Nozioni fondamentali sui database

Contenuto dell'articolo

• Informazioni sui database

• Parti di un database di Access

Informazioni sui database

Un database è uno strumento per la raccolta e l'organizzazione di informazioni. Ad esempio, nei database è possibile archiviare informazioni su persone, prodotti e ordini. Numerosi database nascono come elenchi creati con un programma di elaborazione di testi o un foglio di calcolo. Man mano che l'elenco cresce, nei dati si creano ridondanze e incongruenze che rendono particolarmente difficile la comprensione delle informazioni in formato di elenco. Le modalità di ricerca ed estrazione dei sottoinsiemi di dati risultano pertanto limitate. In questo scenario è consigliabile trasferire i dati in un database creato tramite un sistema di gestione di database (DBMS), come Access.

Un database computerizzato è un contenitore di oggetti. Un database può contenere più tabelle. Ad esempio, un sistema di registrazione dell'inventario che usa tre tabelle non è costituito da tre database, ma da un database contenente tre tabelle. A meno che non sia stato progettato specificamente per l'uso di dati o codice da un'altra origine, un database di Access archivia le tabelle in un unico file, insieme ad altri oggetti, ad esempio maschere, report, macro e moduli. I database creati nel formato di Access 2007-2016 (usato anche da Access per Microsoft 365, Access 2021 e Access 2019) hanno l'estensione accdb e i database creati in formati di Access precedenti hanno l'estensione di file .mdb.

Tramite Access è possibile:

• Aggiungere nuovi dati a un database, ad esempio un nuovo prodotto in un inventario

• Modificare i dati esistenti nel database, ad esempio la posizione corrente di un prodotto

• Eliminare informazioni, ad esempio quando un prodotto viene venduto o dismesso

• Organizzare e visualizzare dati in modi diversi

• Condividere dati con altri utenti tramite report, messaggi di posta elettronica, una Intranet o Internet

Parti di un database di Access

Le sezioni seguenti offrono brevi descrizioni delle varie parti che compongono un tipico database di Access.

Tabelle

Una tabella di database ha un aspetto simile a quello di un foglio di calcolo, in quanto i dati vengono archiviati in righe e colonne. Ne consegue che in genere importare un foglio di calcolo in una tabella di database è piuttosto semplice. La principale differenza tra l'archiviazione di dati in un foglio di calcolo e l'archiviazione di dati in un database è rappresentata dall'organizzazione dei dati stessi.

Per sfruttare al massimo la flessibilità che caratterizza un database, i dati devono essere organizzati in tabelle in modo da evitare possibili casi di ridondanza. Ad esempio, se si stanno archiviando le informazioni relative ai dipendenti, ogni dipendente deve essere immesso solo una volta in una tabella esclusivamente impostata per contenere i dati relativi ai dipendenti. I dati relativi ai prodotti verranno archiviati in una tabella specifica, mentre quelli relativi alle succursali verranno archiviati in un'altra tabella. Questo processo viene chiamato normalizzazione.

Ogni riga di una tabella costituisce un record. Nei record vengono archiviate le singole informazioni. Ogni record è composto da uno o più campi. I campi corrispondono alle colonne della tabella. Ad esempio, è possibile disporre di una tabella denominata "Dipendenti", dove ogni record (riga) include informazioni su un dipendente specifico, mentre ogni campo (colonna) contiene un tipo di informazioni diverso, ad esempio il nome, il cognome, l'indirizzo e così via. È necessario definire il tipo di dati dei campi, ad esempio campi di testo, di data/ora, numerici o di altro tipo.

Un altro modo per descrivere record e campi consiste nel visualizzare il catalogo schede di una libreria di vecchio stile. Ogni scheda nell'armadietto corrisponde a un record nel database. Ogni informazione presente in una singola scheda (autore, titolo e così via) corrisponde a un campo del database.

Per altre informazioni sulle tabelle, vedere l'articolo Introduzione alle tabelle.

Maschere

Le maschere consentono di creare un'interfaccia utente in cui è possibile immettere e modificare i dati. Spesso le maschere contengono pulsanti di comando e altri controlli che consentono di eseguire varie attività. È possibile creare un database senza usare maschere, modificando semplicemente i dati inclusi nei fogli dati della tabella. La maggior parte degli utenti di database, tuttavia, preferisce servirsi delle maschere per la visualizzazione, l'immissione e la modifica dei dati nelle tabelle.

È possibile programmare pulsanti di comando per determinare quali dati visualizzare nella maschera, aprire altre maschere o report o eseguire un'ampia gamma di altre attività. Ad esempio, si potrebbe avere una maschera denominata "Modulo cliente" in cui si usano i dati dei clienti. Il modulo cliente potrebbe avere un pulsante che apre un modulo d'ordine in cui è possibile immettere un nuovo ordine per il cliente.

Le maschere consentono inoltre di controllare il modo in cui gli altri utenti interagiscono con i dati del database. Ad esempio, è possibile creare una maschera che visualizzi solo campi specifici e che consenta l'esecuzione solo di determinate operazioni. Ciò consente di proteggere i dati e garantisce che le informazioni vengano immesse correttamente.

Per altre informazioni sulle maschere, vedere l'articolo Introduzione alle maschere.

Report

I report consentono di formattare, riepilogare e presentare i dati. Ad esempio, in un report è possibile visualizzare i dati relativi al volume del fatturato annuo di un cliente specifico oppure le città in cui si trovano i clienti più importanti. Ogni report può essere formattato in modo da visualizzare le informazioni nel modo più chiaro e leggibile possibile.

È possibile eseguire un report in qualsiasi momento, ma esso rifletterà sempre i dati correnti disponibili nel database. I report vengono in genere formattati per la stampa, ma possono essere visualizzati su schermo, esportati in altri programmi oppure inviati come allegati a messaggi di posta elettronica.

Per altre informazioni sui report, vedere l'articolo Introduzione ai report in Access.

Query

Le query possono eseguire molte funzioni diverse in un database. La loro funzione più comune consiste nel recuperare dati specifici dalle tabelle. I dati desiderati sono in genere suddivisi tra diverse tabelle e le query consentono di visualizzarli in un singolo foglio dati. Inoltre, poiché in genere non si vogliono visualizzare tutti i record contemporaneamente, le query consentono di aggiungere criteri per "filtrare" i dati in base solo ai record desiderati.

Alcune query sono aggiornabili, ovvero è possibile modificare i dati delle tabelle sottostanti tramite il foglio dati della query. Se si usa una query aggiornabile, tenere presente che le eventuali modifiche vengono apportate alle tabelle e non solo al foglio dati della query.

Le query possono essere di due tipi, ovvero query di selezione e query di comando. Una query di selezione recupera i dati e li rende disponibili per l'utilizzo. È possibile visualizzare i risultati della query sullo schermo, stamparli oppure copiarli negli Appunti. In alternativa, è possibile usare l'output della query come origine record per una maschera o un report.

Una query di comando esegue invece un'operazione sui dati. Si possono usare le query di comando per creare nuove tabelle, aggiungere dati a tabelle esistenti oppure aggiornare o eliminare dati.

Per altre informazioni sulle query, vedere l'articolo Introduzione alle query.

Macro

le macro in Access possono essere considerate come un linguaggio di programmazione semplificato che può essere usato per aggiungere funzionalità al database. Ad esempio, è possibile collegare una macro a un pulsante di comando in una maschera in modo che la macro venga eseguita ogni volta che si fa clic sul pulsante. Le macro contengono azioni che eseguono attività come l'apertura di un report, l'esecuzione di una query o la chiusura del database. La maggior parte delle operazioni di database eseguite manualmente può essere automatizzata mediante macro, quindi possono essere dispositivi eccezionali per risparmiare tempo.

Per altre informazioni sulle macro, vedere l'articolo Introduzione alla programmazione in Access.

Moduli

Come le macro, i moduli sono oggetti che è possibile usare per aggiungere funzionalità al database. Se in Access le macro vengono create tramite la selezione di azioni da un elenco di azioni di macro, i moduli vengono invece scritti usando il linguaggio di programmazione Visual Basic, Applications Edition (VBA). Un modulo è un insieme di dichiarazioni, istruzioni e routine archiviate come una singola unità. Un modulo può essere un modulo di classe oppure un modulo standard. I moduli di classe sono associati a maschere o report e in genere includono routine specifiche della maschera o del report a cui sono associate. I moduli standard contengono invece routine generiche che non sono associate ad alcun oggetto. A differenza dei moduli di classe, i moduli standard sono elencati in Moduli nel riquadro di spostamento.

Per altre informazioni sui moduli, vedere l'articolo Introduzione alla programmazione in Access.

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