrebbe contenere i seguenti elementi:

  • Un elenco dei rischi potenziali

  • Condizioni di attivazione o indicazioni che si è concretizzato un rischio o sta per concretizzarsi.

  • Una relazione su come si prevede di ridurre il rischio.

  • A quali rischi si darà seguito e quali rischi verranno ignorati.

  • Quali procedure saranno intraprese per attenuare i rischi.

Nel piano di gestione dei rischi dovrà inoltre essere indicato chi è responsabile della gestione di ogni tipo di rischio, come verranno attribuite le riserve per costo e programmazione e le condizioni per l'implementazione delle strategie alternative.

Il piano di gestione dei rischi può essere creato in qualsiasi programma di elaborazione testi, ad esempio Microsoft Office Word 2007, quindi collegato al file di progetto in Microsoft Office Project 2007.

Se si usa Microsoft Office Project Web Access, è possibile creare e visualizzare i rischi che è possibile condividere con altri utenti.

numero 2 Identificare le attività ad alto rischio     Un elemento essenziale della gestione dei rischi è identificare le attività che sono maggiormente richiedere più tempo del previsto, terminare oltre le date di fine, ritardare l'inizio o fine di altre attività o il progetto completare più tardi. 

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Numero 3 Identificare i rischi di budget     Per visualizzare le attività che sono fuori budget diventi fuori budget o possono causare l'intero progetto per l'invio del preventivo, è necessario identificare i rischi del preventivo del progetto. 

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  • Visualizzare i costi di progetto per visualizzare il costo per ogni attività o risorsa. È possibile identificare le attività o risorse con i rischi di budget e adeguare i costi delle attività o delle risorse per visualizzare il costo totale del progetto superare il preventivo.

  • Analizza prestazioni del progetto con l'analisi del costo realizzato per determinare come parte del preventivo destinata, in base alla quantità di lavoro svolto e il costo previsto dell'attività, assegnazione o risorse.

numero 4 Identificare i rischi di risorse     Rischi relativi alle risorse comprendono le risorse che lavorano accanto, nella o sulla loro disponibilità massima; chi può ritardare il progetto se assenti; o che dispone di un particolare competenze dipende il progetto. 

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Numero 5 Consultare le altre origini per identificare i rischi     Se si vuole sapere quali persone chiave e altre origini può essere utile per identificare i rischi e come consultare tali fonti, è necessario un efficace mezzo di comunicazione. 

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Le origini che meglio consente di identificare i rischi sono elenco attività, programmazione e le persone che sono coinvolti nella pianificazione ed esecuzione del progetto. Nel piano del progetto esaminare prima le attività del percorso critico e quindi attività non critiche. Cercare:

  • Attività di cui il team ha un'esperienza limitata o nessuna esperienza. Le stime relative a durata e costo di queste attività possono non essere accurate.

  • Stima la durata e il costo che sono molto ottimistica. Chiedere di coloro che sulle stime, in particolare per le attività critiche.

  • Attività che dispongono di alcuni risorse disponibili o che possono essere eseguite solo per le risorse con competenze specifiche. In particolare osservare parti della programmazione in cui queste risorse completamente allocate, è sovrassegnate o potrebbero non essere disponibili (ad esempio, per chiudere il progetto per una promozione o allo svolgimento di un altro progetto).

  • Attività con diversi predecessori. Predecessori più un'attività dipende, maggiore la probabilità che uno di questi predecessori potrebbe completati in ritardo e ritardare l'attività.

Analizzando solo la programmazione del progetto, è probabile che non si identifichino tutti i rischi, quindi è necessario consultare anche le principali risorse del progetto affinché apportino il loro contributo. Far esaminare il piano ai project manager più esperti e interpellare le persone con competenze specifiche in aree particolari del progetto. Ad esempio, se si è scelto un appaltatore, consultare chi ha già lavorato con quell'appaltatore.

Numero 6 Specificare la probabilità del rischio     Se si usa Microsoft Office Project Server, è possibile determinare la probabilità è che un'attività causeranno il rischio che comporta una perdita di denaro o un ritardo di progetto. 

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