Novità in Outlook per Mac 2011

Familiare

Passaggio fluido da Outlook per Windows

Schermata iniziale di Outlook

Se si usa Outlook per Windows, è probabile che si vogliano mantenere i messaggi, i contatti e gli altri elementi esistenti. Portare tutte queste informazioni in un Mac non è mai stato così facile. È possibile creare un file di archivio PST in Outlook per Windows e quindi importarlo in Microsoft Outlook per Mac 2011. Tutti i messaggi, i contatti e gli altri elementi importati saranno comodamente a portata di mano in Outlook per Mac.

Per saperne di più: Importare un file pst da Outlook per Windows

Video Icon Guardare il video: Importare elementi di Windows in Outlook per Mac 2011

Gli strumenti giusti sempre a portata di mano

Interfaccia di Outlook che mostra la nuova barra multifunzione

La nuova barra multifunzione di Microsoft Office per Mac permette di trovare le funzionalità e i comandi che servono per completare più rapidamente le attività. I comandi già noti sono disponibili in un'interfaccia intuitiva, facile da usare, nella parte superiore della finestra di Outlook per Mac. Quando si leggono i messaggi, la scheda Home include gli strumenti di uso più di frequente per rispondere ai messaggi e inoltrarli e per applicare regole, contrassegni e categorie. Nelle schede Opzioni e Strumenti sono presenti altri utili strumenti, ad esempio le opzioni per modificare l'ordinamento dei messaggi e creare nuove cartelle.

Alcuni strumenti specializzati, inoltre, appaiono nella barra multifunzione quando servono. Ad esempio, quando si fa clic su una riunione nel calendario, viene visualizzata la scheda Riunione in cui sono presenti pulsanti per rispondere all'organizzatore o inviare messaggi ai partecipanti. Quando si fa clic in un'area vuota del calendario, la scheda Riunione viene chiusa e vengono visualizzati nuovamente gli strumenti della scheda Home

Per saperne di più: Personalizzare la finestra di Outlook

Video Icon Video: Fare conoscenza con la barra multifunzione di Office

Usare le categorie per organizzare i dati

Messaggi e Calendario che mostrano le categorie

Per organizzare il flusso costante di messaggi in arrivo è possibile usare le categorie, assegnando categorie con colori specifici ai messaggi, ai contatti e agli altri elementi. In questo modo è possibile individuare a colpo d'occhio gli elementi più importanti. Ad esempio si può assegnare i proprio fratelli e sorelle alla categoria Famiglia (colore fucsia), i colleghi alla categoria Team (colore blu) e i contatti di carpool alla categoria Personale (verde). Quando si ricevono nuovi messaggi da tali contatti, Outlook per Mac li assegna automaticamente alle categorie e ai codici colore corrispondenti. In questo modo, la cartella Posta in arrivo sarà più utile e facile da consultare.

È possibile assegnare facilmente le categorie mediante trascinamento oppure filtrare in base alla categoria con un solo clic.

Per saperne di più: Filtrare gli elementi per categoria

Integrazione completa con l'ambiente Mac

Outlook che mostra la Visualizzazione rapida

Outlook per Mac si integra perfettamente con alcune delle funzionalità più usate di Mac OS X. Ad esempio, Outlook usa Quick Look per visualizzare gli allegati. In questo modo si potrà visualizzare un documento composto da più pagine o una presentazione con foto senza uscire da Outlook.

Allo stesso modo, dato che Outlook per Mac archivia i messaggi e gli altri elementi come singoli file, è possibile usare Time Machine per eseguire il backup dei dati di Outlook.

Per saperne di più: Visualizzare gli allegati in Outlook e Informazioni sui backup di Time Machine e Outlook

Video Icon Video: Visualizzare in anteprima gli allegati in Outlook

Facile

Tutti i messaggi in un'unica posizione

Outlook che mostra più account in una sola casella di Posta in arrivo

Anziché passare da una cartella della posta in arrivo a un'altra, con Outlook per Mac si possono leggere tutti i nuovi messaggi in un'unica cartella. Se si hanno più account di posta elettronica, leggere i messaggi in un'unica cartella di posta in arrivo consente di risparmiare tempo ed evitare distrazioni. Se si preferisce, è comunque possibile mantenere gli account distinti nel riquadro di spostamento.

Per saperne di più: Personalizzare la finestra di Outlook

Video Icon Video: Usare una sola cartella di posta in arrivo

Organizzare i messaggi per conversazione

Messaggi mostrati nella visualizzazione della conversazione

È possibile condensare lunghi thread di posta elettronica, anche se le risposte sono state inviate a distanza di giorni, settimane o mesi. I messaggi che condividono lo stesso oggetto vengono raggruppati nell'elenco dei messaggi. In questo modo, risulta più agevole seguire un'intera conversazione tramite posta elettronica.

Per saperne di più: Visualizzare i messaggi di posta elettronica per conversazione

Video Icon Video: Organizzare i messaggi per conversazione

Visualizzare il calendario negli inviti tramite posta elettronica

Invito tramite posta elettronica che mostra il calendario

Quando si visualizza una convocazione di riunione, Outlook per Mac mostra automaticamente il calendario accanto al corpo del messaggio. In questo modo è possibile vedere se l'ora proposta è compatibile con la propria pianificazione, senza doversi spostare avanti e indietro tra i messaggi e il calendario.

Video Icon Video: Visualizzare il calendario negli inviti tramite posta elettronica

Restare concentrati con My Day

Finestra di dialogo

My Day permette di avere sempre sotto controllo attività e appuntamenti. Anche se Outlook per Mac è chiuso, è possibile tenere My Day aperto sulla scrivania per visualizzare comodamente le informazioni di Outlook, come il calendario, le attività e i contatti.

Per saperne di più: Visualizzare la pianificazione e le attività sulla scrivania

Video Icon Video: Restare concentrati con My Day

Professionale

Coordinare più pianificazioni

Outlook che mostra più calendari

Per agevolare l'organizzazione della attività, è possibile sovrapporre più calendari per confrontare il proprio con quello di un collaboratore o del team. È anche possibile separare il proprio calendario di lavoro da quello personale e visualizzarli sovrapposti in Microsoft Outlook per Mac 2011

Per saperne di più: Modificare la visualizzazione del calendario

Crea messaggi di posta elettronica dall'aspetto professionale

Outlook che mostra un messaggi di posta elettronica con formattazione RTF

Per dare maggiore risalto ai messaggi è possibile usare la formattazione RTF, ad esempio collegamenti ipertestuali, testo barrato o evidenziato e firme. Per illustrare un argomento con più chiarezza si possono includere grafici o tabelle da Word o Excel oppure usare Browser foto di Office per aggiungere rapidamente immagini iPhoto o Photo Booth ai messaggi.

Per saperne di più: Creare e inviare un messaggio

Comunicare in modo immediato

Messaggio immediato avviato da Outlook

Se tutti gli utenti dispongono di Microsoft Lync per Mac 2011, è possibile usare Outlook per vedere lo stato online e avviare una conversazione di messaggistica istantanea oppure una chiamata audio o video.

Per saperne di più: Usare i servizi di messaggistica istantanea con Outlook

Trovare rapidamente i contatti

Finestra di dialogo Ricerca contatti

Con Outlook si possono effettuare ricerche rapide in tutti i contatti, inclusa la rubrica dell'organizzazione, sia online che offline. È anche possibile aggiornare facilmente i contatti nel computer con le informazioni più recenti presenti nella rubrica dell'organizzazione.

Per saperne di più: Trovare un contatto

Visualizzare e creare messaggi con autorizzazioni limitate

Outlook che mostra un messaggio protetto da IRM

In Outlook per Mac è possibile leggere i messaggi protetti con Information Rights Management (IRM), una tecnologia di protezione delle informazioni che consente agli autori di contenuti di proteggere informazioni importanti da utenti non autorizzati. Con Microsoft Office per Mac Standard 2011 è possibile anche applicare IRM ai messaggi (e allegati) creati.

Per saperne di più: Creare un messaggio con autorizzazioni limitate.

Si applica a: Outlook for Mac 2011



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