Obiettivo: Avviare un progetto

Poiché la fase di pianificazione di un progetto può estendersi per un periodo di tempo significativo e coinvolgere molte persone, è importante definire gli obiettivo, le ipotesi di progetto e i vincolo del progetto. La fase di pianificazione è anche il momento in cui preparare un piano di gestione degli obiettivi globali per gestire le modifiche da apportare agli obiettivi del progetto.

Benché per piccoli progetti possa non essere necessario redigere documenti completi da sottoporre all'esame altrui, le istruzioni contenute in questo articolo potrebbero risultare utili per la creazione di note sul progetto per scopi di registrazione personali.

Suggerimento   Questo documento fa parte di un serie di articoli inclusi nella Mappa di progetto (in lingua inglese), in cui viene descritta un'ampia gamma di attività di gestione dei progetti. Queste attività vengono definite "obiettivi", in quanto sono organizzate in base al ciclo di vita della gestione dei progetti, ovvero creazione di un piano, verifica e gestione di un progetto e chiusura di un progetto.

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Uomo che studia la pianta di un progetto

Numero 1  Definire gli obiettivi del progetto     Obiettivi chiari per un progetto rappresentano un elemento cruciale, in quanto il successo del progetto dipenderà dal grado di precisione con cui questi verranno soddisfatti.

Altro…

Un obiettivo di progetto chiaro deve essere specifico e misurabile. Evitare obiettivi vaghi, come "Creare risultati finali all'avanguardia". Gli obiettivi di un progetto possono includere:

  • Un elenco di risultato finale del progetto.

  • Scadenze specifiche, sia per il completamento finale del progetto che per attività cardine intermedie.

  • Criteri di qualità specifici che i risultati finali dovranno soddisfare.

  • Limiti di costo che il progetto non dovrà superare.

Affinché gli obiettivi si rivelino efficaci, tutti i parti interessate del progetto devono ufficialmente concordare sugli obiettivi. In genere il project manager crea un documento degli obiettivi, che diventa quindi una parte permanente del progetto.

Se il documento è stato creato in un programma diverso da Microsoft Office Project 2007, ad esempio Microsoft Office Word 2007 o Microsoft Office OneNote 2007, è possibile allegare il documento al file del progetto per accedervi in modo semplice.

In Microsoft Office Online è disponibile un'Introduzione a OneNote 2007.

Se si utilizza Project Web Access, sarà possibile caricare in modo semplice i documenti di supporto all'inizio di un progetto. Si tratta di un'operazione particolarmente utile se il team non dispone di una cartella condivisa o un sito Web contenenti informazioni pertinenti ai progetti o ad altri impegni aziendali.

È possibile caricare documenti anche se si utilizza Project Portfolio Server. È inoltre possibile verificare i progetti tramite l'avvio e il processo di approvazione prima di implementarli. All'avvio di nuovi progetti, è possibile valutarli rispetto agli obiettivi dell'organizzazione.

Nota   È inoltre possibile inserire informazioni a livello di progetto nella casella Commenti della finestra di dialogo Proprietà per un progetto. In questo modo, sarà più semplice individuare documenti e progetti dopo l'inizio di un progetto.

Numero 2  Identificare le ipotesi di progetto     Durante la fase di pianificazione di un progetto vi sono in genere molte importanti questioni non risolte, ad esempio sul momento in cui le risorse principali saranno disponibili per iniziare il lavoro e la quantità di tempo necessaria per un nuovo processo.

Altro…

Per iniziare la fase di pianificazione, è necessario stabilire supposizioni plausibili e quindi utilizzare queste stime per creare la pianificazione.

È importante tenere traccia delle ipotesi di progetto definite in modo tale che:

  • I cointeressati del progetto possano fornire i propri commenti e quindi concordare formalmente su un insieme di ipotesi di progetto.

  • Sia possibile aggiornare la programmazione dopo avere ottenuto ulteriori informazioni su questi aspetti.

Nell'identificare le ipotesi di progetto alla base del progetto, considerare le aree di progetto seguenti:

  • Consegne da altri progetti o reparti: se il progetto dipende dal lavoro di altri, valutare se questi siano al corrente della relazione e concordino sulle date di consegna.

  • Disponibilità e uso delle risorse, inclusi materiali, attrezzature e persone: individuare il responsabile della gestione di alcune delle persone che lavorano al progetto e che non vengono gestite personalmente e determinare se questi abbia approvato l'uso di tali risorse.

  • durata delle attività: stabilire se le stime relative alle attività siano basate su informazioni certe o su supposizioni.

  • costo del progetto: valutare l'importanza dei costi per il progetto e individuare la persona che dovrà approvare il preventivo o eventualmente aumentarlo.

  • Tempo disponibile: se la scadenza del progetto è nota, valutare se sia realisticamente possibile completare tutte le attività con un livello di qualità accettabile.

  • Risultati finali: verificare che l'elenco delle relazioni del progetto e i risultato finale corrispondano alle aspettative dei clienti e degli altri parti interessate. Se è necessario individuare un compromesso su un risultato finale, assicurarsi che i cointeressati concordino sugli aspetti a cui applicare per primi il compromesso.

Quelli indicati in precedenza rappresentano solo alcuni degli aspetti che è necessario valutare prima di avviare qualsiasi progetto complesso. Il successo finale del progetto dipende tanto dall'identificazione delle ipotesi di progetto corrette e dalla creazione di piani di backup quanto dalla corretta esecuzione di ciò che è stato pianificato.

Microsoft Office System 2007 offre numerose soluzioni software che è possibile utilizzare per comprendere la complessità di un progetto prima di iniziare a utilizzare Project. È possibile, ad esempio, creare un complesso diagramma di flusso interfunzionale o un blog per raccogliere le idee dei membri del team mentre discutono sui piani di progetto.

Numero 3  Identificare i vincoli del progetto     I vincoli di un progetto sono fattori che possono limitare le opzioni disponibili al project manager.

Altro…

In genere i tre vincoli principali sono i seguenti:

  • programmazione, ad esempio una data di fine o di scadenza fissa per un'attività cardine principale.

  • risorse, ad esempio un preventivo predefinito.

  • obiettivi, ad esempio la richiesta di sviluppo di tre modelli diversi del prodotto.

Una modifica apportata a uno di questi vincoli influisce in genere sugli altri due e può avere effetto sulla qualità complessiva.

La riduzione della durata del progetto (programmazione), ad esempio, può comportare l'aumento del numero di dipendenti necessari (risorse) e la diminuzione del numero di caratteristiche incluse nel prodotto (obiettivi globali).

Il project manager determina quindi se il compromesso sia accettabile. Questo concetto viene denominato "triplice vincolo del project manager" o "triangolo del progetto".

Durante il processo di pianificazione, elencare i vincoli del progetto per garantire che tutti i parti interessate ne siano al corrente e abbiano l'opportunità di commentarli.

È inoltre importante che i cointeressati concordino su come rispondere a eventuali vincoli imprevisti insorti durante il progetto.

Se, ad esempio, i costi di manodopera si rivelano maggiori del previsto, i cointeressati potrebbero essere disposti a ridurre gli obiettivi globali del progetto in modi predefiniti specifici.

Nota   In Project il termine "vincolo" indica una restrizione o limitazione definita per un'attività. È possibile, ad esempio, specificare che un'attività debba iniziare in una data determinata o terminare non oltre una certa data.

Numero 4  Preparare un piano di gestione degli obiettivi globali     Dopo avere identificato obiettivi, ipotesi di progetto e vincoli del progetto, è possibile redigere un piano di gestione degli obiettivi globali.

Altro…

Gli obiettivi globali di un progetto sono la combinazione di tutti gli obiettivi e le attività del progetto e del lavoro necessario per realizzarli.

Il piano di gestione degli obiettivi globali è un documento in cui viene descritta la gestione degli obiettivi globali e il modo in cui eventuali modifiche a questi obiettivi verranno integrate nel progetto.

Questo piano è utile in quanto i team di progetto devono spesso modificare i propri obiettivi durante un progetto.

Un piano di gestione degli obiettivi globali può includere:

  • Una valutazione della probabilità che gli obiettivi globali cambino, nonché della frequenza e dell'entità dei cambiamenti.

  • Una descrizione delle modalità di identificazione e classificazione delle modifiche agli obiettivi globali.

    In un progetto di costruzione, ad esempio, è possibile stabilire che il responsabile della squadra di lavoro potrà approvare il lavoro se il cliente richiede una modifica di progettazione per un costo minore di 1.000 euro, ma che il project manager e il cliente dovranno rivalutare gli obiettivi globali del progetto in termini di costi, risorse e altri fattori se la modifica comporta un costo maggiore.

  • Un piano per le azioni da intraprendere quando si identifica una modifica agli obiettivi globali, ad esempio per inviare una notifica allo sponsor ed emettere un ordine di modifica del contratto.

Un piano di gestione degli obiettivi globali preparato correttamente può essere utilizzato come base per il piano di emergenza del progetto.

Benché sia possibile creare un piano di gestione degli obiettivi globali in Project, i project manager in genere preferiscono utilizzare altri programmi, ad esempio Word 2007 o OneNote 2007.

In Microsoft Office Online è disponibile un'Introduzione a OneNote 2007.

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Si applica a: Project 2007, Project 2007 Standard



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