Modificare o pubblicare un database Web in SharePoint 2010

In questo articolo/ Cosa si vuole fare? / Voglio

• Panoramica

  • Come funziona

    • Esecuzione di maschere e report nel browser

    • Archiviazione dei dati in elenchi SharePoint

    • Esecuzione di query e macro di dati nel server

    • Intranet o Internet

• Modificare un database Web

Panoramica

Access Services (un componente facoltativo di SharePoint) offre una piattaforma per la creazione di database da usare sul Web. È possibile progettare e pubblicare un database Web usando Access e SharePoint e le persone che hanno account di SharePoint usano il database Web in un Web browser.

Modificare un database Web

Questa sezione illustra i passaggi per le attività di progettazione di base che è possibile eseguire in un database Web.

Contenuto della sezione

• Prima di iniziare

  • Differenze strutturali tra database desktop e database Web

  • Caratteristiche disponibili solo per il desktop senza una versione di database Web

• Aprire un database Web in Access

• Creare una tabella Web

• Aggiungere un campo

• Modificare le proprietà di un campo

• Aggiungere un campo calcolato

• Configurare regole di convalida dei dati

  • Configurare una regola e un messaggio di convalida dei campi

  • Configurare una regola e un messaggio di convalida dei record

• Creare una relazione tra due tabelle Web

  • Creare un campo di ricerca nella visualizzazione Foglio dati

• Modificare un campo di ricerca nella visualizzazione Foglio dati

• Mantenere l'integrità dei dati usando macro di dati

• Creare una query Web

• Creare una maschera Web

• Creare un report Web

• Creare una maschera di spostamento e impostarla come maschera predefinita da visualizzare all'avvio

  • Impostare la maschera di spostamento come maschera di visualizzazione Web predefinita

• Pubblicare un database Web

• Sincronizzare un database Web

Prima di iniziare

Prima di iniziare a progettare un database Web, è necessario eseguire alcune attività. Esistono inoltre differenze strutturali tra database Web e database desktop di cui è opportuno tenere conto, soprattutto se si è uno sviluppatore di Access esperto.

• Determinare lo scopo del database    Preparare un piano chiaro, in modo da poter prendere decisioni appropriate nel corso della definizione dei dettagli della struttura.

• Individuare e organizzare le informazioni necessarie    Non è possibile usare tabelle collegate in un database Web. Tutti i dati da usare non provenienti dal database devono essere importati prima della pubblicazione. Se si razionalizzano i dati prima di iniziare la progettazione, non sarà necessario modificare la struttura per adattarla a cambiamenti imprevisti relativi ai dati.

• Identificare il sito di SharePoint che verrà usato per la pubblicazione    Non è possibile eseguire la pubblicazione senza SharePoint. Se si vuole testare la struttura in un browser durante la progettazione (procedura consigliata), è necessario innanzitutto pubblicarla.

• Pianificare la sicurezza    È possibile usufruire della sicurezza di SharePoint per controllare l'accesso al database Web. Pianificare tempestivamente la sicurezza in modo da poterla includere nella struttura.

Aprire un database Web in Access

È possibile aprire un database Web in due modi: da un browser o da Access.

Per aprire da un browser    Passare al sito del database Web e fare clic su Opzioni nell'angolo in alto a sinistra della maschera di spostamento principale, sotto l'area della barra degli strumenti del browser,e quindi fare clic su Apri in Access.

Per aprire da Access    Aprire il file come si aprirebbe con qualsiasi file di database. Premere CTRL+O e usare la finestra di dialogo Apri.

Creare una tabella Web

Con il database Web aperto in Access, sulla barra multifunzione fare clic su Crea,quindi nel gruppo Tabelle fare clic su Tabella.

Quando si crea una tabella per la prima volta, questa include un campo: un campo ID Numerazione automatica. È possibile aggiungere nuovi campi per archiviare gli elementi di informazioni necessari per l'argomento della tabella. È ad esempio possibile aggiungere un campo in cui è memorizzata la data in cui si inizia a tenere traccia di un elemento.

Aggiungere un campo

È possibile scegliere tra un'ampia gamma di campi predefiniti da aggiungere alla tabella. Esistono due modi altrettanto semplici:

• Sulla barra multifunzione fare clic su Campi,quindi nel gruppo & Elimina fare clic sul tipo di campo desiderato;

• Oppure nel foglio dati della tabella fare clic su Fare clic per aggiungeree quindi selezionare un tipo di campo.

Modificare le proprietà di un campo

La formattazione e le proprietà determinano il comportamento di un campo, ad esempio il tipo di dati consentiti per l'archiviazione. È possibile modificare queste impostazioni in modo da adattare il comportamento del campo alle proprie esigenze.

1. Selezionare il campo di cui si vogliono modificare la formattazione e le proprietà.

2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Campi.

3. Usare i comandi inclusi nei gruppi Formattazione e Proprietà per modificare le impostazioni.

Aggiungere un campo calcolato

È possibile aggiungere un campo in cui visualizzare un valore calcolato a partire da altri dati contenuti nella stessa tabella. Non è possibile usare dati di altre tabelle come origine dei dati calcolati. Alcune espressioni non sono supportate dai campi calcolati.

1. Con la tabella aperta fare clic su Fare clic per aggiungere.

2. Posizionare il puntatore del mouse su Campo calcolato e quindi fare clic sul tipo di dati desiderato per il campo.

   Verrà visualizzato il Generatore di espressioni.

3. Usare il Generatore di espressioni per creare il calcolo per il campo. Tenere presente che è possibile usare solo campi della stessa tabella come origini dati per il calcolo. Per informazioni sull'uso del Generatore di espressioni, vedere l'articolo Creare un'espressione.

Configurare regole di convalida dei dati

È possibile usare un'espressione per convalidare i dati immessi nella maggior parte dei campi, nonché i dati immessi in una tabella. Questo metodo può rivelarsi utile nel caso di campi che non supportano la convalida o se si vuole convalidare i dati immessi in un campo sulla base del valore di altri campi della tabella. Per una spiegazione più completa della convalida, vedere l'articolo Limitare gli input di dati usando una regola di convalida.

È inoltre possibile specificare il messaggio visualizzato quando una regola di convalida impedisce l'immissione di dati. Questo messaggio è noto come messaggio di convalida.

Creare una relazione tra due tabelle Web

Le relazioni tra tabelle sono il modo in cui si indica che due tabelle hanno dati in comune, una usa i dati dell'altra e magari anche viceversa. Si supponga, ad esempio, che ogni attività abbia un dipendente responsabile e questo fatto sia rappresentato nella tabella Attività dal campo ID Dipendente, la chiave primaria della tabella Dipendenti. Quando si esaminano i dati relativi a un'attività, è possibile includere i dati sul dipendente responsabile cercandolo nella tabella Dipendenti usando l'ID dipendente.

Per creare una relazione in un database Web, usare la Ricerca guidata per creare un campo di ricerca. Il campo di ricerca viene inserito nella tabella sul lato "molti" della relazione e fa riferimento alla tabella sul lato "uno" della relazione.

Modificare un campo di ricerca nella visualizzazione Foglio dati

1. Aprire la tabella contenente il campo di ricerca da modificare.

2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

   • Nel gruppo Proprietà della scheda Campi fare clic su Modifica ricerche.

   • Fare clic con il pulsante destro del mouse sul campo di ricerca e quindi scegliere Modifica ricerche.

3. Seguire i passaggi della Ricerca guidata.

Mantenere l'integrità dei dati usando macro di dati

È possibile implementare aggiornamenti ed eliminazioni a catena usando macro di dati. I comandi della scheda Tabella consentono di creare macro incorporate per la modifica dei dati.

Creare una query Web

È possibile usare una query come origine dati per maschere e report. Le query vengono eseguite nel server, in modo da ridurre il traffico di rete.

Si supponga ad esempio di usare un database Web per tenere traccia della beneficenza. Si vuole visualizzare chi ha effettuato donazioni durante un evento di beneficenza. È possibile usare una query per selezionare i dati e prepararli per l'uso in maschere e report.

In questa procedura viene usato come esempio il modello Beneficenza. È possibile seguire questa procedura se si crea un nuovo database usando il modello di database Beneficenza.

1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Query.

2. Nella finestra di dialogo Mostra tabella fare doppio clic su ogni tabella da includere e quindi fare clic su Chiudi.

   In questo esempio fare doppio clic su Costituenti, Donazioni, Eventi e PartecipantiEventi.

3. Creare i join necessari trascinando i campi da un oggetto a un altro nella finestra di struttura della query.

   In questo esempio trascinare il campo ID da Costituenti sul campo IDCostituenteBenefattore in Donazioni e quindi trascinare il campo IDCostituenteBenefattore da Donazioni sul campo IDCostituente in PartecipantiEventi.

4. Aggiungere i campi che si vogliono usare. È possibile trascinare i campi sulla griglia oppure fare doppio clic su un campo per aggiungerlo.

   In questo esempio aggiungere Evento dalla tabella Eventi, DataDonazione dalla tabella Donazioni e Saluto, Nome e Cognome dalla tabella Costituenti.

5. Aggiungere i criteri da applicare.

   In questo esempio si vuole limitare DataDonazione in modo che sia compresa tra i valori DataInizio e DataFine dell'evento. In DataDonazione nella riga Criteri nella griglia della struttura della query digitare >=[DataInizio] And <=[DataFine].

Creare una maschera Web

Le maschere rappresentano il modo principale per immettere e modificare dati in un database Web e si rivelano utili inoltre per la revisione dei dati. Vengono eseguite nel browser, consentendo così di ottimizzare le prestazioni. Quando si apre una maschera, il browser recupera i dati necessari dal server di SharePoint. È possibile filtrare e ordinare i dati nella maschera senza doverli recuperare di nuovo dal server.

1. Selezionare una tabella o una query da usare come origine dati.

   Nota: Se si vuole creare una maschera non associata, ignorare questo passaggio.

2. Nel gruppo Maschere della scheda Crea fare clic su uno dei pulsanti seguenti:

   • Forma    Creare una maschera semplice in cui viene mostrato un record per volta usando l'oggetto selezionato come origine dati.

     Nota: Se si crea una maschera non associata, questo pulsante non è disponibile.

   • Più elementi    Creare una maschera in cui vengono mostrati più record per volta usando l'oggetto selezionato come origine dati.

     Nota: Se si crea una maschera non associata, questo pulsante non è disponibile.

   • Maschera vuota    Creare una maschera in cui non sono contenuti elementi.

   • Foglio dati    Creare una maschera con aspetto e comportamento simili a un foglio dati usando l'oggetto selezionato come origine dati.

     Nota: Se si crea una maschera non associata, questo pulsante non è disponibile.

Creare un report Web

I report rappresentano il modo principale per esaminare o stampare i dati di un database Web. Vengono eseguiti nel browser, consentendo così di ottimizzare le prestazioni. Quando si apre un report, il browser recupera i dati necessari dal server di SharePoint. È possibile filtrare e ordinare i dati nel report senza doverli recuperare di nuovo dal server.

1. Selezionare una tabella o una query da usare come origine dati.

2. Nel gruppo Report della scheda Crea fare clic su uno dei pulsanti seguenti:

   • Report    Creare un report di base usando l'oggetto selezionato come origine dati.

   • Report vuoto    Creare un report in cui non sono contenuti elementi.

Creare una maschera di spostamento e impostarla come maschera predefinita da visualizzare all'avvio

Gli utenti devono potersi spostare nell'ambito dell'applicazione. Tenere presente che il riquadro di spostamento non è disponibile in un Web browser. Per consentire agli utenti di usare gli oggetti di database, è necessario offrire loro una soluzione. È possibile creare una maschera di spostamento e specificare che deve essere visualizzata ogni volta che l'applicazione viene aperta in un Web browser. Se inoltre non si specifica una maschera da visualizzare all'avvio dell'applicazione, non verrà aperta alcuna maschera, rendendo difficile a chiunque l'uso dell'applicazione.

È possibile attendere fino all'ultimo momento prima di creare una maschera di spostamento, in modo da essere in grado di aggiungere tutti gli oggetti al momento della creazione della maschera.

1. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Crea.

2. Nel gruppo Maschere fare clic su Spostamento e quindi selezionare un layout di spostamento nell'elenco.

3. Per aggiungere un elemento, trascinarlo dal riquadro di spostamento sul controllo di spostamento.

   Nota: È possibile aggiungere solo maschere e report a un controllo di spostamento.

4. Aggiungere al corpo della maschera di spostamento gli altri controlli desiderati. È ad esempio possibile fornire la funzionalità di ricerca in tutte le maschere aggiungendo alcuni controlli alla maschera di spostamento.

Pubblicare e sincronizzare le modifiche apportate a un'applicazione