Obiettivo: Definire fasi e attività

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Dopo aver compreso il lavoro coinvolte nel progetto, si è pronti creare un elenco di attività in Microsoft Office Project 2007. Elenco attività è il cuore di un progetto, ovvero un elenco di attività non completate a quelle pianificato in modo errato può compromettere seriamente l'avanzamento del progetto. Organizzare le attività in attività cardine e fasi fornisce la struttura al progetto, semplifica la valutazione dell'avanzamento.

L'organizzazione dell'elenco delle attività è un elemento critico per il successo del progetto, sia che questo sia composto da migliaia di fasi che si estendono negli anni e utilizzi metodologie di gestione standard, sia che preveda poche fasi che non superano un mese e utilizzi metodologie di gestione di progetti Agile.

Suggerimento : Questo documento fa parte di un serie di articoli inclusi nella Mappa di progetto (in lingua inglese), in cui viene descritta un'ampia gamma di attività di gestione dei progetti. Queste attività vengono definite "obiettivi", in quanto sono organizzate in base al ciclo di vita della gestione dei progetti, ovvero creazione di un piano, verifica e gestione di un progetto e chiusura di un progetto.

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Operaio edile seduto su un traliccio

Numero 1 Definire le attività di progetto     Essenzialmente, un progetto è un insieme di attività. Ogni attività rappresenta un lavoro deve essere utilizzato per completare il progetto. 

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Un'attività definita in modo adeguato ha un inizio e una fine precisi, per consentire al project manager di determinarne il completamento in modo semplice.

Durante la creazione di attività, tenere presenti le seguenti considerazioni:

  • Per motivi di praticità, è consigliabile che le attività durino almeno un giorno. In progetti a lungo termine è probabile che le attività abbiano durate più estese, mentre nei progetti a breve termine le attività tendono ad avere durate più ridotte.

  • È in genere consigliabile immettere le attività in base all'ordine in cui si prevede che verranno svolte. Per alcuni progetti, tuttavia, potrebbe essere necessario raggruppare attività simili o in base al tipo di risorsa impiegata per completarle. In questo caso, è necessario creare fasi per il progetto.

    Se l'organizzazione è solita suddividere il lavoro in categorie specifiche, è possibile raggruppare il lavoro in base a queste categorie. Se si raggruppano le attività, non sarà più possibile strutturarle in seguito, in quanto il raggruppamento di attività costituisce già un tipo di strutturazione.

  • La struttura dell'elenco delle attività determina il livello di dettaglio per il piano di progetto. Se nell'elenco vengono inserite solo le fasi del progetto e ogni fase è relativa a un periodo di tempo esteso, il piano costituirà una visione d'insieme del progetto. Se nell'elenco vengono incluse anche le minime parti di lavoro, il piano risulterà estremamente dettagliato. Nella maggior parte dei casi è consigliabile trovare una soluzione intermedia tra questi due estremi.

    Un modo semplice per decidere il livello di dettaglio dell'elenco delle attività consiste nel valutare il grado di attenzione con cui si desidera verificare il progetto:

    • Se nell'elenco viene incluso ogni dettaglio del lavoro da completare, quantunque minimo, è necessario verificare ciascuna di queste attività e immettere le relative informazioni sull'avanzamento, probabilmente almeno una volta al giorno. In questo modo, sarà possibile determinare ogni minimo ritardo.

      Se l'organizzazione preferisce suddividere il lavoro in una serie di attività che non superino un mese, può essere utile disporre di attività più dettagliate. Una serie più ridotta di attività, tramite l'utilizzo di un approccio agile alla gestione dei progetti ad esempio, può rendere un progetto più reattivo a eventuali modifiche relative a obiettivi globali o risorse.

    • Se si desidera elencare e verificare solo le fasi del progetto, non è necessario eseguirne spesso l'aggiornamento. Non sarà tuttavia possibile definire eventuali ritardi prima del completamento della fase corrispondente.

  • Valutare la criticità del progetto, la frequenza con cui è effettivamente possibile ottenere e immettere aggiornamenti di attività e il livello di attività da verificare per evitare che il progetto venga compromesso.

Numero 3 Invio di un'attività in un progetto     Aggiungere attività ricorrenti e attività che si verificano una sola volta. 

numero 4 Creare fasi e sottofasi in un progetto    Organizzare il progetto mediante il raggruppamento di attività correlate che completare i passaggi principali per un progetto. 

Numero 5 Creare un'attività cardine     Attività cardine consentono di creare punti di riferimento per contrassegnare eventi importanti in un progetto. Attività cardine vengono utilizzate per monitorare l'avanzamento del progetto. 

numero 2 Attività di importazione in un progetto     Importare attività se si dispone già le informazioni dell'elenco attività in un altro percorso. 

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  • Collegamento o incorporamento di dati di Excel in Project come un modo semplice per aggiungere attività a un progetto in modo dinamico collegati a Microsoft Office Excel.

  • Importare dati da un altro formato di file nel progetto. È possibile importare i dati di attività da un foglio di lavoro di Excel, un database o un file di testo e quindi eseguire il mapping di tali dati ai campi corrispondenti Project 2007. È anche possibile importare file in formato testo delimitato da tabulazione e separati da virgola valori nel file di progetto.

  • Importare un elenco di attività di Outlook in Project gli aggiornamenti per un elenco di attività in Microsoft Office Outlook e si desidera copiare l'elenco nel piano del progetto.

Numero 6 Aggiungere informazioni di supporto relative a un'attività     Aggiungere altre informazioni nel modulo di note, documenti e collegamenti alle pagine Web. 

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