Obiettivo: Adeguare i costi per mantenere il progetto entro i limiti del preventivo

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Quando viene individuato un problema nel preventivo di un progetto, è possibile adottare alcune misure correttive utilizzando Microsoft Office Project 2007 per risolvere il problema e ottimizzare nuovamente la programmazione in termini di costi.

Suggerimento: Questo documento fa parte di un serie di articoli inclusi nella Mappa di progetto, in cui viene descritta un'ampia gamma di attività di gestione dei progetti. Queste attività vengono definite "obiettivi", in quanto sono organizzate in base al ciclo di vita della gestione dei progetti, ovvero creazione di un piano, verifica e gestione di un progetto e chiusura di un progetto.

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Numero 1 Determinare come della qualità sui costi     Quando è necessario ridurre i costi, tenere presente le opzioni disponibili.

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Quando i costi si accumulano oltre l'intervallo del preventivo, è necessario decidere quali misure adottare per tenere sotto controllo, i costi tenendo presente i vincoli del triangolo del progetto. Le modifiche programmazione apportate per non superare il preventivo dipendono novità più importante.

È possibile rallentano qualità utilizzando meno costosa risorse, ad esempio persone con meno esperienza o materiali di livello inferiore, ed è possibile modificare obiettivi ed è sufficiente rimuovere alcune attività che si desidera eseguire.

In altri casi, invece, si rivela più opportuno spendere di più per usufruire di risorse di alta qualità, se tali risorse possono contribuire ad accelerare il completamento dell'attività o del progetto, con conseguente riduzione dei costi.

Le azioni per ridurre i costi, assicurarsi che prendere in considerazione gli effetti sulle altre attività, risorse e risultati finali del progetto. È anche necessario discutere del fattore qualità con clienti e stakeholder.

Numero 2 Ottimizzare il piano per non superare il preventivo   

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  • Rimuovere o sostituire un'assegnazione di risorsa per eliminare i costi di una risorsa specifica o per sostituire una risorsa specifica con uno che richiede ridotti o di eseguire più rapidamente il lavoro. Per sostituire una risorsa può ridurre la quantità di lavoro necessario per completare l'attività.

  • Ridurre i costi fissi delle attività per ottimizzare i costi del progetto e le tariffe delle risorse. È possibile ridurre i costi delle risorse globali mediante una tariffa diversa che potrebbe richiedere una persona per diversi tipi di lavoro o un voto in diversi di materiale. Riduzione fissa costo di un'attività, ad esempio le spese di viaggio o commissioni stampa, può ridurre o eliminare spese non essenziali per il completamento di un'attività.

  • Modificare la durata di un'attività se si desidera ridurre la durata di un'attività specifica.

Numero 3 Aggiungere note sulle variazioni di costo     È possibile tenere traccia delle scelte effettuate per mantenere il piano di superare il preventivo.

Numero 4 Esaminare gli effetti dell'ottimizzazione dei costi     È consigliabile esaminare l'impatto delle modifiche apportate alle risorse, date, i costi e altri progetti.

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Numero 5 Salvare un budget con rettifiche dei costi     Potrebbe essere necessario aggiungere le modifiche apportate al piano di previsione.

Numero 6 Comunicare il piano per il team     È possibile comunicare le modifiche apportate al piano in formato elettronico o nella stampa.

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