Obiettivo: Adeguare i costi per mantenere il progetto entro i limiti del preventivo

Quando viene individuato un problema nel preventivo di un progetto, è possibile adottare alcune misure correttive utilizzando Microsoft Office Project 2007 per risolvere il problema e ottimizzare nuovamente la programmazione in termini di costi.

Suggerimento : Questo documento fa parte di un serie di articoli inclusi nella Mappa di progetto, in cui viene descritta un'ampia gamma di attività di gestione dei progetti. Queste attività vengono definite "obiettivi", in quanto sono organizzate in base al ciclo di vita della gestione dei progetti, ovvero creazione di un piano, verifica e gestione di un progetto e chiusura di un progetto.

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Tastierino di un registratore di cassa

Numero 1 Determinare l'incidenza della qualità sui costi     Quando emerge la necessità di contenere i costi, è opportuno prendere in considerazione le diverse opzioni a disposizione.

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Quando i costi raggiungono un livello eccessivo rispetto al preventivo, è necessario decidere quali misure adottare per mantenerne il controllo, tenendo presenti i vincoli del triangolo del progetto. Le modifiche apportate alla programmazione per rispettare il preventivo dipendono da ciò che si ritiene più importante.

È possibile sacrificare la qualità utilizzando risorse più economiche, ad esempio persone con meno esperienza o materiali di livello inferiore, oppure cambiare gli obiettivi ed eliminare semplicemente alcune delle attività previste inizialmente.

In altri casi, invece, si rivela più opportuno spendere di più per usufruire di risorse di alta qualità, se tali risorse possono contribuire ad accelerare il completamento dell'attività o del progetto, con conseguente riduzione dei costi.

Qualunque strategia si decida di adottare per il contenimento dei costi, è necessario considerare gli effetti di tale strategia sulle altre attività, sulle risorse e sui risultato finale del progetto. Può anche essere necessario discutere del fattore qualità con clienti e stakeholder.

Numero 2 Ottimizzare il piano per rispettare il preventivo    

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  • Rimuovere o sostituire l'assegnazione di una risorsa per eliminare il costo di una risorsa specifica o per sostituire una risorsa specifica con una meno onerosa o che è in grado di completare il lavoro più velocemente. La sostituzione di una risorsa può ridurre la quantità di lavoro richiesto per completare l'attività.

  • Ridurre le tariffe delle risorse e i costi fissi per un'attività allo scopo di ottimizzare i costi del progetto. È possibile ridurre i costi complessivi di una risorsa impostando una tariffa diversa per i vari tipi di lavoro di una persona oppure utilizzando materiali di qualità differente. La riduzione dei costi fissi di un'attività, ad esempio i costi di viaggio o di stampa, può contribuire a contenere o eliminare le spese non essenziali per il completamento di un'attività.

  • Modificare la durata di un'attività se si desidera ridurre l'obiettivo di una determinata attività.

Numero 3 Aggiungere note sulle variazioni di costo     È possibile tenere traccia delle decisioni adottate allo scopo di mantenere il piano entro il preventivo.

Numero 4 Esaminare gli effetti dell'ottimizzazione dei costi     Dopo avere apportato le modifiche desiderate, è possibile esaminarne l'effetto su risorse, date, costi e altri progetti.

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Numero 5 Salvare un preventivo con gli adeguamenti dei costi     Può essere necessario aggiungere alla previsione gli adeguamenti effettuati.

Numero 6 Comunicare il piano al team     Le modifiche apportate al piano possono essere comunicate al team in formato elettronico o mediante una relazione stampata.

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