Obiettivo: Avviare un progetto

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La fase di pianificazione di un progetto può comprendere un periodo di tempo prolungato e includono molte persone, pertanto è importante definire gli obiettivi del progetto, ipotesi e vincoli. La fase di pianificazione è anche possibile preparare un piano di gestione dell'ambito per la gestione delle modifiche per gli obiettivi del progetto.

Benché per piccoli progetti possa non essere necessario redigere documenti completi da sottoporre all'esame altrui, le istruzioni contenute in questo articolo potrebbero risultare utili per la creazione di note sul progetto per scopi di registrazione personali.

Suggerimento : Questo documento fa parte di un serie di articoli inclusi nella Mappa di progetto (in lingua inglese), in cui viene descritta un'ampia gamma di attività di gestione dei progetti. Queste attività vengono definite "obiettivi", in quanto sono organizzate in base al ciclo di vita della gestione dei progetti, ovvero creazione di un piano, verifica e gestione di un progetto e chiusura di un progetto.

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Uomo che studia la pianta di un progetto

Numero 1 Definire gli obiettivi del progetto     Gli obiettivi del progetto Cancella è fondamentale, perché il successo del progetto sarà determinato dal grado di precisione è necessario soddisfare gli obiettivi. 

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Un obiettivo di progetto chiaro deve essere specifico e misurabile. Evitare obiettivi vaghi, come "Creare risultati finali all'avanguardia". Gli obiettivi di un progetto possono includere:

  • Un elenco di risultati finali del progetto.

  • Scadenze specifiche, sia per il completamento finale del progetto che per attività cardine intermedie.

  • Criteri di qualità specifici che i risultati finali dovranno soddisfare.

  • Limiti di costo che il progetto non dovrà superare.

Per gli obiettivi abbia effetto, tutti progetto parti interessate nonché sponsor, che sono contributo del progetto, devi ufficiale accettare gli obiettivi. Spesso al project manager crea un documento di obiettivi che diventa parte permanente del progetto.

Se il documento è stato creato in un programma diverso da Microsoft Office Project 2007, ad esempio Microsoft Office Word 2007 o Microsoft Office OneNote 2007, è possibile allegare il documento al file del progetto per accedervi in modo semplice.

In Microsoft Office Online è disponibile un'Introduzione a OneNote 2007.

Se si usa Microsoft Office Project Web Access 2007, è possibile caricare con facilità documenti di supporto all'inizio di un progetto. Questo è utile se il team non è disponibile una cartella condivisa o il sito Web che contiene le informazioni relative a progetti o altre procedure della società.

Se si usa Microsoft Office Project Portfolio Server 2007, è anche possibile caricare documenti. Inoltre, è possibile tenere traccia progetti tramite avvio e il processo di approvazione prima di implementare. Come vengono avviati nuovi progetti, è possibile valutare rispetto agli obiettivi dell'organizzazione.

Nota : È inoltre possibile inserire informazioni a livello di progetto nella casella Commenti della finestra di dialogo Proprietà per un progetto. In questo modo, sarà più semplice individuare documenti e progetti dopo l'inizio di un progetto.

numero 2 Identificare le ipotesi di progetto     Durante la fase di pianificazione di un progetto, probabilmente sarà necessario molte domande importanti, senza risposta. Ad esempio, quando le risorse chiave saranno disponibili per iniziare a lavorare? Quanto tempo sarà prendere nuovo processo e? 

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Per iniziare la fase di pianificazione, è necessario stabilire supposizioni plausibili e quindi utilizzare queste stime per creare la pianificazione.

È importante tenere traccia delle ipotesi di progetto definite in modo tale che:

  • Sponsor della direzione e cointeressati possibile criticare le ipotesi e concordino formale a un insieme di ipotesi di progetto.

  • Sia possibile aggiornare la programmazione dopo avere ottenuto ulteriori informazioni su questi aspetti.

Nell'identificare le ipotesi di progetto alla base del progetto, considerare le aree di progetto seguenti:

  • Consegne da altri progetti o reparti: se il progetto dipende dal lavoro di altri, valutare se questi siano al corrente della relazione e concordino sulle date di consegna.

  • Disponibilità e uso delle risorse, inclusi materiali, attrezzature e persone: individuare il responsabile della gestione di alcune delle persone che lavorano al progetto e che non vengono gestite personalmente e determinare se questi abbia approvato l'uso di tali risorse.

  • Durata delle attività: sono le attività restituisce una stima in base alle informazioni fondate o su ipotesi?

  • I costi del progetto: come importante è costo al progetto? Chi è necessaria per approvare la preventivo o portarla eventualmente?

  • Tempo disponibile: se la scadenza del progetto è nota, valutare se sia realisticamente possibile completare tutte le attività con un livello di qualità accettabile.

  • Risultati finali: L'elenco delle dipendenze del progetto e risultati finali corrisponde cosa aspettarsi clienti e altri parti interessate ? Se è necessario compromettere su un risultato finale, le parti interessate scelto su quali aspetti del risultato finale verrebbe compromesso prima?

Quelli indicati in precedenza rappresentano solo alcuni degli aspetti che è necessario valutare prima di avviare qualsiasi progetto complesso. Il successo finale del progetto dipende tanto dall'identificazione delle ipotesi di progetto corrette e dalla creazione di piani di backup quanto dalla corretta esecuzione di ciò che è stato pianificato.

Microsoft Office System 2007 offre numerose soluzioni software che è possibile utilizzare per comprendere la complessità di un progetto prima di iniziare a utilizzare Project. È possibile, ad esempio, creare un complesso diagramma di flusso interfunzionale o un blog per raccogliere le idee dei membri del team mentre discutono sui piani di progetto.

Numero 3 Identificare i vincoli del progetto     I vincoli di un progetto sono fattori che possono limitare le opzioni del project manager. 

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In genere i tre vincoli principali sono i seguenti:

  • Programmazione, ad esempio una data di fine fissa o una data di scadenza per un principali attività cardine.

  • Risorse, ad esempio un predefinito preventivo.

  • Ambito, ad esempio un requisito secondo cui devono essere sviluppati tre modelli del prodotto.

Una modifica apportata a uno di questi vincoli influisce in genere sugli altri due e può avere effetto sulla qualità complessiva.

La riduzione della durata del progetto (programmazione), ad esempio, può comportare l'aumento del numero di dipendenti necessari (risorse) e la diminuzione del numero di caratteristiche incluse nel prodotto (obiettivi globali).

Il project manager determina quindi se il compromesso sia accettabile. Questo concetto viene denominato "triplice vincolo del project manager" o "triangolo del progetto".

Durante il processo di pianificazione, elencare i vincoli del progetto per garantire che tutti i parti interessate ne siano al corrente e abbiano l'opportunità di commentarli.

È inoltre importante che i cointeressati concordino su come rispondere a eventuali vincoli imprevisti insorti durante il progetto.

Se, ad esempio, i costi di manodopera si rivelano maggiori del previsto, i cointeressati potrebbero essere disposti a ridurre gli obiettivi globali del progetto in modi predefiniti specifici.

Nota : In Project il termine "vincolo" indica una restrizione o limitazione definita per un'attività. È possibile, ad esempio, specificare che un'attività debba iniziare in una data determinata o terminare non oltre una certa data.

numero 4 Preparare un piano di gestione dell'ambito     Dopo aver identificato gli obiettivi del progetto, ipotesi e i vincoli, si è pronti a bozza di un piano di gestione dell'ambito. 

Altro…

Gli obiettivi globali di un progetto sono la combinazione di tutti gli obiettivi e le attività del progetto e del lavoro necessario per realizzarli.

Il piano di gestione degli obiettivi globali è un documento in cui viene descritta la gestione degli obiettivi globali e il modo in cui eventuali modifiche a questi obiettivi verranno integrate nel progetto.

Questo piano è utile in quanto i team di progetto devono spesso modificare i propri obiettivi durante un progetto.

Un piano di gestione degli obiettivi globali può includere:

  • Una valutazione della probabilità che gli obiettivi globali cambino, nonché della frequenza e dell'entità dei cambiamenti.

  • Una descrizione delle modalità di identificazione e classificazione delle modifiche agli obiettivi globali.

    In un progetto di costruzione, ad esempio, è possibile stabilire che il responsabile della squadra di lavoro potrà approvare il lavoro se il cliente richiede una modifica di progettazione per un costo minore di 1.000 euro, ma che il project manager e il cliente dovranno rivalutare gli obiettivi globali del progetto in termini di costi, risorse e altri fattori se la modifica comporta un costo maggiore.

  • Un piano per le azioni da intraprendere quando si identifica una modifica agli obiettivi globali, ad esempio per inviare una notifica allo sponsor ed emettere un ordine di modifica del contratto.

Un piano di gestione degli obiettivi globali preparato correttamente può essere utilizzato come base per il piano di emergenza del progetto.

Benché sia possibile creare un piano di gestione degli obiettivi globali in Project, i project manager in genere preferiscono utilizzare altri programmi, ad esempio Word 2007 o OneNote 2007.

In Microsoft Office Online è disponibile un'Introduzione a OneNote 2007.

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